Một trong những thay đổi phổ biến nhất của các doanh nghiệp hiện nay chính là thay đổi trụ sở, địa chỉ công ty. Việc điều chỉnh trụ sở của công ty cổ phần không chỉ tác động đến hoạt động kinh doanh, mà còn ảnh hưởng đến mặt pháp lý của công ty. Sau đây, Kế toán kiểm toán ACC sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần thông qua bài viết này.
1. Các trường hợp thay đổi trụ sở công ty cổ phần thường gặp
Công ty cổ phần là một loại hình doanh nghiệp được quy định tại Điều 111, Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó:
– Vốn điều lệ của công ty được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần.
– Cổ đông có thể là tổ chức hoặc cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 3 và không giới hạn số lượng tối đa. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản của công ty trong phạm vi số vốn đã góp.
– Lợi nhuận của công ty mà các cổ đông nhận được từ việc sở hữu cổ phần là cổ tức
– Phát hành cổ phiếu là cách mà công ty cổ phần có thể huy động vốn
– Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Như vậy, công ty cổ phần là một pháp nhân trách nhiệm hữu hạn được thành lập và tồn tại độc lập với chủ sở hữu. Vốn của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhau, gọi là cổ phần và phát hành để huy động vốn tham gia của các nhà đầu tư.
Trong thực tế, việc thay đổi, di chuyển trụ sở công ty cổ phần từ địa chỉ này sang địa chỉ khác sẽ có 2 trường hợp sau:
– Thay đổi địa chỉ trụ sở cùng quận/huyện mà không thay đổi cơ quan quản lý thuế
Ví dụ: Công ty cổ phần C thành lập năm 2020 có địa chỉ trụ sở tại đường Huỳnh Tấn Phát, quận 7, TPHCM; tháng 06/2023 công ty quyết định chuyển đến đường Đào Trí, quận 7, TPHCM. Trong trường hợp này, công ty A vẫn do Chi cục thuế quản lý từ 2020.
– Trường hợp 2. Thay đổi trụ sở chính công ty và làm thay đổi cơ quan quản lý thuế (từ quận/huyện/tỉnh này sang quận/huyện/tỉnh khác)
Ví dụ: Công ty cổ phần C nêu trên quyết định chuyển trụ sở sang đường Nguyễn Bỉnh Khiêm, quận 1, TPHCM từ tháng 02/2024 – nay. Lúc này, cơ quan thuế quản lý của công ty C chuyển từ quận 7 (từ 2020-06/2023) sang quận 1 (từ 02/2024 – nay).
2. Quy định về địa chỉ trụ sở công ty cổ phần
Theo quy định tại Điều 42, Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định như sau:
– Trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp.
-Địa chỉ bao gồm: số nhà, ngõ/ngách, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố và phải có mã bưu chính.
– Trụ sở không được đặt tại địa chỉ là nhà tập thể hoặc nhà chung cư chỉ dùng để ở.
Qua đó, quy định về địa chỉ trụ sở công ty cổ phần có những đặc điểm sau:
– Ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp;
– Trụ sở chính của công ty phải có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính;
– Trụ sở chính không được đặt trong khu chung cư. Đặc biệt, nghiêm cấm đặt trụ sở công ty trong các khu chung cư nhà ở (theo Điều 6, Điều 11 Luật Nhà ở 2014; Văn bản phê duyệt số 2544/BXD-QLN của Bộ Xây dựng về Quản lý sử dụng) ngày 19/11, 2009 Ra mắt cùng ngày, doanh nghiệp không được phép đặt trụ sở chung cư hoặc nhà ở tập thể);
– Không yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện hoạt động thương mại.
3. Thủ tục đăng ký thay đổi trụ sở công ty cổ phần
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở chính
Theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc thay đổi trụ sở chính của công ty cổ phần được tiến hành theo quy trình sau:
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu Phụ lục II-1). Theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, ghi rõ thông tin cũ và thông tin mới của trụ sở.
