Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý số liệu về các nghiệp vụ kinh tế trong tổ chức để cung cấp thông tin cho những người ra quyết định.
1. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kinh doanh là gì?
Thiết kế hệ thống thông tin kế toán (AIS) là quá trình xây dựng một hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý số liệu về các nghiệp vụ kinh tế trong tổ chức để cung cấp thông tin cho những người ra quyết định.
Thiết kế AIS là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan, bao gồm các nhà quản lý, kế toán viên, chuyên gia công nghệ thông tin và các bên liên quan khác. Quá trình này bao gồm các bước sau:
- Phân tích: Phân tích các yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm các mục tiêu, quy trình kinh doanh, dữ liệu và thông tin cần thiết.
- Thiết kế: Thiết kế các thành phần của AIS, bao gồm các luồng dữ liệu, thủ tục xử lý dữ liệu, cơ sở dữ liệu và hệ thống bảo mật.
- Thực hiện: Triển khai AIS theo thiết kế.
- Kiểm tra: Kiểm tra hoạt động của AIS để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.
Các mục tiêu của thiết kế AIS
Thiết kế AIS nhằm đạt được các mục tiêu sau:
- Tuân thủ pháp luật và chuẩn mực kế toán: Hệ thống phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán.
- Hỗ trợ ra quyết định: Hệ thống phải cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý để họ có thể đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
- Kiểm soát nội bộ: Hệ thống phải giúp doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động kinh doanh, từ đó hạn chế rủi ro và gian lận.
Các bước trong thiết kế AIS
Phân tích
Bước phân tích là bước quan trọng nhất trong thiết kế AIS. Mục tiêu của bước này là xác định rõ các yêu cầu của doanh nghiệp đối với hệ thống.
Các khí cạnh cần phân tích bao gồm:
- Mục tiêu của doanh nghiệp: Mục tiêu của doanh nghiệp là gì? Hệ thống AIS cần hỗ trợ các mục tiêu nào của doanh nghiệp?
- Quy trình kinh doanh: Các quy trình kinh doanh chính của doanh nghiệp là gì? Các luồng dữ liệu giữa các quy trình kinh doanh là gì?
- Dữ liệu: Các loại dữ liệu cần thu thập và lưu trữ là gì? Dữ liệu cần được lưu trữ ở đâu?
- Thông tin: Các loại thông tin cần cung cấp cho các đối tượng sử dụng là gì? Thông tin cần được cung cấp ở dạng nào?
Thiết kế
Bước thiết kế là bước chuyển các yêu cầu của doanh nghiệp thành các giải pháp cụ thể.
Các khí cạnh cần thiết kế bao gồm:
- Luồng dữ liệu: Các luồng dữ liệu giữa các quy trình kinh doanh và giữa doanh nghiệp với các bên ngoài là gì?
- Thủ tục xử lý dữ liệu: Các thủ tục xử lý dữ liệu cần thiết để chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin là gì?
- Cơ sở dữ liệu: Cấu trúc và nội dung của cơ sở dữ liệu là gì?
- Hệ thống bảo mật: Các biện pháp bảo mật cần thiết để bảo vệ dữ liệu là gì?
Thực hiện
Bước thực hiện là bước triển khai AIS theo thiết kế.
Các công việc cần thực hiện bao gồm:
- Chuẩn bị: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và nguồn nhân lực cần thiết để triển khai AIS.
- Triển khai: Triển khai các thành phần của AIS theo thiết kế.
- Huấn luyện: Huấn luyện người dùng cách sử dụng AIS.
Kiểm tra
Bước kiểm tra là bước đánh giá hoạt động của AIS để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.
Các công việc cần thực hiện bao gồm:
- Kiểm tra chức năng: Kiểm tra khả năng thực hiện chức năng của AIS theo thiết kế.
- Kiểm tra hiệu suất: Kiểm tra hiệu suất của AIS trong điều kiện thực tế. Kiểm tra an toàn: Kiểm tra tính an toàn của AIS.
2. Thành phần của thiết kế hệ thống thông tin kế toán
Thiết kế hệ thống thông tin kế toán (AIS) là quá trình xác định các thành phần của hệ thống, mối quan hệ giữa các thành phần đó và cách thức hoạt động của hệ thống. Các thành phần của AIS có thể được phân thành hai nhóm chính:
- Nhóm thành phần kỹ thuật bao gồm:
Con người: là những người tham gia vào quá trình vận hành hệ thống, bao gồm kế toán viên, quản lý, người dùng cuối,…
Thủ tục và hướng dẫn: là những quy định, quy trình hướng dẫn cách thức thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
Dữ liệu: là thông tin được thu thập, xử lý và lưu trữ trong hệ thống.
Phần mềm: là các chương trình máy tính được sử dụng để xử lý dữ liệu.
- Nhóm thành phần phi kỹ thuật bao gồm:
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: là các thiết bị phần cứng, phần mềm và các dịch vụ hỗ trợ hoạt động của hệ thống.
Kiểm soát nội bộ: là hệ thống các quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của thông tin kế toán.
Mỗi thành phần trong hệ thống AIS đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và cung cấp thông tin kế toán hữu ích cho người dùng.
