Cách hạch toán nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp

Hạch toán doanh thu từ nghiệp vụ bán hàng là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc ghi nhận chính xác doanh thu giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình kinh doanh và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách hạch toán nghiệp vụ bán hàng một cách hiệu quả. Cùng khám phá nhé!

1. Nghiệp vụ bán hàng là gì?

Nghiệp vụ bán hàng là quá trình diễn ra khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng và nhận tiền thanh toán. Quá trình này không chỉ bao gồm việc giao dịch mua bán mà còn liên quan đến việc ghi nhận doanh thu, xử lý các chứng từ, và hạch toán kế toán liên quan.

2. Cách hạch toán nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp

2.1 Kế toán bán hàng đối với hàng bán theo báo giá hợp đồng

Khi thực hiện các nghiệp vụ kế toán bán hàng theo hợp đồng, việc xuất hóa đơn cần được thực hiện đúng theo quy định trong hợp đồng đã ký kết với khách hàng.

Quy trình kế toán hàng bán theo hợp đồng thường diễn ra như sau:

Đầu tiên, nhân viên kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng. Đến thời điểm giao hàng được xác định trong hợp đồng, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và gửi cho Kế toán trưởng cùng Giám đốc ký duyệt. 

Dựa vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt, Thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng và ghi chép vào sổ kho. Nhân viên kinh doanh sau đó sẽ nhận hàng và giao cho khách hàng. Kế toán sẽ ghi nhận doanh thu từ giao dịch này. 

Nếu khách hàng thanh toán ngay, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu kế toán xuất hóa đơn cho khách.

Cuối cùng, nhân viên bán hàng sẽ giao hóa đơn cho khách hàng và yêu cầu họ thực hiện thanh toán.

Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo giá hợp đồng:

Ghi nhận doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ:

• Nợ TK 111, 131: Tổng giá thanh toán.
• Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng (giá bán chưa bao gồm thuế GTGT).
• Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

Ghi nhận thông tin về giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
• Có TK 152, 156…

Khi thu tiền từ khách hàng, kế toán sẽ ghi nhận:

• Nợ TK 111, 112.
• Có TK 131: Tiền phải thu của khách hàng.

2.2 Kế toán hàng bán có chiết khấu thương mại

Khi khách hàng liên hệ qua điện thoại hoặc email để yêu cầu mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập báo giá theo yêu cầu của khách. Nếu khách hàng quyết định đặt hàng, nhân viên sẽ đề nghị xuất kho cho khách hàng.

Quy trình xử lý chiết khấu trong nghiệp vụ kế toán hàng bán thường diễn ra như sau:

Sau khi khách hàng xác nhận nhu cầu mua hàng, nhân viên sẽ chuẩn bị đề nghị xuất kho và lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Thủ kho sẽ xuất hàng và ghi sổ kho theo phiếu xuất kho đã được phê duyệt. 

Nhân viên bán hàng giao hàng cho khách hàng và khi số lượng hàng hóa thỏa mãn yêu cầu, nhân viên bán hàng sẽ đề nghị kế toán ghi nhận khoản chiết khấu thương mại cho khách. 

Sau khi kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và công nợ, hóa đơn sẽ được xuất cho khách hàng. Khi nhận hóa đơn từ nhân viên bán hàng, khách hàng sẽ ký nhận vào vị trí người mua trên hóa đơn và biên bản xác nhận đã nhận hóa đơn gốc.

Hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng có chiết khấu thương mại:

Ghi nhận doanh thu:

• Nợ TK 111, 131: Tổng giá trị thanh toán.
• Có TK 511, 512: Doanh thu từ bán hàng.
• Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

Ghi nhận khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng:

• Nợ TK 5211: Chiết khấu thương mại.
• Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.
• Nợ TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra được giảm.
• Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền cho chiết khấu.

2.3 Giảm giá hàng bán

Khi hàng hóa mua về không đúng theo hợp đồng đã thỏa thuận, kế toán cần lập hóa đơn để giảm giá và ghi sổ cho khách hàng. 

Trong trường hợp này, một biên bản về việc giảm giá hàng bán cần được lập, cùng với hóa đơn giao cho khách hàng. Các bước cụ thể trong quy trình này bao gồm:

Khi phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, kế toán sẽ lập biên bản ghi nhận việc giảm giá hàng bán và chất lượng hàng hóa theo hợp đồng đã ký. 

Hóa đơn giảm giá hàng bán sẽ được cấp cho khách hàng, và kế toán có trách nhiệm thực hiện hạch toán và ghi sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ này.

Hạch toán kế toán bán hàng khi có giảm giá hàng:

• Nợ TK 5213 – Giảm giá hàng bán (theo giá bán chưa bao gồm thuế GTGT).
• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311) (số thuế GTGT của hàng bán phải giảm giá).
• Có các TK 111, 112, 131,…

2.4 Hàng bán trả lại

Khi khách hàng phát hiện hàng hóa mua không đúng hoặc không đạt yêu cầu, họ có quyền trả lại hàng. Trong trường hợp này, kế toán cần lập phiếu kho căn cứ vào số lượng hàng hóa trả lại và ghi vào sổ kho. Để ghi nhận lý do hàng trả lại, hai bên sẽ lập biên bản xác nhận.