– Quyết định của Hội đồng quản trị,nêu rõ nội dung thay đổi trụ sở và các nội dung liên quan (được ký bởi Chủ tịch Hội đồng quản trị).
– Biên bản họp của Hội đồng quản trị, ghi lại quá trình họp và biểu quyết về việc thay đổi trụ sở.
– Giấy tờ liên quan đến địa chỉ mới, hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc tài liệu tương tự.
– Giấy ủy quyền (nếu người thực hiện không phải là người đại diện pháp luật của công ty).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
– Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
– Phương thức nộp: Có thể nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
– Lệ phí: Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí hiện tại là 50.000 đồng nếu nộp hồ sơ trực tiếp, miễn phí nếu nộp online.
Bước 3: Xử lý hồ sơ và nhận kết quả
– Thời gian giải quyết: Thông thường, hồ sơ sẽ được xử lý trong 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
– Kết quả:
+Nếu hồ sơ hợp lệ, công ty sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ trụ sở mới.
+Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Bước 4: Thực hiện các thủ tục liên quan sau khi thay đổi trụ sở
Sau khi hoàn tất việc thay đổi đăng ký trụ sở, công ty cần thực hiện thêm các thủ tục sau:
– Cập nhật thông tin với cơ quan thuế
– Nếu thay đổi địa chỉ trụ sở cùng quận/huyện, công ty chỉ cần cập nhật thông tin tại cơ quan thuế quản lý hiện tại.
– Nếu chuyển trụ sở khác quận/huyện, cần làm thủ tục chốt thuế với cơ quan thuế cũ trước khi chuyển sang cơ quan thuế mới.
– Thông báo thay đổi địa chỉ với các bên liên quan, cập nhật thông tin với ngân hàng, đối tác, khách hàng và các cơ quan khác có liên quan.
– Điều chỉnh thông tin trên con dấu và tài liệu giao dịch: Nếu trên con dấu có ghi địa chỉ trụ sở, công ty cần làm lại con dấu mới và công bố mẫu dấu.
4. Những lưu ý sau khi thay đổi trụ sở công ty cổ phần
Sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần, các bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
– Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử: Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải hiển thị đúng địa chỉ trụ sở chính của công ty.
– Đảm bảo tất cả các thông tin về địa chỉ trụ sở được cập nhật thống nhất trên các giấy tờ pháp lý và giao dịch.
– Sắp xếp thời gian chuyển đổi hợp lý để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và giao dịch với khách hàng, đối tác.
5. Các câu hỏi thường gặp
Có cần thông báo cho cơ quan thuế khi thay đổi trụ sở không?
Trả lời: Có. Nếu thay đổi trụ sở trong cùng quận/huyện, doanh nghiệp chỉ cần thông báo đến cơ quan thuế quản lý. Nếu thay đổi khác quận/huyện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế.
Thời gian xử lý thủ tục là bao lâu?
Trả lời: Thông thường, thủ tục thay đổi trụ sở mất khoảng 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ.
Chi phí thực hiện thay đổi trụ sở là bao nhiêu?
Trả lời:Phí nhà nước thường dao động từ 50.000 đến 100.000 đồng, tùy theo quy định từng địa phương. Nếu sử dụng dịch vụ tư vấn, chi phí sẽ tăng thêm.
Có cần làm lại con dấu khi thay đổi trụ sở không?
Trả lời:Nếu trụ sở mới không làm thay đổi thông tin trên con dấu (như tỉnh/thành phố), công ty không cần làm lại con dấu.
Cần làm gì nếu địa chỉ mới không có số nhà?
Trả lời: Nếu địa chỉ trụ sở không có số nhà, công ty cần đảm bảo mô tả chi tiết vị trí trong hồ sơ để tránh sai sót khi đăng ký.
Hy vọng qua bài viết, Kế toán kiểm toán ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Kế toán kiểm toán ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
