Nội dung phương pháp thu thập số liệu trong kế toán

Kế toán là một môn khoa học thực hành liên quan đến việc thu thập, ghi chép, tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kinh doanh của một đơn vị. Vậy Nội dung phương pháp thu thập số liệu trong kế toán như thế nào ? Hãy cùng ACC tìm hiểu về vấn đề này thông qua bài viết dưới đây 

1. Thu thập số liệu trong kế toán như thế nào ? 

Thu thập số liệu trong kế toán là quá trình thu thập các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cho các bên liên quan.

Các nguồn thu thập số liệu trong kế toán

Có nhiều nguồn thu thập số liệu trong kế toán, bao gồm:

• Các chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Do đó, các chứng từ kế toán là nguồn thu thập số liệu quan trọng nhất trong kế toán.
• Các sổ sách kế toán: Sổ sách kế toán là nơi ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Do đó, các sổ sách kế toán cũng là một nguồn thu thập số liệu quan trọng trong kế toán.
• Các báo cáo kế toán: Các báo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng của công tác kế toán. Do đó, các báo cáo kế toán cũng là một nguồn thu thập số liệu quan trọng trong kế toán.
• Các thông tin từ bên ngoài: Các thông tin từ bên ngoài, bao gồm các thông tin từ cơ quan nhà nước, các đối tác, khách hàng,… cũng là một nguồn thu thập số liệu quan trọng trong kế toán.

Các phương pháp thu thập số liệu trong kế toán

Có nhiều phương pháp thu thập số liệu trong kế toán, bao gồm:

• Thu thập số liệu thủ công: Thu thập số liệu thủ công là phương pháp thu thập số liệu bằng cách ghi chép bằng tay. Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ, quy mô nhỏ.
• Thu thập số liệu bằng máy tính: Thu thập số liệu bằng máy tính là phương pháp thu thập số liệu bằng cách sử dụng các phần mềm kế toán. Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp lớn, quy mô lớn.

Các yêu cầu đối với việc thu thập số liệu trong kế toán

Việc thu thập số liệu trong kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Đầy đủ: Các số liệu cần được thu thập đầy đủ, không thiếu sót.
• Chính xác: Các số liệu cần được thu thập chính xác, không sai sót.
• Kịp thời: Các số liệu cần được thu thập kịp thời, không chậm trễ.
• Quy trình thu thập số liệu trong kế toán

Quy trình thu thập số liệu trong kế toán bao gồm các bước sau:

• Xác định nguồn thu thập số liệu: Bước đầu tiên cần xác định các nguồn thu thập số liệu cần thiết cho việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cho các bên liên quan.
• Thu thập số liệu: Sau khi đã xác định được các nguồn thu thập số liệu cần thiết, cần tiến hành thu thập số liệu theo đúng quy trình, thủ tục.
• Kiểm tra số liệu: Sau khi thu thập được số liệu, cần tiến hành kiểm tra số liệu về tính đầy đủ, chính xác, kịp thời.
• Lưu trữ số liệu: Số liệu sau khi kiểm tra cần được lưu trữ cẩn thận, an toàn.

2. Phương pháp thu thập số liệu trong kế toán

Phương pháp thu thập số liệu trong kế toán là các phương pháp, kỹ thuật được sử dụng để thu thập dữ liệu kế toán từ các nguồn khác nhau. Dữ liệu kế toán là cơ sở để ghi chép, tính toán, tổng hợp và cung cấp thông tin kế toán.

Có hai phương pháp thu thập số liệu kế toán chính:

• Phương pháp thủ công: Đây là phương pháp thu thập số liệu kế toán bằng tay, dựa trên các chứng từ kế toán. Phương pháp thủ công được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nhỏ, đơn giản.
• Phương pháp điện tử: Đây là phương pháp thu thập số liệu kế toán bằng máy tính, dựa trên các phần mềm kế toán. Phương pháp điện tử được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp lớn, phức tạp.

Các bước thu thập số liệu kế toán

Quá trình thu thập số liệu kế toán thường bao gồm các bước sau:

• Lập kế hoạch thu thập số liệu: Kế hoạch thu thập số liệu là tài liệu quan trọng, giúp định hướng cho quá trình thu thập số liệu. Kế hoạch thu thập số liệu cần xác định rõ mục tiêu thu thập số liệu, phạm vi thu thập số liệu, phương pháp thu thập số liệu, thời gian thu thập số liệu,…
• Thu thập số liệu: Thu thập số liệu theo kế hoạch đã lập.
• Kiểm tra số liệu: Kiểm tra số liệu thu thập được để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ.

Các phương pháp thu thập số liệu kế toán thủ công

Các phương pháp thu thập số liệu kế toán thủ công bao gồm:

• Phương pháp ghi chép trực tiếp: Phương pháp này được thực hiện bằng cách ghi chép trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào các chứng từ kế toán.
• Phương pháp kiểm kê: Phương pháp này được thực hiện bằng cách kiểm kê thực tế các tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp.
• Phương pháp điều tra: Phương pháp này được thực hiện bằng cách điều tra các đối tượng có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Các phương pháp thu thập số liệu kế toán điện tử

Các phương pháp thu thập số liệu kế toán điện tử bao gồm:

• Phương pháp quét chứng từ: Phương pháp này được thực hiện bằng cách quét các chứng từ kế toán bằng máy tính.
• Phương pháp nhập liệu: Phương pháp này được thực hiện bằng cách nhập liệu các thông tin từ các chứng từ kế toán vào máy tính.
• Phương pháp trích xuất dữ liệu: Phương pháp này được thực hiện bằng cách trích xuất dữ liệu từ các hệ thống thông tin khác vào máy tính.

Việc lựa chọn phương pháp thu thập số liệu kế toán phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như:

• Đặc điểm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhỏ, đơn giản thường sử dụng phương pháp thủ công. Doanh nghiệp lớn, phức tạp thường sử dụng phương pháp điện tử.
• Điều kiện thực tế của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế thường sử dụng phương pháp thủ công. Doanh nghiệp có nguồn lực dồi dào thường sử dụng phương pháp điện tử.
• Mục đích thu thập số liệu: Nếu mục đích thu thập số liệu là để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, thì cần sử dụng phương pháp điện tử. Nếu mục đích thu thập số liệu là để phục vụ cho việc quản lý nội bộ, thì có thể sử dụng phương pháp thủ công hoặc điện tử.

3. Đặc điểm phương pháp thu thập số liệu trong kế toán

Phương pháp thu thập số liệu trong kế toán là phương pháp được sử dụng để thu thập các thông tin về tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Phương pháp này có những đặc điểm sau:

• Tính hệ thống: Phương pháp thu thập số liệu trong kế toán được thực hiện một cách có hệ thống, theo trình tự nhất định, đảm bảo thu thập được đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin cần thiết.
• Tính liên tục: Phương pháp thu thập số liệu trong kế toán được thực hiện liên tục, thường xuyên, theo suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý.
• Tính khách quan: Phương pháp thu thập số liệu trong kế toán phải được thực hiện một cách khách quan, trung thực, đảm bảo tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin thu thập được.

Các phương pháp thu thập số liệu trong kế toán

Có thể chia phương pháp thu thập số liệu trong kế toán thành hai nhóm chính:

• Phương pháp thu thập số liệu trực tiếp: Phương pháp này được sử dụng để thu thập các thông tin trực tiếp từ các nguồn gốc phát sinh, ví dụ như:
• Thu thập từ các chứng từ kế toán: Các chứng từ kế toán là những văn bản, tài liệu được lập ra khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Các chứng từ kế toán phản ánh đầy đủ, trung thực các nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Thu thập từ các sổ kế toán: Các sổ kế toán là những phương tiện ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo một trình tự nhất định. Các sổ kế toán giúp kế toán lưu trữ, tổng hợp, phân tích các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh một cách khoa học, hệ thống.
• Thu thập từ các báo cáo kế toán: Các báo cáo kế toán là những văn bản phản ánh tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Các báo cáo kế toán được lập dựa trên kết quả tổng hợp, phân tích các số liệu kế toán từ các sổ kế toán.
• Phương pháp thu thập số liệu gián tiếp: Phương pháp này được sử dụng để thu thập các thông tin gián tiếp từ các nguồn gốc phát sinh, ví dụ như:
• Thu thập từ các tài liệu kế toán: Các tài liệu kế toán là những văn bản, tài liệu được lập ra để phục vụ cho công tác kế toán, nhưng không có tính pháp lý như chứng từ kế toán. Các tài liệu kế toán có thể cung cấp cho kế toán những thông tin cần thiết để phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp, phân tích các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Thu thập từ các báo cáo thống kê: Các báo cáo thống kê là những văn bản phản ánh tình hình kinh tế, xã hội của một khu vực, địa phương, hoặc cả nước. Các báo cáo thống kê có thể cung cấp cho kế toán những thông tin cần thiết để phục vụ cho việc phân tích, đánh giá tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thu thập từ các nguồn thông tin khác: Ngoài các nguồn thông tin nêu trên, kế toán có thể thu thập thông tin từ các nguồn khác như: các phương tiện thông tin đại chúng, các cuộc phỏng vấn, khảo sát,…

Lựa chọn phương pháp thu thập số liệu trong kế toán

Việc lựa chọn phương pháp thu thập số liệu trong kế toán cần căn cứ vào các yếu tố sau:

• Loại hình doanh nghiệp: Mỗi loại hình doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động kinh doanh khác nhau, do đó cần lựa chọn phương pháp thu thập số liệu phù hợp.
• Mục đích thu thập số liệu: Mục đích thu thập số liệu có thể là để ghi chép, tổng hợp, phân tích, hoặc để lập báo cáo kế toán. Việc lựa chọn phương pháp thu thập số liệu cần phù hợp với mục đích thu thập số liệu.
• Khả năng tiếp cận thông tin: Có những thông tin có thể thu thập trực tiếp, nhưng cũng có những thông tin chỉ có thể thu thập gián tiếp. Việc lựa chọn phương pháp thu thập số liệu cần căn cứ vào khả năng tiếp cận thông tin của kế toán.

Trên đây là một số thông tin về Nội dung phương pháp thu thập số liệu trong kế toán. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn