Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại chi tiết

Hạch toán hàng bán bị trả lại là một vấn đề quan trọng trong công tác kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về cách hạch toán hàng bán bị trả lại và các vấn đề liên quan. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn bạn thực hiện đúng quy trình, giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định của pháp luật.

1. Hàng bán bị trả lại là gì?

Hàng bán bị trả lại là tình huống mà sản phẩm đã được doanh nghiệp bán cho khách hàng nhưng sau đó bị khách hàng trả lại vì một số lý do nhất định. Đây là một tình huống phổ biến trong các giao dịch thương mại, có thể xảy ra khi hàng hóa không đáp ứng yêu cầu về chất lượng, sai quy cách, hoặc không phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Việc hạch toán chính xác hàng bán bị trả lại không chỉ giúp doanh nghiệp điều chỉnh doanh thu mà còn đảm bảo sự chính xác trong báo cáo tài chính và thuế.

Đối với bên bán:

Hàng bán bị trả lại đối với bên bán là số sản phẩm mà doanh nghiệp đã bán hoặc tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại vì các lý do sau:

• Chất lượng hàng không đạt yêu cầu.
• Hàng hóa không đúng quy cách, chủng loại.
• Người mua không nhận hàng vì lý do khách quan.
• Các lý do khác.

Cùng với chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại là một trong những khoản giảm trừ doanh thu. Việc trả lại hàng sẽ làm thay đổi doanh thu bán hàng thực tế đã phát sinh trong kỳ, từ đó làm giảm doanh thu thuần của doanh nghiệp.

Đối với bên mua:

Việc trả lại hàng bán đối với bên mua không làm phát sinh khoản giảm trừ doanh thu hay thiệt hại, nhưng sẽ gây tốn thời gian và công sức cho doanh nghiệp khi xử lý các thủ tục liên quan. Bên mua cần thực hiện các bút toán hạch toán trả lại hàng để đảm bảo tính chính xác trong kế toán.

• Nếu bên mua là công ty đã có hóa đơn, khi trả lại hàng, cần xuất hóa đơn với đơn giá đúng như hóa đơn mua vào.
• Nếu bên mua là cá nhân chưa có hóa đơn, thì cần lập biên bản ký kết với bên bán về số lượng và giá trị hàng bán đã trả lại.

>> Đọc thêm bài viết sau để biết thêm thông tin: Cách định khoản hàng mua trả góp, trả chậm theo TT 200

2. Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại chi tiết

Việc hạch toán hàng bán bị trả lại có sự khác biệt giữa các chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 200

Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định tài khoản 5212 (hàng bán bị trả lại) được sử dụng để phản ánh doanh thu hàng hóa bị trả lại trong kỳ kế toán.

Cấu trúc của tài khoản 5212:

• Bên Nợ: Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại, đã hoàn tiền cho khách hàng hoặc trừ vào khoản phải thu khách hàng đã ghi nhận trước đó.
• Bên Có: Kết chuyển số doanh thu hàng bán bị trả lại sang TK 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần.

Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 200:

Bên bán:

Khi bán hàng, kế toán viên cần thực hiện bút toán ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán:

• Ghi nhận doanh thu:
  Nợ TK 1111, 1121, 131
  Có TK 5111
  Có TK 33311 (nếu có)

• Ghi nhận giá vốn hàng bán:
  Nợ TK 632
  Có TK 156

Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán viên thực hiện bút toán giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán:

• Ghi nhận giảm doanh thu:
  Nợ TK 5212
  Nợ TK 33311 (nếu có)
  Có TK 111, 112, 131

• Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
  Nợ TK 156
  Có TK 632

Cuối kỳ kế toán, cần kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu:

• Kết chuyển giảm trừ doanh thu:
  Nợ TK 511
  Có TK 5212

Ngoài ra, kế toán cũng cần ghi nhận các chi phí phát sinh (nếu có) liên quan đến việc trả lại hàng:

• Ghi nhận chi phí:
  Nợ TK 641
  Có TK 111, 112…

Bên mua:

Khi mua hàng, kế toán viên cần thực hiện bút toán ghi nhận hàng mua:

• Ghi nhận hàng mua:
  Nợ TK 156, 152, 153, 211
  Nợ TK 1331 (nếu có)
  Có TK 1111, 1121, 331

Khi trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán ghi nhận giảm giá trị hàng mua:

• Ghi nhận giảm giá trị hàng mua:
  Nợ TK 1111, 1121, 331
  Có TK 156, 152, 153, 211
  Có TK 1331

Ví dụ hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 200:

Ví dụ 1: Công ty A bán 1 lô hàng trị giá 400.000.000, thuế GTGT 10%, giá vốn là 360.000.000, chưa thu tiền từ khách hàng. Khách hàng trả lại 50% giá trị hợp đồng. Công ty A áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200.

