Trong ngành vận tải, việc hạch toán kế toán đóng vai trò quan trọng để quản lý chi phí và doanh thu một cách hiệu quả. Vậy cách hạch toán kế toán trong doanh nghiệp vận tải được thực hiện như thế nào để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa lợi nhuận? Hãy cùng ACC tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
1. Công việc kế toán trong doanh nghiệp vận tải
– Kế toán cần đảm bảo quản lý chặt chẽ doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng lĩnh vực kinh doanh.
– Trong lĩnh vực vận tải: Phải giám sát và ghi nhận đầy đủ doanh thu, chi phí, cũng như lợi nhuận hoặc lỗ của mỗi xe.
– Đối với hoạt động mua bán phương tiện vận tải: Theo dõi kỹ lưỡng doanh thu, giá vốn và lợi nhuận từ từng phương tiện kinh doanh.
– Trong công tác bảo dưỡng và sửa chữa: Cần quản lý lịch trình bảo dưỡng cho từng xe, ghi nhận thời gian và chi phí của mỗi lần bảo dưỡng, sửa chữa.
2. Cách hạch toán kế toán trong doanh nghiệp vận tải
2.1 Mua xăng dầu, nhiên liệu
Chi tiền hoặc ghi nhận kế toán:
- Nợ TK 152
- Nợ TK 1331
- Có TK 111, 112, 331
Lưu ý: Nếu xăng dầu được mua thường xuyên, cần lập hợp đồng kinh tế, lấy phiếu xăng hàng ngày và cuối tháng căn cứ vào bảng kê chi tiết để đối chiếu và xuất một hóa đơn hoặc nhận hóa đơn cho mỗi lần mua bán phát sinh.
2.2 Xuất kho nhiên liệu cho xe
- Nợ TK 621 (hoặc TK 1541 theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC)
- Có TK 152
2.3 Khoán nhiên liệu cho lái xe
Áp dụng phương pháp này để ngăn chặn lái xe lợi dụng việc mua xăng dầu để thu lợi cá nhân không hợp pháp.
– Khi tạm ứng tiền cho lái xe mua nhiên liệu:
- Nợ TK 141
- Có TK 1111
– Cuối kỳ thanh lý hợp đồng khoán:
- Nợ TK 621
- Nợ TK 133
- Có TK 141
– Kết chuyển toàn bộ chi phí nhiên liệu trong kỳ:
+ Theo Thông tư 200/2014/TT–BTC (thay thế quyết định 15/2006/QĐ–BTC):
- Nợ TK 154
- Có TK 621
+ Theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC:
- Nợ TK 154
- Có TK 152
2.4 Chi phí nhân công
– Ghi nhận lương lái xe:
- Nợ TK 622 (hoặc TK 15412)
- Có TK 334
– Trích các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN):
- Nợ TK 622 (hoặc TK 15412)
- Có TK 3383, TK 3384, TK 3388
– Trả lương:
- Nợ TK 334
- Có TK 1111, 112
2.5 Chi phí khấu hao phương tiện (TSCĐ)
- Nợ TK 627 (hoặc TK 15413 nếu theo QĐ 48)
- Có TK 214
2.6 Chi phí khác
- Nợ TK 627 (hoặc TK 15418)
- Có TK 111, 112, 331
2.7 Trích trước chi phí săm lốp
– Khi mua hoặc sửa lốp:
- Nợ TK 142, 242
- Có TK 1111, 1121
– Phân bổ trong 12 tháng:
- Nợ TK 627 (hoặc TK 15413)
- Có TK 142, 242
– Ngoài ra cần ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 642
- Nợ TK 1331
- Có TK 111, 112
2.8 Doanh thu
– Khi xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng:
- Nợ TK 131, 111, 112
- Có TK 511
- Có TK 33311
– Nếu có chiết khấu hoặc giảm giá:
- Nợ TK 521
- Nợ TK 33311
- Có TK 111, 112, 131
2.9 Cuối kỳ kết chuyển
– Kết chuyển chi phí vào giá vốn:
+ Theo Thông tư 200/2014/TT–BTC (thay thế QĐ 15/2006/QĐ–BTC):
- Nợ TK 154
- Có TK 621, TK 622, TK 627
+ Theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC: từ đầu đã ghi nhận vào Nợ TK 154.
