Quy định lưu trữ chứng từ kế toán cập nhật mới nhất

Quy định lưu trữ chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính và bảo đảm tính minh bạch của hoạt động kinh doanh. Chứng từ kế toán bao gồm hóa đơn, biên lai, sổ sách, và nhiều loại tài liệu khác liên quan đến giao dịch tài chính. Điều này giúp cho doanh nghiệp không chỉ tuân thủ các quy định pháp lý mà còn giúp họ theo dõi và kiểm tra lại các số liệu tài chính một cách hiệu quả. Trong bài viết này, Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giúp bạn tìm hiểu về những quy định lưu trữ chứng từ kế toán và tầm quan trọng của việc tuân thủ chúng nhé!

1. Những loại chứng từ kế toán nào phải được lưu trữ theo quy định?

Chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng, phản ánh các giao dịch tài chính của doanh nghiệp và phải được lưu trữ theo quy định để đảm bảo tính minh bạch, phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra thuế. Các loại chứng từ kế toán cần lưu trữ bao gồm:

• Hóa đơn: Bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn tiền điện, nước, điện thoại, internet và các hóa đơn liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Biên lai: Gồm biên lai thu, biên lai chi, biên lai thanh toán, biên lai ghi nợ, thường áp dụng trong các giao dịch tài chính với khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan thuế.
• Sổ sách kế toán: Gồm sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết công nợ, sổ kế toán tổng hợp, phản ánh toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
• Báo cáo tài chính: Gồm báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các phụ lục kèm theo, giúp đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Hợp đồng kinh tế: Bao gồm hợp đồng mua bán, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng lao động, hợp đồng vay vốn, hợp đồng thuê tài sản nhằm xác nhận các thỏa thuận giữa các bên.
• Chứng từ kế toán nội bộ: Gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê thanh toán, chứng từ khấu hao tài sản cố định và các tài liệu nội bộ khác.
• Tài liệu liên quan khác: Gồm bảng lương, sổ bảo hiểm xã hội, báo cáo kiểm toán, biên bản kiểm kê, giấy tờ chứng minh nguồn gốc và tính hợp lệ của các giao dịch tài chính.

Việc lưu trữ đầy đủ và đúng quy định các loại chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ quá trình kiểm tra, quyết toán thuế và quản lý tài chính hiệu quả.

2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được quy định bởi pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch, phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Thời gian lưu trữ có thể khác nhau tùy theo loại chứng từ, cụ thể như sau:

– Chứng từ giao dịch hàng hóa, dịch vụ: Cần lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ cuối năm tài chính phát sinh giao dịch, nhằm đảm bảo khả năng đối chiếu và kiểm tra khi cần.

– Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Quy định lưu trữ trong 10 năm, bao gồm cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, để phục vụ công tác quyết toán thuế và kiểm tra của cơ quan quản lý.

– Sổ sách kế toán: Bao gồm sổ cái, sổ quỹ, sổ kế toán chi tiết, cần lưu trữ trong 10 năm kể từ cuối năm tài chính để đảm bảo việc tra cứu thông tin khi có yêu cầu.

– Hợp đồng kinh tế và tài liệu pháp lý: Thời hạn lưu trữ phụ thuộc vào quy định của từng loại hợp đồng hoặc pháp luật liên quan, thường kéo dài tối thiểu 5 – 10 năm sau khi hợp đồng hết hiệu lực.

– Báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán: Các tài liệu này cần được lưu trữ vĩnh viễn, vì đây là hồ sơ quan trọng phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp và có thể được sử dụng trong các đợt thanh tra, kiểm toán sau nhiều năm.

Việc tuân thủ quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, hỗ trợ công tác kiểm tra và đảm bảo quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả.

>>> Xem thêm Các nội dung quy định về chứng từ kế toán và kiểm kê tại đây.

3. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán

Việc lưu trữ chứng từ kế toán đúng cách không chỉ đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp mà còn giúp thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm toán. Dưới đây là các quy định cụ thể về cách thức lưu trữ chứng từ kế toán:

– Lưu trữ an toàn và bảo mật: Chứng từ kế toán cần được bảo quản tại nơi an toàn, tránh mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép. Việc này đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin tài chính.

