Chứng từ kế toán là cơ sở quan trọng trong việc ghi nhận các giao dịch tài chính. Có những yếu tố bắt buộc không thể thiếu trong mỗi chứng từ kế toán, sự tuân thủ và tính chính xác của những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống kế toán hoạt động. Dưới đây ACC sẽ giới thiệu cho bạn về 8 yếu tố bắt buộc của chứng từ kế toán cần có.
Yếu tố bắt buộc của chứng từ kế toán
1. Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là các tài liệu, giấy tờ hợp pháp được sử dụng để ghi nhận, chứng minh và quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Chứng từ kế toán bao gồm các loại giấy tờ như hóa đơn, biên lai, phiếu chi, phiếu thu, hợp đồng, và các tài liệu khác liên quan đến giao dịch tài chính.
2. 8 yếu tố bắt buộc của chứng từ kế toán cần có
– Có 8 yếu tố bắt buộc trong một chứng từ kế toán được kể đến là:
+ Tên gọi
Tên gọi của chứng từ thể hiện nội dung tổng quát của nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính phát sinh.
Ví dụ, “Phiếu xuất kho” biểu thị việc chứng minh một giao dịch nhập kho hàng hóa hay nguyên vật liệu đã được thực hiện.
+ Số hiệu của chứng từ
Số hiệu chứng từ là số thứ tự dùng để nhận diện và phân loại chứng từ. Việc thiết kế số hiệu cần tuân theo quy định cụ thể của từng ngành, lĩnh vực và loại nghiệp vụ để đảm bảo tính chính xác và quản lý hiệu quả.
+ Ngày tháng năm lập chứng từ
Đây là yếu tố xác định thời gian và thứ tự của nghiệp vụ tài chính. Thông tin về ngày lập chứng từ rất quan trọng cho việc quản lý, kiểm tra và thanh tra tài chính, đồng thời có giá trị trong việc giải quyết tranh chấp pháp lý.
+ Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
Thông tin này xác định các bên liên quan lập chứng từ kế toán, có thể là doanh nghiệp, cơ quan hay cá nhân. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trách nhiệm và phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu khi có tranh chấp.
+ Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
Đây là thông tin về các bên nhận chứng từ kế toán. Tương tự như trên, nó giúp xác định trách nhiệm và hỗ trợ trong việc xác minh, đối chiếu các nghiệp vụ tài chính liên quan.
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
Nội dung này mô tả chi tiết về nghiệp vụ tài chính phát sinh, giải thích ý nghĩa và mục đích của giao dịch. Nội dung cần được diễn đạt rõ ràng, ngắn gọn và sử dụng thuật ngữ dễ hiểu.
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ
Các thông tin về số lượng, đơn giá và tổng số tiền cần được ghi rõ, cả bằng số và chữ. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các giao dịch tài chính.
+ Chữ ký và họ tên của người lập, người duyệt và các bên liên quan
Chữ ký và họ tên của các cá nhân liên quan chứng minh tính hợp lý và hợp pháp của nghiệp vụ tài chính. Ít nhất hai chữ ký cần có trên chứng từ, bao gồm người lập và người duyệt.
3. Nhóm yếu tố bổ sung của chứng từ kế toán
Ngoài các yếu tố chính của chứng từ kế toán mà tôi đã liệt kê ở trên, có một số yếu tố bổ sung có thể xuất hiện trong một chứng từ kế toán tùy thuộc vào tình huống cụ thể và yêu cầu của tổ chức hoặc công ty. Các yếu tố bổ sung này bao gồm:
- Phòng ban hoặc đơn vị liên quan: Thông tin về phòng ban hoặc đơn vị nào đã tạo hoặc chịu trách nhiệm về chứng từ. Điều này có thể giúp xác định nguồn gốc và trách nhiệm của giao dịch.
- Người duyệt: Tên của người đã kiểm tra và duyệt chứng từ trước khi nó được xác nhận và ghi vào hệ thống kế toán.
- Thành phần thuế: Thông tin về các khoản thuế được áp dụng trong giao dịch, bao gồm mã số thuế và số tiền thuế.
- Kèm theo: Danh sách hoặc mô tả chi tiết về tài liệu hoặc giấy tờ mà chứng từ đi kèm với, như tài liệu hỗ trợ, bằng chứng, hoặc thông tin bổ sung.
- Ghi chú: Nơi để thêm thông tin bổ sung hoặc giải thích liên quan đến giao dịch hoặc chứng từ.
- Loại giao dịch: Đây có thể là thông tin về loại giao dịch như mua bán hàng hóa, thanh toán lương, hoặc các loại giao dịch khác.
Những yếu tố bổ sung này giúp cung cấp thông tin phụ hơn và tạo sự minh bạch, giúp cho quá trình kế toán và kiểm toán trở nên dễ dàng hơn và đáng tin cậy hơn.
4. Một số lưu ý khi lập chứng từ kế toán là gì?
Khi lập chứng từ kế toán, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và hợp lý của chứng từ. Dưới đây là các lưu ý chính:
- Các thông tin cần được ghi rõ ràng và đầy đủ, bao gồm ngày lập chứng từ, tên gọi, số hiệu chứng từ, nội dung nghiệp vụ, số tiền, và các thông tin liên quan khác.
- Tuân thủ các quy định về hình thức và quy cách lập chứng từ theo các chuẩn mực kế toán và pháp luật hiện hành.
- Ghi chép nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính một cách rõ ràng, không viết tắt, sửa chữa hoặc tẩy xóa. Sử dụng thuật ngữ chính xác và dễ hiểu.
- Lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định về thời gian và hình thức lưu trữ. Đối với chứng từ giấy, cần bảo quản ở nơi khô ráo và an toàn. Đối với chứng từ điện tử, cần đảm bảo sao lưu định kỳ và bảo mật thông tin.
Bài viết trên của ACC đã cung cấp cho các bạn thông tin về 8 yếu tố bắt buộc của chứng từ kế toán cần có nhằm giúp cho các bạn có được cái nhìn toàn diện về yêu cầu cơ bản khi lập chứng từ kế toán. Để duy trì sự minh bạch trong hoạt động kế toán, các doanh nghiệp cần chú trọng đến việc quản lý chứng từ theo đúng quy định. Hãy chọn ACC, chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
