Chứng từ kế toán là những tài liệu quan trọng trong quá trình ghi nhận và kiểm soát tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Chúng thể hiện sự minh bạch và chính xác của các giao dịch tài chính, từ hóa đơn mua hàng, biên lai thu tiền, cho đến báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, kiểm toán và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán, góp phần xây dựng nền tảng vững chắc cho quản lý tài chính hiệu quả. Bài viết dưới đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cho bạn các ví dụ về chứng từ kế toán.
1. Khái niệm chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán, theo quy định pháp luật, là những tài liệu, giấy tờ, hồ sơ, và thông tin liên quan đến các giao dịch tài chính của tổ chức, doanh nghiệp, hoặc cá nhân. Chúng phải được lập, bảo quản, và sử dụng theo các quy định kế toán, thuế, và tài chính có liên quan. Chứng từ kế toán bao gồm hóa đơn, biên lai, hợp đồng, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, bảng kê, và mọi tài liệu chứng minh việc thực hiện và ghi nhận các giao dịch kinh tế một cách chính xác và minh bạch. Chúng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính, kiểm toán, và tuân thủ quy định của các cơ quan quản lý tài chính và thuế.
2. Các loại chứng từ kế toán
Có nhiều loại chứng từ kế toán phụ thuộc vào loại hình giao dịch và quy trình kế toán của một tổ chức hoặc doanh nghiệp cụ thể. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán phổ biến:
1. Hóa đơn (Invoice): Chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thông tin về số lượng, giá trị, thuế, và các điều khoản giao dịch.
2. Biên lai (Receipt): Chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Biên lai thường ghi rõ số tiền, ngày thu, và thông tin người thanh toán.
3. Phiếu thu (Payment Voucher): Chứng từ ghi nhận việc thanh toán tiền cho nhà cung cấp hoặc các khoản phí khác. Nó thường bao gồm thông tin về số tiền, ngày thanh toán, và người nhận tiền.
4. Sổ sách kế toán (Accounting Ledger): Chứng từ ghi nhận việc ghi sổ các giao dịch kế toán, bao gồm các tài khoản, số dư, và diễn giải.
5. Báo cáo tài chính (Financial Statements): Chứng từ tổng hợp thông tin tài chính của tổ chức hoặc doanh nghiệp, bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo cân đối kế toán, và báo cáo lươn tức.
6. Phiếu xuất kho (Inventory Record): Chứng từ ghi nhận việc xuất nhập hàng hóa hoặc quản lý tồn kho.
7. Bảng kê (Journal Entry): Chứng từ ghi chép thông tin chi tiết về các giao dịch kế toán, bao gồm tài khoản, số tiền, và ngày giao dịch.
8. Hợp đồng (Contract): Chứng từ ghi nhận các thỏa thuận kinh doanh, cam kết, và điều khoản của các bên liên quan.
9. Chứng từ thuế (Tax Documents): Bao gồm các chứng từ như báo cáo thuế, biên bản kiểm tra thuế, và các văn bản liên quan đến các vấn đề thuế.
10. Phiếu nhập (Purchase Order): Chứng từ xác nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp.
Mỗi loại chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình ghi nhận, kiểm soát, và báo cáo tài chính của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
2.1. Chứng từ liên quan đến tiền mặt
Chứng từ liên quan đến tiền mặt là những tài liệu và giấy tờ ghi nhận các giao dịch tài chính liên quan đến tiền mặt trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán thường gặp liên quan đến tiền mặt:
1. Biên lai thu (Cash Receipt): Chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Nó bao gồm thông tin về số tiền thu, ngày thu, và người gửi tiền.
2. Biên lai chi (Cash Disbursement): Chứng từ ghi nhận việc chi tiền mặt cho các khoản thanh toán hoặc mua sắm. Nó thường bao gồm thông tin về số tiền chi, ngày chi, và người nhận tiền.
3. Báo cáo tiền mặt (Cash Report): Chứng từ tổng hợp thông tin về tiền mặt và tương đương tiền mặt trong quá trình kế toán, bao gồm số dư ban đầu, giao dịch thu và chi, và số dư cuối kỳ.
4. Phiếu thu và phiếu chi (Cash Voucher): Là các chứng từ ghi nhận chi tiền mặt hoặc thu tiền mặt, với thông tin chi tiết về mục đích của giao dịch và người thực hiện.