Kế toán viên sẽ hạch toán các nghiệp vụ như sau:

• Phản ánh giá bán:
  Nợ TK 131: 440.000.000
  Có TK 511: 400.000.000
  Có TK 3331: 40.000.000

• Phản ánh giá vốn:
  Nợ TK 632: 360.000.000
  Có TK 156: 360.000.000

Khi khách hàng trả lại hàng:

• Giảm 1/2 doanh thu:
  Nợ TK 5212: 200.000.000
  Nợ TK 3331: 20.000.000
  Có TK 131: 220.000.000

• Giảm giá vốn và nhập lại hàng hóa:
  Nợ TK 156: 180.000.000
  Có TK 632: 180.000.000

• Cuối kỳ kết chuyển để ghi nhận giảm trừ doanh thu:
  Nợ TK 511: 200.000.000
  Có TK 5212: 200.000.000

Ví dụ 2: Công ty Y mua hàng trị giá 200.000.000, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho nhà cung cấp, và trả lại toàn bộ lô hàng. Công ty Y áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200.

Kế toán viên sẽ hạch toán như sau:

• Hạch toán khi mua hàng:
  Nợ TK 156: 200.000.000
  Nợ TK 1331: 20.000.000
  Có TK 331: 220.000.000

• Hạch toán khi trả lại hàng:
  Nợ TK 331: 220.000.000
  Có TK 156: 200.000.000
  Có TK 1331: 20.000.000

Hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 133

Thông tư 133/2016/TT-BTC không sử dụng tài khoản 5212, vì vậy hàng bán bị trả lại không được ghi nhận trên tài khoản riêng mà sẽ được phản ánh trực tiếp trên tài khoản 511 (doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), ghi giảm doanh thu ở bên Nợ.

Bên bán:

Khi hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán viên ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán:

• Ghi nhận giảm doanh thu:
  Nợ TK 511
  Nợ TK 3331
  Có TK 131, 111, 112

• Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:
  Nợ TK 156
  Có TK 632

Bên mua:

Khi trả lại hàng, bút toán thực hiện sẽ giống như hướng dẫn trong phần Bên mua đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

3. Hướng dẫn cách xử lý hàng bị trả lại

Cả bên bán và bên mua đều phải thực hiện các bút toán hạch toán khi trả lại hàng, đảm bảo tính chính xác cho thông tin kế toán. Việc xuất hóa đơn sẽ là căn cứ để thực hiện các bút toán kế toán chính xác.

• Nếu khách mua trả lại hàng có thể xuất hóa đơn, thì:

  • Đơn giá trên hóa đơn phải giống với đơn giá trên hóa đơn mua vào.
  • Hóa đơn cần ghi rõ lý do trả lại hàng.

  Sau đó, kế toán viên cần điều chỉnh thuế GTGT trên hóa đơn bán hàng bị trả lại.

• Nếu khách mua trả lại hàng không thể lập hóa đơn, thì cần áp dụng quy định tại Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC để thực hiện các thủ tục hạch toán hợp lệ.

Việc hạch toán hàng bán bị trả lại và trả lại hàng mua là quy trình thường xuyên tại các doanh nghiệp thương mại. Sử dụng phần mềm kế toán như MISA AMIS sẽ giúp kế toán dễ dàng ghi nhận các nghiệp vụ này, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong công tác kế toán.

>> Đọc thêm bài viết do Kế toán Kiểm toán ACC cung cấp: Hướng dẫn cách hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm

4. Các câu hỏi thường gặp

Hạch toán thuế GTGT khi trả lại hàng như thế nào?

Khi trả lại hàng, bên bán phải điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu ra. Tương tự, bên mua sẽ điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn trả lại hàng.

Doanh nghiệp có cần điều chỉnh giá vốn hàng bán khi khách hàng trả lại hàng không?

Có, khi hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp cần điều chỉnh giá vốn hàng bán để phản ánh chính xác giá trị hàng hóa đã trả lại. Điều này giúp duy trì sự chính xác trong báo cáo tài chính.

Nếu khách hàng trả lại một phần hàng hóa, doanh nghiệp phải hạch toán như thế nào?

Nếu khách hàng trả lại một phần hàng hóa, kế toán sẽ ghi nhận giảm một phần doanh thu và giá vốn hàng bán tương ứng với phần hàng hóa bị trả lại, đồng thời cập nhật các khoản thuế liên quan.

Hạch toán hàng bán bị trả lại là một quy trình quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, yêu cầu sự chính xác và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thực hiện hạch toán và quản lý các trường hợp hàng bán bị trả lại. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với chúng tôi.