Bên trả lại hàng cần có phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa. Đồng thời, hóa đơn với số lượng hàng trả lại sẽ được lập cho bên trả lại hàng, và phiếu nhập kho sẽ được lập cho bên nhận hàng trả lại.

Hạch toán đối với hàng bán bị trả lại:

• Nợ TK 154, 155, 156,…
• Có TK 632: Giá vốn hàng bán.

Hạch toán khoản tiền thanh toán hàng trả lại:

• Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại.
• Nợ TK 3331: Thuế GTGT (nếu có).
• Có TK 111, 112, 131,…

>>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chuyển nhượng quyền sử dụng đất

3. Phân loại các nghiệp vụ kế toán bán hàng

Để phục vụ tốt cho doanh nghiệp, kế toán cần nắm rõ những nghiệp vụ cụ thể của từng lĩnh vực. Dưới đây là những nghiệp vụ quan trọng trong các lĩnh vực tiêu biểu:

Trong siêu thị: 

• Kế toán cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật hàng hóa, đặc biệt là trong việc thu mua hàng hóa đột xuất. 
• Ngoài ra, lưu trữ hóa đơn và đối chiếu doanh thu mà siêu thị đã thu mua trong thời gian hoạt động là rất cần thiết. 
• Kế toán cũng phải tổng kết theo định kỳ để xem các chỉ số có khớp không, cùng với việc tính toán các chương trình ưu đãi và khuyến mãi của siêu thị để đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong báo cáo tài chính.

Tại đại lý: 

• Công việc của kế toán tại đại lý bao gồm việc lập phiếu xuất kho hàng gửi đại lý hay hóa đơn GTGT kèm theo hàng hóa xuất kho. 
• Sau đó, kế toán cần gửi bảng kê khai hàng hóa để ghi nhận doanh thu và căn cứ vào hóa đơn hoa hồng để hạch toán chi phí gửi đi đại lý. 

Trong xuất khẩu: 

• Nghiệp vụ kế toán xuất khẩu bao gồm việc xử lý các giao dịch xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thác. 
• Kế toán cần nắm vững quy trình và các chứng từ liên quan đến xuất khẩu để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp.

Tại nhà hàng – khách sạn: 

• Kế toán trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn cần tập hợp giá thành dịch vụ một cách cụ thể.
• Điều này bao gồm việc theo dõi chi phí thực phẩm, chi phí lao động, và các chi phí khác để tính toán giá thành sản phẩm dịch vụ một cách chính xác. 
• Kế toán cũng cần phải lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu từ dịch vụ một cách hợp lý.

>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí phòng cháy chữa cháy

4. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Dưới đây là công việc chính của kế toán bán hàng hóa trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh. Những nhiệm vụ này đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình bán hàng và ghi nhận doanh thu:

• Phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa.
• Tính giá vốn hàng mua, giá vốn hàng tồn kho, giá vốn hàng bán và doanh số bán ra một cách đúng đắn để phục vụ cho việc chỉ đạo kinh doanh.
• Thực hiện công tác kiểm kê và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong kho.
• Xác định chính xác và đầy đủ các loại doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của từng hoạt động cũng như toàn doanh nghiệp trong kỳ hạch toán.
• Cung cấp thông tin và lập báo cáo theo yêu cầu của quản lý.
• Thực hiện các công việc do kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận giao phó, cùng nhiều nhiệm vụ khác theo tuần, tháng, quý.

5. Câu hỏi thường gặp

Khi hạch toán hàng bán cho đại lý, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì đặc biệt?

Doanh nghiệp cần ghi nhận doanh thu từ hàng bán cho đại lý nhưng không ghi nhận doanh thu thực tế cho đến khi đại lý tiêu thụ hàng hóa. Đồng thời, cần theo dõi công nợ và hoa hồng cho đại lý để đảm bảo chính xác trong hạch toán.

Hạch toán doanh thu từ bán hàng trực tuyến có khác gì so với bán hàng truyền thống?

Hạch toán doanh thu từ bán hàng trực tuyến cần ghi nhận thêm các chi phí liên quan như phí giao hàng và chi phí quảng cáo. Ngoài ra, cần điều chỉnh các khoản giảm giá hoặc khuyến mãi thường xuyên hơn trong môi trường trực tuyến, ảnh hưởng đến doanh thu ghi nhận.

Cách hạch toán doanh thu hàng hóa trả lại từ khách hàng ảnh hưởng đến báo cáo tài chính như thế nào?

Khi hàng hóa bị trả lại, doanh nghiệp phải điều chỉnh doanh thu ghi nhận, dẫn đến giảm tổng doanh thu và lợi nhuận. Việc này cần được phản ánh đúng trong báo cáo tài chính để đảm bảo tính minh bạch và chính xác cho các bên liên quan.

Qua bài viết trên, Kế toán Kiểm toán ACC đã cung cấp cho bạn về cách hạch toán nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. Kế toán Kiểm toán ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.