Các ví dụ về chứng từ kế toán?

Chứng từ kế toán là những tài liệu quan trọng trong quá trình ghi nhận và kiểm soát tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Chúng thể hiện sự minh bạch và chính xác của các giao dịch tài chính, từ hóa đơn mua hàng, biên lai thu tiền, cho đến báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, kiểm toán và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán, góp phần xây dựng nền tảng vững chắc cho quản lý tài chính hiệu quả. Bài viết dưới đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cho bạn các ví dụ về chứng từ kế toán, cùng xem để biết thêm thông tin nhé!

1. Khái niệm chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán, theo quy định pháp luật, là những tài liệu, giấy tờ, hồ sơ, và thông tin liên quan đến các giao dịch tài chính của tổ chức, doanh nghiệp, hoặc cá nhân. Chúng phải được lập, bảo quản, và sử dụng theo các quy định kế toán, thuế, và tài chính có liên quan. Chứng từ kế toán bao gồm hóa đơn, biên lai, hợp đồng, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, bảng kê, và mọi tài liệu chứng minh việc thực hiện và ghi nhận các giao dịch kinh tế một cách chính xác và minh bạch. Chúng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính, kiểm toán, và tuân thủ quy định của các cơ quan quản lý tài chính và thuế.

>>> Tham khảo Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là gì? Bao gồm những nội dung nào? để biết thêm thông tin.

2. Các loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng trong quá trình ghi nhận và kiểm soát các giao dịch tài chính. Dưới đây là những loại chứng từ kế toán phổ biến trong doanh nghiệp:

• Hóa đơn (Invoice): Ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm thông tin về số lượng, đơn giá, thuế và điều khoản thanh toán.
• Biên lai (Receipt): Chứng từ xác nhận việc thu tiền từ khách hàng hoặc đối tác, thể hiện số tiền, ngày thu và thông tin bên thanh toán.
• Phiếu thu (Payment Voucher): Xác nhận doanh nghiệp đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp hoặc các khoản chi phí khác, bao gồm số tiền, ngày thanh toán và thông tin người nhận.
• Sổ sách kế toán (Accounting Ledger): Ghi nhận toàn bộ giao dịch kế toán, giúp theo dõi tài khoản, số dư và diễn giải các nghiệp vụ tài chính.
• Báo cáo tài chính (Financial Statements): Tổng hợp thông tin tài chính của doanh nghiệp, gồm báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Phiếu xuất kho (Inventory Record): Chứng từ theo dõi việc xuất hàng hóa từ kho, giúp kiểm soát hàng tồn và quản lý tài sản doanh nghiệp.
• Bảng kê (Journal Entry): Ghi nhận chi tiết các giao dịch kế toán hàng ngày, thể hiện tài khoản, số tiền và ngày giao dịch.
• Hợp đồng (Contract): Văn bản thỏa thuận giữa các bên về giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ hoặc hợp tác kinh doanh.
• Chứng từ thuế (Tax Documents): Bao gồm báo cáo thuế, biên bản kiểm tra thuế và các chứng từ liên quan đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
• Phiếu nhập (Purchase Order): Xác nhận yêu cầu mua hàng từ nhà cung cấp, giúp kiểm soát đơn hàng và công tác kế toán mua hàng.

Việc quản lý chứng từ kế toán đúng quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát tài chính hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật.

2.1. Chứng từ liên quan đến tiền mặt

Chứng từ liên quan đến tiền mặt là những tài liệu và giấy tờ ghi nhận các giao dịch tài chính liên quan đến tiền mặt trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán thường gặp liên quan đến tiền mặt:

• Biên lai thu (Cash Receipt): Xác nhận việc thu tiền từ khách hàng hoặc đối tác.
• Biên lai chi (Cash Disbursement): Ghi nhận khoản tiền mặt đã chi cho thanh toán hoặc mua sắm.
• Báo cáo tiền mặt (Cash Report): Tổng hợp tình hình thu – chi tiền mặt, số dư đầu kỳ và cuối kỳ.
• Phiếu thu, phiếu chi (Cash Voucher): Ghi nhận giao dịch thu hoặc chi tiền mặt kèm thông tin chi tiết.
• Sổ quỹ tiền mặt (Petty Cash Ledger): Theo dõi các khoản tiền mặt nhỏ lẻ của doanh nghiệp.
• Phiếu kiểm tra (Check): Ghi nhận thanh toán bằng séc với số séc, người thụ hưởng và số tiền.
• Báo cáo tiền mặt hàng ngày (Daily Cash Report): Thống kê giao dịch tiền mặt trong ngày.
• Phiếu thu tiền mặt tạm thời (Cash on Account): Ghi nhận khoản thu tạm ứng hoặc trả trước.

