Cách vẽ sơ đồ tổ chức phòng kế toán

1. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán là gì?

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán là một mô hình trình bày mối quan hệ giữa các bộ phận, vị trí trong phòng kế toán. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán giúp hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, vị trí trong phòng kế toán, từ đó đảm bảo việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán được hiệu quả và thống nhất.

Cấu trúc của sơ đồ tổ chức phòng kế toán phụ thuộc vào quy mô, loại hình và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cơ bản sơ đồ tổ chức phòng kế toán của một doanh nghiệp thường bao gồm các bộ phận, vị trí sau:

• Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
• Kế toán viên tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp, phân tích, lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê,…
• Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, thu tiền, chi tiền,…
• Kế toán vật tư: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến vật tư, hàng hóa,…
• Kế toán nhân sự: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến nhân sự, lao động, tiền lương,…
• Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thuế,…

Trong trường hợp doanh nghiệp có quy mô lớn, có thể có thêm các bộ phận, vị trí kế toán chuyên trách khác, ví dụ như:

• Kế toán chi phí: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh.
• Kế toán bán hàng: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến bán hàng, doanh thu.
• Kế toán mua hàng: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến mua hàng, chi phí mua hàng.
• Kế toán kho: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến kho hàng, hàng tồn kho.

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán thường được thể hiện dưới dạng sơ đồ hình cây, với kế toán trưởng là trung tâm của sơ đồ. Các bộ phận, vị trí khác được thể hiện dưới dạng các nhánh của cây, với mối quan hệ tương ứng giữa các bộ phận, vị trí được thể hiện bằng các đường nối.

>>>> Tìm hiểu Cách vẽ sơ đồ kế toán theo thông tư 107 mới nhất 2024 để biết thêm thông tin.

2. Cách vẽ sơ đồ tổ chức phòng kế toán

Để vẽ sơ đồ tổ chức phòng kế toán, cần thực hiện các bước sau:

– Xác định các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong phòng kế toán:

Các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong phòng kế toán thường bao gồm:

• Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động của phòng kế toán.
• Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo tài chính.
• Kế toán bán hàng: Chịu trách nhiệm ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ bán hàng.
• Kế toán mua hàng: Chịu trách nhiệm ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ mua hàng.
• Kế toán kho: Chịu trách nhiệm ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất kho.

Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, phòng kế toán có thể có thêm các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc khác như:

• Phòng kế toán thuế: Chịu trách nhiệm hạch toán và nộp thuế cho doanh nghiệp.
• Phòng kiểm toán nội bộ: Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát hoạt động của phòng kế toán.
• Phòng kế toán quản trị: Chịu trách nhiệm cung cấp thông tin kế toán cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

– Xác định mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc.

Mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong phòng kế toán thường được xác định dựa trên các nguyên tắc sau:

• Tính thống nhất: Các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong phòng kế toán phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nhằm đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán.
• Tính phân công, phân nhiệm: Các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong phòng kế toán phải được phân công, phân nhiệm rõ ràng, nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác kế toán.

– Vẽ sơ đồ tổ chức phòng kế toán theo các mối quan hệ đã xác định.

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán thường được vẽ theo dạng sơ đồ cây, với kế toán trưởng là người đứng đầu. Các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc khác được vẽ dưới kế toán trưởng, thể hiện mối quan hệ cấp trên – cấp dưới.

Dưới đây là một ví dụ về sơ đồ tổ chức phòng kế toán:

Trong sơ đồ này, từng vị trí được chú thích cụ thể như sau:

– Kế toán trưởng: Đứng đầu phòng, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động kế toán.

– Kế toán tổng hợp: Báo cáo trực tiếp cho kế toán trưởng, phụ trách tổng hợp số liệu và báo cáo tài chính.

– Kế toán viên: Gồm các bộ phận chuyên môn:

• Kế toán bán hàng: Theo dõi doanh thu, hóa đơn bán hàng.
• Kế toán mua hàng: Theo dõi chi phí nhập hàng, thanh toán nhà cung cấp.
• Kế toán kho: Quản lý xuất, nhập, tồn kho.
• Kế toán công nợ:Theo dõi công nợ phải thu và phải trả.
• Kế toán thu-chi: Quản lý các khoản thu và chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, sơ đồ tổ chức phòng kế toán có thể được xây dựng theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, sơ đồ tổ chức phòng kế toán cần thể hiện đầy đủ các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc để đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

– Dưới đây là một số lưu ý khi vẽ sơ đồ tổ chức phòng kế toán:

• Sơ đồ tổ chức phòng kế toán cần được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu.
• Sơ đồ tổ chức phòng kế toán cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
• Tên của các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc cần được thể hiện rõ ràng, đầy đủ.
• Mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc cần được thể hiện chính xác, rõ ràng.

>>> Xem thêm Cách vẽ sơ đồ kế toán đúng cách mới nhất 2024 tại đây.

3. Cách đọc sơ đồ tổ chức phòng kế toán

Cách đọc sơ đồ tổ chức phòng kế toán là quá trình hiểu và phân tích các thông tin được thể hiện trong sơ đồ tổ chức phòng kế toán. Để đọc sơ đồ tổ chức phòng kế toán một cách hiệu quả, cần nắm vững các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, các công việc kế toán được phân công, phân nhiệm cho các bộ phận, cá nhân trong phòng kế toán.
• Nguyên tắc phối hợp hoạt động: Theo nguyên tắc này, các bộ phận, cá nhân trong phòng kế toán cần phối hợp hoạt động với nhau để thực hiện các công việc kế toán một cách hiệu quả.

Các bước đọc sơ đồ tổ chức phòng kế toán:

Bước 1: Xác định các bộ phận và cá nhân trong phòng kế toán

Trước tiên, cần xem xét sơ đồ tổ chức để nhận diện các bộ phận và cá nhân trong phòng kế toán.

Sơ đồ thường được trình bày theo thứ tự từ trên xuống dưới (thể hiện cấp bậc quản lý) hoặc từ trái sang phải (thể hiện các bộ phận ngang hàng).

Các chức danh phổ biến trong phòng kế toán có thể bao gồm:

• Kế toán trưởng: Quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động kế toán.
• Kế toán tổng hợp: Kiểm soát số liệu kế toán tổng thể.
• Kế toán công nợ, kế toán thuế, kế toán thanh toán, kế toán kho: Chịu trách nhiệm về từng mảng cụ thể.
• Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt và giao dịch tài chính nội bộ.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận và cá nhân

Mối quan hệ giữa các bộ phận và cá nhân được thể hiện bằng các mũi tên hoặc đường nối.

Các mũi tên có thể chỉ sự quản lý, báo cáo công việc, phối hợp thực hiện nhiệm vụ hoặc trao đổi thông tin.

Cần phân biệt:

• Mũi tên từ cấp trên xuống cấp dưới thường thể hiện quyền hạn quản lý, chỉ đạo.
• Mũi tên hai chiều giữa các bộ phận thể hiện sự phối hợp công việc ngang hàng.

Bước 3: Đọc nội dung mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân

Trên hoặc bên cạnh các mũi tên, sơ đồ có thể ghi chú nội dung công việc mà các bộ phận, cá nhân phải thực hiện với nhau. Ví dụ:

• “Báo cáo tài chính” từ kế toán tổng hợp → kế toán trưởng.
• “Cung cấp số liệu thuế” từ kế toán thuế → kế toán tổng hợp.
• “Xác nhận công nợ” từ kế toán công nợ → kế toán thanh toán.

Đọc các nội dung này giúp hiểu rõ luồng công việc trong phòng kế toán.

Một số lưu ý khi đọc sơ đồ tổ chức phòng kế toán:

• Sơ đồ tổ chức phòng kế toán có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng về cơ bản vẫn bao gồm các thông tin cơ bản như tên các bộ phận, cá nhân, mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân.
• Khi đọc sơ đồ tổ chức phòng kế toán, cần chú ý đến tên các bộ phận, cá nhân, mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân để hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân.
• Nếu sơ đồ tổ chức phòng kế toán không được thể hiện rõ ràng, đầy đủ, cần liên hệ với kế toán trưởng hoặc người có trách nhiệm về kế toán của công ty để được giải thích thêm.

4. Phân biệt các loại sơ đồ tổ chức phòng kế toán

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán có nhiều dạng khác nhau, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức và cách thức quản lý. Dưới đây là ba loại sơ đồ phổ biến:

Sơ đồ phân cấp truyền thống

• Đây là dạng sơ đồ phổ biến nhất, được trình bày theo cấu trúc hệ thống cấp bậc, tương tự như một cây phân cấp.
• Cấp cao nhất là kế toán trưởng, sau đó đến các vị trí kế toán chuyên trách như kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kế toán công nợ, kế toán kho…
• Mối quan hệ giữa các bộ phận được thể hiện bằng đường thẳng dọc, cho thấy sự phân cấp rõ ràng và ai chịu trách nhiệm báo cáo cho ai.
• Ưu điểm: Rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với doanh nghiệp có cơ cấu kế toán chặt chẽ.
• Nhược điểm: Cứng nhắc, thiếu tính linh hoạt khi cần sự phối hợp giữa các bộ phận.

Sơ đồ ma trận

• Sơ đồ ma trận kết hợp cơ cấu phân cấp với cơ cấu chức năng, thể hiện sự phối hợp giữa các bộ phận thay vì chỉ có cấp trên và cấp dưới.
• Một cá nhân có thể báo cáo cho nhiều người hoặc làm việc với nhiều phòng ban khác nhau.
• Ví dụ, kế toán thuế có thể làm việc với kế toán tổng hợp và đồng thời chịu sự quản lý của kế toán trưởng.
• Ưu điểm: Linh hoạt, giúp các bộ phận dễ phối hợp, tối ưu hóa nguồn lực.
• Nhược điểm: Có thể gây khó hiểu nếu không được thiết kế rõ ràng, dễ xảy ra xung đột trong báo cáo công việc.

Sơ đồ chức năng

• Đây là loại sơ đồ tập trung vào trách nhiệm và luồng công việc thay vì chỉ mô tả mối quan hệ quản lý.
• Sơ đồ này thể hiện quy trình công việc, ai làm gì và công việc sẽ được chuyển giao như thế nào.
• Ví dụ, kế toán công nợ có nhiệm vụ đối chiếu công nợ, sau đó chuyển thông tin cho kế toán thanh toán để xử lý.
• Ưu điểm: Tập trung vào nhiệm vụ cụ thể, dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi trong quy trình.
• Nhược điểm: Không thể hiện rõ quyền hạn và cấp bậc quản lý.

5. Các câu hỏi liên quan

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán có thể được thay đổi khi doanh nghiệp mở rộng hay không?

Có, sơ đồ tổ chức phòng kế toán cần được điều chỉnh khi doanh nghiệp mở rộng để đáp ứng nhu cầu công việc mới và yêu cầu kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn. Việc bổ sung các bộ phận hoặc thay đổi cấu trúc tổ chức sẽ giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả làm việc.

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán có giống nhau ở mọi doanh nghiệp không?

Không, tùy thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp, sơ đồ có thể khác nhau.

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán có thể thay đổi theo thời gian không?

Có, khi doanh nghiệp mở rộng hoặc tái cơ cấu, sơ đồ tổ chức có thể được điều chỉnh.

Trên đây là một số thông tin về sơ đồ tổ chức phòng kế toán. Hy vọng với những thông tin Kế toán Kiểm toán ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn