Việc mua hàng trả góp là một phương thức thanh toán phổ biến, giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền linh hoạt hơn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, các doanh nghiệp cần phải nắm vững quy trình hạch toán cho các giao dịch này. Bài viết này ACC sẽ hướng dẫn chi tiết các bước hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm.
Hướng dẫn hạch toán kế toán mua hàng trả góp
1. Hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm là gì?
Hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm là quá trình ghi nhận các giao dịch mua hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp không thanh toán toàn bộ số tiền ngay tại thời điểm mua. Thay vào đó, số tiền sẽ được thanh toán dần theo thời gian, có thể kèm theo lãi suất.
2. Cách hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm
2.1 Nguyên tắc hạch toán
– Theo nguyên tắc kế toán, mua hàng trả góp được ghi nhận là một giao dịch mua hàng trả chậm, trả góp. Do đó, kế toán cần thực hiện các bước hạch toán sau:
- Ghi nhận hàng hóa mua trả góp vào kho theo số lượng, chủng loại, giá trị thực tế.
- Hạch toán thuế giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật.
- Hạch toán lãi trả chậm, trả góp phải trả theo từng kỳ.
2.2 Hạch toán mua trả góp, trả chậm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
– Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán mua hàng trả góp được thực hiện như sau:
- Ghi nhận hàng hóa mua trả góp vào kho
- Kế toán ghi nhận hàng hóa mua trả góp vào kho theo số lượng, chủng loại, giá trị thực tế, bao gồm cả giá trị hàng hóa và lãi trả chậm, trả góp phải trả.
– Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 335 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (thuế GTGT)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
– Hạch toán thuế giá trị gia tăng: kế toán hạch toán thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa mua trả góp theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
– Ghi nhận lãi trả chậm, trả góp phải trả: kế toán ghi nhận lãi trả chậm, trả góp phải trả theo từng kỳ trả góp.
– Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lãi trả chậm, trả góp phải trả)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (lãi trả chậm, trả góp phải trả)
Ví dụ: Công ty X mua 200 chiếc điện thoại di động từ nhà cung cấp Y với tổng giá trị hàng hóa là 800 triệu đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty X thỏa thuận trả góp trong 8 tháng, với lãi suất trả chậm là 4% trên tổng giá trị hàng hóa.
Hạch toán trả góp như sau:
– Ghi nhận hàng hóa vào kho:
- Tổng giá trị hàng hóa: 800 triệu đồng
- Thuế GTGT: 10% x 800 triệu đồng = 80 triệu đồng
- Tổng số tiền phải thanh toán: 800 triệu đồng + 80 triệu đồng (thuế GTGT) = 880 triệu đồng
– Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa: 800 triệu đồng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 80 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 880 triệu đồng
– Ghi nhận lãi suất trả chậm: Lãi suất trả chậm: 4% x 800 triệu đồng = 32 triệu đồng
– Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính: 32 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 32 triệu đồng
Kết luận: Công ty X ghi nhận vào kho 200 chiếc điện thoại di động với giá trị 800 triệu đồng, thuế GTGT được khấu trừ là 80 triệu đồng. Tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp Y là 880 triệu đồng, bao gồm cả giá trị hàng hóa và lãi suất trả chậm.
2.3 Hạch toán mua trả góp, trả chậm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Hạch toán mua hàng trả góp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
– Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, kế toán mua hàng trả góp được thực hiện như sau:
- Ghi nhận hàng hóa mua trả góp vào kho
- Kế toán ghi nhận hàng hóa mua trả góp vào kho theo số lượng, chủng loại, giá trị thực tế, bao gồm cả giá trị hàng hóa và lãi trả chậm, trả góp phải trả.
– Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá trị hàng hóa)
- Nợ TK 335 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (thuế GTGT)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)
– Hạch toán thuế giá trị gia tăng: kế toán hạch toán thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa mua trả góp theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
– Ghi nhận lãi trả chậm, trả góp phải trả: kế toán ghi nhận lãi trả chậm, trả góp phải trả theo từng kỳ trả góp.
– Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lãi trả chậm, trả góp phải trả)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (lãi trả chậm, trả góp phải trả)
Ví dụ: Công ty M mua 1.000 lít dầu từ nhà cung cấp Z với tổng giá trị hàng hóa là 400 triệu đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty M thỏa thuận trả góp trong 4 tháng, với lãi suất trả chậm là 3% trên tổng giá trị hàng hóa.
Hạch toán trả góp như sau:
– Ghi nhận hàng hóa vào kho:
- Tổng giá trị dầu: 400 triệu đồng
- Thuế GTGT: 10% x 400 triệu đồng = 40 triệu đồng
- Tổng số tiền phải thanh toán: 400 triệu đồng + 40 triệu đồng (thuế GTGT) = 440 triệu đồng
– Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: 400 triệu đồng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 40 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 440 triệu đồng
– Ghi nhận lãi suất trả chậm: Lãi suất trả chậm: 3% x 400 triệu đồng = 12 triệu đồng
– Bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính: 12 triệu đồng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 12 triệu đồng
Kết luận: Công ty M ghi nhận vào kho 1.000 lít dầu với giá trị 400 triệu đồng, thuế GTGT được khấu trừ là 40 triệu đồng. Tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp Z là 440 triệu đồng, bao gồm cả giá trị dầu và lãi suất trả chậm.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán bù trừ công nợ chi tiết
3. Cách hạch toán hàng bán trả góp, trả chậm
Khi doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc hàng hóa theo hình thức trả góp hay trả chậm, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu của kỳ dựa trên giá bán trả ngay (không tính thuế).
Khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm/trả góp và giá bán trả ngay sẽ được hạch toán vào tài khoản 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”.
Cách hạch toán bán hàng trả góp cụ thể như sau:
- Nợ các tài khoản 111, 112, 131.
- Có tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bán trả ngay không bao gồm thuế GTGT).
- Có tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp (3331, 3332).
- Có tài khoản 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (chênh lệch giữa giá bán trả chậm/trả góp và giá bán trả ngay, chưa tính thuế GTGT).
Định kỳ, kế toán sẽ xác định và kết chuyển doanh thu từ phần lãi bán trả chậm/trả góp vào kỳ với bút toán như sau:
- Nợ tài khoản 3387 – Doanh thu chưa thực hiện.
- Có tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần lãi trả chậm/trả góp).
Khi thu tiền từ việc bán hàng trả chậm/trả góp, bao gồm cả phần chênh lệch giữa giá bán trả chậm/trả góp và giá bán trả ngay, sẽ ghi nhận:
- Nợ các tài khoản 111, 112…
- Có tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng.
Đồng thời, ghi nhận giá vốn hàng bán như sau:
Đối với sản phẩm hoặc hàng hóa:
- Nợ tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
- Có các tài khoản 154, 155, 156, 157…
Đối với thanh lý hoặc bán bất động sản đầu tư:
- Nợ tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị còn lại của bất động sản đầu tư).
- Nợ tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (2147) (số hao mòn lũy kế – nếu có).
- Có tài khoản 217 – Bất động sản đầu tư.
4. Quy định về thuế GTGT đối với hàng trả góp, trả chậm
4.1 Điều kiện khấu trừ thuế GTGT hàng trả góp, trả chậm
Doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp lệ, hợp pháp từ nhà cung cấp, trong đó ghi rõ giá trị hàng hóa, thuế GTGT và các thông tin cần thiết khác. Hóa đơn này phải được lập đúng quy định và có đủ chữ ký của bên bán.
Đối với hàng hóa mua trả góp, các khoản thanh toán cần được thực hiện qua ngân hàng hoặc phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ của các giao dịch tài chính.
