Thủ tục khắc dấu cho công ty mới thành lập là bước quan trọng, đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Để tránh những rắc rối pháp lý sau này, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và quy trình thực hiện. Bài viết này của ACC sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập theo quy định mới nhất. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập mới nhất
1. Tại sao cần phải khắc dấu công ty mới thành lập?
Khắc dấu công ty mới thành lập không chỉ là một bước quan trọng trong quy trình thành lập mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh. Dưới đây là những lý do:
– Xác nhận tính hợp pháp: Con dấu là biểu tượng chính thức của doanh nghiệp, thể hiện sự công nhận của pháp luật về sự tồn tại và hoạt động của công ty. Việc có con dấu giúp doanh nghiệp xác nhận tính hợp pháp và độ tin cậy trong các giao dịch.
– Sử dụng trong các văn bản pháp lý: Con dấu thường được yêu cầu trên các hợp đồng, văn bản hành chính, và tài liệu quan trọng khác. Nó giúp xác thực các tài liệu này, làm tăng giá trị pháp lý và chứng minh rằng tài liệu đã được doanh nghiệp xác nhận.
– Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý: Một số thủ tục và quy định yêu cầu doanh nghiệp phải có con dấu, như việc mở tài khoản ngân hàng, thực hiện các giao dịch tài chính, và ký kết hợp đồng. Do đó, việc khắc dấu là cần thiết để đảm bảo công ty có thể hoạt động đúng luật.
2. Thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập mới nhất
2.1 Thủ tục khắc dấu pháp nhân cho công ty mới thành lập
Thủ tục khắc dấu pháp nhân cho công ty mới thành lập
Bước 1: Khắc con dấu pháp nhân
Sau khi công ty được thành lập và nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, công ty cần đến cơ quan khắc dấu để làm con dấu pháp nhân. Thời gian thực hiện thủ tục này thường mất từ 01 đến 02 ngày làm việc.
Bước 2: Đăng bố cáo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia
Tiếp theo, công ty cần thực hiện đăng tải thông tin mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia.
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu.
- Biên bản thông báo việc sử dụng mẫu dấu (đối với công ty TNHH hai thành viên và công ty cổ phần).
- Quyết định của doanh nghiệp về việc sử dụng mẫu dấu.
2.2 Thủ tục đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng điện tử
Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp
Để có thể tạo tài khoản trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Truy cập vào trang web: dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Gửi yêu cầu đăng ký tài khoản kèm theo file scan bản công chứng chứng minh thư của người chủ tài khoản đến phòng đăng ký kinh doanh.
- Sau khoảng 1 ngày làm việc, bạn sẽ nhận được thông báo từ Sở Kế hoạch và Đầu tư cho phép sử dụng tài khoản để nộp và ký hồ sơ.
Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu công ty
Để lập hồ sơ thông báo mẫu dấu, bạn cần thực hiện các bước như sau:
- Soạn thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu hoặc thông báo thay đổi mẫu con dấu.
- Trong trường hợp ủy quyền, cá nhân cần nộp thông báo mẫu dấu (đối với người được ủy quyền) hoặc hợp đồng dịch vụ kèm giấy giới thiệu nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ.
- Hồ sơ cần kèm theo bản sao công chứng chứng minh thư của người nộp hồ sơ.
Bước 3: Nhập thông tin và ký nộp hồ sơ
Doanh nghiệp sẽ tự nhập thông tin và quét hồ sơ, lưu trữ dưới định dạng PDF, sau đó tải tệp hồ sơ đã quét vào thư mục tương ứng.
Để xác nhận, doanh nghiệp có thể ký hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số điện tử (dùng để nộp thuế trực tuyến).
Sau khoảng 3-5 ngày làm việc, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và gửi thông báo về việc này qua email cho người liên hệ.
2.3 Thủ tục tiến hành đăng ký dấu công ty trực tiếp tại cơ quan nhà nước
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu cho doanh nghiệp
Chủ thể cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp.
- Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu hoặc số lượng con dấu của doanh nghiệp.
- Thông báo hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu
Trước khi sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại tỉnh nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp để thông báo về mẫu con dấu và yêu cầu đăng tải thông báo này trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Người đại diện theo pháp luật có thể nộp thông báo trực tiếp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả
Khi nhận thông báo về mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải thông tin về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã nhận được thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu con dấu mới, các thông báo trước đó về mẫu con dấu của doanh nghiệp sẽ không còn hiệu lực.