– Sắp xếp và phân loại khoa học: Chứng từ nên được phân loại theo từng loại nghiệp vụ (như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn mua bán) và sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc theo mã số để dễ dàng tra cứu. Việc phân loại rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi cần tìm kiếm thông tin.

– Lưu trữ bản chính và bản sao: Theo quy định, mỗi chứng từ kế toán chỉ cần lưu trữ một bản chính. Nếu cần chia sẻ hoặc lưu trữ tại nhiều địa điểm, các đơn vị khác có thể lưu trữ bản sao chụp, đảm bảo tính chính xác và đồng nhất với bản chính.

– Lưu trữ điện tử và sao lưu dữ liệu: Trong trường hợp chứng từ được lưu trữ dưới dạng điện tử, cần tuân thủ các quy định về chữ ký số và bảo mật thông tin. Ngoài ra, việc sao lưu dữ liệu định kỳ là cần thiết để phòng tránh mất mát do sự cố kỹ thuật.

– Thời hạn lưu trữ: Chứng từ kế toán cần được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 5 năm. Tuy nhiên, đối với một số loại tài liệu như báo cáo tài chính, hợp đồng quan trọng, thời gian lưu trữ có thể kéo dài hơn hoặc vĩnh viễn, tùy theo quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

– Hủy bỏ chứng từ khi hết thời hạn lưu trữ: Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ có thể được hủy bỏ. Tuy nhiên, việc hủy bỏ phải tuân thủ quy định của pháp luật, đảm bảo không ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

– Tuân thủ quy định pháp luật: Mọi hoạt động lưu trữ chứng từ kế toán phải tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Luật Kế toán năm 2015 và các nghị định hướng dẫn liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trên không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động tài chính mà còn góp phần xây dựng uy tín và đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.

4. Quy định về nơi lưu trữ chứng từ kế toán

Mỗi doanh nghiệp cần nắm vững các quy định về nơi lưu trữ chứng từ kế toán để không chỉ bảo vệ tài sản tài chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm toán, và đối phó với các yêu cầu pháp lý trong tương lai. Quy định về nơi lưu trữ chứng từ kế toán có những điểm quan trọng sau:

– Lưu trữ nội bộ: Doanh nghiệp thường nên lưu trữ chứng từ kế toán tại nơi làm việc hoặc trụ sở chính của công ty. Việc lưu trữ nội bộ giúp dễ dàng truy xuất, kiểm tra và kiểm soát tài liệu khi cần thiết, đồng thời tạo ra sự minh bạch trong quá trình quản lý tài chính. Chứng từ phải được lưu trữ tại khu vực có sự giám sát và bảo vệ để tránh mất mát hoặc truy cập trái phép.

– Lưu trữ ngoại bộ: Trong trường hợp doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ ở nơi ngoài công ty, ví dụ như tại kho lưu trữ của bên thứ ba hoặc các cơ sở ngoài trụ sở chính, cần có quy định chặt chẽ và kiểm soát nghiêm ngặt. Điều này bao gồm việc thiết lập các biện pháp bảo vệ tài liệu và đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập mới có thể tiếp cận chứng từ. Cần có cam kết bảo mật rõ ràng từ các bên lưu trữ tài liệu.

– Bảo mật: Mọi chứng từ kế toán phải được bảo vệ khỏi mất mát, hư hỏng, và truy cập trái phép. Để làm được điều này, chứng từ cần được lưu trữ ở các khu vực an toàn, có khóa hoặc hệ thống bảo vệ an ninh. Các chứng từ điện tử cũng cần phải được bảo vệ bằng các phương thức bảo mật như mã hóa dữ liệu hoặc phần mềm bảo vệ chống truy cập trái phép.

– Kho lưu trữ: Nếu doanh nghiệp sử dụng kho lưu trữ riêng biệt để bảo quản chứng từ, kho này phải đáp ứng các yêu cầu về điều kiện bảo quản. Điều này bao gồm việc duy trì nhiệt độ và độ ẩm phù hợp, đảm bảo không có mối mọt hay tác nhân gây hại có thể làm hỏng tài liệu. Kho lưu trữ cần được thiết kế sao cho dễ dàng truy xuất tài liệu khi cần và bảo vệ chứng từ khỏi các yếu tố bên ngoài có thể gây hư hại.

– Sao lưu điện tử: Với việc chuyển đổi số trong kế toán, các chứng từ kế toán điện tử cần được sao lưu thường xuyên tại các máy chủ an toàn hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây có độ bảo mật cao. Sao lưu này phải được thực hiện định kỳ để bảo vệ dữ liệu trong trường hợp có sự cố với hệ thống chính. Việc này cũng giúp bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu và đảm bảo khả năng truy xuất nhanh chóng khi có yêu cầu từ cơ quan kiểm toán hay cơ quan thuế.

– Tuân thủ pháp luật: Nơi lưu trữ chứng từ kế toán phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý và hướng dẫn của cơ quan nhà nước liên quan đến việc bảo mật và lưu trữ tài liệu kế toán. Doanh nghiệp cần cập nhật các quy định về lưu trữ tài liệu để tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo sự minh bạch trong các giao dịch tài chính.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định về nơi lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ giúp bảo vệ tính toàn vẹn và bảo mật của tài liệu tài chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán và các hoạt động kiểm tra tài chính. Điều này đồng thời góp phần nâng cao tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp trong mắt các cơ quan nhà nước và đối tác kinh doanh.

>>> Tham khảo Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là gì? Bao gồm những nội dung nào?

5. Mức xử phạt các hành vi liên quan đến quy định lưu trữ chứng từ kế toán

Việc tuân thủ quy định về lưu trữ chứng từ kế toán là trách nhiệm quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Những hành vi vi phạm có thể dẫn đến các mức xử phạt hành chính nghiêm khắc. Dưới đây là một số mức phạt cụ thể liên quan đến việc lưu trữ chứng từ kế toán:

– Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền:

Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định hoặc không sắp xếp tài liệu kế toán theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Áp dụng cho hành vi lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định; bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, dẫn đến hư hỏng, mất mát trong thời hạn lưu trữ; sử dụng tài liệu kế toán không đúng quy định trong thời gian lưu trữ; hoặc không thực hiện việc kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu bị mất mát hoặc hủy hoại.

– Phạt tiền ở mức cao hơn:

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; hoặc không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Các mức phạt trên được quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán. Việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định này giúp doanh nghiệp tránh được các hình thức xử phạt và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

6. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có thể lưu trữ chứng từ kế toán dưới dạng điện tử không?

Có. Chứng từ kế toán có thể được lưu trữ dưới dạng giấy hoặc điện tử, miễn là đảm bảo tính nguyên vẹn, an toàn và có thể truy xuất khi cần.

Có thể hủy chứng từ kế toán sau khi hết thời gian lưu trữ không?

Có. Sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định, doanh nghiệp có thể tiêu hủy chứng từ nhưng phải lập biên bản và thực hiện theo đúng quy trình.

Có phải tất cả chứng từ kế toán đều có thời gian lưu trữ giống nhau không?

Không. Mỗi loại chứng từ có thời gian lưu trữ khác nhau, ví dụ: chứng từ liên quan đến tài sản cố định phải lưu 10 năm, còn chứng từ kế toán thông thường là 5 năm.

Có cần phải thông báo với cơ quan thuế trước khi hủy chứng từ không?

Không. Doanh nghiệp không cần thông báo nhưng phải đảm bảo việc tiêu hủy được thực hiện theo quy định và có lập biên bản.

Việc tuân thủ đúng các quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất về thời gian, hình thức và phương pháp lưu trữ không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Do đó, việc cập nhật và thực hiện đúng các quy định lưu trữ chứng từ kế toán sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và hỗ trợ hoạt động kinh doanh một cách bền vững. Hy vọng, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp đến bạn các thông tin hữu ích nhé!