Doanh nghiệp phải có hợp đồng mua bán trả góp rõ ràng và hợp pháp, ghi rõ các điều khoản về giá cả, phương thức trả góp, thời gian thanh toán và các điều kiện khác. Hợp đồng này là căn cứ để xác nhận giao dịch và thực hiện khấu trừ thuế.
Các chứng từ thanh toán (như chứng từ ngân hàng, biên lai) và hợp đồng phải khớp với hóa đơn GTGT. Điều này giúp xác minh rằng các khoản chi phí và thuế GTGT đã được thanh toán đúng theo hợp đồng mua bán.
Hàng hóa mua trả góp phải được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu hàng hóa được dùng cho mục đích khác ngoài hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.
4.2 Cách tính thuế GTGT đối với hàng trả góp, trả chậm
Theo khoản 7 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định đối với hàng hóa bán theo hình thức trả chậm, trả góp, giá tính thuế GTGT là giá bán một lần chưa bao gồm thuế GTGT, không bao gồm phần lãi suất do trả chậm hoặc trả góp.
Ví dụ: Một công ty kinh doanh điện thoại bán sản phẩm Z với giá trả góp chưa có thuế GTGT là 15,2 triệu đồng/chiếc (trong đó, giá gốc của điện thoại là 15 triệu đồng và lãi trả góp là 0,2 triệu đồng). Như vậy, giá tính thuế GTGT sẽ là 15 triệu đồng.
>>> Xem thêm: Cách định khoản hạch toán mua hàng
5. Những lưu ý khi hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm
Khi hạch toán mua hàng trả góp, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo việc ghi nhận và quản lý tài chính đúng đắn:
– Khi mua hàng trả góp, hạch toán giá trị hàng hóa và thuế GTGT cần dựa trên giá trị ghi trong hợp đồng và hóa đơn GTGT. Doanh nghiệp phải ghi nhận toàn bộ giá trị hàng hóa vào sổ sách kế toán khi nhận hàng, không phân chia theo từng đợt trả góp.
– Khoản phải trả cho bên bán hàng được phân loại vào các tài khoản nợ phải trả, như “Nợ phải trả dài hạn” hoặc “Nợ phải trả ngắn hạn” tùy thuộc vào thời gian thanh toán. Điều này giúp theo dõi và quản lý các khoản nợ dễ dàng hơn.
– Nếu hợp đồng trả góp bao gồm phần lãi vay, doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí lãi vay vào tài khoản chi phí tài chính. Chi phí này phải được phân bổ theo kỳ hạn trả góp.
– Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống theo dõi các kỳ hạn trả góp và đảm bảo thanh toán đúng hạn. Việc thanh toán cần phải được ghi nhận vào tài khoản ngân hàng và cập nhật vào sổ sách kế toán.
– Cần có các biện pháp kiểm soát rủi ro để đảm bảo việc trả góp được thực hiện đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ thanh toán và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời.
6. Một số câu hỏi liên quan
Lãi suất trả chậm có được ghi nhận vào chi phí tài chính của doanh nghiệp không?
Có, lãi suất trả chậm được ghi nhận vào chi phí tài chính (TK 635) vì đây là chi phí phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo hình thức trả chậm, phản ánh chi phí sử dụng vốn trong thời gian chưa thanh toán.
Doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT đối với các khoản mua hàng trả góp không?
Được, doanh nghiệp vẫn có thể khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng đủ các điều kiện khấu trừ, bao gồm việc có hóa đơn hợp lệ và thanh toán qua tài khoản ngân hàng theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Khi mua hàng trả chậm, doanh nghiệp cần lưu ý gì về việc hạch toán?
Doanh nghiệp phải ghi nhận đúng giá trị hàng hóa nhập kho, thuế GTGT được khấu trừ, và lãi suất trả chậm vào chi phí tài chính. Đồng thời, cần theo dõi và quản lý khoản phải trả để đảm bảo thanh toán đúng hạn.
Trên đây là một số thông tin về cách hạch toán mua hàng trả góp, trả chậm. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
