Cách hạch toán xử lý công nợ nhỏ lẻ chi tiết

Khi quản lý tài chính của doanh nghiệp, việc xử lý công nợ nhỏ lẻ là một trong những yếu tố quan trọng để duy trì sự ổn định và minh bạch trong các báo cáo tài chính. Việc hạch toán xử lý công nợ nhỏ lẻ không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt các khoản phải thu, phải trả mà còn tránh được các rủi ro tài chính không mong muốn. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, xin chia sẻ cách hạch toán chi tiết và hiệu quả để xử lý công nợ nhỏ lẻ.

1. Hạch toán công nợ nhỏ lẻ là gì?

Công nợ nhỏ lẻ thường là các khoản phải thu, phải trả có giá trị không lớn nhưng lại chiếm phần lớn trong tổng số lượng giao dịch của doanh nghiệp. Việc hạch toán công nợ nhỏ lẻ đòi hỏi kế toán phải theo dõi và cập nhật thường xuyên để tránh tình trạng nợ xấu hay mất mát tài chính. Để làm được điều này, kế toán cần có phương pháp quản lý công nợ hợp lý và thực hiện đúng các bước hạch toán theo quy định.

>> Chi tiết về bài Mẫu biên bản đối chiếu công nợ phải thu mới nhất do ACC cung cấp.

2. Những tình huống công nợ nhỏ lẻ phổ biến thường gặp

Khi doanh nghiệp gặp các khoản công nợ có số dư nhỏ lẻ, kế toán cần kiểm tra kỹ để xác định xem có sai sót trong quá trình hạch toán không, vì đôi khi những số dư này chỉ do nhầm lẫn trong các thao tác kế toán. Nếu không có lỗi, kế toán sẽ tiếp tục xem xét các nguyên nhân sau:

2.1. Dư nợ nhỏ lẻ tài khoản 131

Tài khoản 131 liên quan đến công nợ phải thu của khách hàng, và thường có dư nợ nhỏ lẻ do các nguyên nhân sau:

• Khách hàng không có tiền lẻ để trả: Đây là tình huống phổ biến khi thanh toán tiền mặt. Khi khách hàng thanh toán ít hơn một khoản nhỏ so với hóa đơn, tạo ra dư nợ nhỏ lẻ trong tài khoản 131.Ví dụ: Doanh nghiệp ABC nhận thanh toán học phí từ phụ huynh học sinh Phương Anh với số tiền là 4.670.000 đồng trong khi hóa đơn là 4.670.850 đồng. Kết quả là tài khoản 131 dư nợ nhỏ lẻ 850 đồng.
• Khách hàng thanh toán thừa hoặc thiếu một khoản nhỏ: Khi khách hàng chuyển khoản thừa hoặc thiếu so với số tiền chính xác, mặc dù chỉ là một khoản nhỏ, cũng tạo ra dư có nhỏ lẻ trong tài khoản 131.

  Ví dụ: Doanh nghiệp XYZ bán quần áo cho khách hàng Mai Lan với hóa đơn 10.999.000 đồng, nhưng khách hàng lại chuyển khoản 11.000.000 đồng, tạo ra dư có 1.000 đồng trong tài khoản 131.

2.2. Dư nợ nhỏ lẻ tài khoản 331

Tương tự như tài khoản 131, tài khoản 331 (công nợ phải trả cho nhà cung cấp) cũng có thể xuất hiện dư nợ nhỏ lẻ do các nguyên nhân sau:

• Thanh toán thiếu hoặc thừa tiền mặt: Khi doanh nghiệp thanh toán các khoản chi phí bằng tiền mặt nhưng không thanh toán đúng số tiền ghi trên hóa đơn, sẽ phát sinh dư nợ hoặc dư có nhỏ lẻ.

  Ví dụ: Doanh nghiệp DCE chi tiền mặt cho dịch vụ tổ chức tiệc cuối năm tại nhà hàng A. Hóa đơn là 14.750.962 đồng, nhưng doanh nghiệp chỉ thanh toán 14.750.000 đồng, tạo ra dư có 962 đồng trong tài khoản 331.

• Nhầm lẫn khi thanh toán chuyển khoản: Kế toán có thể vô tình chuyển khoản thừa hoặc thiếu một khoản nhỏ so với số tiền thực tế, dẫn đến dư nợ hoặc dư có nhỏ lẻ trong tài khoản 331.

  Ví dụ: Doanh nghiệp HEF thanh toán tiền in bảng tên cho nhân viên nhưng chuyển khoản thừa 9 đồng so với số tiền trong hóa đơn, dẫn đến dư nợ nhỏ lẻ 9 đồng trong tài khoản 331.

2.3. Nguyên nhân công nợ nhỏ lẻ trong các doanh nghiệp bán lẻ

Công nợ nhỏ lẻ thường xuyên xảy ra ở các doanh nghiệp thuộc ngành bán lẻ hoặc các doanh nghiệp có đối tượng khách hàng là cá nhân. Trong những lĩnh vực này, giá trị các đơn hàng thường nhỏ, khiến việc thanh toán thừa hoặc thiếu một khoản nhỏ trở nên phổ biến.

Kế toán của các doanh nghiệp này cần theo dõi chặt chẽ và xử lý các khoản dư nợ nhỏ lẻ để tránh ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Việc theo dõi và điều chỉnh những số dư nhỏ này có thể giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý công nợ.

2.4. Giải pháp giảm thiểu công nợ nhỏ lẻ

Hiện nay, để giảm thiểu tối đa sai sót và tối ưu hoạt động kế toán, phần lớn doanh nghiệp thường ưu tiên sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa nghiệp vụ và đảm bảo tính chính xác cao. Một số phần mềm kế toán thông minh, như Phần mềm kế toán online MISA, giúp kế toán và nhà quản trị theo dõi chính xác công nợ phải thu, phải trả và tự động nhắc nhở nợ sắp đến hạn để có kế hoạch thu hồi, thanh toán phù hợp.

>> Tham khảo bài Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả là gì? để biết thêm.

3. Cách hạch toán xử lý công nợ nhỏ lẻ chi tiết

Công nợ nhỏ lẻ trong tài khoản TK 131 (Phải thu của khách hàng) hoặc TK 331 (Phải trả cho người bán) là tình trạng phát sinh khi số dư trên tài khoản có sự chênh lệch rất nhỏ, nhưng cả bên bán và bên mua không yêu cầu hoàn trả hoặc thanh toán thêm do số tiền quá nhỏ. Sự phát sinh này thường xảy ra trong các giao dịch bán lẻ hoặc thanh toán bằng tiền mặt. Dưới đây là cách xử lý các khoản công nợ nhỏ lẻ trong những tình huống này.

3.1. Nguyên nhân phát sinh dư nợ/dư có nhỏ lẻ

Dư nợ hoặc dư có nhỏ lẻ TK 131 (phải thu của khách hàng):

• Khách hàng không có đủ tiền lẻ để thanh toán: Đây là tình trạng rất phổ biến với các doanh nghiệp có giao dịch thanh toán bằng tiền mặt, ví dụ như cửa hàng bán lẻ, quán ăn, hoặc các doanh nghiệp nhỏ.
• Khách hàng thanh toán chuyển khoản thừa hoặc thiếu một số tiền nhỏ: Đặc biệt trong trường hợp khách hàng chuyển khoản mà số tiền thừa hoặc thiếu chỉ một số đồng nhỏ so với số tiền trên hóa đơn.

Ví dụ minh họa: Công ty X kinh doanh bán buôn quần áo. Đơn hàng bán quần áo cho khách hàng Y có số tiền 11.999.000 đồng (đã bao gồm VAT 10%). Khách hàng Y chuyển khoản vào tài khoản Công ty X số tiền 12.000.000 đồng. Trong trường hợp này, dư có nhỏ lẻ trên tài khoản TK 131 là 1.000 đồng.