Con người là thành phần quan trọng nhất của hệ thống AIS. Họ là những người thực hiện các nghiệp vụ kế toán, vận hành hệ thống và sử dụng thông tin kế toán. Do đó, việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực kế toán là vô cùng cần thiết.
Thủ tục và hướng dẫn là cơ sở để con người thực hiện các nghiệp vụ kế toán một cách thống nhất và hiệu quả. Các thủ tục và hướng dẫn cần được thiết kế phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
Dữ liệu là nguồn lực quan trọng của hệ thống AIS. Dữ liệu cần được thu thập đầy đủ, chính xác và kịp thời để hệ thống có thể cung cấp thông tin hữu ích.
Phần mềm là công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Phần mềm kế toán cần được lựa chọn phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp và đáp ứng được các yêu cầu về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời và bảo mật thông tin.
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là nền tảng vật lý cho hoạt động của hệ thống AIS. Cơ sở hạ tầng cần được trang bị đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm và các dịch vụ hỗ trợ cần thiết.
Kiểm soát nội bộ là hệ thống các quy trình, thủ tục nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của thông tin kế toán. Kiểm soát nội bộ cần được thiết kế và thực hiện phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
Quá trình thiết kế hệ thống AIS cần được thực hiện một cách khoa học và bài bản để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và cung cấp thông tin kế toán hữu ích cho người dùng.
3. Các yêu cầu đối với thiết kế hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một hệ thống thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. HTTTKT có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, phục vụ cho việc ra quyết định, quản lý và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp.
Để thiết kế một HTTTKT hiệu quả, cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Đáp ứng yêu cầu của pháp luật
HTTTKT cần được thiết kế theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, tài chính. Điều này đảm bảo cho thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng là chính xác, đầy đủ, trung thực và khách quan.
- Đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp
HTTTKT cần được thiết kế phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô, ngành nghề, loại hình của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo cho HTTTKT đáp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng trong doanh nghiệp.
- Đảm bảo tính hiệu quả
HTTTKT cần được thiết kế đảm bảo tính hiệu quả về mặt chi phí, thời gian và nhân lực. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Dễ sử dụng
HTTTKT cần được thiết kế dễ sử dụng, phù hợp với trình độ của người sử dụng. Điều này giúp người sử dụng dễ dàng tiếp cận và khai thác thông tin từ HTTTKT.
- An toàn, bảo mật
HTTTKT cần được thiết kế an toàn, bảo mật thông tin. Điều này giúp bảo vệ thông tin kế toán khỏi các hành vi xâm nhập, đánh cắp, sử dụng trái phép.
Để đáp ứng các yêu cầu trên, quá trình thiết kế HTTTKT cần được thực hiện theo các bước sau:
1.Xác định mục tiêu thiết kế
Bước đầu tiên cần xác định mục tiêu thiết kế HTTTKT là gì? HTTTKT được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của đối tượng sử dụng nào?
2. Phân tích hiện trạng
Tiếp theo cần phân tích hiện trạng của HTTTKT hiện có, bao gồm các quy trình, thủ tục, phương pháp kế toán hiện đang được áp dụng.
3. Xác định yêu cầu đối với HTTTKT mới
Trên cơ sở phân tích hiện trạng, xác định các yêu cầu đối với HTTTKT mới, bao gồm các yêu cầu về pháp luật, doanh nghiệp, hiệu quả, dễ sử dụng và an toàn, bảo mật.
4. Thiết kế HTTTKT mới
Trên cơ sở các yêu cầu đã xác định, tiến hành thiết kế HTTTKT mới, bao gồm các thành phần của HTTTKT như con người, thủ tục, dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ.
5. Thực hiện thử nghiệm và triển khai
Sau khi thiết kế HTTTKT mới, cần thực hiện thử nghiệm để kiểm tra tính khả thi của hệ thống. Sau khi thử nghiệm thành công, triển khai HTTTKT mới vào hoạt động của doanh nghiệp.
Việc thiết kế HTTTKT là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều chuyên gia từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị tư vấn thiết kế HTTTKT có uy tín, chuyên môn và kinh nghiệm để đảm bảo HTTTKT được thiết kế hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.
4. Xu hướng phát triển của thiết kế hệ thống thông tin kế toán
Trong bối cảnh kinh tế số và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) đang có những thay đổi và phát triển mạnh mẽ. Các xu hướng chính của thiết kế HTTTKT trong thời gian tới có thể được tóm tắt như sau:
- Tự động hóa và tự động hóa quy trình: HTTTKT hiện đại sẽ được tự động hóa ở mức cao, từ việc thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu đến lập báo cáo. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kế toán.
- Công nghệ đám mây: Điện toán đám mây đang ngày càng trở nên phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. HTTTKT cũng sẽ được chuyển đổi sang đám mây để tận dụng các lợi ích của công nghệ này, như khả năng mở rộng, khả năng truy cập từ xa và chi phí thấp.
- Tính linh hoạt và khả năng tùy biến: HTTTKT cần phải linh hoạt và có khả năng tùy biến cao để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Các hệ thống này cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, cũng như với các hệ thống bên ngoài như hệ thống của khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan quản lý.