5. Sổ quỹ tiền mặt (Petty Cash Ledger): Chứng từ ghi nhận việc quản lý tiền mặt nhỏ lẻ (quỹ nhỏ) và các khoản chi tiền mặt trong quỹ.
6. Phiếu kiểm tra (Check): Chứng từ ghi nhận việc thanh toán bằng séc, bao gồm thông tin về số séc, người thụ hưởng, và số tiền.
7. Báo cáo tiền mặt hàng ngày (Daily Cash Report): Chứng từ tổng hợp thông tin về các giao dịch tiền mặt trong một ngày cụ thể, bao gồm thu, chi, và số dư cụ thể của quỹ tiền mặt.
8. Phiếu thu tiền mặt tạm thời (Cash on Account): Chứng từ ghi nhận việc nhận tiền mặt từ một giao dịch như trả trước hoặc tạm ứng, mà số tiền này sẽ được cân đối trong tương lai.
Các chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và theo dõi tình hình tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, đặc biệt trong việc xác định số dư tiền mặt, kiểm tra tuân thủ quy định, và báo cáo tài chính.
2.2 Chứng từ liên quan đến Ngân hàng
Chứng từ liên quan đến ngân hàng là những tài liệu và giấy tờ ghi nhận các giao dịch tài chính liên quan đến các tài khoản ngân hàng của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán thường gặp liên quan đến ngân hàng:
1. Phiếu gửi tiền (Deposit Slip): Chứng từ ghi nhận việc gửi tiền mặt hoặc séc vào tài khoản ngân hàng. Nó thường bao gồm thông tin về số tiền gửi, ngày gửi, và số tài khoản.
2. Sổ trích dẫn ngân hàng (Bank Reconciliation Statement): Chứng từ tổng hợp và so sánh thông tin giữa sổ cái ngân hàng và tài khoản ngân hàng trong sổ sách kế toán của tổ chức. Điều này giúp phát hiện và điều chỉnh sự không khớp giữa hai nguồn thông tin.
3. Sổ cái ngân hàng (Bank Statement): Chứng từ được cung cấp bởi ngân hàng, ghi nhận các giao dịch tài chính trong tài khoản ngân hàng, bao gồm thu, chi, phí dịch vụ, và số dư cuối kỳ.
4. Sép trả hối phiếu (Cheque Return Memo): Chứng từ thông báo việc trả trước hối phiếu không được chấp nhận hoặc xử lý bởi ngân hàng. Nó bao gồm lý do trả và số tiền bị ảnh hưởng.
5. Bản sao hối phiếu (Cancelled Cheque): Chứng từ ghi nhận việc hủy hối phiếu sau khi nó đã được sử dụng hoặc chấp nhận. Bản sao này thường được sử dụng để kiểm tra thông tin tài khoản.
6. Phiếu rút tiền (Withdrawal Slip): Chứng từ ghi nhận việc rút tiền mặt từ tài khoản ngân hàng. Nó bao gồm thông tin về số tiền rút, ngày rút, và số tài khoản.
7. Phiếu chuyển tiền (Transfer Slip): Chứng từ ghi nhận việc chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác trong cùng một ngân hàng hoặc qua các ngân hàng khác nhau.
8. Chứng từ thanh toán bằng thẻ (Card Payment Receipt): Chứng từ ghi nhận việc thanh toán hoặc rút tiền mặt từ tài khoản ngân hàng bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ.
Các chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và kiểm tra tình hình tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, đồng thời giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định về tài chính và ngân hàng.
2.3 Chứng từ liên quan đến Mua hàng/ Bán hàng
Chứng từ liên quan đến mua hàng và bán hàng là những tài liệu và giấy tờ ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ trong quá trình kinh doanh. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán thường gặp liên quan đến mua hàng và bán hàng:
Chứng từ liên quan đến Mua Hàng:
1. Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice): Chứng từ ghi nhận việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Hóa đơn này bao gồm thông tin về số lượng, giá trị, thuế, và điều khoản thanh toán.
2. Phiếu nhập kho (Goods Received Note – GRN): Chứng từ ghi nhận việc nhập hàng hóa vào kho sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nó thường ghi rõ số lượng, chất lượng, và điều kiện của hàng.
3. Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO): Chứng từ xác nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Đơn đặt hàng này chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá, và điều kiện giao hàng.