Dư nợ hoặc dư có nhỏ lẻ TK 331 (phải trả cho người bán):

• Doanh nghiệp không thanh toán số tiền lẻ theo đúng hóa đơn/biên lai: Khi thanh toán các khoản chi phí bằng tiền mặt, nếu số tiền phải thanh toán có số lẻ nhỏ, doanh nghiệp có thể không thanh toán hết hoặc làm tròn số tiền.
• Nhầm lẫn trong thanh toán chuyển khoản: Kế toán có thể vô tình thanh toán thừa hoặc thiếu một khoản tiền rất nhỏ cho nhà cung cấp, dẫn đến dư nợ hoặc dư có nhỏ lẻ.
• Nhầm lẫn trong việc xác định số tiền phải thanh toán: Đôi khi kế toán hoặc nhân viên mua hàng không tính toán chính xác số tiền phải trả cho nhà cung cấp, tạo ra số dư nhỏ lẻ trong TK 331.

3.2. Cách xử lý dư nợ/dư có nhỏ lẻ TK 131 và TK 331

Khi phát sinh các khoản công nợ nhỏ lẻ trong TK 131 hoặc TK 331, có một số cách xử lý phổ biến mà kế toán có thể áp dụng:

Bù trừ công nợ trong các giao dịch tiếp theo

Nếu công nợ nhỏ lẻ không được hoàn trả ngay, kế toán có thể thỏa thuận với đối tác để bù trừ số dư vào các hóa đơn tiếp theo. Đây là một cách đơn giản và hiệu quả để xử lý công nợ nhỏ lẻ mà không cần phải thực hiện hoàn trả ngay lập tức. Quá trình này có thể thực hiện vào cuối quý hoặc cuối năm, khi các khoản dư nợ và dư có nhỏ lẻ được xử lý tập trung.

• Ví dụ: Công ty X và khách hàng Y có một dư nợ nhỏ lẻ trên TK 131 (ví dụ 1.000 đồng). Công ty X có thể thỏa thuận với khách hàng Y rằng khoản dư nợ này sẽ được trừ vào lần mua hàng tiếp theo của khách hàng Y.

Ghi nhận vào thu nhập hoặc chi phí khác

Trong trường hợp công nợ nhỏ lẻ không được bù trừ vào các giao dịch tiếp theo và không có yêu cầu hoàn trả, kế toán có thể ghi nhận số dư nhỏ lẻ này vào Thu nhập khác hoặc Chi phí khác trong kỳ.

• Trường hợp dư có nhỏ lẻ trên TK 131 hoặc TK 331:

  • Nếu có dư có nhỏ lẻ trên TK 131 (Phải thu của khách hàng): Ghi Nợ TK 131 và Có TK 711 (Thu nhập khác).
  • Nếu có dư nợ nhỏ lẻ trên TK 131 (Phải thu của khách hàng): Ghi Nợ TK 811 (Chi phí khác) và Có TK 131.

• Ví dụ minh họa:

  • Giả sử công ty X có số dư Nợ TK 131 là 1.000 đồng. Để xử lý công nợ nhỏ lẻ này, kế toán sẽ ghi nhận:
    • Nợ TK 811: 1.000 đồng
    • Có TK 131: 1.000 đồng

Khi sử dụng phương pháp làm tròn số

Trong trường hợp số dư nhỏ lẻ là rất nhỏ và không ảnh hưởng đến tổng giá trị công nợ, kế toán có thể sử dụng phương pháp làm tròn số trong sổ sách kế toán. Tuy nhiên, việc này cần phải được thực hiện một cách nhất quán và minh bạch để tránh những sai sót hoặc tranh cãi sau này.

4. Các câu hỏi thường gặp

Hạch toán công nợ nhỏ lẻ có khó không?

Việc hạch toán công nợ nhỏ lẻ yêu cầu kế toán phải có sự chi tiết và chính xác trong việc theo dõi các khoản nợ. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ từ các công cụ phần mềm kế toán hiện đại, quá trình này trở nên đơn giản và nhanh chóng.

Có cần trích lập dự phòng cho công nợ nhỏ lẻ không?

Đối với các khoản công nợ có khả năng không thu hồi được, kế toán cần trích lập dự phòng nợ xấu để đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp.

Hạch toán xử lý công nợ nhỏ lẻ là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp đảm bảo sự minh bạch và ổn định tài chính. Việc áp dụng đúng quy trình và phương pháp hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro liên quan đến công nợ. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC với hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán và tư vấn thuế, luôn đồng hành cùng doanh nghiệp để cung cấp các giải pháp tài chính hiệu quả và chuyên nghiệp.