– Tập hợp giá vốn:
- Nợ TK 632
- Có TK 154
– Kết chuyển giá vốn:
- Nợ TK 911
- Có TK 632
– Kết chuyển doanh thu:
- Nợ TK 511
- Có TK 911
– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Nợ TK 911
- Có TK 642
– Xác định kết quả kinh doanh:
+ Nếu lỗ:
- Nợ TK 421
- Có TK 911
+ Nếu lãi:
- Nợ TK 911
- Có TK 421
Lưu ý:
– Cuối năm, cần lập bảng đối chiếu công nợ.
– Bảng tính giá thành nên chi tiết đến từng đơn hàng hoặc chuyến vận chuyển hành khách để thuận tiện cho việc giải trình thuế.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán giảm giá hàng mua chi tiết
3. Một số nghiệp vụ liên quan đến vận tải
3.1 Ghi nhận chi phí trực tiếp
– Chi phí xăng/dầu xe:
- Nhân viên lái xe phải nộp các phiếu mua xăng/dầu cho phòng kế toán sau khi hoàn thành ca làm việc hoặc theo định kỳ đã quy định.
- Đơn vị cung cấp xăng/dầu sẽ gửi bảng kê chi tiết tiền xăng cho từng đầu xe mỗi ngày.
- Phòng kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu bảng kê với lượng xăng/dầu tiêu thụ của từng xe, dựa trên mức tiêu hao nhiên liệu chuẩn và quãng đường xe đã đi.
- Hạch toán chi phí xăng: Nợ TK 154/Có TK 331, 111, 112 (Chi tiết theo từng xe hoặc từng hợp đồng).
Ngoài ra, các loại nhiên liệu phụ như dầu mỡ nhờn, dầu phanh… được thay định kỳ (thường là hàng tháng hoặc sau một số chuyến nhất định). Khối lượng thay thế tùy thuộc vào loại xe, cần sự tư vấn của bộ phận kỹ thuật hoặc lái phụ xe.
– Chi phí lương lái xe:
Tiền lương cho lái phụ xe sẽ phụ thuộc vào phương tiện, tuyến đường vận chuyển, cự ly và loại hàng hóa. Mỗi phương tiện có thể có từ 1 đến 3 người đi kèm (2 lái và 1 phụ, hoặc cả 3 lái xe).
- Kế toán xác nhận doanh thu sau khi lái xe hoàn thành ca làm việc.
- Kế toán đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Có thể áp dụng tính lương trực tiếp cho từng lái xe hoặc phân bổ nếu không thể tính trực tiếp.
- Hạch toán lương lái xe: Nợ TK 154/Có TK 334 (Chi tiết theo từng phương tiện và nhân viên lái xe).
– Chi phí sản xuất chung:
Nếu chi phí ít, ghi nhận hết vào giá thành; nếu lớn, phân bổ dựa theo nhiên liệu tiêu thụ.
- Chi phí săm lốp (nếu có) cần được quy định theo mức tiêu hao (dựa vào số km vận chuyển).
- Các chi phí như mua vật tư, phụ tùng thay thế và sửa chữa phương tiện định kỳ.
- Chi phí bảo trì, bảo dưỡng bao gồm khăn lau, xà phòng, dầu nhớt và hóa chất khác.
- Các khoản phí, lệ phí: phí giao thông, phí đường bộ, phí bến bãi, phí đăng kiểm và bảo hiểm.
- Tiền lương cho bộ phận kỹ thuật và điều độ.
- Chi phí dụng cụ, đồ nghề cho xưởng sửa chữa và bộ phận kỹ thuật.
- Chi phí sửa chữa thường xuyên cho nơi đậu xe và xưởng sửa chữa.
- Chi phí khấu hao.
Hạch toán chi phí sửa chữa: Ghi nhận trực tiếp cho từng xe hoặc hợp đồng. Các khoản sửa chữa và thay thế phụ tùng cũng được theo dõi theo từng xe và quãng đường để xác định định mức thay thế.
Định khoản: Nợ TK 154/Có TK 111, 112 (Chi tiết theo từng xe và nhân viên lái xe).
– Chi phí khấu hao:
- Ghi nhận trực tiếp cho từng xe hoặc phân bổ theo hợp đồng.
