Hạch toán nhân công thuê ngoài là một phần quan trọng trong quản lý chi phí của doanh nghiệp. Việc này giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu rủi ro tài chính. Bài viết này, ACC sẽ giới thiệu quy trình hạch toán nhân công thuê ngoài, với mong muốn cung cấp thông tin hữu ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính hiệu quả.
1. Nhân công thuê ngoài là gì?
Nhân công thuê ngoài, hay còn gọi là nhân công không chính thức, là những người lao động được công ty thuê để thực hiện một hoặc nhiều công việc cụ thể mà không phải là nhân viên chính thức của công ty.
Họ thường làm việc theo hợp đồng ngắn hạn hoặc theo dự án và không nhận các quyền lợi như bảo hiểm xã hội, nghỉ phép hay các chế độ phúc lợi khác dành cho nhân viên chính thức.
2. Cách hạch toán nhân công thuê ngoài
Xác định chi phí nhân công thuê ngoài
Trước tiên, cần xác định chi phí cho nhân công thuê ngoài, bao gồm các khoản thanh toán cho dịch vụ mà công ty sử dụng. Chi phí này có thể bao gồm tiền lương, bảo hiểm, và các khoản phụ cấp khác nếu có.
Phân loại chi phí
Các chi phí nhân công thuê ngoài có thể được phân loại theo các loại dịch vụ như:
- Chi phí nhân công thuê ngoài trong sản xuất: Liên quan đến công việc sản xuất hàng hóa.
- Chi phí nhân công thuê ngoài trong dịch vụ: Liên quan đến công việc cung cấp dịch vụ.
Ghi nhận vào sổ sách kế toán
Ghi nhận chi phí nhân công thuê ngoài vào tài khoản kế toán phù hợp, chẳng hạn như:
- Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp.
- Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung (nếu áp dụng).
Công thức ghi nhận thường như sau:
- Nợ TK 622/627: Chi phí nhân công thuê ngoài
- Có TK 111, 112, 331: Khoản thanh toán cho nhân công thuê ngoài
Lập bảng phân bổ chi phí
Khi ghi nhận chi phí, cần lập bảng phân bổ chi phí nhân công thuê ngoài cho từng bộ phận, phòng ban, hoặc dự án để theo dõi và kiểm soát chi phí hiệu quả.
Theo dõi và báo cáo
Cuối cùng, theo dõi và lập báo cáo chi tiết về chi phí nhân công thuê ngoài để đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực và giúp cho việc quyết định trong tương lai.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí xây dựng nhà xưởng
3. Ví dụ về hạch toán nhân công thuê ngoài
Ví dụ 1: Giả sử công ty A thuê ngoài dịch vụ vệ sinh với chi phí 10 triệu đồng. Khi ghi nhận chi phí, bạn sẽ thực hiện như sau:
- Nợ TK 627 (Chi phí dịch vụ thuê ngoài): 10.000.000
- Có TK 111 (Tiền mặt): 10.000.000
Ví dụ 2: Công ty B thuê một công ty marketing bên ngoài để thực hiện chiến dịch quảng cáo với tổng chi phí 15 triệu đồng.
Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 642 (Chi phí bán hàng): 15.000.000
- Có TK 331 (Phải trả cho người bán): 15.000.000
Trong trường hợp này, chi phí thuê ngoài được ghi nhận vào tài khoản chi phí bán hàng, vì dịch vụ marketing sẽ góp phần vào việc tăng doanh thu bán hàng.
Ví dụ 3: Công ty C thuê dịch vụ kế toán từ một đơn vị bên ngoài với tổng chi phí 8 triệu đồng cho một quý.
Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): 8.000.000
- Có TK 331 (Phải trả cho người bán): 8.000.000
Ở đây, chi phí thuê ngoài dịch vụ kế toán được ghi nhận vào tài khoản chi phí sản xuất chung, vì dịch vụ này hỗ trợ cho toàn bộ hoạt động của công ty.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí dịch vụ bảo vệ
4. Một số phương án thuê nhân công ngoài
Để tìm ra giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, cần xem xét các ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp hạch toán nhân công thuê ngoài. Dưới đây là phân tích chi tiết:
| Phương pháp | Ưu điểm | Nhược điểm |
| Giao khoán cho cá nhân không kinh doanh | – Không phải đóng BHXH.
– Chi phí thuê nhân công thấp. – Chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN. |
– Không có hóa đơn VAT, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
– Phải trích 10% thuế TNCN (do doanh nghiệp thường chịu thay cho người lao động). |
| Giao khoán cho cá nhân kinh doanh | – Không phải đóng BHXH.
