Các câu hỏi phỏng vấn kế toán kho phổ biến nhất

Trong quá trình phỏng vấn cho vị trí kế toán kho, nhà tuyển dụng thường đưa ra những câu hỏi giúp đánh giá khả năng ứng viên trong việc quản lý kho hàng và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan. Câu hỏi phỏng vấn kế toán kho có thể xoay quanh nhiều kỹ năng và kiến thức chuyên môn. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC chia sẻ một số câu hỏi phổ biến giúp bạn chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn.

1. Tìm hiểu về kế toán kho

1.1. Kế toán kho là gì?

Kế toán kho là một bộ phận trong bộ phận kế toán của doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý, theo dõi hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ,… trong kho. Kế toán kho chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

• Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ khi nhập kho.
• Cập nhật số lượng, giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ trong kho.
• Lập phiếu xuất kho, nhập kho.
• Lập báo cáo tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý kho.
• Kế toán kho có vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ trong doanh nghiệp. Kế toán kho giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tồn kho, đảm bảo hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ được sử dụng hiệu quả, tránh thất thoát.

Để trở thành một kế toán kho giỏi, cần có những kỹ năng sau:

• Kiến thức chuyên môn về kế toán, tài chính.
• Khả năng tính toán nhanh chóng, chính xác.
• Khả năng lập báo cáo rõ ràng, dễ hiểu.
• Khả năng làm việc độc lập, cẩn thận, tỉ mỉ.
• Khả năng giao tiếp tốt.

1.2. Vai trò của kế toán kho 

Kế toán kho là vị trí kế toán thực hiện theo dõi, kiểm tra hoạt động xuất nhập hàng hóa, kiểm soát số lượng hàng tồn kho, quản lý các loại chứng từ, đảm bảo số lượng cũng như chất lượng sản phẩm, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa. Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành một doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Quản lý hàng hóa, vật tư: Kế toán kho có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra số lượng hàng hóa, vật tư nhập, xuất, tồn kho. Từ đó, đảm bảo số lượng hàng hóa, vật tư trong kho luôn đúng với thực tế.
• Kiểm soát chất lượng hàng hóa: Kế toán kho có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa, vật tư khi nhập kho. Từ đó, đảm bảo chất lượng hàng hóa, vật tư luôn đạt yêu cầu.
• Hạn chế thất thoát hàng hóa: Kế toán kho có trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ hoạt động xuất, nhập kho. Từ đó, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa.
• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí: Kế toán kho có thể đề xuất các phương án quản lý kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Kế toán kho có trách nhiệm tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán, thuế, hải quan trong hoạt động xuất, nhập kho.

Để đảm bảo thực hiện tốt vai trò của mình, kế toán kho cần có những kỹ năng và kiến thức cần thiết như:

• Kiến thức chuyên môn về kế toán, thuế, hải quan: Kế toán kho cần có kiến thức chuyên môn về kế toán, thuế, hải quan để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
• Kỹ năng tin học văn phòng: Kế toán kho cần có kỹ năng tin học văn phòng thành thạo để sử dụng các phần mềm kế toán, quản lý kho.
• Kỹ năng giao tiếp: Kế toán kho cần có kỹ năng giao tiếp tốt để phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
• Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm: Kế toán kho cần có kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

1.3. Kỹ năng của kế toán kho 

Kế toán kho là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa, vật tư trong kho. Để trở thành một kế toán kho giỏi, cần có những kỹ năng sau:

• Kỹ năng chuyên môn: Kế toán kho cần có kiến thức chuyên môn về kế toán, quản lý kho, hàng hóa, vật tư. Kiến thức này giúp kế toán kho thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách chính xác, hiệu quả.

• Kỹ năng nghiệp vụ: Kế toán kho cần có kỹ năng nghiệp vụ về nhập, xuất, tồn kho, báo cáo kho,… Kỹ năng này giúp kế toán kho thực hiện các công việc của mình một cách thuần thục, nhanh chóng.

• Kỹ năng quản lý: Kế toán kho cần có kỹ năng quản lý kho, hàng hóa, vật tư. Kỹ năng này giúp kế toán kho đảm bảo an toàn, bảo quản tốt hàng hóa, vật tư trong kho.

