Việc thay đổi mẫu dấu là một thủ tục hành chính quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có nhu cầu. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, việc soạn thảo một thông báo thay đổi mẫu dấu gửi cơ quan thuế là điều bắt buộc. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn mẫu thông báo chi tiết, giúp bạn hoàn tất thủ tục một cách dễ dàng.
1. Có cần thông báo mẫu dấu doanh nghiệp hay không?
Trước đây, theo Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thông báo mẫu con dấu khi sử dụng, thay đổi, hoặc hủy mẫu con dấu. Quy định này yêu cầu doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh để đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tuy nhiên, kể từ ngày 04/01/2021, khi Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực, các quy định liên quan đến việc thông báo mẫu dấu đã được bãi bỏ để phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, hiện nay doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu khi sử dụng, thay đổi, hay hủy mẫu con dấu nữa.
Quy định mới này nhằm tạo sự đơn giản, thuận tiện hơn trong việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp.
2. Thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế
| TÊN DOANH NGHIỆP ——– |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— |
| Số: ………….. | … …, ngày… … tháng… … năm … … |
THÔNG BÁO
Về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu
của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ………
Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): …………………………………………………………….
Mã số doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………………
Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (chỉ kê khai trong trường hợp thông báo về mẫu con dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện):
– Tên chi nhánh/văn phòng đại diện: ……………………………………………………………………
– Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện: ………………………………………………………………..
– Địa chỉ chi nhánh/văn phòng đại diện: ………………………………………………………………
Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu như sau:
- Mẫu con dấu:
| Mẫu con dấu cũ1 | Mẫu con dấu mới | Ghi chú |
| (Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này) | (Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này) |
- Số lượng con dấu:
– Số lượng con dấu trước khi thay đổi (chỉ kê khai trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi số lượng con dấu): ………………………………………………………………………………..
– Số lượng con dấu sau khi thay đổi: ……………………………………………………………………
- Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới (chỉ kê khai trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu con dấu): từ ngày …. tháng … năm ………………………………………..
Đề nghị Quý Phòng công bố mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.
| NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)2 |
______________________
1 Trường hợp doanh nghiệp bị mất con dấu cũ hoặc đã nộp con dấu cũ cho cơ quan công an hoặc doanh nghiệp thay đổi số lượng con dấu nhưng không thay đổi mẫu con dấu thì doanh nghiệp không cần đóng dấu vào ô này.
2 Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trực tiếp vào phần này.
Tải về: Thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế
3. Ví dụ về thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế
| CÔNG TY TNHH ABC ——– |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— |
| Số:123/ABC | … …, ngày… … tháng… … năm … … |
THÔNG BÁO
Về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu
của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố Hà Nội
Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): CÔNG TY TNHH ABC
Mã số doanh nghiệp: 0123456789
Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (chỉ kê khai trong trường hợp thông báo về mẫu con dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện):
- Tên chi nhánh/văn phòng đại diện: Chi nhánh Hà Nội
- Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện: 0123456789-001
- Địa chỉ chi nhánh/văn phòng đại diện: 123 Đường ABC, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu như sau:
- Mẫu con dấu:
| Mẫu con dấu cũ1 | Mẫu con dấu mới | Ghi chú |
| (Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này) | (Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này) |
- Số lượng con dấu:
Số lượng con dấu trước khi thay đổi: 01
Số lượng con dấu sau khi thay đổi: 02
- Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới (chỉ kê khai trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu con dấu): Từ ngày 15 tháng 04 năm 2024
Đề nghị Quý Phòng công bố mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.
| NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên) |
4. Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi mẫu con dấu?
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp phải thay đổi mẫu con dấu trong các trường hợp sau:
- Tên doanh nghiệp là một phần bắt buộc trên con dấu. Vì vậy, khi thay đổi tên, doanh nghiệp phải khắc lại con dấu mới để phù hợp với thông tin cập nhật.
- Nếu con dấu của doanh nghiệp có khắc thông tin quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính, việc thay đổi địa chỉ sang địa phương khác sẽ yêu cầu thay đổi con dấu. Trường hợp con dấu không chứa thông tin địa chỉ, doanh nghiệp không cần khắc lại con dấu.
- Loại hình doanh nghiệp (như Công ty TNHH, Công ty Cổ phần) thường đi kèm với tên doanh nghiệp và được khắc trên con dấu. Do đó, khi thay đổi loại hình, doanh nghiệp cần làm mới mẫu con dấu để phản ánh đúng thay đổi này.
- Nếu con dấu bị mất, mờ, méo, hỏng hoặc không còn khả năng sử dụng, doanh nghiệp cần thay thế bằng mẫu con dấu mới.
- Theo điểm b khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp muốn thay đổi các yếu tố như hình thức, nội dung hoặc số lượng con dấu, cần tiến hành khắc lại con dấu mới để phù hợp với yêu cầu mới.
5. Câu hỏi thường gặp
Nếu con dấu mới khác hoàn toàn mẫu cũ, có cần thông báo cho cơ quan thuế không?
Không. Việc thay đổi mẫu dấu không còn bắt buộc phải thông báo cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo các tài liệu sử dụng con dấu mới vẫn đúng pháp luật và được cơ quan thuế chấp nhận khi thực hiện giao dịch.
Khi thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp cần làm gì với hóa đơn?
Nếu con dấu thay đổi không ảnh hưởng đến các thông tin trên hóa đơn (như tên, mã số thuế, địa chỉ), doanh nghiệp không cần điều chỉnh hóa đơn. Tuy nhiên, nếu thay đổi liên quan đến các thông tin này, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn với cơ quan thuế qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Con dấu cũ sau khi thay đổi mẫu dấu có cần hủy không?
Doanh nghiệp không bắt buộc phải hủy con dấu cũ. Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn hoặc sử dụng sai, doanh nghiệp nên quản lý hoặc hủy con dấu cũ theo quy định nội bộ.
Hy vọng qua bài viết, Kế toán kiểm toán ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Kế toán kiểm toán ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
