Trước sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, việc áp dụng các thiết bị tự động hóa trong lĩnh vực kế toán ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết hơn bao giờ hết. Một trong những thiết bị đáng chú ý trong quá trình xử lý chứng từ kế toán là máy đóng chứng từ. Để hiểu rõ hơn về công dụng và lợi ích mà máy đóng chứng từ kế toán mang lại cho các doanh nghiệp, hãy cùng chúng tôi khám phá trong bài viết này, được cung cấp thông tin bởi Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC.
1. Giới thiệu về máy đóng chứng từ kế toán
1.1 Máy đóng chứng từ kế toán là gì?
Máy đóng chứng từ kế toán là thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức để đóng kim loại (chốt nhựa, khoen nhựa, chì kẹp) vào các tập giấy tờ, hồ sơ, chứng từ. Máy giúp sắp xếp, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, chứng từ một cách an toàn, khoa học và hiệu quả.
1.2 Cấu tạo của máy đóng chứng từ kế toán
- Khung máy: Thường được làm bằng kim loại chắc chắn, có tác dụng bảo vệ các bộ phận bên trong của máy.
- Tay cầm: Giúp người sử dụng dễ dàng thao tác đóng kim loại.
- Đầu đóng: Là bộ phận trực tiếp đóng kim loại vào tập giấy tờ. Đầu đóng có thể thay đổi để phù hợp với các loại kim loại khác nhau.
- Khay chứa kim loại: Nơi chứa các loại kim loại mà người sử dụng muốn sử dụng.
- Bàn đạp: Giúp tạo lực để đóng kim loại vào tập giấy tờ.
- Bộ phận điều chỉnh độ dày giấy: Giúp điều chỉnh độ dày của tập giấy tờ để phù hợp với lực đóng của máy.
1.3 Phân loại máy đóng chứng từ kế toán
Theo kiểu dáng:
- Máy đóng chứng từ đứng: Thường được sử dụng trong văn phòng có diện tích rộng rãi.
- Máy đóng chứng từ mini: Thường được sử dụng trong văn phòng có diện tích hẹp hoặc mang theo bên mình khi di chuyển.
Theo chức năng:
- Máy đóng chứng từ cơ: Hoạt động bằng tay, người sử dụng phải dùng lực để đóng kim loại.
- Máy đóng chứng từ điện: Hoạt động bằng điện, người sử dụng chỉ cần ấn nút để đóng kim loại.
2. Cách sử dụng máy đóng chứng từ kế toán
Để sử dụng máy đóng chứng từ kế toán một cách hiệu quả, bạn có thể tuân theo các bước sau:
- Chuẩn bị các loại kim loại: Lựa chọn các kim loại có độ dày phù hợp với tập giấy tờ mà bạn muốn đóng.
- Đặt tập giấy tờ vào đúng vị trí: Đặt tập giấy tờ cần đóng chứng từ vào vị trí phù hợp trên bàn làm việc của máy.
- Điều chỉnh độ dày giấy: Điều chỉnh máy để phù hợp với độ dày của tập giấy tờ. Điều này giúp đảm bảo các kim loại có thể đóng vào giấy một cách chính xác và an toàn.
- Đóng kim loại vào tập giấy tờ: Sử dụng nút điều khiển hoặc tay cầm để đóng các kim loại vào tập giấy tờ. Đảm bảo các kim loại được đặt chính xác vào vị trí cần thiết trên tập giấy tờ.
- Lặp lại quá trình cho các tập giấy tờ khác: Nếu cần thiết, lặp lại các bước trên cho các tập giấy tờ khác để hoàn thành quá trình đóng chứng từ.
Bằng cách tuân thủ các bước này, bạn có thể sử dụng máy đóng chứng từ kế toán một cách chính xác và hiệu quả, giúp tăng tính chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian trong công việc kế toán của bạn.
3. Công dụng và lợi ích của máy đóng chứng từ kế toán
Công dụng chính của máy đóng chứng từ kế toán:
- Đóng kim loại vào các tập giấy tờ: Máy đóng chứng từ có thể đóng kim loại vào các tập giấy tờ có độ dày từ 5mm đến 50mm. Các loại kim loại thường được sử dụng bao gồm chốt nhựa, khoen nhựa, chì kẹp.
- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, chứng từ: Sau khi đóng kim loại, các tập giấy tờ được xếp gọn gàng, ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu.
- Bảo quản hồ sơ, chứng từ: Việc đóng kim loại giúp bảo quản hồ sơ, chứng từ khỏi bị rách nát, thất lạc hoặc hư hỏng do tác động của môi trường.
- Tăng tính thẩm mỹ cho hồ sơ, chứng từ: Các tập giấy tờ được đóng kim loại có vẻ ngoài chuyên nghiệp và đẹp mắt hơn so với các tập giấy tờ thông thường.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Máy đóng chứng từ giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc đóng kim loại bằng tay.
Lợi ích khi sử dụng máy đóng chứng từ kế toán:
- Nâng cao hiệu quả công việc: Máy đóng chứng từ giúp sắp xếp, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, chứng từ một cách khoa học và hiệu quả, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người sử dụng.
