Tội để ngoài sổ sách kế toán không chỉ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn có thể dẫn đến các hình thức xử phạt nặng nề. Bài viết này của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ làm rõ các quy định pháp lý liên quan đến việc xử phạt tội để ngoài sổ sách kế toán, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về các biện pháp và hậu quả mà doanh nghiệp có thể đối mặt khi vi phạm quy định kế toán.
1. Các hành vi bị cấm của kế toán
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính trong doanh nghiệp. Để duy trì sự trung thực và tin cậy trong công tác kế toán, pháp luật hiện hành đã quy định rõ ràng các hành vi bị cấm. Các hành vi này bao gồm:
Giả mạo, khai man, và ép buộc: Kế toán không được thực hiện các hành vi giả mạo, khai man thông tin, hoặc thỏa thuận, ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa chứng từ kế toán hoặc tài liệu kế toán khác. Điều này bao gồm cả việc cố ý cung cấp hoặc xác nhận thông tin, số liệu kế toán sai sự thật.
Để ngoài sổ kế toán: Kế toán không được phép để ngoài sổ kế toán bất kỳ tài sản, nợ phải trả của đơn vị kế toán hoặc các yếu tố liên quan đến đơn vị kế toán. Việc này nhằm đảm bảo mọi giao dịch và tài sản được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
Hủy bỏ hoặc làm hư hỏng tài liệu kế toán: Theo quy định của Luật kế toán năm 2015, kế toán không được hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước khi kết thúc thời hạn lưu trữ quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
Quản lý và bố trí nhân sự không đúng quy định: Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ, cần phải tuân thủ quy định, trừ doanh nghiệp tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu. Hơn nữa, việc bố trí hoặc thuê người làm kế toán, người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại Điều 51 và Điều 54 của Luật kế toán năm 2015 cũng là hành vi bị cấm.
Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp mà còn đảm bảo sự tuân thủ pháp luật trong hoạt động kế toán, qua đó góp phần nâng cao độ tin cậy và sự minh bạch trong báo cáo tài chính.
2. Quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán
Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán độc lập, các hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán bị xử phạt như sau:
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với các hành vi:
- Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ, ngày khóa sổ;
- Thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán;
- Không đánh số trang, không đóng dấu giáp lai giữa các trang của sổ kế toán trên giấy;
- Sổ kế toán không ghi bằng bút mực (trừ trường hợp ghi bằng phương tiện điện tử), ghi xen thêm vào, ghi chồng lên nhau, ghi cách dòng;
- Không gạch chéo phần trang không ghi, không thực hiện việc cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang, không chuyển số liệu tổng cộng trang sổ trước sang đầu trang sổ kế tiếp;
- Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu sau khi in ra giấy (trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp lưu trữ trên phương tiện điện tử);
- Mẫu sổ kế toán không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với các hành vi:
- Sổ kế toán không ghi đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
- Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định;
- Không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử đối với các loại sổ kế toán phải in ra giấy theo quy định.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi:
- Không mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán;
- Không có chứng từ kế toán chứng minh các thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán hoặc số liệu trên sổ kế toán không đúng với chứng từ kế toán;
- Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán không kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề hoặc ghi không liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ;
- Không thực hiện việc khóa sổ kế toán trong các trường hợp pháp luật quy định phải khóa sổ.
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với các hành vi:
- Hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán;
- Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Biện pháp khắc phục hậu quả:
- Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ: Đối với sổ kế toán không ghi đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.
- Sửa chữa sổ kế toán: Để khớp đúng với thực tế khi không có chứng từ kế toán chứng minh thông tin hoặc số liệu không đúng.
- Sửa chữa sổ kế toán để khớp đúng thông tin: Trong trường hợp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán không kế tiếp thông tin năm trước liền kề hoặc ghi không liên tục.
- Khôi phục sổ kế toán: Đối với các vi phạm hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán.
- Bổ sung vào sổ kế toán: Đối với hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc liên quan đến đơn vị.
Những quy định này nhằm đảm bảo sự chính xác, minh bạch trong công tác kế toán và góp phần duy trì tính hợp pháp trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
3. Xử lý tội để ngoài sổ sách kế toán
Theo quy định tại Điều 13 Luật Kế toán 2015, các hành vi bị nghiêm cấm bao gồm:
“3. Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị kế toán hoặc có liên quan đến đơn vị kế toán.”
Căn cứ vào Điểm d, Khoản 4 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập:
“Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
b) Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.”
Như vậy, theo các quy định pháp luật nêu trên, hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị kế toán, hoặc có liên quan đến đơn vị kế toán sẽ bị xử lý nghiêm khắc với mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
Tuy nhiên, nếu hành vi này xảy ra không phải do cố ý mà do sơ suất, ví dụ như vì quá nhiều công việc hoặc sự thiếu sót trong quá trình làm việc, kế toán cần phải nhanh chóng bổ sung tài sản vào sổ kế toán. Trong trường hợp này, mặc dù vẫn phải chịu trách nhiệm về sự thiếu sót, nhưng có thể được xem xét giảm nhẹ mức phạt nếu có chứng cứ rõ ràng về việc không có động cơ gian lận.
4. Các hình thức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán
Trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán độc lập, khi xảy ra hành vi vi phạm hành chính, cá nhân hoặc tổ chức vi phạm có thể bị áp dụng các hình thức xử phạt chính và bổ sung theo quy định pháp luật.
Hình thức xử phạt chính:
- Cảnh cáo: Được áp dụng cho các hành vi vi phạm không nghiêm trọng hoặc có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền: Áp dụng đối với các hành vi vi phạm nghiêm trọng hơn, với mức phạt cụ thể phụ thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm.
Hình thức xử phạt bổ sung:
Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, cá nhân, tổ chức còn có thể bị áp dụng một hoặc nhiều hình thức xử phạt bổ sung sau đây:
- Tước quyền sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề kiểm toán trong thời gian từ ba tháng đến sáu tháng.
- Tước quyền sử dụng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán, kiểm toán trong thời gian từ một tháng đến mười hai tháng.
- Đình chỉ việc tổ chức cập nhật kiến thức trong thời gian từ một tháng đến ba tháng.
- Tịch thu tang vật vi phạm hành chính.
Như vậy, các cá nhân và tổ chức vi phạm trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán độc lập có thể đối mặt với cả hình thức xử phạt chính và bổ sung. Pháp luật quy định rõ ràng các mức xử phạt để đảm bảo sự nghiêm minh và công bằng trong việc xử lý các hành vi vi phạm hành chính.
Trên đây là một số thông tin về xử phạt tội để ngoài sổ sách kế toán. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.