Kế toán mua hàng và công nợ phải trả là hai lĩnh vực kế toán quan trọng, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai lĩnh vực này sẽ giúp kế toán viên thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Vậy phân biệt kế toán mua hàng và công nợ phải trả như thế nào ? Bài viết này của ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn
1. Kế toán mua hàng là gì ?
Kế toán mua hàng là một bộ phận trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ mua hàng, nhằm đảm bảo cho quá trình mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và hiệu quả.
Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng có nhiệm vụ thực hiện các công việc sau:
- Lập kế hoạch mua hàng
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
- Làm thủ tục mua hàng
- Theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng
- Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng
- Lập báo cáo mua hàng
Lập kế hoạch mua hàng
- Kế toán mua hàng cần lập kế hoạch mua hàng cho từng kỳ kế toán, nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kế hoạch mua hàng cần được lập dựa trên các yếu tố sau:
- Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp
- Tình hình cung ứng nguyên vật liệu, hàng hóa của thị trường
- Ngân sách mua hàng của doanh nghiệp
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Kế toán mua hàng cần tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có khả năng cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa chất lượng với giá cả hợp lý. Khi lựa chọn nhà cung cấp, kế toán mua hàng cần căn cứ vào các yếu tố sau:
- Uy tín của nhà cung cấp
- Chất lượng nguyên vật liệu, hàng hóa của nhà cung cấp
- Giá cả nguyên vật liệu, hàng hóa của nhà cung cấp
- Điều kiện thanh toán của nhà cung cấp
- Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
Làm thủ tục mua hàng
Kế toán mua hàng cần làm thủ tục mua hàng theo quy định của doanh nghiệp, bao gồm các công việc sau:
- Lập phiếu đề nghị mua hàng
- Lập hợp đồng mua bán
- Lập phiếu nhập kho
- Lập hóa đơn mua hàng
- Thanh toán tiền hàng
Theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng
Kế toán mua hàng cần theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng, nhằm đảm bảo cho quá trình mua hàng được thực hiện một cách chặt chẽ, đúng quy định. Kế toán mua hàng cần lưu ý các vấn đề sau:
- Sự phù hợp giữa kế hoạch mua hàng và thực tế mua hàng
- Chất lượng của nguyên vật liệu, hàng hóa mua về
- Giá cả của nguyên vật liệu, hàng hóa mua về
- Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng
Kế toán mua hàng cần hạch toán các nghiệp vụ mua hàng theo đúng quy định của kế toán, nhằm đảm bảo cho các thông tin về mua hàng được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định.
Lập báo cáo mua hàng
Kế toán mua hàng cần lập báo cáo mua hàng định kỳ, nhằm cung cấp thông tin về mua hàng cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Báo cáo mua hàng cần bao gồm các nội dung sau:
- Tổng hợp về số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa mua về
- Tổng hợp về nhà cung cấp
- Tổng hợp về chi phí mua hàng
- Kỹ năng cần thiết của kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng cần có các kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng phân tích
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng tin học văn phòng
2. Công nợ phải trả là gì ?
Công nợ phải trả là khoản tiền mà một cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm phải thanh toán cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà trước đó cá nhân, tổ chức này đã nhận nhưng chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ.
Công nợ phải trả được phân loại thành các loại sau:
- Công nợ thương mại: Là khoản tiền phải trả cho các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Công nợ thuế: Là khoản tiền phải nộp cho Nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Công nợ khác: Là khoản tiền phải trả cho các đối tượng khác, như: công nợ với người lao động, công nợ với các đối tác, công nợ với ngân hàng,…
- Công nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần quản lý công nợ phải trả một cách hiệu quả để đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh phát sinh các chi phí phát sinh không đáng có.
Một số biện pháp quản lý công nợ phải trả hiệu quả bao gồm:
- Xây dựng quy trình quản lý công nợ khoa học, chặt chẽ
- Kiểm soát chặt chẽ quá trình mua hàng, thanh toán
- Thiết lập hệ thống thông tin quản lý công nợ hiệu quả
- Làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp
3. So sánh giữa kế toán mua hàng và công nợ phải trả
3.1. Điểm giống nhau của kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả là hai lĩnh vực kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Điểm giống nhau của kế toán mua hàng và công nợ phải trả bao gồm:
- Đều liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp: Kế toán mua hàng là quá trình ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng vào sổ sách kế toán, trong khi công nợ phải trả là khoản nợ của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp do mua hàng hóa, dịch vụ.
- Cùng sử dụng các chứng từ kế toán: Các chứng từ kế toán thường được sử dụng trong kế toán mua hàng cũng được sử dụng trong công nợ phải trả, như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi,…
- Cùng liên quan đến tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán thường được sử dụng trong kế toán mua hàng cũng được sử dụng trong công nợ phải trả, như tài khoản 153 – Hàng mua, tài khoản 331 – Phải trả người bán,…
Ngoài ra, kế toán mua hàng và công nợ phải trả cũng có một số điểm khác biệt, bao gồm:
- Kế toán mua hàng tập trung vào việc ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng, trong khi công nợ phải trả tập trung vào việc theo dõi và quản lý các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp.
- Kế toán mua hàng thường được thực hiện bởi bộ phận mua hàng, trong khi công nợ phải trả thường được thực hiện bởi bộ phận kế toán.
3.2. Điểm khác nhau của kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả là hai phần quan trọng trong kế toán tài chính của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai lĩnh vực này có một số điểm khác biệt cơ bản như sau:
Mục tiêu
Kế toán mua hàng tập trung vào việc ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng, bao gồm:
- Nhận hóa đơn mua hàng
- Lập chứng từ kế toán
- Ghi nhận nghiệp vụ mua hàng vào sổ sách kế toán
Công nợ phải trả tập trung vào việc theo dõi và quản lý các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, bao gồm:
- Theo dõi số dư công nợ phải trả
- Lập kế hoạch thanh toán
- Theo dõi lịch sử thanh toán
- Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp
Chứng từ kế toán
Kế toán mua hàng sử dụng các chứng từ kế toán như:
- Hóa đơn mua hàng
- Phiếu nhập kho
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Giấy đề nghị thanh toán
Công nợ phải trả sử dụng các chứng từ kế toán như:
- Bảng tổng hợp công nợ phải trả
- Bảng kê công nợ phải trả
- Lịch thanh toán
Kế hoạch tài chính
Kế toán mua hàng không có vai trò trực tiếp trong việc lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
Công nợ phải trả có vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.
Báo cáo tài chính
Kế toán mua hàng có tác động trực tiếp đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo kết quả kinh doanh.
Công nợ phải trả có tác động gián tiếp đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo cân đối kế toán.
Trên đây là một số thông tin về Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
