Hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi là một bước quan trọng trong quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp cải thiện tình hình tài chính và duy trì tính minh bạch. Quy trình này không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Bài viết này của ACC sẽ hướng dẫn chi tiết về cách thức thực hiện hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi.
1. Xóa nợ phải thu khó đòi là gì?
Xóa nợ phải thu khó đòi là quá trình mà một công ty hoặc tổ chức quyết định không theo đuổi việc thu hồi một khoản nợ nào đó từ khách hàng hoặc đối tác do không thể thu hồi được. Những khoản nợ này thường được coi là “khó đòi” khi công ty đã thực hiện các biện pháp thu hồi nợ nhưng không thành công, và việc tiếp tục theo đuổi sẽ tốn kém hơn giá trị thu hồi được.
Một số lý do xóa nợ phải thu khó đòi:
- Khách hàng hoặc đối tác phá sản.
- Khách hàng không có khả năng thanh toán.
- Các khoản nợ đã kéo dài quá lâu và không thể thu hồi.
2. Nguyên tắc và tài khoản sử dụng hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi
– Khi lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần xác định các khoản nợ phải thu khó đòi và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn có bản chất tương tự mà có khả năng không thu hồi được, nhằm trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi.
– Doanh nghiệp tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi trong các trường hợp sau:
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán theo hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, hoặc cam kết nợ, và doanh nghiệp đã cố gắng thu hồi nhiều lần nhưng không thành công. Thời gian quá hạn của khoản nợ được xác định theo thời hạn trả nợ gốc trong hợp đồng ban đầu, không bao gồm việc gia hạn nợ giữa các bên.
- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đang gặp khó khăn tài chính, như phá sản, đang tiến hành giải thể, hoặc mất tích.
– Các điều kiện và căn cứ để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi bao gồm:
- Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận từ khách nợ về số tiền chưa thanh toán, chẳng hạn như hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, hoặc đối chiếu công nợ.
- Mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi phải tuân theo quy định hiện hành.
- Ngoài ra, cần phải đáp ứng các điều kiện khác theo quy định pháp luật.
– Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi sẽ được thực hiện vào thời điểm lập Báo cáo tài chính.
- Trong trường hợp khoản dự phòng phải thu khó đòi được lập vào cuối kỳ kế toán này cao hơn số dư hiện tại đang ghi trên sổ kế toán, thì phần chênh lệch này sẽ được ghi tăng dự phòng và đồng thời ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Trong trường hợp khoản dự phòng phải thu khó đòi lập vào cuối kỳ kế toán nhỏ hơn số dư đang ghi trên sổ kế toán, chênh lệch này sẽ được hoàn nhập, ghi giảm dự phòng và đồng thời ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
– Đối với các khoản phải thu khó đòi kéo dài qua nhiều năm, nếu doanh nghiệp đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi nợ nhưng vẫn không thu được và xác định khách nợ không có khả năng thanh toán, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục bán nợ cho Công ty mua, bán nợ hoặc xoá các khoản nợ này khỏi sổ kế toán.
– Việc xoá nợ phải tuân thủ quy định pháp luật và điều lệ của doanh nghiệp. Số nợ này vẫn được theo dõi trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp và sẽ được trình bày trong thuyết minh Báo cáo tài chính. Nếu sau khi xoá nợ, doanh nghiệp thu hồi được nợ đã xử lý, số tiền thu được sẽ được hạch toán vào tài khoản 711 “Thu nhập khác”.
3. Hướng dẫn hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi
– Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xóa nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi:
- Nợ các TK 111, 112, 331, 334… (phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)
- Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã lập dự phòng)
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)
- Có các TK 131, 138, 128, 244…
– Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
- Nợ các TK 111, 112…
- Có TK 711 – Thu nhập khác
– Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
+ Nếu khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
- Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
- Có các TK 131, 138, 128, 244…
+ Nếu khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng nhưng số dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ, ghi:
- Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
- Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
- Có các TK 131, 138, 128, 244…
>>> Xem thêm: Quy trình quản lý công nợ phải thu khó đòi hiệu quả
4. Ví dụ minh họa về hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi
Công ty XYZ có một khoản nợ phải thu từ khách hàng A, số tiền 50 triệu đồng. Khoản nợ này đã quá hạn thanh toán 12 tháng và doanh nghiệp đã thực hiện nhiều biện pháp thu hồi nhưng không thành công. Do đó, Công ty XYZ quyết định xóa nợ theo quy định pháp luật hiện hành. Trước đó, công ty đã trích lập dự phòng cho khoản nợ này là 20 triệu đồng.
Hạch toán xóa nợ:
- Nợ các TK 111 (Tiền mặt) 30 triệu đồng (phần chưa bồi thường).
- Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) 20 triệu đồng (phần đã lập dự phòng).
- Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp 0 triệu đồng (phần được tính vào chi phí, không có tổn thất phát sinh).
- Có TK 131 (Phải thu khách hàng) 50 triệu đồng (số nợ phải thu đã xóa).
– Sau khi thực hiện bút toán này, Công ty XYZ đã chính thức xóa khoản nợ phải thu từ khách hàng A với tổng số tiền 50 triệu đồng.
– Số tiền 20 triệu đồng từ dự phòng tổn thất tài sản được ghi nhận và chi phí quản lý doanh nghiệp không bị ảnh hưởng vì không có tổn thất thực tế phát sinh trong quá trình xử lý khoản nợ này.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn thay thế
5. Điều kiện và mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Điều kiện và mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được quy định nhằm bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro tài chính liên quan đến việc không thể thu hồi các khoản nợ từ khách hàng. Việc trích lập dự phòng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác tình hình tài chính và chuẩn bị sẵn sàng trước những rủi ro này.
Điều kiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
- Nợ quá hạn thanh toán: Khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, hoặc các chứng từ có liên quan.
- Nợ chưa quá hạn: Nhưng có dấu hiệu cụ thể cho thấy bên nợ khó có khả năng thanh toán, chẳng hạn như bên nợ đang trong quá trình giải thể, phá sản hoặc có các dấu hiệu tài chính yếu kém.
Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Theo quy định, mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ phụ thuộc vào thời gian quá hạn của khoản nợ.
- Nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm: Trích lập dự phòng tối thiểu là 30% giá trị khoản nợ.
- Nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm: Trích lập dự phòng tối thiểu là 50% giá trị khoản nợ.
- Nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm: Trích lập dự phòng tối thiểu là 70% giá trị khoản nợ.
- Nợ quá hạn từ 3 năm trở lên: Trích lập dự phòng 100% giá trị khoản nợ.
Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chỉ được thực hiện với các khoản nợ đã có chứng từ, hồ sơ hợp lệ chứng minh. Nếu doanh nghiệp đã trích lập dự phòng nhưng sau đó thu hồi được nợ, khoản dự phòng sẽ được hoàn nhập vào thu nhập trong kỳ kế toán.
6. Một số câu hỏi liên quan
Khi nào doanh nghiệp cần xem xét việc xóa nợ phải thu khó đòi?
Doanh nghiệp nên xem xét việc xóa nợ phải thu khó đòi khi khoản nợ đã quá hạn thanh toán và không còn khả năng thu hồi, đặc biệt khi đã thực hiện nhiều biện pháp thu hồi nhưng không thành công, hoặc khi khách nợ gặp khó khăn tài chính như phá sản hoặc giải thể.
Cách xác định giá trị nợ phải thu khó đòi để thực hiện xóa nợ là gì?
Giá trị nợ phải thu khó đòi để thực hiện xóa nợ được xác định dựa trên số dư ghi trên sổ kế toán, kèm theo các chứng từ gốc và hồ sơ liên quan đến khoản nợ, đảm bảo rằng mọi khoản dự phòng đã được trích lập đúng theo quy định.
Những chứng từ nào cần thiết khi tiến hành xóa nợ phải thu khó đòi?
Khi xóa nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp cần có chứng từ gốc như hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, hoặc xác nhận từ khách nợ về số tiền chưa thanh toán để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch.
Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán xóa nợ phải thu khó đòi. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
