Hướng dẫn tài khoản 623 – chi phí sử dụng máy thi công

Trong lĩnh vực kế toán và tài chính, việc áp dụng nguyên tắc kế toán đúng đắn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí và tối ưu hóa tài sản. Trong bài viết này, Kế toán kiểm toán ACC sẽ tập trung vào tài khoản 623, tức là “Chi phí sử dụng máy thi công,” một phần quan trọng của quy trình kế toán trong lĩnh vực xây dựng và thi công công trình.

1. Tài khoản 623 là gì?

Tài khoản 623 là một công cụ quản lý tài chính linh hoạt và hiệu quả, được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi chi phí, thực hiện các giao dịch thanh toán, và quản lý nguồn vốn một cách minh bạch. Tài khoản này thường được sử dụng cho các mục đích như thanh toán vay, chi phí dự án, hoặc giao dịch quốc tế, đặc biệt thuận tiện trong việc chuyển đổi ngoại tệ và tránh rủi ro biến động tỷ giá. Với các tính năng như Internet Banking, thẻ ATM/Debit, tích điểm, ưu đãi, và thanh toán hóa đơn, tài khoản 623 không chỉ giúp kiểm soát tài chính dễ dàng mà còn mang lại nhiều lợi ích bổ sung như lãi suất hấp dẫn và tiện ích giao dịch trực tuyến. Đây là giải pháp tài chính toàn diện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại.

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 623 (Chi phí sử dụng máy thi công)

Nguyên tắc kế toán tài khoản 623 được quy định chi tiết tại khoản 1 Điều 86 Thông tư 200/2014/TT-BTC, với mục đích quản lý và phân bổ chi phí sử dụng máy móc phục vụ thi công trong hoạt động xây lắp công trình. Cụ thể:

Chức năng của tài khoản 623:
Tài khoản này được sử dụng để tập hợp và phân bổ các chi phí liên quan đến việc sử dụng xe, máy thi công trực tiếp phục vụ cho quá trình xây dựng, lắp đặt công trình. Điều này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương thức thi công hỗn hợp, bao gồm cả lao động thủ công và máy móc.

Trường hợp không sử dụng tài khoản 623:
Nếu doanh nghiệp thực hiện toàn bộ công trình xây lắp hoàn toàn bằng máy móc, không sử dụng lao động thủ công, thì chi phí phát sinh sẽ được hạch toán trực tiếp vào các tài khoản:

• Tài khoản 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
• Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp.
• Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung.

Loại chi phí không hạch toán vào tài khoản 623:

• Các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, và bảo hiểm thất nghiệp tính trên lương của công nhân điều khiển xe, máy thi công. Các khoản này sẽ được hạch toán vào tài khoản khác phù hợp.
• Chi phí sử dụng máy móc vượt mức bình thường sẽ không được tính vào giá thành công trình mà được kết chuyển trực tiếp vào tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.

Nguyên tắc phân bổ chi phí:

• Các chi phí sử dụng máy thi công phải được phân bổ hợp lý và chính xác cho từng công trình, hạng mục xây lắp.
• Việc phân bổ cần dựa trên các tiêu chí như thời gian sử dụng máy, công suất hoạt động, hoặc khối lượng công việc hoàn thành.

Chi phí được ghi nhận vào tài khoản 623:

• Chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động của máy thi công (nhiên liệu, dầu bôi trơn, vật liệu sửa chữa máy).
• Chi phí tiền lương, phụ cấp cho công nhân trực tiếp vận hành máy.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định là xe, máy thi công.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài như sửa chữa máy móc, thuê máy thi công.

Mục tiêu và ý nghĩa của tài khoản 623:
Tài khoản 623 giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công, từ đó đánh giá hiệu quả sử dụng thiết bị và tối ưu hóa chi phí xây lắp. Việc áp dụng đúng nguyên tắc kế toán này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hạch toán chi phí, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính và lập báo cáo tài chính hiệu quả.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 623

Tài khoản 623 (chi phí sử dụng máy thi công) được chia thành sáu tài khoản cấp 2, mỗi tài khoản có một nhiệm vụ cụ thể:

3.1. Tài khoản 6231 (chi phí nhân công)

Tài khoản này được sử dụng để phản ánh lương chính, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển xe và máy thi công. Nó cũng phản ánh các khoản chi phí phục vụ máy thi công như vận chuyển và cung cấp nhiên liệu, vật liệu cho xe và máy thi công. Tuy nhiên, tài khoản này không phản ánh các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành được tính trên lương của công nhân sử dụng xe và máy thi công. Những khoản này sẽ được ghi vào tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung.”

3.2. Tài khoản 6232 (chi phí vật liệu)

Bên Nợ:

• Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công như chi phí vật liệu sử dụng cho máy, chi phí tiền lương và các phụ cấp lương, cũng như tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa xe, máy thi công. Ngoài ra, cũng bao gồm chi phí vật liệu và chi phí dịch vụ khác phục vụ cho xe và máy thi công.

Bên Có:

• Chúng ta sẽ kết chuyển chi phí sử dụng xe và máy thi công vào tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.”
• Chi phí sử dụng máy thi công vượt quá mức bình thường sẽ được kết chuyển vào tài khoản 632.

Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công có 6 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 6231 – Chi phí nhân công: Dùng để ghi nhận lương chính, lương phụ, và phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển xe và máy thi công, cũng như các khoản chi phí phục vụ máy thi công như vận chuyển và cung cấp nhiên liệu, vật liệu cho xe và máy thi công. Tài khoản này không bao gồm khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành, mà sẽ được ghi vào tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung.”
• Tài khoản 6232 – Chi phí vật liệu: Dùng để ghi nhận chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ…) và vật liệu khác phục vụ cho xe và máy thi công.
• Tài khoản 6233 – Chi phí dụng cụ sản xuất: Dùng để ghi nhận các chi phí liên quan đến công cụ và dụng cụ lao động mà liên quan đến hoạt động của xe và máy thi công.
• Tài khoản 6234 – Chi phí khấu hao máy thi công: Dùng để ghi nhận chi phí khấu hao của xe và máy thi công mà được sử dụng trong hoạt động xây lắp công trình.
• Tài khoản 6237 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Dùng để ghi nhận các chi phí liên quan đến dịch vụ mua ngoài như thuê ngoài để sửa chữa xe và máy thi công, chi phí mua bảo hiểm cho xe và máy thi công, chi phí điện, nước, tiền thuê tài sản cố định, và chi phí trả cho nhà thầu phụ.
• Tài khoản 6238 – Chi phí bằng tiền khác: Dùng để ghi nhận các chi phí bằng tiền khác phục vụ cho hoạt động của xe và máy thi công.

4. Hướng dẫn tài khoản 623 – chi phí sử dụng máy thi công

Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công phụ thuộc vào cách tổ chức và kế toán của đội xe, máy thi công. Dưới đây là cách thực hiện hạch toán:

a) Nếu tổ chức có đội xe, máy thi công riêng và tổ chức kế toán riêng, việc hạch toán được thực hiện như sau:

Hạch toán các chi phí liên quan đến hoạt động của đội xe, máy thi công bằng cách ghi:

• Nợ các tài khoản 621, 622, 627
• Có các tài khoản 111, 112, 152, 331, 334, 214, …

Chi phí sử dụng xe, máy và tính giá thành ca của xe, máy được ghi trên tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” dựa trên giá thành ca máy (dựa trên giá thành thực tế hoặc giá khoản nội bộ) cung cấp cho các đối tượng xây lắp (công trình, hạng mục công trình); tùy thuộc vào cách tổ chức công tác kế toán và mối quan hệ giữa đội xe máy thi công với đơn vị xây lắp công trình để ghi sổ:

Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ xe, máy cho các bộ phận khác, ghi:

• Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238 – Chi phí bằng tiền khác)
• Có tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Nếu doanh nghiệp bán dịch vụ xe, máy cho các bộ phận trong nội bộ, ghi:

• Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238 – Chi phí bằng tiền khác)
• Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (33311) (thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán nội bộ về ca xe, máy bán dịch vụ)

Có tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết cung cấp dịch vụ trong nội bộ).

b) Nếu không tổ chức đội xe, máy thi công riêng hoặc có đội xe, máy thi công riêng nhưng không có tổ chức kế toán riêng cho đội, thì toàn bộ chi phí sử dụng xe, máy (bao gồm cả chi phí thường xuyên và tạm thời như phụ cấp lương, phụ cấp lưu động của xe, máy thi công) sẽ được hạch toán như sau:

Dựa trên số tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân điều khiển xe, máy, phục vụ xe, máy, ghi:

• Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231 – Chi phí nhân công)
• Có tài khoản 334 – Phải trả người lao động.

Khi xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động của xe, máy thi công trong kỳ, ghi:

• Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232 – Chi phí vật liệu)
• Có các tài khoản 152, 153.

Trường hợp mua vật liệu, công cụ sử dụng ngay (không thông qua quá trình nhập kho) cho hoạt động của xe, máy thi công trong kỳ, ghi:

• Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232)
• Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế)
• Có các tài khoản 331, 111, 112, …

Trích khấu hao của xe, máy thi công sử dụng ở đội xe, máy thi công, ghi:

• Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6234 – Chi phí khấu hao máy thi công)
• Có tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định.

Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh (sửa chữa xe, máy thi công, điện, nước, tiền thuê Tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ, …), ghi:

• Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6237)
• Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế GTGT)
• Có các tài khoản 111, 112, 331, …

Chi phí bằng tiền khác phát sinh, ghi:

• Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238 – Chi phí bằng tiền khác)
• Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế GTGT)
• Có các tài khoản 111, 112, …

Dựa trên Bảng phân bổ chi phí sử dụng xe, máy (chi phí thực tế của xe, máy) tính cho từng công trình, hạng mục công trình, ghi:

• Nợ tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (mục chi phí sử dụng máy thi công)
• Nợ tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí vượt trên mức bình thường)
• Có tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.

5. Chi tiết về Chi phí Sử dụng Máy Thi Công

Tóm lại, quản lý chi phí sử dụng máy thi công đòi hỏi sự chăm sóc và quan tâm đặc biệt để đảm bảo rằng mọi nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả và kinh tế nhất cho dự án xây dựng. Trên đây là thông tin từ Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp đến bạn về Hướng dẫn tài khoản 623 – chi phí sử dụng máy thi công. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ về kế toán, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và đáng tin cậy.