- An toàn và bảo mật: An toàn và bảo mật là một vấn đề quan trọng đối với HTTTKT. Các hệ thống này cần được thiết kế và triển khai với các biện pháp bảo mật chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu kế toán khỏi các mối đe dọa như xâm nhập, đánh cắp và mất mát.
- Trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu: AI và phân tích dữ liệu đang được ứng dụng ngày càng nhiều trong kế toán. Các công nghệ này có thể giúp nâng cao hiệu quả của việc ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu kế toán.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về các xu hướng này trong thiết kế HTTTKT:
- Tự động hóa và tự động hóa quy trình: Các hệ thống kế toán hiện đại có thể tự động hóa các công việc như ghi nhận hóa đơn, lập báo cáo thuế, phân tích dữ liệu kế toán. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kế toán.
- Công nghệ đám mây: Các hệ thống kế toán dựa trên đám mây cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu kế toán từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Điều này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình tài chính của mình một cách kịp thời và hiệu quả.
- Tính linh hoạt và khả năng tùy biến: Các hệ thống kế toán cần có khả năng đáp ứng các yêu cầu khác nhau của các doanh nghiệp. Các hệ thống này cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, cũng như với các hệ thống bên ngoài.
- An toàn và bảo mật: Các hệ thống kế toán cần được thiết kế và triển khai với các biện pháp bảo mật chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu kế toán khỏi các mối đe dọa.
- Trí tuệ nhân tạo (AI) và phân tích dữ liệu: AI và phân tích dữ liệu có thể giúp nâng cao hiệu quả của việc ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu kế toán. Ví dụ, AI có thể được sử dụng để tự động hóa việc phân loại hóa đơn, phát hiện gian lận và phân tích dữ liệu kế toán để đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
5. Chức năng của chu trình trong thiết kế hệ thống thông tin kế toán
Chu trình trong thiết kế hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một phương pháp phân tích các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo các giai đoạn liên quan chặt chẽ với nhau. Chu trình được sử dụng để xác định các yêu cầu của doanh nghiệp đối với AIS, từ đó thiết kế hệ thống đáp ứng các yêu cầu đó.
Có ba chu trình chính trong thiết kế AIS, bao gồm:
- Chu trình mua hàng: Chu trình này bao gồm các hoạt động liên quan đến việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ, từ lập kế hoạch mua hàng đến thanh toán cho nhà cung cấp.
- Chu trình bán hàng và thu tiền: Chu trình này bao gồm các hoạt động liên quan đến việc bán hàng và thu tiền từ khách hàng, từ nhận đơn đặt hàng đến thu tiền thanh toán.
- Chu trình sản xuất: Chu trình này bao gồm các hoạt động liên quan đến việc sản xuất hàng hóa, từ lập kế hoạch sản xuất đến bán hàng.
Mỗi chu trình có các chức năng cụ thể như sau:
Chu trình mua hàng
- Hỗ trợ mua sắm hàng hóa và dịch vụ theo kế hoạch: Chu trình này giúp doanh nghiệp mua sắm hàng hóa và dịch vụ theo kế hoạch, từ đó đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh.
- Kiểm soát chi phí mua hàng: Chu trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mua hàng, từ đó giảm thiểu chi phí hoạt động.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán: Chu trình này giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán về mua hàng.
Chu trình bán hàng và thu tiền
- Hỗ trợ bán hàng và thu tiền: Chu trình này giúp doanh nghiệp bán hàng và thu tiền từ khách hàng, từ đó tạo doanh thu cho doanh nghiệp.
- Kiểm soát doanh thu và nợ phải thu: Chu trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu và nợ phải thu, từ đó đảm bảo thu hồi được các khoản nợ phải thu.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán: Chu trình này giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán về bán hàng và thu tiền.
Chu trình sản xuất
- Hỗ trợ sản xuất hàng hóa: Chu trình này giúp doanh nghiệp sản xuất hàng hóa theo kế hoạch, từ đó đảm bảo đáp ứng nhu cầu của thị trường.
- Kiểm soát chi phí sản xuất: Chu trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí sản xuất, từ đó giảm thiểu chi phí hoạt động.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán: Chu trình này giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán về sản xuất.
Việc sử dụng chu trình trong thiết kế AIS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Giúp xác định các yêu cầu của doanh nghiệp đối với AIS: Chu trình giúp doanh nghiệp xác định các hoạt động kinh doanh cần được hỗ trợ bởi AIS, từ đó xác định các yêu cầu về dữ liệu, thông tin và tính năng của AIS.
- Giúp thiết kế AIS đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp: Chu trình giúp doanh nghiệp thiết kế AIS theo trình tự logic, từ đó đảm bảo AIS đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.
- Giúp giảm thiểu rủi ro trong thiết kế AIS: Chu trình giúp doanh nghiệp xác định và giảm thiểu các rủi ro trong thiết kế AIS, từ đó đảm
Trên đây là một số thông tin về thiết kế hệ thống thông tin kế toán. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