Các chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và theo dõi tình hình tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, đặc biệt trong việc xác định số dư tiền mặt, kiểm tra tuân thủ quy định, và báo cáo tài chính.

2.2. Chứng từ liên quan đến Ngân hàng

Chứng từ liên quan đến ngân hàng là những tài liệu và giấy tờ ghi nhận các giao dịch tài chính liên quan đến các tài khoản ngân hàng của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán thường gặp liên quan đến ngân hàng:

• Phiếu gửi tiền (Deposit Slip): Xác nhận gửi tiền hoặc séc vào tài khoản.
• Sổ trích dẫn ngân hàng (Bank Reconciliation Statement): Đối chiếu giữa sổ sách kế toán và sao kê ngân hàng.
• Sổ cái ngân hàng (Bank Statement): Báo cáo giao dịch tài khoản ngân hàng do ngân hàng cung cấp.
• Séc trả hối phiếu (Cheque Return Memo): Thông báo hối phiếu không được chấp nhận.
• Bản sao hối phiếu (Cancelled Cheque): Xác nhận hủy séc sau khi thanh toán.
• Phiếu rút tiền (Withdrawal Slip): Ghi nhận giao dịch rút tiền từ tài khoản.
• Phiếu chuyển tiền (Transfer Slip): Xác nhận chuyển khoản giữa các tài khoản.
• Chứng từ thanh toán bằng thẻ (Card Payment Receipt): Ghi nhận giao dịch qua thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ.

Các chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và kiểm tra tình hình tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, đồng thời giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định về tài chính và ngân hàng.

2.3. Chứng từ liên quan đến Mua hàng/ Bán hàng

Chứng từ liên quan đến mua hàng và bán hàng là những tài liệu và giấy tờ ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ trong quá trình kinh doanh. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán thường gặp liên quan đến mua hàng và bán hàng:

Chứng từ liên quan đến Mua Hàng:

• Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice): Ghi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.
• Phiếu nhập kho (Goods Received Note – GRN): Xác nhận hàng hóa nhập kho.
• Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO): Yêu cầu mua hàng từ nhà cung cấp.
• Phiếu kiểm tra hàng hóa (Goods Inspection Report): Xác minh chất lượng, số lượng hàng nhập.
• Phiếu nhận hàng (Goods Receipt Note): Xác nhận đã nhận hàng từ nhà cung cấp.

Chứng từ liên quan đến Bán Hàng:

• Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice): Xác nhận doanh thu từ bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Phiếu giao hàng (Delivery Note): Ghi nhận hàng đã giao cho khách hàng.
• Phiếu xuất kho (Sales Outward Note): Xác nhận xuất hàng khỏi kho.
• Biên lai thu tiền (Sales Receipt): Xác nhận thu tiền từ khách hàng.
• Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order): Xác nhận đơn hàng khách đặt.

Các chứng từ liên quan đến mua hàng và bán hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và kiểm tra giao dịch kinh doanh, đảm bảo rằng tất cả các thông tin về sản phẩm, giá cả, và thanh toán đều được ghi nhận một cách chính xác và minh bạch.

2.4. Chứng từ liên quan đến tiền lương

Chứng từ liên quan đến tiền lương là những tài liệu và giấy tờ ghi nhận các giao dịch liên quan đến việc trả lương cho nhân viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán thường gặp liên quan đến tiền lương:

• Phiếu lương (Payroll): Ghi nhận tổng thu nhập, khoản khấu trừ và tiền thực nhận của nhân viên.
• Hợp đồng lao động (Employment Contract): Thỏa thuận về lương, chế độ và quyền lợi.
• Phiếu đăng ký làm việc (Time Sheet): Theo dõi số giờ làm việc, tăng ca.
• Phiếu xác nhận nghỉ phép (Leave Request Form): Xác nhận thời gian nghỉ phép của nhân viên.
• Chứng từ khấu trừ lương (Deductions Record): Ghi nhận các khoản trừ như thuế, bảo hiểm.
• Phiếu tạm ứng lương (Advance Request Form): Xác nhận khoản lương tạm ứng.
• Chứng từ thuế thu nhập cá nhân (Income Tax Withholding Statement): Ghi nhận thuế thu nhập cá nhân trích từ lương.

Các chứng từ liên quan đến tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi các khoản trả lương và các yếu tố liên quan đến nhân viên. Chúng đảm bảo tính chính xác của việc tính lương, tuân thủ các quy định pháp luật, và cung cấp thông tin đầy đủ và minh bạch cho tất cả các bên liên quan.

2.5. Liên quan đến Chi phí, Doanh thu

Chứng từ liên quan đến chi phí và doanh thu là những tài liệu và giấy tờ ghi nhận các giao dịch liên quan đến việc thu thập doanh thu và chi tiêu trong quá trình hoạt động kinh doanh của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại chứng từ kế toán thường gặp liên quan đến chi phí và doanh thu:

Chứng từ liên quan đến Chi Phí:

• Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice): Ghi nhận chi phí mua nguyên liệu, dịch vụ.
• Biên lai chi (Cash Disbursement Receipt): Xác nhận thanh toán các khoản chi.
• Phiếu nhận hàng (Goods Receipt Note – GRN): Kiểm soát hàng hóa nhập phục vụ sản xuất.
• Phiếu đề nghị chi tiêu (Expense Requisition): Xác nhận yêu cầu chi tiêu nội bộ.
• Phiếu xác nhận công việc hoàn thành (Job Completion Certificate): Ghi nhận hoàn thành dự án, công việc.

Chứng từ liên quan đến Doanh Thu:

• Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice): Xác nhận doanh thu từ bán hàng.
• Biên lai thu tiền (Cash Receipt): Ghi nhận khoản thu từ khách hàng.
• Bảng tổng kết doanh thu (Revenue Summary Report): Tổng hợp doanh thu theo sản phẩm, dịch vụ.
• Hợp đồng bán hàng (Sales Contract): Xác nhận thỏa thuận bán hàng giữa hai bên.
• Phiếu đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order): Ghi nhận đơn hàng khách đặt.

Các chứng từ liên quan đến chi phí và doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh. Chúng giúp đảm bảo rằng thông tin về chi phí và doanh thu được ghi nhận chính xác và tuân thủ quy định kế toán và thuế.

3. Nội dung công tác kế toán theo quy định pháp luật 

Công tác kế toán theo quy định pháp luật đòi hỏi tổ chức hoặc doanh nghiệp phải tuân theo các quy tắc và nguyên tắc kế toán được đề ra trong luật pháp và quy định của quốc gia. Dưới đây là một số nội dung quan trọng trong công tác kế toán theo quy định pháp luật:

• Sổ sách kế toán: Doanh nghiệp phải duy trì hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam (Luật số 88/2015/QH13) và các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS). Sổ sách bao gồm sổ cái, sổ nhật ký, sổ chi tiết của từng tài khoản, đảm bảo phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Báo cáo tài chính: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Thời hạn nộp báo cáo phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp.
• Chứng từ kế toán: Các chứng từ như hóa đơn, biên lai, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất kho phải được lập đầy đủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán thông thường và 10 năm đối với tài liệu quan trọng theo Điều 41 Luật Kế toán 2015.
• Nguyên tắc kế toán: Doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ sở dồn tích, hoạt động liên tục, khách quan, nhất quán, thận trọng và phù hợp theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và quốc tế (IFRS, nếu áp dụng).
• Kiểm toán: Các doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc kiểm toán (theo Luật Kiểm toán độc lập 2011) phải thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm bởi công ty kiểm toán độc lập.
• Thuế: Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai và nộp các loại thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và các loại thuế khác đúng hạn để tránh bị phạt.
• Bảo quản chứng từ: Theo Điều 41 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải được lưu trữ ít nhất 5 năm đối với tài liệu kế toán không sử dụng thường xuyên, 10 năm đối với tài liệu quan trọng, và vĩnh viễn đối với tài liệu liên quan đến sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất.
• Tuân thủ pháp luật: Doanh nghiệp cần đảm bảo công tác kế toán tuân thủ theo Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các quy định liên quan khác.

Các nội dung này đảm bảo tính minh bạch, chính xác, và tuân thủ pháp luật trong công tác kế toán của các tổ chức và doanh nghiệp, giúp bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu, cổ đông, và các bên liên quan khác.

>>> Xem thêm Các nội dung quy định về chứng từ kế toán và kiểm kê

4. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn là một loại chứng từ kế toán hợp pháp không?

Có. Hóa đơn là chứng từ kế toán hợp pháp dùng để xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Phiếu thu có thể thay thế hóa đơn khi ghi nhận doanh thu không?

Không. Phiếu thu chỉ xác nhận việc thu tiền, không thể thay thế hóa đơn để ghi nhận doanh thu.

Hợp đồng kinh tế có phải là chứng từ kế toán không?

Không. Hợp đồng chỉ là căn cứ pháp lý để thực hiện giao dịch, không phải chứng từ kế toán dùng để hạch toán.

Chứng từ kế toán có thể bao gồm bảng lương không?

Có. Bảng lương là chứng từ kế toán phản ánh chi phí tiền lương của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận, kiểm soát và phản ánh trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Từ hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi đến bảng lương, giấy báo nợ, mỗi loại chứng từ đều có chức năng và ý nghĩa riêng, góp phần đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong công tác kế toán. Hy vọng qua bài viết của Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, bạn đã có thêm ví dụ về chứng từ kế toán, và các thông tin liên quan đến chứng từ kế toán nhé!