Tài khoản 141 – Tạm ứng là một phần quan trọng trong hệ thống tài khoản của một doanh nghiệp. Đây là nơi ghi nhận các khoản tiền hoặc vật liệu được cấp tạm thời cho người lao động hoặc nhân viên để thực hiện công việc liên quan đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Tài khoản này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát các khoản tạm ứng, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc sử dụng tài nguyên tạm ứng của doanh nghiệp. Để nắm rõ được các nguyên tắc kế toán, kết cấu cũng như là phương pháp vận dụng, mời bạn cùng Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC theo dõi bài viết dưới đây.
1. Nguyên tắc kế toán của tài khoản 141 – Tài khoản Tạm ứng
a) Xác định Mục Đích Tạm Ứng: Khoản tạm ứng có thể là tiền mặt hoặc vật tư, và nó phải được sử dụng cho mục đích cụ thể liên quan đến hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản tạm ứng này thường được giao cho việc thực hiện các công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể, có thể là từ cấp trên.
b) Trách Nhiệm và Sử Dụng Đúng Mục Đích: Người nhận tạm ứng, bất kể là cá nhân hay tổ chức, phải chịu trách nhiệm đối với số tiền hoặc vật tư tạm ứng. Khoản tạm ứng chỉ được sử dụng cho mục đích đã được phê duyệt và không được lạm dụng. Nếu không sử dụng hết, người nhận cần hoàn trả lại cho quỹ tạm ứng.
c) Không Chuyển Giao Tạm Ứng: Đối tượng tạm ứng không được phép chuyển khoản tạm ứng cho bất kỳ ai khác để sử dụng. Khi hoàn thành nhiệm vụ và sử dụng khoản tạm ứng, người nhận cần tạo một bản báo cáo chi tiết về việc sử dụng tạm ứng, kèm theo giấy tờ và chứng từ gốc. Bảng tổng hợp này giúp dễ dàng kiểm tra và thanh toán tổng số tạm ứng đã nhận và sử dụng, cũng như sự chênh lệch giữa các khoản.
d) Trừ Trong Trường Hợp Không Trả Lại: Nếu người nhận tạm ứng không trả lại số tiền tạm ứng khi đã hoàn thành công việc hoặc khi còn dư, doanh nghiệp có quyền trừ số tiền đó vào lương tháng của người đó. Nếu số tiền tạm ứng không đủ, doanh nghiệp sẽ yêu cầu bổ sung.
e) Thanh Toán Dứt Điểm Trước Khi Nhận Tạm Ứng Kỳ Sau: Khi mọi giao dịch tạm ứng đã hoàn tất, người nhận tạm ứng cần thực hiện thanh toán dứt điểm trước khi nhận tạm ứng cho kỳ sau. Quá trình này cần sự theo dõi và kiểm soát từ kế toán viên để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý tài sản và tạm ứng của doanh nghiệp.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 – Tài khoản Tạm ứng
Bên Nợ:
Là những khoản tiền và vật tư mà doanh nghiệp cung cấp tạm ứng cho người lao động.
Bên Có:
Là số tiền tạm ứng đã được thanh toán cho người lao động.
Là số tiền tạm ứng còn lại mà người lao động không sử dụng hết và đã nộp lại vào quỹ hoặc bị trừ trực tiếp vào lương của họ.
Là vật tư tạm ứng còn lại không sử dụng hết và cần phải nhập lại kho.
Số dư bên Nợ:
Là tổng số tạm ứng chưa thanh toán cho người lao động.
Xem thêm: Để biết thêm chi tiết về Dịch vụ, mời bạn đọc tham khảo bài viết Dịch vụ Kế toán tại Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC
3. Phương pháp hạch toán tài khoản 141 – Tài khoản Tạm ứng
3.1 Hạch toán tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu, vật tư
Khi nhận tiền tạm ứng/vật liệu:
Khi doanh nghiệp nhận tiền tạm ứng hoặc vật liệu tạm ứng từ người lao động, thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ Tài khoản 141 – Tạm ứng.
- Có các Tài khoản liên quan như 111 – Tiền mặt, 112 – Tiền gửi ngân hàng, 152 – Nguyên liệu, vật liệu và các tài khoản tương tự khác.
Hạch toán sau khi hoàn thành công việc và lập bảng thanh toán tạm ứng:
Khi công việc được hoàn thành và người nhận tạm ứng lập bảng thanh toán tạm ứng dựa trên chứng từ gốc đã có ký duyệt và xác nhận, hạch toán như sau:
- Nợ các Tài khoản liên quan như 152 – Nguyên liệu, vật liệu, 153 – Công cụ, dụng cụ, 156 – Hàng hóa, 241 – Nguyên liệu phụ gia, 331 – Phải trả cho người bán, 621 – Lương và thù lao, 623 – Bảo hiểm xã hội, 627 – Bảo hiểm y tế, 642 – Thuế thu nhập cá nhân và các tài khoản tương tự khác.
- Có Tài khoản 141 – Tạm ứng.
Khi tạm ứng không sử dụng hết và phải nhập lại hoặc trừ vào lương:
Nếu một phần tiền tạm ứng không được sử dụng và phải nhập lại vào quỹ hoặc trừ trực tiếp vào lương của người nhận tạm ứng, thực hiện hạch toán như sau:
- Nợ Tài khoản liên quan như 111 – Tiền mặt, 152 – Vật liệu, 334 – Phải trả người lao động và các tài khoản tương tự khác.
- Có Tài khoản 141 – Tạm ứng.
Trường hợp tạm ứng không đủ và cần bổ sung thêm:
Nếu số tiền tạm ứng không đủ để thực hiện công việc, doanh nghiệp cần bổ sung thêm. Hạch toán như sau:
- Nợ các Tài khoản liên quan như 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627 và các tài khoản tương tự khác.
- Có Tài khoản 111 – Tiền mặt.
3.2 Hạch toán tiền lương ứng trước
Hạch toán tiền lương ứng trước qua Tài khoản 334:
Tiền lương ứng trước cần được hạch toán thông qua Tài khoản 334, kèm theo các khoản tiền cần trả cho người lao động. Hạch toán như sau:
- Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (có thể có các phụ khoản như 3341, 3348).
- Có Tài khoản 141 – Tạm ứng.
- Có Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác.
- Có Tài khoản 138 – Phải thu khác.
Qua bài viết trên của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, tài khoản 141, tài khoản tạm ứng, đóng một vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của một doanh nghiệp. Đây là nơi mà các khoản tiền được dành trữ để đảm bảo thanh toán cho các nghĩa vụ tài chính trong tương lai. Quản lý chặt chẽ tài khoản này đòi hỏi sự cẩn trọng và sự quan tâm đặc biệt để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ nguồn tài chính để giải quyết các vấn đề khẩn cấp và duy trì hoạt động suôn sẻ.
