Mẫu công văn phúc đáp là một loại văn bản hành chính được sử dụng để trả lời, phản hồi lại một công văn đi trước đó. Nói cách khác, đây là cách để một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi đi câu trả lời chính thức cho một yêu cầu, đề nghị, hoặc thông báo đã nhận được. Dưới đây ACC xin cung cấp Mẫu công văn phúc đáp, trả lời mới nhất.
1. Công văn phúc đáp là gì?
Công văn phúc đáp là một loại văn bản hành chính được sử dụng để trả lời hoặc phản hồi lại một công văn mà một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã nhận được trước đó. Đây là một phương tiện giao tiếp chính thức trong lĩnh vực hành chính, giúp các bên liên quan trao đổi thông tin, giải quyết các vấn đề công việc và thực hiện các nhiệm vụ đã được yêu cầu.
2. Mẫu công văn trả lời, phúc đáp mới nhất
|
CƠ QUAN/DOANH NGHIỆP/TỔ CHỨC ————— Số: ………./CV-…. V/v: ……………(1)……………. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……., ngày …. tháng …….. năm ……. |
Kính gửi:…………… (2)……
Căn cứ công văn số … ngày … / … / … của cơ quan/tổ chức/cá nhân/doanh nghiệp… về vấn đề……(3)……
Chúng tôi xin trả lời như sau:…………(4)…………………
……………………………………………………….
Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị ………(tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn) …………..cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.
Trân trọng cảm ơn!
| Nơi nhận: – Như trên ..(5)……..; – …………………….; – Lưu: VT, ..(6)…….. |
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC (7)
(Ký, đóng dấu) |
Địa chỉ: Số nhà……… đường….., phường/xã……., quận/huyện…………., tỉnh /thành phố………
Điện thoại: ….…………… , Fax: …….……
Email: …………..…… ; Website: ………… (nếu có).
3. Hướng dẫn điền mẫu công văn phúc đáp
Ký hiệu, số, ngày tháng năm:
- Ghi ở phần đầu trang bên trái, cách lề trái 2,5 cm.
- Ký hiệu là chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn.
- Số là số thứ tự của công văn do cơ quan ban hành trong năm.
- Ngày tháng năm là ngày, tháng, năm ban hành công văn.
Cơ quan gửi:
- Ghi ở phần đầu trang bên phải, cách lề phải 2,5 cm.
- Ghi đầy đủ tên cơ quan ban hành công văn.
Cơ quan nhận:
- Ghi ở phần giữa trang, cách lề trái 2,5 cm.
- Ghi đầy đủ tên cơ quan, đơn vị, tổ chức nhận công văn.
Tiêu đề:
- Ghi ở phần giữa trang, cách lề trái 2,5 cm, viết in hoa, đậm.
- Nêu rõ nội dung chính của công văn.
Nội dung:
- Trình bày đầy đủ, súc tích, chính xác thông tin cần trả lời, giải thích, làm rõ vấn đề.
- Có thể chia thành các mục nhỏ để dễ trình bày.
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, dễ hiểu.
Kết luận:
- Nêu tóm tắt nội dung đã trình bày trong phần nội dung.
- Đề nghị cụ thể nếu có.
Ký tên, đóng dấu:
- Ký tên của người có thẩm quyền của cơ quan ban hành công văn.
- Đóng dấu của cơ quan ban hành công văn.
Nội dung công văn phúc đáp phải được trình bày một cách rõ ràng, súc tích, chính xác, đầy đủ thông tin, đảm bảo tính thuyết phục. Công văn phúc đáp phải được gửi đến cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan một cách kịp thời.
4. Trường hợp sử dụng công văn trả lời, phúc đáp
Công văn trả lời (phúc đáp) được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, nhưng phổ biến nhất là trong các tình huống sau:
Phản hồi yêu cầu từ cấp trên hoặc cơ quan ngang hàng: Khi nhận được công văn yêu cầu báo cáo, thống kê, đề xuất, ý kiến từ cấp trên hoặc cơ quan ngang hàng, bạn cần sử dụng công văn trả lời để cung cấp thông tin, giải trình hoặc đề xuất cụ thể.
Ví dụ: Sở Y tế nhận được công văn yêu cầu báo cáo về tình hình dịch bệnh trên địa bàn. Sở Y tế sẽ sử dụng công văn trả lời để báo cáo số ca mắc mới, ca tử vong, các biện pháp phòng chống dịch đã được triển khai, v.v.
Giải đáp kiến nghị, đề xuất, phản ánh của cá nhân, tổ chức: Khi nhận được kiến nghị, đề xuất, phản ánh của cá nhân, tổ chức liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, bạn cần sử dụng công văn trả lời để giải thích, làm rõ vấn đề hoặc thông báo kết quả xem xét, giải quyết.
Ví dụ: Công ty A nhận được phản ánh của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Công ty A sẽ sử dụng công văn trả lời để giải thích nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục và xin lỗi khách hàng.
Thông báo kết quả giải quyết các vấn đề: Sau khi đã giải quyết các vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp nhận được từ trước đó, bạn có thể sử dụng công văn trả lời để thông báo kết quả đến cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân xã đã giải quyết xong vụ tranh chấp đất đai giữa hai hộ dân. Ủy ban nhân dân xã sẽ sử dụng công văn trả lời để thông báo kết quả giải quyết đến hai hộ dân.
5. Một số lưu ý khi viết công văn phúc đáp
5.1 Về hình thức:
- Sử dụng phông chữ, cỡ chữ phù hợp, dễ đọc.
- Trình bày văn bản rõ ràng, mạch lạc, bố cục hợp lý.
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, phù hợp với chuẩn mực văn hóa.
- Đảm bảo văn bản không có lỗi chính tả, ngữ pháp.
5.2 Về nội dung:
- Nội dung phúc đáp phải bám sát nội dung công văn đến.
- Cần trả lời đầy đủ, chính xác các yêu cầu, thắc mắc trong công văn đến.
- Nếu không thể trả lời đầy đủ, cần nêu rõ lý do và trình bày hướng giải quyết.
- Có thể sử dụng các phụ lục (nếu có) để đính kèm tài liệu, chứng cứ liên quan.
- Ngữ khí sử dụng trong văn bản cần thể hiện sự tôn trọng, lịch sự đối với cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn.
Ngoài ra, cần lưu ý một số điểm sau:
- Công văn phúc đáp phải được ký bởi người có thẩm quyền của cơ quan, đơn vị.
- Công văn phúc đáp phải được đóng dấu của cơ quan, đơn vị.
- Công văn phúc đáp phải được gửi đến cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn một cách kịp thời
Dưới đây là một số ví dụ về những lỗi thường gặp khi viết văn bản phúc đáp công văn:
- Nội dung phúc đáp không bám sát nội dung công văn đến.
- Trả lời chưa đầy đủ, chính xác các yêu cầu, thắc mắc trong công văn đến.
- Sử dụng ngôn ngữ thiếu trang trọng, lịch sự.
- Văn bản có lỗi chính tả, ngữ pháp.
- Công văn phúc đáp không được ký bởi người có thẩm quyền.
- Công văn phúc đáp không được đóng dấu của cơ quan, đơn vị.
- Công văn phúc đáp không được gửi đến cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn một cách kịp thời.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