4. Phiếu kiểm tra hàng hóa (Goods Inspection Report): Chứng từ ghi nhận việc kiểm tra hàng hóa sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng và số lượng đúng.
5. Phiếu nhận hàng (Goods Receipt Note – GRN): Chứng từ ghi nhận việc nhận hàng hóa vào kho sau khi kiểm tra và xác nhận chất lượng của hàng hóa.
Chứng từ liên quan đến Bán Hàng:
1. Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice): Chứng từ ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng. Hóa đơn này chứa thông tin về số lượng, giá trị, thuế, và điều khoản thanh toán.
2. Phiếu giao hàng (Delivery Note): Chứng từ ghi nhận việc giao hàng cho khách hàng. Nó thường ghi rõ số lượng, sản phẩm, và điều kiện giao hàng.
3. Phiếu xuất kho (Sales Outward Note): Chứng từ ghi nhận việc xuất kho hàng hóa sau khi giao cho khách hàng.
4. Biên lai thu tiền (Sales Receipt): Chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ khách hàng sau khi bán hàng. Nó bao gồm thông tin về số tiền thu, ngày thu, và người thu tiền.
5. Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order): Chứng từ xác nhận yêu cầu của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ họ muốn mua.
Các chứng từ liên quan đến mua hàng và bán hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và kiểm tra giao dịch kinh doanh, đảm bảo rằng tất cả các thông tin về sản phẩm, giá cả, và thanh toán đều được ghi nhận một cách chính xác và minh bạch.
2.3. Chứng từ liên quan đến tiền lương
Chứng từ liên quan đến tiền lương là những tài liệu và giấy tờ ghi nhận các giao dịch liên quan đến việc trả lương cho nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán thường gặp liên quan đến tiền lương:
1. Phiếu lương (Payroll): Chứng từ ghi nhận toàn bộ quá trình tính và trả lương cho nhân viên. Nó bao gồm thông tin về mức lương, khoản trừ, các khoản phụ cấp, và tổng số tiền mà mỗi nhân viên được trả.
2. Hợp đồng lao động (Employment Contract): Chứng từ ghi nhận thỏa thuận hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên, bao gồm thông tin về lương, quyền lợi, và các điều khoản khác.
3. Phiếu đăng ký làm việc (Time Sheet): Chứng từ ghi nhận số giờ làm việc của mỗi nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể. Nó thường bao gồm thông tin về thời gian bắt đầu, kết thúc, và giờ làm thêm (nếu có).
4. Phiếu xác nhận nghỉ phép (Leave Request Form): Chứng từ ghi nhận yêu cầu nghỉ phép của nhân viên, bao gồm ngày nghỉ và lý do.
5. Chứng từ khấu trừ lương (Deductions Record): Chứng từ ghi nhận các khoản trừ lương như thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, và các khoản vay nguồn từ lương.
6. Phiếu tạm ứng (Advance Request Form): Chứng từ ghi nhận yêu cầu tạm ứng lương từ nhân viên.
7. Phiếu quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Income Tax Withholding Statement): Chứng từ ghi nhận các khoản trừ thuế thu nhập cá nhân từ lương của nhân viên, và nó được gửi đến cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế.
Các chứng từ liên quan đến tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các khoản trả lương và các yếu tố liên quan đến nhân viên. Chúng đảm bảo tính chính xác của việc tính lương, tuân thủ các quy định pháp luật, và cung cấp thông tin đầy đủ và minh bạch cho tất cả các bên liên quan.
2.4 Liên quan đến Chi phí, Doanh thu
Chứng từ liên quan đến chi phí và doanh thu là những tài liệu và giấy tờ ghi nhận các giao dịch liên quan đến việc thu thập doanh thu và chi tiêu trong quá trình hoạt động kinh doanh của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán thường gặp liên quan đến chi phí và doanh thu:
Chứng từ liên quan đến Chi Phí:
1. Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice): Chứng từ ghi nhận việc mua các mặt hàng hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, đóng vai trò là các chi phí hoặc nguồn cung cấp hàng hóa.
2. Biên lai chi (Cash Disbursement Receipt): Chứng từ ghi nhận việc chi tiền mặt hoặc thanh toán qua séc để trả các khoản chi phí, như tiền thuê, tiền điện, và tiền nước.
