Sổ sách kế toán là gì? Các loại sổ sách kế toán bao gồm gì?

Sổ sách kế toán là một hệ thống các tài liệu, giấy tờ được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của một đơn vị kế toán. Vậy sổ sách kế toán là gì? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn

1. Sổ sách kế toán là gì ?

Sổ sách kế toán là các loại sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Sổ sách kế toán có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin từ sổ sách kế toán được sử dụng cho các mục đích sau:

• Lập báo cáo tài chính
• Kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp
• Quyết định đầu tư, kinh doanh
• Thực hiện nghĩa vụ thuế

Pháp luật quy định về sổ sách kế toán như sau:

Căn cứ pháp lý:

Luật Kế toán năm 2015

• Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp
• Nội dung quy định:
• Sổ sách kế toán phải được lập đầy đủ, đúng mẫu quy định
• Sổ sách kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn
• Sổ sách kế toán phải được kiểm tra, đối chiếu định kỳ

Phân loại sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm:

• Theo nội dung: Sổ sách kế toán được phân thành sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
• Sổ tổng hợp: Phản ánh tổng quát tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí của doanh nghiệp.
• Sổ chi tiết: Phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Theo hình thức: Sổ sách kế toán được phân thành sổ nhật ký và sổ chứng từ.
• Sổ nhật ký: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian.
• Sổ chứng từ: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự số chứng từ.
• Theo thời gian: Sổ sách kế toán được phân thành sổ thường xuyên và sổ tạm thời.
• Sổ thường xuyên: Sử dụng trong suốt kỳ kế toán.
• Sổ tạm thời: Sử dụng trong một thời gian nhất định.

Các loại sổ sách kế toán thường dùng

Dưới đây là một số loại sổ sách kế toán thường dùng trong doanh nghiệp:

• Sổ nhật ký chung: Phản ánh tổng quát tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ.
• Sổ cái: Phản ánh tổng hợp tình hình biến động của từng tài khoản kế toán.
• Sổ chi tiết: Phản ánh chi tiết tình hình biến động của từng tài khoản kế toán.
• Sổ nhật ký bán hàng: Phản ánh tổng quát các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong kỳ.
• Sổ nhật ký mua hàng: Phản ánh tổng quát các nghiệp vụ mua hàng phát sinh trong kỳ.
• Sổ nhật ký thu tiền: Phản ánh tổng quát các nghiệp vụ thu tiền phát sinh trong kỳ.
• Sổ nhật ký chi tiền: Phản ánh tổng quát các nghiệp vụ chi tiền phát sinh trong kỳ.

Cách lập sổ sách kế toán

Cách lập sổ sách kế toán được quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC. Theo đó, việc lập sổ sách kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Đúng nội dung, đúng mẫu
• Đúng thời gian
• Đúng nguyên tắc kế toán
• Đúng nghiệp vụ kinh tế, tài chính

Để lập sổ sách kế toán đúng cách, kế toán cần thực hiện các bước sau:

• Lập danh mục sổ sách kế toán
• Lập sổ sách kế toán
• Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào sổ sách kế toán
• Kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán

2. Ý nghĩa của sổ sách kế toán như thế nào ?

Sổ sách kế toán là những tờ sổ theo mẫu quy định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ sách kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bao gồm:

• Là căn cứ để ghi chép, hệ thống và lưu trữ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Sổ sách kế toán là nơi ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình tài chính của mình một cách kịp thời và chính xác.
• Là cơ sở để lập báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính là một trong những công cụ quan trọng nhất để cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng có liên quan, bao gồm chủ sở hữu, nhà đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước,… Sổ sách kế toán là cơ sở để lập báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và trung thực của báo cáo tài chính.
• Là cơ sở để kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sổ sách kế toán là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả, kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót, gian lận.
• Là cơ sở để giải quyết các tranh chấp về kinh tế. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về kinh tế, sổ sách kế toán là một trong những chứng cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp. Sổ sách kế toán có thể cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến tranh chấp, từ đó giúp cơ quan có thẩm quyền đưa ra phán quyết công bằng, đúng đắn.

3. Quy định của sổ sách kế toán như thế nào ?

3.1. Quy định mở sổ sách kế toán

Theo quy định của Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn thi hành, sổ sách kế toán là phương tiện ghi chép, lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị kế toán. Sổ sách kế toán phải được mở đầy đủ, đúng quy định và được lưu trữ an toàn.

Thời điểm mở sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ sách kế toán phải mở từ ngày thành lập.