• Kỹ năng giao tiếp: Kế toán kho cần có kỹ năng giao tiếp tốt với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, với khách hàng, nhà cung cấp. Kỹ năng này giúp kế toán kho phối hợp tốt với các bộ phận khác, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý kho.

• Kỹ năng tin học: Kế toán kho cần có kỹ năng tin học văn phòng, sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán, quản lý kho. Kỹ năng này giúp kế toán kho thực hiện các công việc của mình một cách nhanh chóng, hiệu quả.

• Kỹ năng làm việc nhóm: Kế toán kho cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt, phối hợp tốt với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Kỹ năng này giúp kế toán kho hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.

Ngoài ra, kế toán kho cũng cần có những kỹ năng mềm khác như:

• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Kế toán kho cần có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý kho.

• Kỹ năng chịu áp lực: Kế toán kho thường phải làm việc trong môi trường áp lực cao, do đó cần có kỹ năng chịu áp lực tốt.

• Kỹ năng học hỏi: Kế toán kho cần có kỹ năng học hỏi tốt để cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn.

1.4. Nhiệm vụ của kế toán kho

Kế toán kho là vị trí kế toán thực hiện theo dõi, kiểm tra hoạt động xuất nhập hàng hóa, kiểm soát số lượng hàng tồn kho, quản lý các loại chứng từ, đảm bảo số lượng cũng như chất lượng sản phẩm, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa.

Nhiệm vụ của kế toán kho bao gồm:

• Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa nhập kho: Kế toán kho có nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa nhập kho theo đúng quy trình, thủ tục quy định. Việc kiểm tra hàng hóa nhập kho bao gồm kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả,…

• Xuất kho hàng hóa: Kế toán kho có nhiệm vụ xuất kho hàng hóa theo đúng yêu cầu của khách hàng hoặc đơn vị sản xuất. Việc xuất kho hàng hóa bao gồm lập phiếu xuất kho, kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại,…

• Quản lý hàng tồn kho: Kế toán kho có nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho theo đúng quy định của pháp luật. Việc quản lý hàng tồn kho bao gồm:
  • Theo dõi số lượng, chủng loại, giá cả,… của hàng tồn kho.
  • Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ.
  • Ghi chép, lưu trữ các thông tin về hàng tồn kho.
• Lập báo cáo hàng tồn kho: Kế toán kho có nhiệm vụ lập báo cáo hàng tồn kho theo đúng quy định của pháp luật. Báo cáo hàng tồn kho là báo cáo tổng hợp về số lượng, chủng loại, giá cả,… của hàng tồn kho tại một thời điểm nhất định.

• Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, kế toán kho còn có thể thực hiện các nhiệm vụ khác như:
  • Lập kế hoạch nhập kho, xuất kho.
  • Đề xuất phương án bố trí, sắp xếp hàng hóa trong kho.
  • Quản lý các loại chứng từ liên quan đến kho.
  • Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để thực 

2. Phân biệt kế toán kho và thủ kho

2.1. Khái niệm và vai trò

Kế toán kho là người phụ trách ghi nhận và quản lý các số liệu liên quan đến hoạt động nhập, xuất và tồn kho. Họ đảm bảo rằng các giao dịch liên quan đến hàng hóa được hạch toán đúng quy định, số liệu trên sổ sách phải phản ánh chính xác tình trạng hàng hóa thực tế trong kho.

Thủ kho là người trực tiếp quản lý hàng hóa tại kho, từ việc tiếp nhận hàng khi nhập, theo dõi trong quá trình bảo quản đến việc xuất hàng theo đúng yêu cầu. Thủ kho chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và duy trì trật tự, ngăn nắp trong kho.

2.2. Nội dung công việc

Kế toán kho làm việc chủ yếu với chứng từ và phần mềm kế toán. Họ xử lý phiếu nhập – xuất, ghi sổ kế toán, tính giá xuất kho theo phương pháp phù hợp (nhập trước – xuất trước, bình quân gia quyền…), lập báo cáo tồn kho định kỳ và kiểm tra chênh lệch nếu có.

Trong khi đó, công việc của thủ kho gắn liền với thực tế hàng hóa. Thủ kho thực hiện việc nhận hàng, kiểm đếm, sắp xếp vào vị trí lưu trữ, xuất hàng theo yêu cầu sản xuất hoặc đơn hàng, theo dõi hạn sử dụng, tránh hư hỏng, thất thoát.

