Kế toán hành chính sự nghiệp là một trong những phần quan trọng trong hệ thống kế toán của các đơn vị hành chính, sự nghiệp. Các chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ giúp các tổ chức, cơ quan quản lý tài chính một cách minh bạch mà còn là căn cứ để kiểm tra và đối chiếu các giao dịch tài chính. Để đảm bảo quy trình này được thực hiện đúng đắn và hiệu quả, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC luôn sẵn sàng cung cấp các giải pháp pháp lý cũng như hướng dẫn chi tiết về các mẫu chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp bắt buộc có.
1. Mẫu chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp bắt buộc có
Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc trong các đơn vị hành chính sự nghiệp được quy định trong Phụ lục I của Thông tư 107/2017/TT-BTC, bao gồm:
Phiếu thu: Mẫu C40-BB.
| Đơn vị: …………………….
Mã QHNS: ……………….. |
Mẫu số: C40-BB
(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính) |
PHIẾU THU
| Ngày…..tháng ……năm………
Số: …………….. |
Quyển số: …….. | |
| Nợ: …………….
Có: ……………. |
Họ và tên người nộp tiền: …………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………….
Nội dung: …………………………………………………………………………………………………………
Số tiền: ……………………………………………………………………………………………… (loại tiền)
(viết bằng chữ): …………………………………………………………………………………………………
Kèm theo: …………………………………………………………………………………………………………
| THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên, đóng dấu) |
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) |
NGƯỜI LẬP (Ký, họ tên) |
Đã nhận đủ số tiền: – Bằng số: …………………………………………………………………………….
– Bằng chữ: ……………………………………………………………………………………………………….
| NGƯỜI NỘP (Ký, họ tên) |
Ngày …..tháng……năm ….. THỦ QUỸ (Ký, họ tên) |
+ Tỷ giá ngoại tệ: ………………………………………………………………………………………………
+ Số tiền quy đổi: ………………………………………………………………………………………………
Phiếu chi: Mẫu C41-BB.
| Đơn vị: …………………….
Mã QHNS: ……………….. |
Mẫu số: C41-BB
(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính) |
PHIẾU CHI
| Ngày…..tháng ……năm………
Số: …………….. |
Quyển số: …….. | |
| Nợ: …………….
Có: ……………. |
Họ và tên người nhận tiền: ………………………………………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………….
Nội dung: …………………………………………………………………………………………………………
Số tiền: ……………………………………………………………………………………………… (loại tiền)
(viết bằng chữ): …………………………………………………………………………………………………
Kèm theo: …………………………………………………………………………………………………………
| THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên, đóng dấu) |
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) |
NGƯỜI LẬP (Ký, họ tên) |
Đã nhận đủ số tiền: – Bằng số: …………………………………………………………………………….
– Bằng chữ: ……………………………………………………………………………………………………….
| THỦ QUỸ (Ký, họ tên) |
Ngày …..tháng……năm ….. NGƯỜI NHẬN TIỀN (Ký, họ tên) |
+ Tỷ giá ngoại tệ: ………………………………………………………………………………………………
+ Số tiền quy đổi: ………………………………………………………………………………………………
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Mẫu C43-BB.
| Đơn vị: …………………….
Mã QHNS: ……………….. |
Mẫu số: C42-BB
(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính) |
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG
Ngày…..tháng ……năm………
– Họ và tên người thanh toán:………………………………………………………………………………
– Bộ phận (hoặc địa chỉ):……………………………………………………………………………………..
– Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
| Diễn giải | Số tiền |
| A | 1 |
| I. Số tiền tạm ứng
1. Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này: – Phiếu chi số………………. ngày …………….. – Phiếu chi số………………. ngày …………….. – …. II. Số tiền đề nghị thanh toán 1. Chứng từ: ……………số…………….. ngày…………………. 2 ……………………………………………………………………. III. Số thừa tạm ứng đề nghị nộp trả lại IV. Số thiếu đề nghị chi bổ sung |
| THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên) |
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) |
KẾ TOÁN THANH TOÁN (Ký, họ tên) |
NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký, họ tên) |
Mẫu biên lai thu tiền: Mẫu C45-BB.
| Đơn vị: …………………….
Mã QHNS: ……………….. |
Mẫu số: C45-BB
(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính) |
| BIÊN LAI THU TIỀN
Ngày…..tháng ……năm……… |
||
| Quyển số: ……..
Số: ……………. |
Họ và tên người nộp: ………………………………………………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………….
Nội dung thu: ……………………………………………………………………………………………………
Số tiền thu: ………………………………………………………………………………………… (loại tiền)
(viết bằng chữ): …………………………………………………………………………………………………
| NGƯỜI NỘP TIỀN (Ký, họ tên) |
NGƯỜI THU TIỀN (Ký, họ tên) |
>> Đọc thêm bài viết do Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp: Mẫu quy chế tài chính mới nhất dành cho doanh nghiệp
2. Quy định về chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp
Trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp, việc sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp lý. Theo quy định hiện hành, các đơn vị hành chính sự nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các mẫu chứng từ kế toán bắt buộc, nhằm đảm bảo sự chính xác trong việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ tài chính. Các chứng từ này không được sửa đổi hoặc điều chỉnh trong quá trình sử dụng, trừ trường hợp có quy định đặc biệt.
Ngoài những mẫu chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại các văn bản pháp lý, các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể tự thiết kế các mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên, mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng những yêu cầu tối thiểu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: Mỗi chứng từ phải có tên và số hiệu để phân biệt, dễ dàng quản lý và tra cứu.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: Chứng từ phải có ngày, tháng và năm lập rõ ràng để xác định thời điểm phát sinh nghiệp vụ tài chính.
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán: Cung cấp thông tin đầy đủ về đơn vị phát hành chứng từ để dễ dàng nhận diện.
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán: Thông tin này giúp xác định rõ người hoặc tổ chức nhận chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: Đây là thông tin mô tả chi tiết về hoạt động kinh tế hoặc tài chính đã xảy ra, liên quan đến chứng từ.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số: Các thông tin này giúp xác định rõ giá trị tài chính của nghiệp vụ phát sinh. Tổng số tiền cũng phải được ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán: Chữ ký của những người có trách nhiệm sẽ xác nhận tính hợp lệ của chứng từ kế toán.
Đối với các mẫu chứng từ in sẵn như séc, biên lai thu tiền, và các giấy tờ có giá trị, việc bảo quản chúng cần được thực hiện một cách cẩn thận. Các chứng từ này phải được bảo quản trong điều kiện an toàn, tránh bị hư hỏng, mục nát hoặc thất lạc. Các chứng từ này phải được quản lý giống như tiền mặt để đảm bảo tính an toàn và hợp pháp.
3. Những lưu ý về hoạt động kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Kế toán là một phần không thể thiếu trong hoạt động của mọi đơn vị, đặc biệt là trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Để đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra suôn sẻ và chính xác, các kế toán viên cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản và các lưu ý quan trọng sau:
- Tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán: Các kế toán viên cần nắm vững và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến kế toán. Việc thực hiện đúng các quy định này không chỉ đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán mà còn giúp các đơn vị tránh được các rủi ro pháp lý có thể xảy ra.
- Lập chứng từ kế toán đầy đủ, chính xác và kịp thời: Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các kế toán viên cần lập chứng từ đầy đủ, đúng mẫu và kịp thời ngay sau khi các nghiệp vụ phát sinh để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
- Ghi chép sổ sách kế toán theo đúng quy định: Sổ sách kế toán là nơi tập hợp các thông tin kế toán của đơn vị. Việc ghi chép sổ sách cần phải chính xác, trung thực và tuân thủ đúng các quy định về hình thức, phương pháp ghi chép để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán.
- Kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính: Quá trình tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính là nhiệm vụ quan trọng của kế toán. Các báo cáo tài chính cần phải được lập chính xác, kịp thời và đầy đủ, phản ánh đúng tình hình tài chính và hoạt động của đơn vị.
Ngoài ra, các kế toán viên cũng cần lưu ý những yếu tố khác như:
- Tính bảo mật thông tin kế toán: Thông tin kế toán là tài sản quan trọng của đơn vị và có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Do đó, việc bảo mật thông tin kế toán là điều rất quan trọng.
- Tính cập nhật thông tin kế toán: Các thông tin kế toán cần được cập nhật thường xuyên và kịp thời để phản ánh chính xác tình hình tài chính và hoạt động của đơn vị.
- Tính hiệu quả trong hoạt động kế toán: Các kế toán viên cần sử dụng công cụ và phương pháp kế toán hiệu quả để nâng cao chất lượng công tác kế toán, từ đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các báo cáo tài chính.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp cũng như các lưu ý trong hoạt động kế toán không chỉ giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp duy trì hoạt động tài chính minh bạch mà còn đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả công việc kế toán.
> Xem thêm bài viết sau để biết thêm thông tin: Mẫu báo cáo thử việc mới nhất và hướng dẫn cách viết
4. Các câu hỏi thường gặp
Chứng từ kế toán là gì và tại sao nó lại quan trọng trong đơn vị hành chính sự nghiệp?
Chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp là các tài liệu ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị. Chúng là căn cứ để ghi chép vào sổ sách kế toán và làm cơ sở để lập các báo cáo tài chính. Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định đảm bảo tính minh bạch, chính xác của thông tin tài chính và giúp đơn vị tuân thủ các quy định pháp luật.
Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể tự thiết kế chứng từ kế toán không?
Có, đơn vị hành chính sự nghiệp có thể tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, miễn là chứng từ này phải đáp ứng đủ 7 nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật.
Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc có thể thay đổi theo yêu cầu của đơn vị hành chính sự nghiệp không?
Không, các mẫu chứng từ kế toán bắt buộc không được thay đổi theo yêu cầu của đơn vị. Các mẫu này phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và không được sửa đổi hay điều chỉnh.
Việc sử dụng và lưu trữ mẫu chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp đúng cách không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch mà còn giúp công tác kiểm tra, kiểm toán được thực hiện dễ dàng. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ đồng hành cùng quý khách hàng trong việc xây dựng và duy trì hệ thống chứng từ kế toán chính xác, hợp pháp.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN