Chứng từ kế toán là cơ sở quan trọng để ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp của hệ thống kế toán, chứng từ kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Việc nắm vững các nguyên tắc chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, hạn chế rủi ro và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Bài viết này Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ trình bày chi tiết các nguyên tắc chứng từ kế toán mà doanh nghiệp cần tuân thủ.
1. Khái niệm chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là các giấy tờ hoặc vật mang tin dùng để phản ánh, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, chính xác.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi phát sinh đều phải được lập chứng từ kế toán và chỉ lập một lần, đảm bảo tính trung thực, khách quan và hợp pháp trong hoạt động kế toán.
2. Nguyên tắc chứng từ kế toán
Theo Điều 18 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định các nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ kế toán, bao gồm những điểm bổ sung sau:
Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán:
- Chứng từ kế toán phải được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính mà chứng từ đó được lập, trừ khi có quy định khác của pháp luật.
- Đối với các tài liệu quan trọng liên quan đến thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, có thể có các yêu cầu về thời gian lưu trữ dài hơn theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Cách thức bảo quản chứng từ kế toán:
- Chứng từ kế toán cần được bảo quản một cách an toàn, không bị hư hỏng, mất mát, và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Có thể lưu trữ chứng từ bằng phương thức truyền thống (bản giấy) hoặc bằng phương thức điện tử (chứng từ điện tử), tuy nhiên việc lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin.
Trách nhiệm bảo quản chứng từ:
- Các tổ chức, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, lưu trữ và đảm bảo tính hợp lệ của các chứng từ kế toán trong suốt thời gian quy định.
- Nếu có sự thay đổi về tổ chức, công ty phải đảm bảo chuyển giao chứng từ kế toán cho người kế toán hoặc đơn vị kế toán tiếp theo một cách đầy đủ, kịp thời.
Ngoài các nguyên tắc này, Điều 18 của Luật Kế toán 2015 cũng nhấn mạnh rằng doanh nghiệp, tổ chức có nghĩa vụ bảo vệ chứng từ kế toán khỏi việc giả mạo, sửa chữa trái phép, đồng thời phải có các biện pháp bảo mật, bảo vệ dữ liệu kế toán khi lưu trữ bằng phương thức điện tử. Bên cạnh đó, việc lập chứng từ kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc như sau:
Nguyên tắc trung thực và chính xác
Thông tin trên chứng từ phải phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được phép giả mạo, tẩy xóa hoặc sửa chữa nội dung chứng từ. Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng; chỗ trống phải gạch chéo để tránh việc bổ sung thông tin sau này.
Nguyên tắc đầy đủ và hợp pháp
Chứng từ phải được lập đầy đủ các yếu tố theo quy định, bao gồm:
- Tên và số hiệu của chứng từ;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập và nhận chứng từ;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ;
- Chữ ký của người lập, người duyệt và những người liên quan.
Ngoài ra, chứng từ phải được lập theo mẫu quy định hoặc, nếu chưa có mẫu, phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật.
Nguyên tắc rõ ràng và dễ hiểu
Nội dung trên chứng từ phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, không sử dụng viết tắt hoặc ký hiệu khó hiểu. Điều này giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu và ghi sổ kế toán được thực hiện một cách thuận lợi và chính xác.
Nguyên tắc kịp thời và đúng thời gian quy định
Chứng từ phải được lập ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo tính kịp thời và chính xác của thông tin. Việc chậm trễ trong việc lập chứng từ có thể dẫn đến sai sót trong ghi nhận và báo cáo tài chính.
Nguyên tắc bảo quản và lưu trữ
Chứng từ kế toán phải được sắp xếp và lưu trữ một cách khoa học, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Thời gian lưu trữ chứng từ phải tuân theo quy định của pháp luật, thường là 10 năm đối với chứng từ kế toán.
>>>> Tham khảo Tổng hơp danh mục chứng từ kế toán theo thông tư 107 tại đây.
3. Nội dung bắt buộc trên chứng từ kế toán
Theo quy định Điều 6 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, một chứng từ kế toán hợp lệ phải bao gồm các nội dung sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Đối với chứng từ điện tử, ngoài các nội dung trên, còn phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
4. Một số loại chứng từ kế toán chi tiết phổ biến
Tham khảo qua một số chứng từ kế toán chi tiết phổ biến dưới đây.
Chứng từ thu – chi tiền mặt
Bao gồm phiếu thu và phiếu chi, được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền mặt thu vào và chi ra của doanh nghiệp. Việc lập phiếu thu, phiếu chi phải tuân thủ các nguyên tắc đã nêu trên, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Bao gồm ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, được sử dụng trong các giao dịch thanh toán qua ngân hàng. Các chứng từ này phải được lập kịp thời và chính xác, phản ánh đúng số tiền và nội dung giao dịch.
Chứng từ liên quan đến hàng hóa
Bao gồm hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa. Những chứng từ này ghi nhận việc mua bán, xuất nhập và tồn kho hàng hóa của doanh nghiệp, là cơ sở để theo dõi và quản lý hàng tồn kho.
Chứng từ liên quan đến lương và nhân sự
Bao gồm bảng chấm công, bảng thanh toán lương, hợp đồng lao động. Các chứng từ này phản ánh việc tính toán và chi trả lương cho nhân viên, cũng như các thông tin liên quan đến quan hệ lao động trong doanh nghiệp.
5. Lưu ý khi lập và sử dụng chứng từ kế toán
Khi lập và sử dụng chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý các điều sau:
- Tuân thủ pháp luật: Việc lập và sử dụng chứng từ kế toán phải tuân thủ đúng các quy định hiện hành, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
- Đào tạo nhân viên: Nhân viên kế toán cần được trang bị đầy đủ kiến thức về quy trình lập và xử lý chứng từ, sử dụng đúng các mẫu biểu theo quy định nhằm hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.
- Cập nhật thông tin: Do các quy định về kế toán có thể thay đổi theo thời gian, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi các thông tư, nghị định mới để kịp thời điều chỉnh và áp dụng chính xác các mẫu chứng từ theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước.
>>>> Tìm hiểu Quy định về mẫu chứng từ kế toán theo TT 133 mới nhất để biết thêm thông tin.
6. Câu hỏi thường gặp
Chứng từ kế toán có cần chữ ký của các bên liên quan không?
Có: Chứng từ kế toán phải có chữ ký của người lập, người duyệt và các bên liên quan (nếu có) để đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm trong việc xử lý nghiệp vụ.
Có được sửa chữa trực tiếp trên chứng từ kế toán không?
Không: Nếu chứng từ kế toán bị sai, không được phép sửa trực tiếp. Thay vào đó, phải lập chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế bằng chứng từ mới.
Có bắt buộc phải ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ kế toán không?
Có: Một chứng từ kế toán hợp lệ phải có đầy đủ các nội dung quan trọng như tên chứng từ, ngày lập, số chứng từ, nội dung nghiệp vụ, số tiền, chữ ký… theo quy định của Luật Kế toán.
Việc tuân thủ các nguyên tắc chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Khi đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của chứng từ, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro kế toán, kiểm soát tốt hơn dòng tiền và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích giúp bạn áp dụng các nguyên tắc kế toán một cách chính xác và hiệu quả.