- Chuyên nghiệp hóa công việc: Các tập giấy tờ được đóng kim loại có vẻ ngoài chuyên nghiệp và đẹp mắt, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.
- Bảo mật thông tin: Việc đóng kim loại giúp bảo mật thông tin trong các tập giấy tờ, hồ sơ, chứng từ, tránh bị đánh cắp hoặc sao chép trái phép.
- Tiết kiệm chi phí: Máy đóng chứng từ giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê nhân công đóng kim loại bằng tay.
4. Nên chọn máy đóng chứng kế toán từ ống nhựa hay luồn dây?
Để lựa chọn được máy đóng chứng từ kế toán phù hợp, bạn cần xem xét hai loại máy chính hiện nay: máy đóng chứng từ luồn dây và máy đóng chứng từ ống nhựa. Mỗi loại máy này có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với các nhu cầu sử dụng khác nhau.
Ưu nhược điểm máy đóng chứng từ luồn dây:
Máy đóng chứng từ luồn dây thường có giá thành rẻ hơn so với các dòng máy đóng chứng từ ống nhựa. Đặc biệt, chúng có thể đáp ứng việc đóng chứng từ có độ dày lớn, từ 5-10cm, với tốc độ nhanh chóng. Các thiết bị này cũng thường có tính năng tự động cắt chỉ và tắt nguồn sau khi hoàn thành quá trình khoan và đóng.
Tuy được ưa chuộng với tính đơn giản và tiện lợi, máy đóng chứng từ luồn dây thường có thiết kế kiểu cổ điển và không có nhiều tính năng hiện đại. Hầu hết các thao tác vẫn là thủ công và thiết kế lỗ khoan vật lý có thể không đảm bảo tính thẩm mỹ cho tài liệu sau khi đóng.
Ưu nhược điểm máy đóng chứng từ ống nhựa:
Máy đóng chứng từ ống nhựa được đánh giá cao về tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp. Các thiết bị này có cơ chế điều khiển hoàn toàn tự động, thường được điều khiển bằng phím cơ hoặc cảm ứng trên màn hình. Điều này giúp cho việc khoan đóng trở nên dễ dàng và chính xác hơn, đảm bảo tính thẩm mỹ cao cho các tài liệu quan trọng.
Tuy có nhiều ưu điểm về tính năng và thẩm mỹ, máy đóng chứng từ ống nhựa thường có giá thành cao hơn so với các dòng máy đóng chứng từ luồn dây. Đây là một trong những yếu tố cần cân nhắc khi quyết định đầu tư cho thiết bị này.
Lựa chọn cuối cùng:
Nếu bạn cần đóng chứng từ với số lượng lớn và đơn giản về tính năng, có thể cân nhắc đến máy đóng chứng từ luồn dây với giá thành phải chăng và tốc độ nhanh.
Nếu bạn đặc biệt quan tâm đến tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp của tài liệu sau khi đóng, và sẵn sàng đầu tư cho một dòng máy cao cấp hơn, máy đóng chứng từ ống nhựa là lựa chọn phù hợp.
5. Một số loại máy đóng chứng từ kế toán chuyên dụng
Dưới đây là một số loại máy đóng chứng từ kế toán chuyên dụng phổ biến hiện nay:
Máy đóng chứng từ ZK 168 là dòng máy đóng chứng từ truyền thống với thiết kế đơn giản và dễ sử dụng. Với khả năng đóng chứng từ dày lớn lên đến 10cm, ZK 168 thường được ưa chuộng tại các ngân hàng, văn phòng kế toán và doanh nghiệp có nhu cầu lớn về đóng chứng từ.
Máy đóng chứng từ DS-98 được biết đến với tính đơn giản và hiệu quả cao. Với công suất khoan đóng mạnh mẽ, DS-98 phù hợp cho việc đóng số lượng lớn chứng từ có độ dày tới 5cm, đáp ứng nhu cầu sử dụng trong các văn phòng kế toán và công ty.
Máy đóng chứng từ HD-50D là lựa chọn phổ biến trong phân khúc giá rẻ, sử dụng ống nhựa đặc biệt để khoan đóng các tài liệu từ 0.1mm đến 50mm. Đây là sự lựa chọn thích hợp cho việc đóng chứng từ tại ngân hàng, văn phòng kế toán và các cơ quan công chứng.
Máy đóng chứng từ ống nhựa MASU HD-70 là dòng máy cao cấp với thiết kế hiện đại và bảng điều khiển cảm ứng. Tự động khoan và đóng chứng từ, HD-70 đáp ứng được yêu cầu về thẩm mỹ và hiệu suất công việc trong việc xử lý các tài liệu quan trọng.
Máy đóng chứng từ ống nhựa MASU HQ-200 là lựa chọn hàng đầu trong dòng máy đóng chứng từ tự động. Với tính năng khoan và đóng chỉ bằng một lần nhấn, HQ-200 giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc đối với các đơn vị có nhu cầu lớn về xử lý tài liệu.
Những loại máy đóng chứng từ này không chỉ đa dạng về tính năng mà còn mang lại hiệu quả và tiện ích trong công việc hàng ngày của các tổ chức và doanh nghiệp.
