Sơ đồ bộ máy kế toán là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kế toán của doanh nghiệp được hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp thương mại, sơ đồ bộ máy kế toán cần được xây dựng phù hợp với quy mô, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Vậy sơ đồ bộ máy kế toán công ty thương mại như thế nào ? Hãy cùng ACC tìm hiểu về vấn đề này thông qua bài viết dưới đây
1. Xác định khối lượng công việc kế toán
Khối lượng công việc kế toán là tổng lượng công việc mà kế toán cần phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Khối lượng công việc kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Kích thước của doanh nghiệp: Doanh nghiệp lớn thường có khối lượng công việc kế toán lớn hơn doanh nghiệp nhỏ.
- Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ thường có khối lượng công việc kế toán lớn hơn doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất.
- Cơ cấu tổ chức kế toán của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức kế toán chuyên nghiệp thường có khối lượng công việc kế toán được phân chia hợp lý hơn, giúp giảm thiểu khối lượng công việc của từng kế toán viên.
Để xác định khối lượng công việc kế toán, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích các yếu tố trên. Sau đó, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp sau để xác định khối lượng công việc kế toán:
- Phương pháp phân tích thời gian: Phương pháp này dựa trên việc đo lường thời gian cần thiết để thực hiện từng nghiệp vụ kế toán.
- Phương pháp phân tích khối lượng công việc: Phương pháp này dựa trên việc đo lường số lượng nghiệp vụ kế toán phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định.
- Phương pháp kết hợp: Phương pháp này kết hợp cả hai phương pháp phân tích thời gian và phân tích khối lượng công việc.
- Sau khi xác định được khối lượng công việc kế toán, doanh nghiệp cần có kế hoạch phân công công việc hợp lý cho các kế toán viên. Kế hoạch phân công công việc cần đảm bảo rằng các kế toán viên có đủ thời gian và năng lực để hoàn thành khối lượng công việc được giao.
Dưới đây là một số cách để giảm thiểu khối lượng công việc kế toán:
- Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán: Sử dụng các phần mềm kế toán giúp tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, giúp giảm thiểu thời gian và công sức của kế toán viên.
- Tối ưu hóa quy trình kế toán: Xây dựng quy trình kế toán hợp lý, giúp giảm thiểu các công việc trùng lặp và không cần thiết.
- Tuyển dụng và đào tạo kế toán viên có trình độ chuyên môn cao: Kế toán viên có trình độ chuyên môn cao sẽ giúp thực hiện các nghiệp vụ kế toán một cách nhanh chóng và chính xác.
2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung, mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại thường bao gồm các bộ phận sau:
- Phòng kế toán tổng hợp: Là bộ phận trung tâm, chịu trách nhiệm tổng hợp, phân tích toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp.
- Phòng kế toán nghiệp vụ: Là bộ phận thực hiện việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
- Phòng kiểm toán nội bộ: Là bộ phận thực hiện kiểm tra, đánh giá tính chính xác, trung thực của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã ghi chép.
Ngoài ra, một số doanh nghiệp thương mại có quy mô lớn, hoạt động phức tạp có thể tổ chức thêm các bộ phận kế toán khác như:
- Phòng kế toán kho: Là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho.
- Phòng kế toán thuế: Là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến thuế.
- Phòng kế toán tài sản: Là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tình hình tài sản của doanh nghiệp.
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán công ty thương mại được quy định như sau:
Phòng kế toán tổng hợp:
- Tổng hợp, phân tích toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các báo cáo khác theo quy định.
- Thực hiện các công việc về kế toán quản trị, cung cấp thông tin cho các nhà quản lý.
- Phòng kế toán nghiệp vụ:
- Thực hiện việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
- Theo dõi, kiểm tra, đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Cung cấp thông tin kế toán cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Phòng kiểm toán nội bộ:
- Kiểm tra, đánh giá tính chính xác, trung thực của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã ghi chép.
- Phát hiện và đề xuất các biện pháp khắc phục sai sót.
- Tư vấn, hỗ trợ cho các bộ phận trong doanh nghiệp về công tác kế toán.
Việc tổ chức bộ máy kế toán công ty thương mại cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tính khoa học: Bộ máy kế toán cần được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của kế toán.
- Tính hiệu quả: Bộ máy kế toán cần được tổ chức sao cho hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
- Tính phù hợp: Bộ máy kế toán cần được tổ chức phù hợp với quy mô, lĩnh vực kinh doanh và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
3. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong các công ty thương mại
Tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong các công ty thương mại là việc phân công, sắp xếp các bộ phận, nhân viên kế toán theo một hệ thống nhất định để thực hiện các công việc kế toán quản trị.
Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mà tổ chức bộ máy kế toán quản trị có thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, bộ máy kế toán quản trị trong các công ty thương mại thường bao gồm các bộ phận sau:
Phòng kế toán tổng hợp
Phòng kế toán tổng hợp là bộ phận trung tâm của bộ máy kế toán quản trị, chịu trách nhiệm tổng hợp, phân tích thông tin kế toán từ các bộ phận khác để phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị.
Các công việc chính của phòng kế toán tổng hợp bao gồm:
- Lập báo cáo tài chính
- Lập báo cáo quản trị
- Theo dõi, phân tích tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp
- Tư vấn cho nhà quản trị trong việc ra quyết định
Phòng kế toán bán hàng
Phòng kế toán bán hàng chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
Các công việc chính của phòng kế toán bán hàng bao gồm:
- Lập hóa đơn bán hàng
- Theo dõi công nợ khách hàng
- Tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
- Lập báo cáo bán hàng
Phòng kế toán mua hàng
Phòng kế toán mua hàng chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.
Các công việc chính của phòng kế toán mua hàng bao gồm:
- Lập phiếu thu
- Theo dõi công nợ nhà cung cấp
- Tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
- Lập báo cáo mua hàng
Phòng kế toán kho
Phòng kế toán kho chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động quản lý kho của doanh nghiệp.
Các công việc chính của phòng kế toán kho bao gồm:
- Theo dõi nhập, xuất, tồn kho
- Tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
- Lập báo cáo kho
Ngoài ra, trong một số trường hợp, các công ty thương mại có thể thành lập thêm các bộ phận kế toán khác như:
- Phòng kế toán nhân sự
- Phòng kế toán tài sản cố định
- Phòng kế toán chi phí
- Phòng kế toán thuế
Tổ chức bộ máy kế toán quản trị cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tính hợp lý: Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
- Tính khoa học: Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo tính khoa học, chặt chẽ, thuận tiện cho việc thực hiện các công việc kế toán.
- Tính hiệu quả: Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực để thực hiện các công việc kế toán.
Để tổ chức bộ máy kế toán quản trị hiệu quả, các doanh nghiệp cần chú trọng đến các yếu tố sau:
- Xây dựng quy chế quản lý kế toán
Quy chế quản lý kế toán là văn bản quy định về các nguyên tắc, quy trình, thủ tục thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp. Quy chế quản lý kế toán là căn cứ để tổ chức bộ máy kế toán và thực hiện các công việc kế toán.
- Chuẩn hóa công việc kế toán
Chuẩn hóa công việc kế toán là việc xây dựng các quy trình, thủ tục thực hiện các công việc kế toán một cách thống nhất, chặt chẽ. Chuẩn hóa công việc kế toán giúp cho việc tổ chức bộ máy kế toán và thực hiện các công việc kế toán được hiệu quả hơn.
- Sử dụng công nghệ thông tin
Sử dụng công nghệ thông tin trong kế toán giúp cho việc tổ chức bộ máy kế toán và thực hiện các công việc kế toán được đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn.
4. Tổ chức nhân sự bộ máy kế toán công ty thương mại
Tổ chức nhân sự bộ máy kế toán công ty thương mại phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung, bộ máy kế toán của công ty thương mại thường bao gồm các vị trí sau:
- Trưởng phòng kế toán
Trưởng phòng kế toán là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Trưởng phòng kế toán cần có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc lâu năm và có khả năng lãnh đạo, quản lý tốt.
- Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là người giúp việc cho trưởng phòng kế toán trong việc thực hiện các công việc kế toán. Kế toán trưởng cần có trình độ chuyên môn cao, nắm vững các nguyên tắc kế toán và các quy định của pháp luật về kế toán.
- Kế toán viên
Kế toán viên là người trực tiếp thực hiện các công việc kế toán, như: ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập các chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính,… Kế toán viên cần có trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ kế toán tốt.
- Kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc kế toán liên quan đến hoạt động bán hàng, như: ghi nhận doanh thu bán hàng, lập hóa đơn bán hàng,… Kế toán bán hàng cần có trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ kế toán tốt và có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực bán hàng.
- Kế toán kho
Kế toán kho là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc kế toán liên quan đến hoạt động kho, như: ghi nhận hàng tồn kho, lập phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,… Kế toán kho cần có trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ kế toán tốt và có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kho vận.
- Kế toán thuế
Kế toán thuế là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc kế toán liên quan đến thuế, như: kê khai thuế, nộp thuế,… Kế toán thuế cần có trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ kế toán tốt và có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực thuế.
- Kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc kế toán tổng hợp, như: tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài chính,… Kế toán tổng hợp cần có trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ kế toán tốt và có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế toán tổng hợp.
Ngoài ra, bộ máy kế toán của công ty thương mại cũng có thể có các vị trí khác, như: kế toán dự án, kế toán nhân sự, kế toán công nợ,… Tùy theo quy mô, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mà bộ máy kế toán có thể được tổ chức theo các mô hình khác nhau.
Một số nguyên tắc cần lưu ý khi tổ chức nhân sự bộ máy kế toán công ty thương mại
Phù hợp với quy mô, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
Bộ máy kế toán cần được tổ chức phù hợp với quy mô, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ, với doanh nghiệp nhỏ, bộ máy kế toán có thể chỉ cần có trưởng phòng kế toán và một số kế toán viên. Với doanh nghiệp lớn, bộ máy kế toán có thể được tổ chức thành nhiều phòng ban, với các vị trí chuyên trách khác nhau.
- Đảm bảo tính chuyên nghiệp
Tất cả các nhân viên kế toán đều cần có trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ kế toán tốt và có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế toán.
- Tạo môi trường làm việc hiệu quả
Cần tạo môi trường làm việc hiệu quả cho các nhân viên kế toán, giúp họ phát huy tối đa năng lực của mình.
Trên đây là một số thông tin về Sơ đồ bộ máy kế toán công ty thương mại . Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