2.3. Công cụ và phương tiện làm việc

Kế toán kho sử dụng phần mềm kế toán, bảng tính Excel và các loại chứng từ kế toán để ghi chép, tổng hợp và báo cáo. Công việc đòi hỏi sự chính xác cao và kiến thức kế toán chuyên môn.

Thủ kho sử dụng các loại phiếu, sổ kho, thẻ kho hoặc hệ thống quản lý kho nội bộ để ghi nhận lượng hàng thực tế. Họ cũng sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe nâng, pallet, máy quét mã vạch (nếu có) trong quá trình sắp xếp và di chuyển hàng hóa.

2.4. Tổ chức và báo cáo

Kế toán kho thường trực thuộc phòng kế toán và báo cáo cho kế toán trưởng. Họ phối hợp với các bộ phận mua hàng, bán hàng và sản xuất để nắm bắt thông tin giao dịch liên quan đến hàng tồn kho.

Thủ kho thường thuộc bộ phận kho, sản xuất hoặc vật tư và báo cáo trực tiếp cho quản lý kho hoặc trưởng bộ phận sản xuất. Họ là người tiếp xúc thực tế với hàng hóa mỗi ngày và giữ vai trò bảo quản tài sản vật chất.

2.5. Mối quan hệ và phối hợp

Giữa kế toán kho và thủ kho cần có sự phối hợp thường xuyên và chặt chẽ. Khi phát sinh nhập hoặc xuất kho, thủ kho là người thực hiện thao tác thực tế, còn kế toán kho sẽ là người ghi nhận vào hệ thống sổ sách. Hai bên phải đối chiếu thường xuyên để phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch về số lượng hoặc giá trị hàng hóa.

2.6. Mục tiêu chung

Mặc dù đảm nhiệm các công việc khác nhau, cả hai vị trí đều hướng đến mục tiêu chung là quản lý kho hàng một cách chính xác, hiệu quả và minh bạch, đảm bảo an toàn tài sản cho doanh nghiệp và hỗ trợ hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy.

3. Các câu hỏi phỏng vấn kế toán kho phổ biến nhất 

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn kế toán kho phổ biến mà nhà tuyển dụng thường sử dụng để đánh giá ứng viên về kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ và khả năng xử lý tình huống:

3.1. Các câu hỏi phỏng vấn kế toán kho về chuyên môn

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn kế toán kho phổ biến nhất:

• Giới thiệu bản thân?
• Bạn có kinh nghiệm làm kế toán kho không?
• Bạn hiểu vai trò và trách nhiệm của kế toán kho như thế nào?
• Bạn có thể kể một kinh nghiệm xử lý tình huống trong kho hàng?
• Bạn có kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán nào?
• Bạn có kỹ năng giao tiếp, đàm phán như thế nào?
• Bạn có phẩm chất gì phù hợp với vị trí kế toán kho?
• Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không?

3.2. Các câu hỏi phỏng vấn kế toán kho về kinh nghiệm và kỹ năng

Các câu hỏi về kinh nghiệm và kỹ năng là những câu hỏi quan trọng nhất trong buổi phỏng vấn kế toán kho. Nhà tuyển dụng sẽ muốn biết bạn có đủ kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để đảm nhận vị trí này.

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn kế toán kho về kinh nghiệm và kỹ năng:

• Bạn có kinh nghiệm làm kế toán kho trong bao lâu?
• Bạn đã từng làm việc tại công ty nào?
• Bạn đã từng sử dụng phần mềm kế toán nào?
• Bạn có kỹ năng sử dụng máy tính tốt không?
• Bạn có kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt không?

3.3. Các câu hỏi phỏng vấn kế toán kho về tình huống thực tế

Các câu hỏi về tình huống thực tế sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng xử lý vấn đề của bạn. Các câu hỏi này thường mô tả một tình huống cụ thể và yêu cầu bạn đưa ra giải pháp.

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn kế toán kho về tình huống thực tế:

• Nếu bạn phát hiện ra hàng hóa trong kho bị thất thoát, bạn sẽ làm gì?
• Nếu bạn nhận được một đơn hàng lớn nhưng kho hàng không đủ hàng để đáp ứng, bạn sẽ làm gì?
• Nếu bạn nhận được một đơn hàng sai sót, bạn sẽ làm gì?