3. Điều kiện của công ty khắc dấu
Để thành lập công ty, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện liên quan đến an ninh trật tự theo Nghị định số 96/2016/NĐ-CP, bao gồm:
- Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh, hoặc công ty phải có lý lịch rõ ràng và không thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định pháp luật về thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp.
- Cơ sở kinh doanh cần đáp ứng các yêu cầu về trang thiết bị kỹ thuật, quy trình hoạt động và các tiêu chuẩn liên quan khác. Địa điểm kinh doanh cũng phải phù hợp với quy hoạch ngành nghề kinh doanh có điều kiện và không được đặt tại các khu vực bị cấm theo luật.
- Chỉ có tổ chức và cá nhân Việt Nam mới được phép hoạt động trong lĩnh vực sản xuất con dấu trong nước.
- Cuối cùng, cơ sở kinh doanh phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh và trật tự do Cơ quan Công an cấp phát.
>>> Xem thêm: Mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại đây.
4. Một vài lưu ý về mẫu con dấu doanh nghiệp
Số lượng con dấu mà doanh nghiệp có thể sử dụng là tùy thuộc vào quyết định của chính doanh nghiệp đó. Mẫu con dấu phải bao gồm các yếu tố như hình thức, kích thước, nội dung và màu mực, và doanh nghiệp cần tự xác định các yếu tố này. Hình thức con dấu có thể là hình tròn, đa giác hoặc các hình dạng khác.
Trong nội dung mẫu con dấu, doanh nghiệp không được phép sử dụng các hình ảnh và từ ngữ như sau:
- Biểu tượng quốc gia, quốc huy và các biểu trưng của Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Hình ảnh, tên và biểu tượng của nhà nước, các cơ quan nhà nước, tổ chức vũ trang, cùng các tổ chức chính trị và xã hội khác.
- Nội dung và hình ảnh phải tôn trọng các giá trị truyền thống, văn hóa, đạo đức và bản sắc dân tộc Việt Nam.
Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của mẫu con dấu, trong khi cơ quan đăng ký kinh doanh không có trách nhiệm kiểm tra nội dung của con dấu trong quá trình thực hiện thủ tục thông báo.
Đối với các doanh nghiệp đã được thành lập trước ngày 1 tháng 7 năm 2015, có một số quy định riêng biệt:
– Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng con dấu cũ, họ có thể làm như vậy mà không cần thông báo cho cơ quan đăng ký.
– Nếu muốn tạo con dấu mới hoặc thay đổi màu sắc con dấu hiện tại, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.
– Đối với việc làm con dấu hoàn toàn mới, doanh nghiệp phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an cấp Giấy chứng nhận trước đó. Cơ quan công an sẽ cấp Giấy biên nhận cho việc này.
– Trong trường hợp mất con dấu hoặc Giấy chứng nhận mẫu dấu, doanh nghiệp có thể làm con dấu mới nhưng cần thông báo việc mất cho cơ quan công an và thực hiện các thủ tục cần thiết theo quy định để tránh gặp khó khăn trong quá trình khắc con dấu.
5. Một số câu hỏi liên quan
Câu hỏi: Có cần phải đăng ký mẫu dấu trước khi khắc không?
Có, doanh nghiệp cần phải thông báo mẫu dấu cho Phòng Đăng ký kinh doanh trước khi khắc. Việc này giúp đảm bảo mẫu dấu được công nhận hợp pháp và không vi phạm các quy định của pháp luật.
Câu hỏi: Ai có quyền quyết định hình thức và nội dung của con dấu?
Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định hình thức, kích thước và nội dung của con dấu, miễn là không vi phạm các quy định về sử dụng hình ảnh và từ ngữ được pháp luật quy định.
Câu hỏi: Doanh nghiệp có thể thay đổi mẫu dấu sau khi đã đăng ký không?
Có, doanh nghiệp có quyền thay đổi mẫu dấu hoặc làm con dấu mới, nhưng cần thực hiện thủ tục thông báo cho cơ quan có thẩm quyền. Việc này đảm bảo rằng con dấu mới vẫn được công nhận và hợp pháp.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập mới nhất. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
