sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ là một mô hình quan trọng giúp hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban trong bộ máy kế toán, từ đó đảm bảo việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán được hiệu quả và thống nhất.
1. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ là gì?
Sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ là một mô hình trình bày mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong bộ máy kế toán của một công ty nhỏ. Sơ đồ bộ máy kế toán giúp hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban trong bộ máy kế toán, từ đó đảm bảo việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán được hiệu quả và thống nhất.
Cấu trúc của bộ máy kế toán công ty nhỏ phụ thuộc vào quy mô, loại hình và đặc thù hoạt động của công ty. Tuy nhiên, cơ bản bộ máy kế toán của một công ty nhỏ thường bao gồm các bộ phận, phòng ban sau:
- Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động kế toán của công ty.
- Kế toán viên tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp, phân tích, lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê,…
- Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, thu tiền, chi tiền,…
- Kế toán vật tư: Chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến vật tư, hàng hóa,…
Trong trường hợp công ty nhỏ có quy mô nhỏ, số lượng nhân sự ít, có thể kiêm nhiệm một số công việc kế toán. Ví dụ, kế toán trưởng có thể kiêm nhiệm kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán vật tư.
Sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ thường được thể hiện dưới dạng sơ đồ hình cây, với kế toán trưởng là trung tâm của sơ đồ. Các bộ phận, phòng ban khác được thể hiện dưới dạng các nhánh của cây, với mối quan hệ tương ứng giữa các bộ phận, phòng ban được thể hiện bằng các đường nối.
2. Cách vẽ sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ
Để vẽ sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ, cần thực hiện các bước sau:
1.Xác định các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong bộ máy kế toán.
Các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong bộ máy kế toán công ty nhỏ thường bao gồm:
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động của bộ máy kế toán.
- Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo tài chính.
- Kế toán bán hàng: Chịu trách nhiệm ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ bán hàng.
- Kế toán mua hàng: Chịu trách nhiệm ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ mua hàng.
- Kế toán kho: Chịu trách nhiệm ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất kho.
- Xác định mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc.
Mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong bộ máy kế toán công ty nhỏ thường được xác định dựa trên các nguyên tắc sau:
- Tính thống nhất: Các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong bộ máy kế toán phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nhằm đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán.
- Tính phân công, phân nhiệm: Các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc trong bộ máy kế toán phải được phân công, phân nhiệm rõ ràng, nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác kế toán.
- Vẽ sơ đồ bộ máy kế toán theo các mối quan hệ đã xác định.
Sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ thường được vẽ theo dạng sơ đồ cây, với kế toán trưởng là người đứng đầu. Các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc khác được vẽ dưới kế toán trưởng, thể hiện mối quan hệ cấp trên – cấp dưới.
Dưới đây là một ví dụ về sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ:
Tổng giám đốc
|
|
Kế toán trưởng
|
|
Kế toán tổng hợp
|
|
Kế toán bán hàng
|
|
Kế toán mua hàng
|
|
Kế toán kho
Trong sơ đồ này, bộ máy kế toán của công ty nhỏ bao gồm 5 vị trí công việc: kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng, kế toán mua hàng và kế toán kho. Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động của bộ máy kế toán. Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ bán hàng. Kế toán mua hàng chịu trách nhiệm ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ mua hàng. Kế toán kho chịu trách nhiệm ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất kho.
Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công ty, sơ đồ bộ máy kế toán có thể được xây dựng theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, sơ đồ bộ máy kế toán cần thể hiện đầy đủ các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận, vị trí công việc để đáp ứng nhu cầu sử dụng của công ty.
Dưới đây là một số lưu ý khi vẽ sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ:
- Sơ đồ bộ máy kế toán cần được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu.
- Sơ đồ bộ máy kế toán cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
3. Cách đọc sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ
Cách đọc sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ cũng tương tự như cách đọc sơ đồ bộ máy kế toán của các công ty lớn. Tuy nhiên, do quy mô nhỏ, bộ máy kế toán của công ty nhỏ thường đơn giản hơn, bao gồm ít bộ phận, cá nhân hơn.
Các bước đọc sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ:
1.Tìm hiểu các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán
Đầu tiên, cần tìm hiểu các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán. Các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán được thể hiện trong sơ đồ bộ máy kế toán theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
2.Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán
Sau khi tìm hiểu các bộ phận, cá nhân, cần xác định mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán. Mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong bộ máy kế toán được thể hiện thông qua các mũi tên. Các mũi tên có thể đi từ bộ phận này sang bộ phận khác, hoặc từ bộ phận này sang cá nhân khác.
3.Đọc nội dung của mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân
Cuối cùng, cần đọc nội dung của mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân được thể hiện trong sơ đồ bộ máy kế toán. Nội dung của mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân được ghi ở bên cạnh các mũi tên.
Ví dụ đọc sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ
Dưới đây là ví dụ về sơ đồ bộ máy kế toán của một công ty nhỏ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ:
Bộ phận
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán bán hàng
Kế toán kho
Mối quan hệ
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán của công ty
Kế toán tổng hợp nhận chứng từ kế toán từ các bộ phận khác, tổng hợp và lập báo cáo tài chính
Kế toán bán hàng nhận chứng từ kế toán từ bộ phận bán hàng, ghi sổ bán hàng
Kế toán kho nhận chứng từ kế toán từ bộ phận kho, ghi sổ kho
Đọc sơ đồ bộ máy kế toán trên, ta có thể thấy:
- Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán của công ty.
- Kế toán tổng hợp là bộ phận trung tâm của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo tài chính.
- Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm ghi sổ bán hàng.
- Kế toán kho chịu trách nhiệm ghi sổ kho.
Một số lưu ý khi đọc sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ:
- Do quy mô nhỏ, bộ máy kế toán của công ty nhỏ thường có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Do đó, khi đọc sơ đồ bộ máy kế toán, cần lưu ý đến nội dung của mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân để hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân.
- Nếu sơ đồ bộ máy kế toán không được thể hiện rõ ràng, đầy đủ, cần liên hệ với kế toán trưởng hoặc người có trách nhiệm về kế toán của công ty để được giải thích thêm.
Trên đây là một số thông tin về sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ . Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