Hồ sơ mở sổ sách kế toán

Hồ sơ mở sổ sách kế toán bao gồm:

• Quyết định thành lập hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh
• Điều lệ hoặc quy chế hoạt động của đơn vị kế toán
• Hệ thống tài khoản kế toán
• Chứng từ kế toán

Trách nhiệm mở sổ sách kế toán

Trách nhiệm mở sổ sách kế toán thuộc về người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Cách thức mở sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán được mở theo mẫu do Bộ Tài chính quy định. Việc mở sổ sách kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Sổ sách kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị kế toán.
• Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được ghi chép vào sổ sách kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
• Sổ sách kế toán phải được bảo quản cẩn thận, an toàn.

3.2. Quy định ghi sổ sách kế toán

Theo quy định tại Luật Kế toán số 47/2015/QH13, sổ sách kế toán là những tài liệu kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực hiện các công việc kế toán khác theo quy định của pháp luật.

Quy định chung về ghi sổ sách kế toán

• Sổ sách kế toán phải được lập đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực và phản ánh đúng bản chất các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Sổ sách kế toán phải được lập theo mẫu do Bộ Tài chính quy định. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng thêm các sổ sách kế toán khác ngoài mẫu do Bộ Tài chính quy định thì phải được sự chấp thuận của Bộ Tài chính.
• Sổ sách kế toán phải được lưu trữ và bảo quản theo quy định của pháp luật.
• Quy định cụ thể về ghi sổ sách kế toán

Sổ Cái

• Sổ Cái là sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán.

• Khi ghi sổ Cái, kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các tài khoản kế toán quy định. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được ghi chép vào sổ Cái theo trình tự thời gian phát sinh.

Sổ Nhật ký chung

• Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong một ngày hoặc định kỳ vào cuối ngày.
• Khi ghi sổ Nhật ký chung, kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến nhiều tài khoản kế toán thì phải ghi vào sổ Nhật ký chung theo từng tài khoản có liên quan.

Sổ Nhật ký đặc biệt

• Sổ Nhật ký đặc biệt là sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có tính chất lặp đi lặp lại hoặc nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên nhưng không liên quan đến nhiều tài khoản kế toán.
• Khi ghi sổ Nhật ký đặc biệt, kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh.

Sổ chi tiết

• Sổ chi tiết là sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến một tài khoản kế toán hoặc một nhóm tài khoản kế toán.
• Khi ghi sổ chi tiết, kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh.

Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp là quá trình xử lý các số liệu kế toán trên các sổ sách kế toán để tổng hợp và cung cấp thông tin kế toán theo yêu cầu quản lý.

Khi kế toán tổng hợp, kế toán phải thực hiện các công việc sau:

• Thống kê, tổng hợp số liệu kế toán trên các sổ sách kế toán theo từng tài khoản kế toán hoặc từng nhóm tài khoản kế toán.
• Tính toán các chỉ tiêu kế toán tổng hợp.
• Lập các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế.

Trách nhiệm của kế toán trong việc ghi sổ sách kế toán

• Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, giám sát việc ghi sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
• Kế toán viên chịu trách nhiệm ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo đúng quy định của pháp luật.

3.3. Quy định chữa sổ sách kế toán

Theo quy định của Luật Kế toán, sổ sách kế toán là hệ thống các tài liệu kế toán được tổ chức theo một trình tự nhất định, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Sổ sách kế toán phải được lập, ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác và kịp thời.

Sai sót trong sổ sách kế toán có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, chẳng hạn như: sai sót do kế toán, sai sót do khách hàng, sai sót do máy móc thiết bị,… Khi phát hiện sai sót trong sổ sách kế toán, kế toán cần thực hiện việc sửa chữa sai sót theo đúng quy định.

Quy định về sửa chữa sai sót trong sổ sách kế toán được quy định tại Điều 28 của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Theo đó, sửa chữa sai sót trong sổ sách kế toán được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Sửa chữa sai sót phải được thực hiện kịp thời, ngay sau khi phát hiện sai sót.
• Sửa chữa sai sót phải được ghi chép rõ ràng, đầy đủ, trung thực và chính xác.
• Sửa chữa sai sót phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định.

Cụ thể, việc sửa chữa sai sót trong sổ sách kế toán được thực hiện như sau:

Sửa chữa sai sót trong kỳ kế toán

Trường hợp phát hiện sai sót trong kỳ kế toán, kế toán thực hiện sửa chữa sai sót theo các bước sau:

• Chuẩn bị chứng từ kế toán chứng minh cho việc sửa chữa sai sót.
• Ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính bị sai sót theo đúng quy định.
• Điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán theo đúng quy định.
• Lập biên bản ghi nhận việc sửa chữa sai sót, trong đó ghi rõ nội dung sai sót, nguyên nhân sai sót, cách thức sửa chữa sai sót và chữ ký của người lập biên bản.

Sửa chữa sai sót sau khi khóa sổ kế toán

Trường hợp phát hiện sai sót sau khi khóa sổ kế toán, kế toán thực hiện sửa chữa sai sót theo các bước sau:

• Chuẩn bị chứng từ kế toán chứng minh cho việc sửa chữa sai sót.
• Ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính bị sai sót theo đúng quy định.
• Điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán theo đúng quy định.
• Lập biên bản ghi nhận việc sửa chữa sai sót, trong đó ghi rõ nội dung sai sót, nguyên nhân sai sót, cách thức sửa chữa sai sót và chữ ký của người lập biên bản.
• Lập quyết định điều chỉnh sai sót, trong đó ghi rõ nội dung sai sót, nguyên nhân sai sót, cách thức sửa chữa sai sót và chữ ký của người có thẩm quyền.

Sửa chữa sai sót trong sổ sách kế toán là một công việc quan trọng, cần được thực hiện theo đúng quy định. Việc sửa chữa sai sót đúng quy định sẽ giúp đảm bảo tính trung thực, chính xác của thông tin kế toán, từ đó giúp cho việc lập báo cáo tài chính được chính xác và đáng tin cậy.

Dưới đây là một số lưu ý khi sửa chữa sai sót trong sổ sách kế toán:

• Cần xác định rõ nguyên nhân sai sót để có phương án sửa chữa phù hợp.
• Sửa chữa sai sót phải được ghi chép rõ ràng, đầy đủ, trung thực và chính xác.
• Cần lập biên bản ghi nhận việc sửa chữa sai sót để lưu giữ hồ sơ kế toán.

Trong trường hợp kế toán không thực hiện việc sửa chữa sai sót trong sổ sách kế toán theo đúng quy định thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

4. Các loại – mẫu sổ sách kế toán

4.1. Sổ sách kế toán theo mức độ thông tin phản ánh trên sổ kế toán

Sổ sách kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, trong đó một cách phân loại phổ biến là theo mức độ thông tin phản ánh trên sổ kế toán. Theo cách phân loại này, sổ sách kế toán được chia thành hai loại chính là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp/đơn vị. Các thông tin phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp thường là các thông tin chung, tổng quát, không đi sâu vào chi tiết.

Sổ kế toán chi tiết phản ánh chi tiết tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp/đơn vị. Các thông tin phản ánh trên sổ kế toán chi tiết thường là các thông tin cụ thể, chi tiết, đi sâu vào từng nội dung, từng khoản mục.

Ví dụ: Sổ kế toán tổng hợp bao gồm các sổ như sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chứng từ, sổ tổng hợp chi tiết. Sổ kế toán chi tiết bao gồm các sổ như sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, sổ chi tiết công nợ phải thu, công nợ phải trả,…

Mức độ thông tin phản ánh trên sổ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng báo cáo tài chính. Sổ kế toán tổng hợp cung cấp thông tin tổng quát, có tính chất chung chung, phù hợp với nhu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin ở mức độ tổng thể, chung chung. Sổ kế toán chi tiết cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết, phù hợp với nhu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin ở mức độ chi tiết, cụ thể.

4.2. Hình thức của sổ sách kế toán

Hình thức của sổ sách kế toán là cách thức trình bày các nội dung của sổ sách kế toán, bao gồm:

• Bố cục của sổ sách kế toán: Bố cục của sổ sách kế toán được thể hiện ở các phần như trang bìa, phần nội dung, phần phụ lục.
• Các cột, hàng trong sổ sách kế toán: Các cột, hàng trong sổ sách kế toán được sử dụng để ghi chép các nội dung liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Các ký hiệu, chữ viết trong sổ sách kế toán: Các ký hiệu, chữ viết trong sổ sách kế toán được sử dụng để ghi chép ngắn gọn, dễ hiểu các nội dung liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hình thức của sổ sách kế toán được quy định như sau:

• Sổ sách kế toán được lập dưới dạng giấy hoặc dạng điện tử.
• Sổ sách kế toán được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính hoặc được lập theo mẫu tự thiết kế nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định.
• Sổ sách kế toán phải được đánh số trang liên tục, bắt đầu từ số 1 và phải được đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

Phân loại hình thức của sổ sách kế toán

Theo hình thức ghi chép, sổ sách kế toán được phân thành hai loại chính là sổ sách kế toán Nhật ký và sổ sách kế toán Chứng từ.

• Sổ sách kế toán Nhật ký: Là sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ sách kế toán Nhật ký được chia thành hai loại là sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt.
• Sổ sách kế toán Chứng từ: Là sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự số chứng từ. Sổ sách kế toán Chứng từ được chia thành hai loại là sổ Chứng từ ghi sổ và sổ Nhật ký – Chứng từ.

Ngoài ra, sổ sách kế toán còn được phân loại theo thời gian sử dụng thành sổ thường xuyên và sổ tạm thời.

• Sổ thường xuyên: Là sổ sách kế toán được sử dụng trong suốt kỳ kế toán.
• Sổ tạm thời: Là sổ sách kế toán được sử dụng trong một thời gian nhất định.

Ý nghĩa của hình thức của sổ sách kế toán

• Hình thức của sổ sách kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán. Hình thức sổ sách kế toán hợp lý sẽ giúp kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính một cách đầy đủ, chi tiết, dễ hiểu và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

Để đảm bảo hình thức của sổ sách kế toán hợp lý, kế toán cần lưu ý các vấn đề sau:

• Sổ sách kế toán phải được lập đầy đủ, đúng mẫu quy định.
• Các cột, hàng trong sổ sách kế toán phải được sử dụng đúng mục đích.
• Các ký hiệu, chữ viết trong sổ sách kế toán phải được sử dụng thống nhất.

4.3. Phương pháp ghi hệ thống số liệu

Phương pháp ghi hệ thống số liệu là cách thức ghi chép các số liệu theo một trình tự, quy tắc nhất định, đảm bảo tính chính xác, dễ hiểu và thuận tiện cho việc sử dụng. Phương pháp ghi hệ thống số liệu được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm kế toán, thống kê, kinh doanh,…

Có nhiều phương pháp ghi hệ thống số liệu khác nhau, tùy thuộc vào từng lĩnh vực và mục đích sử dụng. Tuy nhiên, nhìn chung, các phương pháp ghi hệ thống số liệu đều có các đặc điểm chung sau:

Trình tự ghi: Các số liệu được ghi theo một trình tự nhất định, có thể là theo thời gian, theo thứ tự bảng chữ cái, theo thứ tự số tự nhiên,…

Quy tắc ghi: Các số liệu được ghi theo các quy tắc nhất định, đảm bảo tính chính xác và dễ hiểu.

Ký hiệu: Các số liệu có thể được sử dụng ký hiệu để rút gọn, giúp việc ghi chép trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Dưới đây là một số phương pháp ghi hệ thống số liệu phổ biến:

Phương pháp ghi số thập phân: Đây là phương pháp ghi hệ thống số liệu phổ biến nhất, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm kế toán, thống kê, kinh doanh,… Phương pháp này sử dụng hệ thống chữ số thập phân, bao gồm 10 chữ số: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Các số liệu được ghi theo trình tự từ trái sang phải, bắt đầu từ hàng đơn vị, hàng chục, hàng trăm,…

Phương pháp ghi số tự nhiên: Phương pháp này sử dụng hệ thống chữ số tự nhiên, bao gồm 10 chữ số: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Các số liệu được ghi theo trình tự từ trái sang phải, bắt đầu từ số 0, số 1, số 2,…

Phương pháp ghi số La Mã: Phương pháp này sử dụng hệ thống chữ số La Mã, bao gồm 7 chữ số: I, V, X, L, C, D, M. Các số liệu được ghi theo quy tắc sau:

• I = 1
• V = 5
• X = 10
• L = 50
• C = 100
• D = 500
• M = 1000

Phương pháp ghi số bằng ký hiệu: Phương pháp này sử dụng các ký hiệu để ghi các số liệu, giúp việc ghi chép trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Ví dụ:

Ký hiệu chữ cái: Chữ cái thường được sử dụng để ghi các số liệu trong các bảng biểu, báo cáo. Ví dụ: A, B, C,…

Ký hiệu số: Chữ số thường được sử dụng để ghi các số liệu trong các tài liệu, văn bản. Ví dụ: 1, 2, 3,…

Khi ghi hệ thống số liệu, cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Sử dụng phương pháp ghi hệ thống số liệu phù hợp: Tùy thuộc vào từng lĩnh vực và mục đích sử dụng, cần lựa chọn phương pháp ghi hệ thống số liệu phù hợp.
• Lưu ý trình tự và quy tắc ghi: Các số liệu phải được ghi theo đúng trình tự và quy tắc đã được quy định.
• Sử dụng ký hiệu một cách hợp lý: Ký hiệu chỉ được sử dụng trong những trường hợp cần thiết, đảm bảo tính chính xác và dễ hiểu của các số liệu.

4.4. Kết cấu đối ứng giữa các tài khoản bên trong sổ

Kết cấu đối ứng giữa các tài khoản bên trong sổ sách kế toán là quy tắc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào các tài khoản kế toán. Theo quy tắc này, mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được ghi chép vào hai tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với nhau.

Kết cấu đối ứng giữa các tài khoản kế toán được chia thành hai loại:

• Kết cấu đối ứng trực tiếp: là kết cấu đối ứng giữa hai tài khoản kế toán có cùng chiều.
• Kết cấu đối ứng chéo: là kết cấu đối ứng giữa hai tài khoản kế toán có chiều ngược nhau.
• Kết cấu đối ứng trực tiếp

Kết cấu đối ứng trực tiếp là kết cấu đối ứng giữa hai tài khoản kế toán có cùng chiều, tức là cùng tăng hoặc cùng giảm.

Ví dụ:

Khi mua hàng hóa trả tiền ngay, kế toán sẽ ghi:

• Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa mua
• Có TK 111: Tiền mặt

Khi bán hàng hóa thu tiền ngay, kế toán sẽ ghi:

• Có TK 111: Tiền mặt
• Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Kết cấu đối ứng chéo

Kết cấu đối ứng chéo là kết cấu đối ứng giữa hai tài khoản kế toán có chiều ngược nhau, tức là một tài khoản tăng và một tài khoản giảm.

Ví dụ:

Khi vay tiền ngân hàng, kế toán sẽ ghi:

• Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 341: Vay ngắn hạn

Khi trả lương cho nhân viên, kế toán sẽ ghi:

• Có TK 334: Phải trả người lao động
• Nợ TK 111: Tiền mặt

Ý nghĩa của kết cấu đối ứng giữa các tài khoản kế toán

Kết cấu đối ứng giữa các tài khoản kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, trung thực và đầy đủ của thông tin kế toán. Kết cấu này giúp cho kế toán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Ngoài ra, kết cấu đối ứng giữa các tài khoản kế toán còn giúp cho việc lập báo cáo tài chính được chính xác và thuận lợi hơn.

5. Hình thức ghi sổ sách kế toán

Hình thức ghi sổ sách kế toán

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, có hai hình thức ghi sổ sách kế toán, bao gồm:

• Hình thức nhật ký – sổ cái
• Hình thức chứng từ ghi sổ

Hình thức nhật ký – sổ cái

Hình thức nhật ký – sổ cái là hình thức ghi sổ kế toán kết hợp giữa ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế. Trong hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh. Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép vào sổ Cái theo nội dung kinh tế.

Hình thức chứng từ ghi sổ

Hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức ghi sổ kế toán kết hợp giữa ghi chép theo trình tự thời gian và theo chứng từ kế toán. Trong hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời vào sổ Cái theo trình tự thời gian phát sinh. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ được lưu giữ lại.

Cách lựa chọn hình thức ghi sổ sách kế toán

• Việc lựa chọn hình thức ghi sổ sách kế toán phụ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
• Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đơn giản, có quy mô hoạt động không lớn thì có thể lựa chọn hình thức nhật ký – sổ cái. Hình thức này giúp cho việc ghi chép sổ sách kế toán được đơn giản, dễ thực hiện.
• Đối với các doanh nghiệp lớn, có quy mô hoạt động phức tạp, yêu cầu quản lý cao thì có thể lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này giúp cho việc ghi chép sổ sách kế toán được đầy đủ, chính xác, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

6. Khóa sổ sách kế toán là gì ?

Khóa sổ sách kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho. Khóa sổ sách kế toán được thực hiện vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Mục đích của việc khóa sổ sách kế toán là:

• Đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán.
• Lập báo cáo tài chính theo đúng quy định.
• Để phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.

Quy trình khóa sổ sách kế toán được thực hiện theo các bước sau:

• Kiểm tra, đối chiếu các sổ sách kế toán với chứng từ kế toán.
• Cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.
• Lập các chứng từ kế toán điều chỉnh số liệu trên sổ sách kế toán (nếu có).
• Ký xác nhận của người có thẩm quyền.
• Sổ sách kế toán sau khi khóa sổ phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Dưới đây là một số lưu ý khi khóa sổ sách kế toán:

• Khóa sổ sách kế toán phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền.
• Khóa sổ sách kế toán phải được thực hiện đúng quy định của pháp luật.
• Khóa sổ sách kế toán phải đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán.

Trên đây là một số thông tin về Sổ sách kế toán là gì? Các loại sổ sách kế toán bao gồm gì?. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.