Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc quản lý tài chính hiệu quả là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích tầm quan trọng của quy chế quản lý tài chính trong công ty cổ phần và đề xuất một số giải pháp để xây dựng và thực hiện hiệu quả quy chế này.
1. Quy chế quản lý tài chính công ty cổ phần là gì?
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 không đưa ra định nghĩa cụ thể về Quy chế tài chính.
Tuy nhiên, có thể hiểu Quy chế tài chính là một văn bản quy định các nguyên tắc quản lý tài chính – kế toán, tổng hợp và cụ thể hóa các chính sách, chế độ, thủ tục liên quan đến tài chính – kế toán, nhằm đảm bảo hoạt động tài chính của công ty được thực hiện hiệu quả và phù hợp với quy định của pháp luật.
2. Mẫu quy chế quản lý tài chính công ty cổ phần
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm …
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế quản lý tài chính
GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN …
Căn cứ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của Công ty Cổ phần…;
Theo đề nghị của phòng kế toán;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần …
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.
Điều 3. Các Chánh Văn phòng (Giám đốc Hành chính), giám đốc Tài chính, thủ trưởng đơn vị có liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định này.
Nơi nhận:
– Như điều 3 (thực hiện); GIÁM ĐỐC
– Lưu: VP, VT. (Ký và đóng dấu)
QUY CHẾ
Quản lý Tài chính
Công ty Cổ phần …
(Ban hành kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm … của
Giám đốc Công ty Cổ phần …)
Nhằm hướng đến mục tiêu đưa hoạt động công ty đi vào nề nếp, nâng cao tinh thần tự giác của các cán bộ nhân viên, đồng thời phát huy tinh thần chủ và xây dựng nét đẹp văn hoá công sở; Công ty ban hành một số quy định và thực hành tiết kiệm trong công tác quản lý tài chính tại văn phòng công ty như sau:
CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Các căn cứ pháp lý
Luật Doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIV, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2020.
Luật Kế toán đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 20 tháng 11 năm 2015;
Nghị định 174/2016/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 30/12/2016 quy định một số điều của luật kế toán;
Các Luật thuế hiện hành và các văn bản hướng dẫn;
Điều lệ Công ty…được Đại hội đồng cổ đông thông qua vào ngày… tháng …. năm … và các quy chế quản lý nội bộ của Công ty.
Điều 2: Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế tài chính này điều chỉnh các hoạt động trong công tác quản lý vốn, tài sản và kế toán tài chính và đầu tư của Công ty…;
2. Công tác quản lý vốn, tài sản và tài chính – kế toán của các đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty và quản lý tài sản uỷ thác … bao gồm các Chi nhánh, Văn phòng đại diện, … (nếu có) được điều chỉnh theo một quy định riêng phù hợp với điều kiện cụ thể của từng địa phương nhưng không được trái với những điều có liên quan trong Quy chế tài chính này.
Điều 3: Công ty và quản lý tài sản uỷ thác …và các đơn vị hạch toán phụ thuộc
1. Công ty …(sau đây gọi tắt là Công ty …) là Công ty được thành lập mới, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp 2020, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập. Công ty có trách nhiệm bảo toàn, phát triển và sử dụng có hiệu quả vốn và các nguồn lực khác; có các quyền và nghĩa vụ dân sự; tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi vốn điều lệ của Công ty; có bảng cân đối tài khoản riêng; được lập các quỹ theo Luật Doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty (sau đây gọi tắt là Điều lệ Công ty) và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
2. Công ty…có các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc (sau đây gọi tắt là “Đơn vị trực thuộc”) là:
a… ;
b… ;
3. Công ty giao vốn và các nguồn lực khác cho các Đơn vị trực thuộc phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của từng đơn vị và phương án sử dụng vốn được Hội đồng quản trị phê duyệt;
4. Đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước Công ty về hiệu quả sử dụng vốn và các nguồn lực được giao.
Điều 4: Cơ quan quản lý
1. Công ty chịu sự kiểm tra, thanh tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước đối với doanh nghiệp về hoạt động tài chính theo quy định của Pháp luật;
2. Đơn vị trực thuộc chịu sự kiểm tra, thanh tra, giám sát của Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước đối với doanh nghiệp về hoạt động tài chính theo quy định của Pháp luật và các quy định của Công ty.
Điều 5: Tổ chức bộ máy Tài chính – kế toán của Công ty
1. Căn cứ Luật Kế toán và Nghị định …./…..NĐ-CPđược Chính phủ ban hành ngày …./…../…..quy định một số điều của luật kế toán, bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần đầu tư tài chính và quản lý tài sản uỷ thác …được tổ chức là Phòng Tài chính – Kế toán.
2. Khi đã hình thành hoàn chỉnh, Phòng Tài chính – Kế toán của Công ty có
a. Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc.
…
b. Các kế toán viên giúp việc cho Kế toán trưởng
…
c. Thủ quỹ
…
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Kế toán trưởng
a. Kế toán trưởng thực hiện chức năng chỉ đạo, kiểm tra công tác quản lý tài chính và kế toán – thống kê theo quy định của pháp luật và yêu cầu quản trị nội bộ trong phạm vi Công ty; Thực hiện các chức năng phối hợp trong Công ty, đại diện cho phòng mình trong việc đối nội và đối ngoại với ngân hàng, thuế, kiểm toán, ban kiểm soát.
b. Để thực hiện các chức năng trên, Kế toán trưởng có những nhiệm vụ sau:
- Tham mưu cho Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị những phương án huy động và sử dụng vốn;
- Hướng dẫn việc lập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán trong tất cả các bộ phận thuộc Công ty ;
- Phân công và hướng dẫn công việc cho các kế toán viên trong Công ty và các đơn vị trực thuộc.
- Đảm bảo công tác hạch toán kế toán trong Công ty theo đúng quy định, các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành;
- Kiểm tra, giám sát mọi khoản thu, chi trong Công ty ;
- Quản lý, theo dõi các nguồn vốn và tài sản: Soạn thảo và định kỳ xem xét lại các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng của phòng.
- Hướng dẫn cán bộ trong phòng áp dụng các tiêu chuẩn trong Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.
- Tổ chức công tác Kiểm toán và quyết toán thuế hàng năm;
- Xây dựng chiến lược tài chính đề án phát hành các loại Cổ phiếu của Công ty ra công chúng và tổ chức thực hiện, chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn khi đề án được phê duyệt;
- Quản lý, sử dụng và bảo mật chứng từ, chương trình phần mềm kế toán;
- Kiểm tra cuối cùng và ký các chứng từ, báo cáo tài chính, báo cáo hợp nhất, các bảng lương, thưởng, báo cáo thuế hàng tháng, hồ sơ xin hoàn thuế, quyết toán thuế hàng năm và kết quả kiểm kê, kiểm toán trước khi trình Tổng Giám đốc ký duyệt;
- Thẩm định về hiệu quả kinh tế của các dự án đầu tư theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc;
- Cùng Tổng Giám đốc giải trình những vấn đề liên quan đến chế độ, chính sách tài chính, kế toán thống kê, kiểm toán trước cơ quan thuế, thanh tra, kiểm tra, điều tra theo quy định của Pháp luật;
- Đăng ký chữ ký điều hành tài khoản tại Ngân hàng;
- Dự thảo, kiểm tra và trình Tổng Giám đốc ký các công văn gửi ngân hàng, các báo cáo thống kê định kỳ, các công văn về thanh toán công nợ.
c. Để thực hiện những nhiệm vụ trên, Kế toán trưởng có những quyền hạn sau:
- Toàn quyền điều hành các nhân viên thuộc phòng Tài chính – Kế toán Công ty và các nhân viên kế toán tại các đơn vị trực thuộc của Công ty;
- Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả công tác của các nhân viên thuộc lĩnh vực Tài chính – Kế toán của Công ty ;
- Được quyết định các vấn đề liên quan đến công tác Tài chính – Kế toán theo sự phân công của Tổng Giám đốc (hoặc Phó Tổng Giám đốc được Tổng Giám đốc uỷ quyền).
- Đề xuất với Tổng Giám đốc về số lượng, cơ cấu cán bộ cần tuyển dụng và tham gia đánh giá các nhân viên trước khi tuyển dụng cho Phòng Tài chính – Kế toán Công ty trong từng thời kỳ;
- Đề nghị với Tổng Giám đốc về việc nâng lương, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật, buộc thôi việc đối với nhân viên phòng Tài chính – Kế toán của Công ty và Kế toán trưởng/kế toán viên tại các đơn vị trực thuộc.
