Quy định về màu mực trên chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong việc duy trì tính chính xác và pháp lý của hồ sơ tài chính. Màu mực được sử dụng trong kế toán cần tuân theo các quy tắc và tiêu chuẩn quy định để đảm bảo tính trung thực và khả thi của dữ liệu tài chính. Điều này giúp đảm bảo rằng tài liệu kế toán đáng tin cậy và có thể kiểm tra, quan trọng cho quá trình kiểm toán và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Sau đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giải đáp thắc mắc của bạn về quy định màu mực trên chứng từ kế toán.
1. Quy định về màu mực chữ ký trong hợp đồng, văn bản
Màu mực sử dụng trong ký chứng từ kế toán
Theo Điều 19 Luật Kế toán 2015 thì chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ; trong đó:
– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai.
– KHÔNG được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
Ngoài ra, điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (hướng dẫn tại Khoản 9.1 Mục 9 Công văn 1839/TCT-CS ngày 20/5/2014) quy định:
Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, KHÔNG sử dụng mực đỏ.
Màu mực sử dụng trong ký ban hành văn bản hành chính
Theo Khoản 6, 7 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:
– Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
– Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Như vậy, khi thực hiện ký chứng từ kế toán, ký ban hành văn bản hành chính thì KHÔNG được dùng mực đỏ và phải dùng loại mực không phai; riêng văn bản hành chính thì buộc sử dụng mực màu xanh.
2. Chữ ký trên hóa đơn, chứng từ kế toán
Chữ ký trên hóa đơn và chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong xác định tính hợp pháp và xác thực của các giao dịch tài chính. Chủ thể thường sử dụng chữ ký để xác nhận sự đồng ý và cam kết về thông tin ghi trên hóa đơn hoặc chứng từ. Việc sử dụng màu mực đậm như đen hoặc xanh để ký tên và đóng dấu chứng thực thường là một quy định quan trọng, giúp bảo vệ tính trung thực và hợp pháp của các tài liệu kế toán. Ngoài ra, quy định về chữ ký cũng có thể tuân theo các quy tắc và tiêu chuẩn cụ thể theo quy định của tổ chức hoặc luật pháp địa phương.
