Ghi sổ kế toán là công cụ ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh, được thể hiện trên các chứng từ kế toán. Khi sử dụng sổ kế toán, việc thực hiện cần tuân thủ các quy định được Nhà nước ban hành trong chế độ kế toán. Những quy định này bao gồm công tác mở sổ, ghi sổ kế toán, chữa sổ và khoá sổ kế toán.
1. Quy tắc ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp
Ghi sổ kế toán được đơn vị thực hiện theo các nguyên tắc bắt buộc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và kịp thời.
- Nguyên Tắc Tác Động Kép (Nguyên Tắc Ghi Chép):
Các hoạt động kinh tế tài chính, khi ảnh hưởng đến tài sản của doanh nghiệp, luôn tác động đến ít nhất hai đối tượng kế toán cụ thể (hai tài khoản kế toán). Do đó, cần ghi vào ít nhất hai tài khoản kế toán để phản ánh đầy đủ đối tượng kế toán cụ thể đó. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ảnh hưởng đến tài sản (vốn và nguồn vốn kinh doanh) của doanh nghiệp đều được ghi Nợ vào một tài khoản và ghi Có vào một hoặc nhiều tài khoản khác, và ngược lại.
- Nguyên Tắc Ghi Đúng Ngày:
Theo nguyên tắc này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào một ngày nào đó đều cần phải được ghi vào sổ sách kế toán đúng vào ngày nghiệp vụ đó phát sinh. Điều này đồng nghĩa với việc ghi chép vào ngày tác động kinh tế đó bắt đầu có ảnh hưởng, và doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Nguyên Tắc Ghi Đơn:
Nguyên tắc này áp dụng khi ghi chép một cách độc lập, đặc biệt trong các trường hợp:Ghi chép nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản chi tiết (nơi số liệu đã được cụ thể hóa từ tài khoản tổng hợp – tài khoản cấp I).Ghi chép nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản nằm ngoài bảng tổng hợp.
2. Mở ghi sổ kế toán
Đầu năm kế toán các đơn vị phải mở sổ kế toán theo danh mục sổ kế toán đã đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước. Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in từ máy vi tính.
Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và ngày ghi sổ, chữ ký của người giữ sổ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Ngày kết thúc ghi sổ hoặc chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang phải đóng dấu giáp lai.
Đối với sổ kế toán dạng rời: Đầu mỗi tờ sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp,số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ sổ và ghi sổ. Các tờ sổ trước khi sử dụng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền xác nhận đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự của tài khoản kế toán và phải bảo đảm an toàn, dễ tìm.
Căn cứ số dư cuối kỳ trên các sổ kế toán có liên quan ngày 31/12 năm trước để ghi số dư đầu năm trên các sổ kế toán mới mở tương ứng. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán.
3. Ghi sổ kế toán
Khi thực hiện việc ghi sổ kế toán, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Ghi chép dựa trên các chứng từ kế toán hợp lệ và pháp lý.
- Sử dụng mực tốt, không phai, không nhoè, và thực hiện quá trình ghi liên tục theo thời gian diễn ra nghiệp vụ kinh tế một cách có hệ thống.
- Không được thực hiện việc ghi xen kẽ, ghi chèn đè, và không được ghi cách dòng.
- Tuyệt đối không sử dụng phương tiện tẩy xoá hoặc các chất hoá học để sửa chữa. Nếu phát hiện sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán, việc sửa chữa phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc và quy định đã được đề ra.
4. Khoá ghi sổ kế toán
Cuối kỳ kế toán, quá trình khoá sổ kế toán là bước quan trọng, bao gồm việc tổng hợp số liệu phát sinh, tính toán số dư cuối kỳ của các tài khoản trên sổ kế toán. Mục tiêu của công đoạn này là cung cấp thông tin chính xác cho việc lập các bảng tổng hợp và cân đối kế toán.
Để đảm bảo tính chính xác và sự phản ánh đúng đắn trên các báo cáo kế toán, đơn vị cần thực hiện kiểm kê tài sản và điều chỉnh các số liệu trên sổ kế toán sao cho phù hợp với thực tế đã được kiểm kê.
5. Tầm quan trọng của việc nắm vững các quy tắc ghi sổ kế toán
Tầm quan trọng của việc nắm vững các quy tắc ghi sổ kế toán là rất lớn, bao gồm:
Giúp ghi sổ kế toán một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời: Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán viên. Việc ghi sổ kế toán một cách chính xác sẽ giúp doanh nghiệp có được thông tin kế toán chính xác, là cơ sở để ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Việc ghi sổ kế toán đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ nghiệp vụ kinh tế, tài chính nào. Việc ghi sổ kế toán kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán.
Giúp đảm bảo tính trung thực, khách quan của thông tin kế toán: Thông tin kế toán là cơ sở quan trọng để các bên liên quan như nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế… ra các quyết định. Việc đảm bảo tính trung thực, khách quan của thông tin kế toán sẽ giúp các bên liên quan có được thông tin chính xác, đáng tin cậy để đưa ra các quyết định đúng đắn.
Giúp đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước: Các cơ quan quản lý nhà nước có các quy định về kế toán để đảm bảo việc ghi chép, cung cấp thông tin kế toán của doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu quản lý. Việc nắm vững các quy tắc ghi sổ kế toán sẽ giúp kế toán viên đáp ứng được các yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước.
Việc nắm vững các quy tắc ghi sổ kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với kế toán viên. Kế toán viên cần thường xuyên cập nhật các quy định mới về kế toán để đảm bảo ghi sổ kế toán một cách chính xác và đầy đủ, đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước.
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Nội dung các quy tắc cần nhớ ghi sổ kế toán. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
