“Hạch toán hàng cho biếu tặng là một nghiệp vụ quan trọng trong kế toán, giúp doanh nghiệp ghi chép và quản lý chính xác các khoản chi phí liên quan đến hoạt động biếu tặng. Việc thực hiện hạch toán đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về thuế và kế toán, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán hàng cho biếu tặng, bao gồm các bước thực hiện, các tài khoản hạch toán và các lưu ý cần thiết.
1. Hàng Cho Biếu Tặng Là Gì?
Hàng cho biếu, tặng làm một hoặc nhiều loại hàng hóa, sản phẩm mà giữa các đối tượng là tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân dùng hàng, quà tặng này để biếu tặng cho tổ chức, doanh nghiệp đối tác hay cá nhân khác. Sau đây gọi tắt là: Hàng biếu tặng.
2. Hàng cho Biếu Tặng Có Cần Lập Hóa Đơn Hay Không?
Đối với bên thực hiện biếu tặng
Theo Khoản 7, Điều 3, Thông tư/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) khi bán hàng hóa dịch vụ, bao gồm cả hàng hóa dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho, trao đổi, trả thay lương cho người lao động. Do vậy khi tặng hàng hóa cho đối tác hay nhân viên trong công ty thì vẫn phải lập hóa đơn đầu ra. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa biếu tặng được khấu trừ theo quy định của pháp luật.
Luu ý khi lập hóa đơn
Về thông tin người mua hàng
- Nếu người nhận biếu tặng lấy hóa đơn thì ghi rõ và đầy đủ thông tin của người mua hàng
- Nếu người nhận biếu tặng không lấy hóa đơn thì ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn”
Về hình thức thanh toán: vì đây là hàng biếu tặng không thu tiền nên phần này gạch chéo.
Về đơn giá: đơn giá của hàng biếu tặng được tính bằng giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại cùng thời điểm.
Đối với bên nhận biếu tặng
Theo Công văn 633/TCT-CS của Tổng cục Thuế ngày 13/2/2015, do doanh nghiệp không phải thanh toán tiền thuế GTGT nên mặc dù có hóa đơn nhưng vẫn không đủ điều kiện được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào. Điều kiện để hàng hóa được khấu trừ thuế GTGT là có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa dịch vụ mua vào (kể cả hàng nhập khẩu) có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên
3. Hàng cho biếu tặng có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không?
Hàng biếu tặng không ghi nhận doanh thu nhưng sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ, hình thức thanh toán theo quy định
Đối với hàng biếu tặng cho đối tác, khách hàng: Trường hợp Công ty mua quà tặng cho khách hàng để tri ân và duy trì mối quan hệ với đối tác thì phải có hóa đơn và chứng từ hợp pháp đồng thời thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu đồng trở lên sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Đối với hàng biếu tặng cho nhân viên dịp lễ, tết đều thuộc nhóm chi phí có tính chất phúc lợi nên phải chịu mức khống chế (không quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế) khi tính chi phí được trừ.
4. Hạch toán hàng cho biếu tặng
4.1 Hạch toán hàng biếu tặng khách hàng, đối tác ngoài doanh nghiệp
Đối với bên đi tặng
Trường hợp mua hàng nhập kho mới mang đi tặng
Nợ TK 152, 153, 156
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331
Khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng, ghi nhận chi phí
Nợ TK 641
Có TK 156
Có TK 3331
Trường hợp mua hàng về tặng ngay không qua nhập kho
Nợ TK 641: Nếu theo thông tư 200
Nợ TK 6421: Nếu theo thông tư 133
Nợ TK 1331: Nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331
Có TK 3331
Trường hợp hàng biếu tặng do doanh nghiệp tự sản xuất
Nợ TK 641
Có TK 152, 153, 155, 156: Chi phí sản xuất
Có TK 3331
Đối với bên được nhận quà biếu tặng
Nếu hàng biếu tặng là hàng nội địa, hạch toán như sau
Nợ TK 152, 153, 156, 242,..: Nếu nhận được hóa đơn, hạch toán theo giá ghi trên hóa đơn (bao gồm cả phần thuế GTGT). Nếu không nhận được hóa đơn thì giá trị được tính theo giá thị trường
Có TK 711: Doanh nghiệp ghi nhận hàng tặng vào ‘Thu nhập khác’ để chịu thuế TNDN
Trường hợp hàng biếu tặng nhận được là hàng nhập khẩu không mang tính chất thương mại, mua bán (phi mậu dịch), doanh nghiệp có thể hạch toán
Khi nhận hàng hóa, kế toán ghi nhận trị giá lô hàng:
Nợ TK 152, 156, 211, 642,…:
Có TK 711 : giá tính thuế của Hải quan
Khi nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu:
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112
Nếu có chứng từ nộp thuế nhập khẩu:
Nợ TK 3333:
Có TK 111, 112:
Kết chuyển thuế nhập khẩu vào chi phí, nếu đã ghi nhận giá trị hàng cho biếu tặng theo giá thị trường, giá Hải quan
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3333: Thuế XNK
Chứng từ kèm theo trong trường hợp này bao gồm:
Biên bản giao nhận tài sản, hàng hóa
Hóa đơn GTGT
Hóa đơn vận chuyển tài sản, hàng hóa (nếu có)
Hồ sơ gốc của tài sản, hàng hóa
Các giấy tờ đăng ký quyền sở hữu tài sản (nếu có).
4.2 Hạch toán đối với quà tặng cho nhân viên trong doanh nghiệp
Trường hợp mua hàng về tặng ngay cho nhân viên không qua nhập kho
Nợ TK 641: Nếu tặng cho bộ phận bán hàng (Dùng TK 6421 theo Thông tư 133)
Nợ TK 642: Nếu tặng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp (Dùng TK 6422 theo Thông tư 133)
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331
Có TK 3331
Trường hợp mua hàng nhập kho mới tặng cho nhân viên
Khi mua hàng
Nợ TK 156
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 131
Khi xuất hàng, căn cứ vào hóa đơn và hạch toán
Nợ TK 641/ 642: Bộ phận bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp
Có TK 152, 153, 156
Có TK 3331
5. Ví Dụ Cách Hạch Toán Hàng cho Biếu Tặng.
Ví dụ: Dạng hạch toán hàng biếu tặng theo Thông thư 200 trong trường hợp hàng hóa về dùng để biếu, tặng ngay không thông qua kho.
Chúng ta sử dụng số liệu như sau:
Ngày 27/04/2022, doanh nghiệp sắt ASA mua 1 đơn hàng về để biếu tặng cho khách hàng thân thiết của công ty nhân dịp 10 năm thành lập, cụ thể:
– Mua 100 chiếc chảo chống dính không qua kho. Trị giá chưa thuế 20.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10%.
– Doanh nghiệp ASA đã thanh toán tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng.
⇒ Kế toán doanh nghiệp ASA hạch toán như sau:
Khi mua hàng hóa về dùng luôn cho biếu, tặng ngay cho khách hàng không qua kho, kế toán hạch toán hàng biếu tặng:
Nợ TK 641: 20.000.000 VNĐ
Nợ TK 133: 2.000.000 VNĐ
Có TK 112: 22.000.000 VNĐ
Ví dụ: Dạng hạch toán biếu tặng với trường hợp sản phẩm dùng để biếu, tặng cho người lao đồng dùng quỹ khen thưởng, phúc lợi.
Chúng ta sử dụng số liệu như sau:
– Ngày 05/06/2022, công ty gạo G xuất 400kg gạo dùng để tặng cho người lao động có thành tích nổi bật trong nửa năm đầu 2022.
– Giá vốn 20.000 VNĐ/kg, trị giá bán ra 25.000 VNĐ/kg.
– Công ty dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi.
⇒ Kế toán công ty G hạch toán hàng biếu tặng như sau:
Khi hàng hóa dùng để biếu, cho, tặng cho người lao động dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi của công ty, kế toán hạch toán:
Nợ TK 353: 11.000.000 VNĐ
Có TK 511: 400 kg x 25.000 VNĐ = 10.000.000 VNĐ
Có TK 33311: 1.000.000 VNĐ.
Kế toán tiến hành ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632: 400 x 20.000 VNĐ = 8.000.000 VNĐ
Có TK 156: 8.000.000 VNĐ.
6. Lưu ý về hàng hoá cho tặng, biếu
Theo Công văn 3929/TCT- TNCN ngày 23/09/2015 của Tổng cục thuế về việc thuế thu nhập cá nhân với thu nhập từ khuyến mại, cụ thể như sau:
“Căn cứ vào các quy định trên, trường hợp Công ty cho, tặng hiện vật cho khách hàng không thu tiền mà hiện vật là tài sản phải đăng ký sở hữu hoặc đăng ký sử dụng với cơ quan quản lý nhà nước thì thu nhập mà khách hàng nhận được thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân từ quà tặng.
– Trường hợp Công ty thực hiện chương trình khuyến mại theo quy định tại khoản 5, khoản 6 Điều 92 của Luật Thương mại thì khoản tiền/hiện vật cá nhân nhận được từ hoạt động trúng thưởng vượt trên 10 triệu đồng thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân từ trúng thưởng.