3. Phiếu nhận hàng (Goods Receipt Note – GRN): Chứng từ ghi nhận việc nhận hàng hóa hoặc dịch vụ sau khi kiểm tra và xác nhận chất lượng của hàng hóa, làm cơ sở cho việc thanh toán chi phí.
4. Phiếu đề nghị chi tiêu (Expense Requisition): Chứng từ ghi nhận yêu cầu chi tiêu từ một bộ phận hoặc nhân viên trong tổ chức, bao gồm mô tả chi tiêu và nguồn tài chính.
5. Phiếu xác nhận công việc hoàn thành (Job Completion Certificate): Chứng từ ghi nhận việc hoàn thành một dự án hoặc công việc, đóng vai trò là căn cứ để thanh toán cho dự án hoặc công việc này.
Chứng từ liên quan đến Doanh Thu:
1. Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice): Chứng từ ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng và là cơ sở để thu doanh thu.
2. Biên lai thu tiền (Cash Receipt): Chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ khách hàng sau khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
3. Bảng tổng kết doanh thu (Revenue Summary Report): Chứng từ tổng hợp thông tin về doanh thu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm thông tin về sản phẩm, dự án, hoặc dịch vụ.
4. Hợp đồng bán hàng (Sales Contract): Chứng từ ghi nhận thỏa thuận hợp đồng giữa tổ chức và khách hàng về việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm các điều khoản và giá trị của giao dịch.
5. Phiếu đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order): Chứng từ xác nhận yêu cầu của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ họ muốn mua.
Các chứng từ liên quan đến chi phí và doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh. Chúng giúp đảm bảo rằng thông tin về chi phí và doanh thu được ghi nhận chính xác và tuân thủ quy định kế toán và thuế.
3. Nội dung công tác kế toán theo quy định pháp luật
Công tác kế toán theo quy định pháp luật đòi hỏi tổ chức hoặc doanh nghiệp phải tuân theo các quy tắc và nguyên tắc kế toán được đề ra trong luật pháp và quy định của quốc gia. Dưới đây là một số nội dung quan trọng trong công tác kế toán theo quy định pháp luật:
1. Sổ sách kế toán: Tổ chức và doanh nghiệp phải duy trì sổ sách kế toán theo các quy định về hình thức và nội dung của sổ sách kế toán, bao gồm sổ cái, sổ nhật ký, và sổ chi tiết các tài khoản kế toán. Các sổ sách này phải được cập nhật đầy đủ và chính xác.
2. Báo cáo tài chính: Các tổ chức và doanh nghiệp phải lập và công bố báo cáo tài chính hàng năm theo các quy định kế toán và tài chính. Bao gồm báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo cân đối kế toán, và các báo cáo tài chính khác.
3. Chứng từ kế toán: Các giao dịch tài chính phải được ghi nhận và xác minh bằng chứng từ kế toán, như hóa đơn, biên lai, và các tài liệu hợp pháp khác. Chứng từ này phải được lưu trữ và bảo quản theo quy định.
4. Nguyên tắc kế toán: Tổ chức và doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán quốc tế hoặc nguyên tắc kế toán do quốc gia đề ra. Điều này bao gồm các nguyên tắc về khách quan, minh bạch, tính chính xác, và so sánh được quy định trong chuẩn mực kế toán.
5. Kiểm toán: Tổ chức và doanh nghiệp có thể phải tiến hành kiểm toán tài chính bởi một công ty kiểm toán ngoài hoặc một tổ chức kiểm toán nội bộ. Kiểm toán đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định kế toán.
6. Thuế: Các tổ chức và doanh nghiệp phải tuân thủ quy định thuế và báo cáo thuế đúng thời hạn. Điều này bao gồm tính toán, khai báo, và thanh toán thuế thu nhập, thuế giá trị gia tăng (VAT), và các loại thuế khác.
7. Bảo quản chứng từ: Các chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, và tài liệu liên quan phải được bảo quản trong một khoảng thời gian cụ thể theo quy định của pháp luật.
8. Tuân thủ quy định pháp luật: Tất cả các hoạt động kế toán phải tuân thủ các quy định và quy định pháp luật về kế toán và tài chính của quốc gia.
Các nội dung này đảm bảo tính minh bạch, chính xác, và tuân thủ pháp luật trong công tác kế toán của các tổ chức và doanh nghiệp, giúp bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu, cổ đông, và các bên liên quan khác.
