Kế toán tiền lương là người có trách nhiệm thực hiện tính toán, quản lý, và hạch toán liên quan đến tiền lương, cũng như các khoản trích lương, dựa trên dữ liệu từ bảng chấm công và các giấy tờ liên quan đến thu nhập của người lao động. Nhiệm vụ của họ là đảm bảo chính xác cao nhất trong quá trình lập bảng lương, thanh toán lương và thực hiện các chế độ bảo hiểm cho người lao động.Hãy cũng ACC tìm hiểu rõ hơn về các yêu cầu chứng từ kế toán tiền lương mới nhất 2024 nhé !
1.Khái niệm về kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là một lĩnh vực quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động liên quan đến việc tính toán, thanh toán lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… cho nhân viên theo quy định của pháp luật và hợp đồng lao động.
2. Mục đích chứng từ kế toán tiền lương
Dựa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, các chứng từ kế toán tiền lương được sử dụng với mục đích:
Theo dõi tình hình sử dụng lao động: Đảm bảo ghi chép đầy đủ và chính xác về tình hình sử dụng lao động trong doanh nghiệp.
Theo dõi các khoản thanh toán cho người lao động: Ghi chép và kiểm soát các khoản phải thanh toán cho người lao động, bao gồm tiền công, tiền lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền công tác phí, tiền làm thêm ngoài giờ, và các khoản khác liên quan đến lao động.
Theo dõi các khoản thanh toán bên ngoài: Ghi chép các thanh toán liên quan đến bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm thanh toán tiền thuê, các khoản phải trích nộp theo lương và các vấn đề khác có liên quan đến lao động và tiền lương.
Thông tư này nhấn mạnh việc sử dụng chứng từ kế toán như một công cụ quan trọng để theo dõi và kiểm soát các giao dịch liên quan đến lao động và thanh toán cho người lao động, giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
3. Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương
Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương là những văn bản, hồ sơ ghi chép lại các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Trong kế toán tiền lương, chứng từ đóng vai trò quan trọng để ghi nhận các khoản chi cho lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… của nhân viên. Việc sử dụng đúng và đầy đủ các loại chứng từ trong kế toán tiền lương giúp đảm bảo tính chính xác, hợp lý và tuân thủ các quy định của pháp luật. Dưới đây là một số loại chứng từ thường sử dụng trong kế toán tiền lương:
3.1 Bảng chấm công:
Ghi nhận thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong tháng.Có thể lập theo bảng chấm công thủ công hoặc sử dụng phần mềm chấm công tự động.Cần được ký xác nhận bởi nhân viên và cán bộ quản lý.
3.2 Bảng lương:
Thể hiện chi tiết các khoản lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… của nhân viên trong tháng.Cần được lập theo mẫu quy định và được ký duyệt bởi các bộ phận liên quan.
3.3 Phiếu chi tiền mặt:
Sử dụng để thanh toán lương cho nhân viên bằng tiền mặt.Cần ghi rõ họ tên người nhận, số tiền nhận, mục đích chi và có chữ ký của người nhận và người lập phiếu.
3.4 Phiếu chuyển khoản:
Sử dụng để thanh toán lương cho nhân viên qua ngân hàng.Cần ghi rõ họ tên người nhận, số tiền chuyển, tài khoản ngân hàng của người nhận và có chữ ký của người lập phiếu.
3.5 Sổ chi tiết tiền lương:
Ghi chép chi tiết các khoản chi cho lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… của nhân viên trong tháng.Cần được cập nhật thường xuyên và đảm bảo tính chính xác, rõ ràng.
3.6 Hợp đồng lao động:
Ghi nhận các thỏa thuận về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên, bao gồm cả việc trả lương cho nhân viên.Là căn cứ để xác định mức lương, phụ cấp và các khoản chi khác cho nhân viên.
3.7 Giấy tờ tùy thân của nhân viên:
Cần thiết để xác minh thông tin cá nhân của nhân viên và đảm bảo tính chính xác của việc thanh toán lương.
3.8 Các loại chứng từ khác:
Phiếu tạm ứng lương. Phiếu thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Biên bản điều chỉnh lương. Giấy tờ chứng minh việc nghỉ phép, nghỉ ốm, v.v.
4. Nội dung chứng từ kế toán tiền lương
4.1 Thông tin chung:
Tên doanh nghiệp
Mã số thuế doanh nghiệp
Kỳ tính lương
Họ tên người lập phiếu
Ngày lập phiếu
4.2 Nội dung cụ thể:
Đối với bảng chấm công:
- Họ tên nhân viên
- Chức vụ, phòng ban
- Mã nhân viên
- Số ngày làm việc
- Số giờ làm việc
- Số ngày nghỉ phép
- Số ngày nghỉ ốm
- Số ngày nghỉ không lương
- Ghi chú (nếu có)
Đối với bảng lương
- Họ tên nhân viên
- Chức vụ, phòng ban
- Mã nhân viên
- Lương cơ bản
- Các khoản phụ cấp (phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nhà ở, phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn uống,…)
- Thưởng (nếu có)
- Bảo hiểm xã hội
- Bảo hiểm y tế
- Tổng thu nhập
- Các khoản khấu trừ (thuế thu nhập cá nhân, trích nợ công đoàn,…)
- Số tiền thanh toán
- Ghi chú (nếu có)
Đối với phiếu chi tiền mặt:
- Họ tên người nhận
- Số tiền nhận
- Mục đích chi
- Chữ ký của người nhận và người lập phiếu
Đối với phiếu chuyển khoản:
- Họ tên người nhận
- Số tiền chuyển
- Tài khoản ngân hàng của người nhận
- Chữ ký của người lập phiếu
Đối với sổ chi tiết tiền lương:
- Ghi chép chi tiết các khoản chi cho lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… của nhân viên trong tháng.
- Cần được cập nhật thường xuyên và đảm bảo tính chính xác, rõ ràng.
5. Câu hỏi thường gặp về vấn đề kế toán tiền lương
5.1 Những khoản lương nào cần thiết phải tính toán và thanh toán?
Lương cơ bản: Đây là khoản lương cố định được trả cho nhân viên dựa trên chức vụ, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc.
Lương phụ cấp: Bao gồm các khoản phụ cấp như phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nhà ở, phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn uống,…
Thưởng: Là khoản tiền thưởng được trao cho nhân viên dựa trên thành tích công việc, hoàn thành mục tiêu hoặc các dịp lễ Tết.
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế: Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho nhân viên theo quy định của pháp luật.
5.2 Những loại hợp đồng lao động nào cần áp dụng bảng lương theo quy định?
Hợp đồng lao động xác định quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên, bao gồm cả việc áp dụng bảng lương. Các loại hợp đồng lao động cần áp dụng bảng lương theo quy định:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 1 năm trở lên
- Hợp đồng lao động thời vụ (có thời gian làm việc từ 2 tháng trở lên)
5.3 Quy trình tính toán và thanh toán lương cho nhân viên như thế nào?
Quy trình tính toán và thanh toán lương cho nhân viên thường bao gồm các bước sau:
- Chấm công: Ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên
- Tính toán lương cơ bản dựa trên bảng lương
- Tính toán các khoản phụ cấp theo quy định
- Tính toán lương thưởng (nếu có)
- Tính toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
- Cập nhật bảng lương và in sao
- Thanh toán lương cho nhân viên theo hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Các yêu cầu chứng từ kế toán tiền lương. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