3.4. Các câu hỏi phỏng vấn kế toán kho về phẩm chất

Ngoài kinh nghiệm và kỹ năng, nhà tuyển dụng cũng quan tâm đến phẩm chất của bạn. Các câu hỏi về phẩm chất sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá xem bạn có phù hợp với văn hóa và môi trường làm việc của công ty hay không.

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn kế toán kho về phẩm chất:

• Bạn là người như thế nào?
• Bạn có điểm mạnh và điểm yếu gì?
• Bạn có thể làm việc dưới áp lực như thế nào?
• Bạn có thể làm việc nhóm tốt không?

3.5. Câu hỏi kết thúc

Ở cuối buổi phỏng vấn, bạn có thể hỏi nhà tuyển dụng một số câu hỏi để thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí này.

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn kế toán kho bạn có thể hỏi nhà tuyển dụng:

• Công ty có những chính sách gì đối với nhân viên kế toán kho?
• Kế hoạch đào tạo và phát triển của công ty như thế nào?
• Thời gian thử việc của vị trí này là bao lâu?

4. Chuẩn bị trước khi phỏng vấn kế toán kho

Để buổi phỏng vấn kế toán kho diễn ra suôn sẻ và gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng cả về kiến thức chuyên môn, kỹ năng và phong cách trình bày. Dưới đây là các bước chuẩn bị quan trọng:

4.1. Ôn lại kiến thức chuyên môn

• Quy trình kế toán kho: Ghi nhận xuất – nhập – tồn kho, kiểm kê kho, xử lý chênh lệch, định giá hàng tồn kho.

• Hạch toán các nghiệp vụ liên quan: Tài khoản 152, 156, 621, 632… cách sử dụng đúng và chính xác.

• Chứng từ kế toán: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê, biên bản xử lý hàng hỏng/mất.

• Phương pháp quản lý kho: FIFO, LIFO, bình quân gia quyền; ưu nhược điểm của từng phương pháp.

• Kiến thức về kiểm kê: Cách lập biên bản kiểm kê, xử lý chênh lệch, phân biệt kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất.

4.2. Thực hành sử dụng phần mềm

• Làm quen với các phần mềm kế toán thông dụng: MISA, Fast, Bravo, ERP…

• Nắm quy trình nhập liệu, in chứng từ, theo dõi xuất – nhập – tồn kho trên phần mềm.

• Chuẩn bị ví dụ cụ thể về việc bạn từng sử dụng phần mềm để giải quyết vấn đề tồn kho.

4.3. Chuẩn bị kỹ năng mềm

• Giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn: Trình bày mạch lạc quá trình làm việc, kinh nghiệm và thành tựu.

• Khả năng làm việc nhóm: Nhấn mạnh việc phối hợp với thủ kho, kế toán tổng hợp, bộ phận mua hàng/bán hàng.

• Giải quyết vấn đề: Chuẩn bị tình huống thực tế bạn từng gặp (ví dụ: sai lệch tồn kho, hàng hóa mất mát) và cách xử lý.

4.4. Chuẩn bị hồ sơ và trang phục

• In sẵn CV, bằng cấp, chứng chỉ, bảng mô tả công việc cũ (nếu có).

• Ăn mặc gọn gàng, lịch sự, phù hợp với môi trường văn phòng.

4.5. Tìm hiểu công ty

• Biết rõ lĩnh vực hoạt động, quy mô, sản phẩm của công ty.

• Chuẩn bị một vài câu hỏi ngắn để thể hiện sự quan tâm tới vị trí ứng tuyển (VD: phần mềm đang sử dụng, quy mô kho…).

5. Các câu hỏi thường gặp

Kế toán kho có thể làm việc từ xa không?

Việc làm từ xa đối với kế toán kho phụ thuộc vào tính chất công việc và hệ thống phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán hiện đại, việc làm từ xa là khả thi.

Kế toán kho cần kiến thức gì ngoài kế toán cơ bản?

Kế toán kho cần kiến thức vững về quản lý tồn kho, kiểm kê, quản lý tài sản, và sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề cũng rất quan trọng.

Trên đây là một số thông tin về các câu hỏi phỏng vấn kế toán kho phổ biến nhất. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.