– Có hóa đơn trực tiếp, được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN. – Không phải trích 10% thuế TNCN. |
– Không có hóa đơn VAT, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
– Phải trả 7% thuế khi mua hóa đơn (2% thuế TNCN + 5% thuế GTGT). – Khó tìm cá nhân kinh doanh phù hợp. |
| Thuê công ty thầu xây dựng | – Có hóa đơn GTGT, được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
– Không phải trích 10% thuế TNCN. – Được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN. – Có thể tạm không trích 10% thuế TNCN với bản cam kết theo mẫu 02/CK-TNCN (nếu hợp đồng dưới 1 tháng). |
– Chi phí thuê cao do bao gồm tiền công, BHXH và thuế TNCN cho công nhân.
– Rủi ro nếu không thẩm định kỹ đối tác có thể gặp phải vấn đề mua bán hóa đơn. |
| Tự tìm nhân công | – Không phải đóng BHXH nếu hợp đồng dưới 1 tháng.
– Chi phí thuê nhân công thấp. |
– Không có hóa đơn VAT, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
– Phải trích 10% thuế TNCN nếu người lao động có thu nhập từ hai nguồn hoặc trên 132 triệu/năm. – Thủ tục, hồ sơ, chứng từ nhiều. |
Nhận xét:
– Phương án 1: Giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh
+ Dù phải nộp toàn bộ thuế GTGT và 10% thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động, chi phí thuê nhân công qua phương án này thường thấp hơn.
+ Thủ tục thực hiện cũng đơn giản và dễ dàng hơn.
+ Nếu doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, sẽ giảm thiểu rủi ro bị truy thu về bảo hiểm xã hội (BHXH) và thuế TNCN. Do đó, phương án này được coi là an toàn nhất trong các lựa chọn hiện có.
– Phương án 2: Giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh
+ Đối với những cá nhân không muốn thực hiện đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phải chi trả mức phí cao hơn.
+ Nguyên nhân là do cá nhân này sẽ không muốn thực hiện các thủ tục liên quan đến việc đóng thuế TNCN và BHXH. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc khi chọn lựa phương án này để đảm bảo tính hiệu quả về chi phí.
– Phương án 3: Thuê công ty thầu xây dựng
+ Phương án này được xem là an toàn nhất trong việc thuê nhân công, nhờ vào việc chi phí được tính toán hợp lý khi có đầy đủ hồ sơ và chứng từ. Tuy nhiên, chi phí thuê công ty thầu xây dựng thường khá cao.
+ Doanh nghiệp cần thận trọng khi lựa chọn đối tác để tránh những rủi ro liên quan đến việc mua bán hóa đơn và có thể bị loại bỏ chi phí khi quyết toán thuế.
– Phương án 4: Tự tìm nhân công
+ Phương án tự tìm kiếm nhân công có thể giúp tiết kiệm chi phí nhất, nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về việc bị truy thu thuế TNCN và BHXH.
+ Bên cạnh đó, phương án này yêu cầu nhiều thủ tục và chứng từ, có thể gây tốn thời gian và công sức cho bộ phận kế toán. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định áp dụng phương án này.
5. Những thắc mắc thường gặp
Hạch toán nhân công thuê ngoài có ảnh hưởng như thế nào đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp?
Hạch toán nhân công thuê ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc ghi nhận chính xác các chi phí này giúp doanh nghiệp phản ánh đúng tình hình tài chính và hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Nếu không hạch toán đúng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quản lý tài chính.
Có những tiêu chí nào để đánh giá nhân công thuê ngoài trước khi ký hợp đồng?
Doanh nghiệp cần xem xét kỹ năng, kinh nghiệm và uy tín của nhân công hoặc công ty cung cấp dịch vụ. Chi phí thuê cũng là yếu tố quan trọng, cùng với khả năng thực hiện công việc qua các dự án trước đó. Những tiêu chí này giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ và giảm rủi ro.
Làm thế nào để doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi khi thuê nhân công bên ngoài?
Doanh nghiệp nên ký kết hợp đồng rõ ràng với các điều khoản về trách nhiệm và nghĩa vụ của hai bên. Các điều kiện liên quan đến chất lượng công việc và thời gian hoàn thành cũng cần được ghi rõ. Việc lưu giữ chứng từ đầy đủ cũng là cách hiệu quả để bảo vệ quyền lợi.
Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán nhân công thuê ngoài. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