- Thừa lệnh Tổng Giám đốc, báo cáo, giải trình về tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của Công ty trước Hội đồng quản trị;
4. Các Kế toán viên thuộc Phòng Tài chính – Kế toán nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng.
Nhiệm vụ và quyền hạn của từng kế toán viên do Kế toán trưởng phân công sao cho đảm bảo được hiệu quả công tác hạch toán kế toán trong Công ty và phải phù hợp với các quy chế chung trong Công ty.
5. Thủ quỹ có các nhiệm vụ sau:
a. Thủ quỹ chịu toàn bộ trách nhiệm trước Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc về việc quản lý quỹ tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý và các giấy tờ khác như trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng… của Công ty ;
b. Trong mọi trường hợp, các khoản tiền mặt Việt Nam, tiền mặt là ngoại tệ (nếu có), vàng, bạc, đá quý (nếu có) và các giấy tờ có giá trị khác như trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng… của Công ty đều phải để trong két sau khi làm thủ tục thu nhận;
c. Thủ quỹ là người duy nhất trong Công ty được quản lý khóa két và mở két;
d. Thủ quỹ không được chi tiền và chuyển giao vàng, bạc, đá quý và các giấy tờ có giá trị khác…. cho bất kỳ ai và trong bất cứ trường hợp nào nếu không có chứng từ bằng văn bản đã được ký duyệt của Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng;
e. Thủ quỹ không được đưa vào Két tiền của bản thân hoặc tiền tạm gửi của bất kỳ cá nhân nào;
f. Thủ quỹ phải thực hiện kiểm kê, đối chiếu hàng ngày giữa số tồn quỹ theo sổ Kế toán quỹ tiền mặt và số tồn thực tế trong két. Trong mọi trường hợp, nếu số tồn thực tế trong két nhỏ hơn số tồn quỹ trên sổ quỹ tiền mặt đã được Kế toán trưởng xác nhận, thủ quỹ đều phải bồi thường. Nếu số tiền mặt tồn thực tế trong két lớn hơn số tồn trong sổ quỹ tiền mặt, phần chênh lệch Công ty tạm thời quản lý và giải quyết sau khi đã xác minh.
g. Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra bảo đảm cho số tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý và các giấy tờ có giá không bị rách, nát, hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng. Nếu để xãy ra những trường hợp trên, thủ quỹ phải bồi thường tổn thất cho Công ty.
…
Tải về: TẠI ĐÂY
3. Thẩm quyền quyết định Quy chế tài chính trong công ty cổ phần
Theo khoản 2 Điều 153 của Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý có quyền quyết định các vấn đề quan trọng của công ty, bao gồm cả việc thiết lập và phê duyệt Quy chế tài chính của công ty cổ phần. Cụ thể, Hội đồng quản trị có trách nhiệm quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, trong đó có Quy chế tài chính.
Ngoài ra, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty là người có quyền kiến nghị về Quy chế tài chính trước Hội đồng quản trị để xem xét và quyết định, theo quy định tại Điều 162 Luật Doanh nghiệp 2020.
4. Câu hỏi thường gặp
Quy chế tài chính gồm những nội dung nào?
Quy chế tài chính thường bao gồm các quy định về lập ngân sách, quản lý và kiểm soát chi phí, chính sách tài chính, kế toán và kiểm toán, quản lý quỹ và tài sản, cũng như các nguyên tắc về phân chia lợi nhuận và xử lý thua lỗ.
Tại sao công ty cần có Quy chế tài chính?
Quy chế tài chính giúp thiết lập khuôn khổ quản lý tài chính rõ ràng, đảm bảo các hoạt động tài chính tuân thủ quy định pháp luật, hỗ trợ quản lý rủi ro và giúp công ty tối ưu hóa nguồn lực tài chính để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Quy chế tài chính có thể thay đổi không?
Có. Hội đồng quản trị có thể xem xét điều chỉnh Quy chế tài chính khi có sự thay đổi về quy định pháp luật, tình hình tài chính, chiến lược kinh doanh hoặc nhu cầu thực tế của công ty.
Hy vọng qua bài viết, Kế toán kiểm toán ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Quy chế quản lý tài chính công ty cổ phần. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Kế toán kiểm toán ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
