Trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với việc thuê xe để phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa, nhân sự hoặc phục vụ các mục đích công việc khác. Việc hạch toán chi phí thuê xe đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định pháp lý về thuế. Bài viết này Kế toán Kiểm toán ACC ACC sẽ cùng bạn tìm hiểu về “Chi phí thuê xe hạch toán như thế nào?” giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các bước cần thực hiện khi ghi nhận khoản chi phí này.
1. Hạch toán là gì?
Hạch toán là quá trình ghi nhận, phân loại, xử lý và tổng hợp các giao dịch tài chính trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức theo một hệ thống kế toán nhất định. Mục đích của hạch toán là cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời cho các bên liên quan, bao gồm lãnh đạo doanh nghiệp, cơ quan thuế, cổ đông và các tổ chức tài chính.
Hạch toán bao gồm các công việc như:
- Ghi nhận: Đưa các giao dịch tài chính vào hệ thống sổ sách kế toán theo nguyên tắc kế toán.
- Phân loại: Chia các giao dịch tài chính vào các tài khoản kế toán tương ứng như tài khoản chi phí, doanh thu, tài sản, nợ phải trả, v.v.
- Xử lý: Thực hiện các phép toán và tính toán để có được số liệu chính xác cho báo cáo tài chính.
- Tổng hợp: Lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ để cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
2. Hồ sơ hạch toán chi phí thuê xe
Để hạch toán chi phí thuê xe một cách hợp lý và chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ và giấy tờ liên quan bao gồm:
- Hợp đồng thuê xe là giấy tờ quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần chuẩn bị. Hợp đồng phải được ký kết giữa các bên liên quan và nên tuân thủ mẫu hợp đồng quy định trong pháp luật, bao gồm các điều khoản về giá thuê, thời gian thuê, và trách nhiệm của các bên.
- Giấy tờ, chứng từ liên quan đến xe ô tô đối với trường hợp thuê xe, các chứng từ như biên bản bàn giao xe hoặc biên nhận về tình trạng xe khi nhận và trả cũng rất quan trọng. Những giấy tờ này giúp chứng minh rõ ràng tình trạng và quyền sở hữu trong suốt thời gian thuê.
- Hóa đơn xăng dầu, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa xe trong suốt thời gian thuê, nếu có phát sinh các chi phí liên quan đến xăng dầu, bảo dưỡng hoặc sửa chữa xe, cần chuẩn bị hóa đơn hợp lệ. Đây là yếu tố quan trọng để xác định các chi phí này có được khấu trừ thuế hay không.
- Chứng từ thanh toán, các chứng từ này cần phải rõ ràng và minh bạch, giúp kế toán xác nhận khoản tiền đã được thanh toán cho dịch vụ thuê xe, xăng dầu, bảo dưỡng, hoặc sửa chữa xe. Việc có chứng từ thanh toán hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về thuế và báo cáo tài chính.
- Chứng từ nộp thuế, phí và lệ phí liên quan đến thuê ô tô, nếu tổng chi phí thuê xe trong năm vượt quá 100 triệu đồng, doanh nghiệp cần phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật, bao gồm kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp và các lệ phí liên quan. Các chứng từ này cần phải được chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra và báo cáo thuế.
- Bảng lịch trình xe giúp xác định rõ ràng mục đích sử dụng xe, cũng như để chứng minh xe được sử dụng đúng với mục đích đã được ghi trong hợp đồng. Mặc dù bảng lịch trình không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng đối với một số ngành, đặc biệt là các doanh nghiệp vận tải hoặc các doanh nghiệp có nhiều chuyến công tác, đây là chứng từ không thể thiếu.
>>>> Xem qua Tiền hoa hồng hạch toán như thế nào? để biết thêm nhiều thông tin hữu ích.
3. Chi phí thuê xe hạch toán như thế nào?
Khi hạch toán chi phí thuê xe trong doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC và thực hiện các hạch toán đúng cách sẽ đảm bảo sự chính xác trong việc xác định chi phí cũng như thuế giá trị gia tăng (VAT).
– Chi phí nhiên liệu
Doanh nghiệp cần phải kiểm soát chi phí nhiên liệu thông qua định mức tiêu hao cho từng xe thuê, từ đó so sánh với hóa đơn xăng dầu khi thanh toán. Quy trình hạch toán chi phí nhiên liệu được thực hiện như sau:
- Khi nhận hóa đơn xăng dầu từ nhân viên thuê xe tự lái:
- Nợ TK 621: Chi phí nhiên liệu cho từng đầu xe.
- Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền đã trả hoặc phải trả.
- Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
- Khi nhân viên cho thuê xe ứng tiền để mua xăng dầu:
- Có TK 111: Tiền tạm ứng cho nhân viên.
- Nợ TK 141: Tạm ứng cho nhân viên mua xăng dầu.
- Khi thanh toán tiền tạm ứng cho chi phí xăng dầu:
- Nợ TK 621: Chi phí xăng dầu cho từng đầu xe.
- Có TK 141: Thanh toán tiền tạm ứng.
- Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ.
– Chi phí tài xế
- Chi phí lương nhân viên lái xe:
- Nợ TK 622: Chi phí lương nhân viên lái xe (theo từng đầu xe).
- Có TK 334: Số tiền lương phải trả cho nhân viên lái xe.
- Chi phí bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp cho nhân viên lái xe:
- Nợ TK 622: Chi phí BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên lái xe.
- Có TK 3384: BHYT phải trả.
- Có TK 3383: BHXH phải trả.
- Có TK 3389: BHTN phải trả.
– Chi phí săm lốp
Chi phí săm lốp phát sinh trong quá trình thuê xe thường có giá trị lớn và ảnh hưởng đến nhiều kỳ. Do đó, cần phải hạch toán vào chi phí trả trước và phân bổ dần vào từng tháng:
- Khi mua săm lốp:
- Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
- Nợ TK 242: Chi phí trả trước tiền mua săm lốp.
- Có TK 111, 112, 331: Các khoản đã trả hoặc phải trả tiền mua săm lốp.
- Phân bổ chi phí săm lốp vào chi phí hàng tháng:
- Có TK 242: Chi phí trả trước.
- Nợ TK 627: Chi phí phân bổ tiền mua săm lốp cho từng đầu xe.
– Chi phí khấu hao xe
Khi hạch toán chi phí khấu hao xe, doanh nghiệp sẽ ghi nhận theo các tài khoản sau:
- Nợ TK 627: Chi phí khấu hao xe cho từng đầu xe.
- Có TK 214: Hao mòn tài sản cố định.
– Chi phí khác liên quan đến thuê xe
Chi phí khác như chi phí nguyên vật liệu phụ, sửa chữa, công cụ dụng cụ, vé cầu đường được hạch toán như sau:
- Nợ TK 1331 (nếu có): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
- Nợ TK 627: Chi phí khác liên quan đến hoạt động thuê xe.
- Có TK 111, 112, 331: Số tiền đã trả hoặc phải trả.
Về kết chuyển chi phí
- Vào cuối kỳ, kết chuyển chi phí sang chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
- Có TK 621: Chi phí nhiên liệu.
- Có TK 622: Chi phí nhân công.
- Có TK 627: Chi phí sản xuất chung.
- Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
- Kết chuyển sang giá vốn hàng bán:
- Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
>>>> Tham khảo Hướng dẫn cách thanh lý hàng tồn kho thấp hơn giá vốn do Kế toán Kiểm toán ACC cung cấp nhé!
4. Câu hỏi thường gặp
Chi phí thuê xe có thể bị kiểm tra bởi cơ quan thuế không?
Có, chi phí thuê xe hoàn toàn có thể bị kiểm tra bởi cơ quan thuế nếu công ty không có đầy đủ chứng từ hợp lệ (hợp đồng, hóa đơn GTGT) hoặc nếu chi phí này không hợp lý. Do đó, công ty cần đảm bảo rằng tất cả các chi phí thuê xe được ghi nhận và chứng minh đầy đủ trong hồ sơ kế toán.
Có cần theo dõi chi phí thuê xe từng xe một không?
Nếu công ty thuê nhiều xe, cần theo dõi chi phí thuê xe cho từng xe riêng biệt để dễ dàng kiểm soát và phân bổ chi phí chính xác. Các khoản chi phí thuê từng xe sẽ được hạch toán vào các tài khoản chi phí tương ứng và công ty cần có bảng theo dõi chi tiết chi phí thuê xe theo từng phương tiện.
Có cần phân bổ chi phí thuê xe giữa các bộ phận trong công ty không?
Nếu xe thuê được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau trong công ty (ví dụ: vừa phục vụ sản xuất, vừa phục vụ bán hàng), kế toán cần phân bổ chi phí thuê xe hợp lý giữa các bộ phận. Cách phân bổ có thể dựa trên tỷ lệ thời gian sử dụng xe cho từng mục đích hoặc tỷ lệ công việc thực tế liên quan đến mỗi bộ phận.
Việc hạch toán chi phí thuê xe là một phần quan trọng trong công tác kế toán mà doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn tài khoản phù hợp và ghi nhận chi phí chính xác để đảm bảo tính minh bạch và đúng đắn trong báo cáo tài chính. Hy vọng qua bài viết, Kế toán Kiểm toán ACC đã giải đáp được câu hỏi về việc “Chi phí thuê xe hạch toán như thế nào?” giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ các quy định thuế mà còn tối ưu hóa quản lý chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