- Định khoản: Nợ TK 154/Có TK 214 (Chi tiết theo từng xe và nhân viên lái xe).
– Chi phí khác: Ghi nhận Nợ TK 642, 641/Có TK 111, 112 (Chi tiết theo từng xe, nhân viên lái xe, hoặc phân bổ theo hợp đồng).
3.2 Ghi nhận doanh thu trực tiếp
– Phòng kế toán dựa trên bảng lịch trình xe đã được phê duyệt để lập bảng kê doanh thu chi tiết và ghi nhận tiền từ nhân viên lái xe.
– Hạch toán: Nợ TK 111, 112, 131/Có TK 513, 3331 (Chi tiết theo từng xe hoặc từng hợp đồng).
3.3 Ghi nhận chi phí gián tiếp và phân bổ
– Các chi phí gián tiếp bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (hạch toán thông thường, không ghi chi tiết).
– Phân bổ theo từng mảng kinh doanh, từng phương tiện để xác định lãi lỗ của từng mảng, từng hợp đồng hoặc từng phương tiện.
3.4 Xác định kết quả kinh doanh
Dựa vào doanh thu và chi phí (trực tiếp hoặc đã phân bổ) của từng phương tiện, từng hợp đồng hoặc từng mảng kinh doanh để tính:
Lãi, lỗ = Doanh thu – Chi phí trực tiếp – Chi phí phân bổ
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán mua bảo hiểm tai nạn cho nhân viên
4. Một số nghiệp vụ liên quan đến sửa chữa, bảo dưỡng
4.1 Sửa chữa bảo dưỡng cho phương tiện trong doanh nghiệp
– Ghi nhận chi tiết doanh thu và chi phí cho từng phương tiện và nhân viên lái xe.
– Chi phí phụ tùng sửa chữa:
- Khi nhập kho, ghi: Nợ TK 152/Có TK 331, 111, 112.
- Khi xuất sử dụng, ghi: Nợ TK 154/Có TK 152.
– Chi phí lương cho nhân viên sửa chữa: Hạch toán: Nợ TK 154/Có TK 334.
– Chi phí khác: Hạch toán: Nợ TK 642/Có TK 331, 111, 112.
– Doanh thu: Ghi nhận: Nợ TK 131, 111, 112/Có TK 512 (Chi tiết theo từng phương tiện và nhân viên sửa chữa).
4.2 Sửa chữa bảo dưỡng cho phương tiện bên ngoài doanh nghiệp
– Ghi nhận chi tiết doanh thu và chi phí cho từng phương tiện và nhân viên lái xe.
– Chi phí phụ tùng sửa chữa:
- Khi nhập kho, ghi: Nợ TK 152/Có TK 331, 111, 112.
- Khi xuất sử dụng, ghi: Nợ TK 154/Có TK 152.
– Chi phí lương cho nhân viên sửa chữa: Ghi nhận: Nợ TK 154/Có TK 334.
– Chi phí khác: Hạch toán: Nợ TK 642/Có TK 331, 111, 112.
– Doanh thu: Ghi nhận: Nợ TK 131, 111, 112/Có TK 513, 3331 (Chi tiết theo từng phương tiện và nhân viên sửa chữa).
5. Một số câu hỏi liên quan
Doanh nghiệp vận tải nên hạch toán chi phí khấu hao phương tiện như thế nào?
Chi phí khấu hao phương tiện thường được hạch toán vào TK 154 nếu theo dõi theo xe hoặc TK 642 nếu tính chung. Cách này giúp phản ánh chi phí dài hạn của tài sản và ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp.
Chi phí sửa chữa đột xuất xe tải có được phân bổ vào giá thành không?
Các chi phí sửa chữa đột xuất được ghi vào TK 154 và phân bổ vào giá thành của hợp đồng liên quan, giúp phản ánh chính xác chi phí phát sinh cho từng hợp đồng vận chuyển.
Việc hạch toán chi phí bến bãi trong doanh nghiệp vận tải có cần chi tiết không?
Chi phí bến bãi nên được ghi nhận vào TK 154 và chi tiết hóa theo từng xe hoặc hợp đồng để theo dõi và tối ưu hóa lộ trình. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng bến bãi.
Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán kế toán trong doanh nghiệp vận tải. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN