Những quy định về màu mực trên chứng từ kế toán

Quy định về màu mực trên chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong việc duy trì tính chính xác và pháp lý của hồ sơ tài chính. Màu mực được sử dụng trong kế toán cần tuân theo các quy tắc và tiêu chuẩn quy định để đảm bảo tính trung thực và khả thi của dữ liệu tài chính. Điều này giúp đảm bảo rằng tài liệu kế toán đáng tin cậy và có thể kiểm tra, quan trọng cho quá trình kiểm toán và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Sau đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giải đáp thắc mắc của bạn về quy định màu mực trên chứng từ kế toán.

1. Quy định về màu mực chữ ký trong hợp đồng, văn bản

Màu mực sử dụng trong ký chứng từ kế toán

Theo Điều 19 Luật Kế toán 2015 thì chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ; trong đó:

– Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai.

– KHÔNG được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

– Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

Ngoài ra, điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (hướng dẫn tại Khoản 9.1 Mục 9 Công văn 1839/TCT-CS ngày 20/5/2014) quy định:

Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, KHÔNG sử dụng mực đỏ.

Màu mực sử dụng trong ký ban hành văn bản hành chính

Theo Khoản 6, 7 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

– Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

– Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.

Như vậy, khi thực hiện ký chứng từ kế toán, ký ban hành văn bản hành chính thì KHÔNG được dùng mực đỏ và phải dùng loại mực không phai; riêng văn bản hành chính thì buộc sử dụng mực màu xanh.

2. Quy định màu mực khi ký văn bản hành chính

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì quy định ký tên trên văn bản. Quy định này liên quan đến việc ký tên trên các loại văn bản khác nhau:

– Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai: Khi ký tên trên văn bản giấy, người ký nên sử dụng bút màu xanh để đảm bảo tính xác thực và không phai. Sử dụng mực xanh giúp tạo sự nhất quán và dễ đọc trên văn bản, và đồng thời ngăn ngừa việc chữ ký bị mất đi hoặc mất rõ sau một thời gian. Điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực kế toán và quản lý tài chính.

– Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số: Trong trường hợp văn bản điện tử, thay vì sử dụng chữ ký bằng bút, người có thẩm quyền thường sẽ thực hiện ký số. Điều này bao gồm việc sử dụng các phương tiện điện tử như chữ ký số hoặc chữ ký điện tử để xác minh tính xác thực của văn bản. Ký số giúp bảo vệ tính toàn vẹn của văn bản điện tử và đảm bảo rằng văn bản không bị sửa đổi sau khi đã được ký số.

3. Vì sao lại quy định màu mực như trên khi ký các văn bản hành chính, chứng từ kế toán?

Pháp luật quy định màu mực khi ký các văn bản hành chính và chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác, và hợp pháp trong các giao dịch và hoạt động hành chính. Dưới đây là những lý do chính:

• Dễ dàng xác nhận tính hợp pháp: Màu mực đỏ hoặc xanh thường được sử dụng để ký các văn bản quan trọng nhằm phân biệt với văn bản thông thường, giúp các cơ quan chức năng dễ dàng xác nhận tính hợp pháp của văn bản hoặc chứng từ khi cần kiểm tra hoặc xác minh.
• Ngăn ngừa gian lận và giả mạo: Việc sử dụng màu mực khác nhau giúp chống giả mạo và ngăn chặn tình trạng chỉnh sửa hoặc làm sai lệch các văn bản, chứng từ sau khi đã được ký kết. Màu mực đặc biệt được chọn để khó làm giả và dễ dàng nhận diện dấu hiệu thay đổi.
• Chứng nhận rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm: Màu mực giúp thể hiện sự khác biệt giữa các loại chữ ký hoặc dấu xác nhận trong các văn bản. Việc sử dụng màu mực cụ thể cho các chức danh, các cấp phép và quyết định hành chính sẽ dễ dàng nhận diện trách nhiệm và quyền hạn của người ký.
• Bảo vệ sự minh bạch trong tài chính và kế toán: Trong kế toán, màu mực được quy định để đảm bảo rằng các chứng từ kế toán được lưu trữ và quản lý một cách nghiêm túc, dễ dàng phân biệt chứng từ chính thức và chứng từ phụ. Điều này bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và các bên liên quan, đồng thời giúp kiểm tra, kiểm toán dễ dàng hơn.

Với các quy định này, pháp luật không chỉ giúp duy trì tính chính xác và hợp pháp của các văn bản hành chính mà còn giúp đảm bảo sự minh bạch, bảo mật trong các hoạt động kế toán và tài chính.

>>>>>>>Xem thêm: Tải về miễn phí 10+ mẫu file Excel in bìa sổ sách kế toán đẹp nhất tại đây

4. Các câu hỏi thường gặp

Tại sao màu mực đỏ chỉ được phép sử dụng khi ký các chứng từ kế toán quan trọng?

Đúng: Màu mực đỏ giúp phân biệt chứng từ quan trọng và dễ dàng nhận diện tính hợp pháp của chứng từ kế toán.

Có phải chứng từ kế toán có thể được ký bằng bất kỳ màu mực nào miễn là hợp pháp không?

Sai: Pháp luật quy định rõ các màu mực cần thiết, chẳng hạn như màu mực đỏ hoặc xanh, để đảm bảo tính hợp pháp và dễ dàng kiểm tra.

Màu mực xanh thường được sử dụng để ký chứng từ nào không quan trọng?

Đúng: Màu mực xanh thường được sử dụng cho các văn bản có mức độ quan trọng thấp hơn, nhưng vẫn cần bảo vệ tính hợp pháp.

Tóm lại, việc tuân thủ các quy định về màu mực trên chứng từ kế toán là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và giá trị của chứng từ. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý không sử dụng mực đỏ và lựa chọn loại mực không phai màu để ký và đóng dấu trên chứng từ.Ngoài ra, việc nắm vững các quy định về màu mực cũng giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có. Hy vọng bài viết này Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về vấn đề này.