Việc thay đổi nhân sự là một hoạt động thường xuyên diễn ra trong các tổ chức, doanh nghiệp. Để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời đến các bên liên quan, việc xây dựng một mẫu thông báo chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về mẫu thông báo thay đổi nhân sự, cũng như những lưu ý khi sử dụng mẫu này.
1. Khi nào cần thông báo về việc thay đổi nhân sự?
Việc thông báo thay đổi nhân sự thường được thực hiện trong các trường hợp sau để đảm bảo sự minh bạch, duy trì hoạt động ổn định và giảm thiểu các tác động tiêu cực trong tổ chức:
- Thay đổi nhân sự lãnh đạo hoặc quản lý quan trọng như thay đổi giám đốc, tổng giám đốc, trưởng phòng hoặc các vị trí lãnh đạo cấp cao khác.
- Nhân sự nghỉ việc, chuyển công tác, hoặc nghỉ hưu
- Bổ nhiệm hoặc tuyển dụng nhân sự mới
- Thay đổi chức danh hoặc vị trí công việc
- Thay đổi nhân sự liên quan đến dự án
- Thay đổi nhân sự theo yêu cầu pháp lý. Ví dụ: Thay đổi người đại diện pháp luật, người phụ trách chuyên môn (trong các ngành đặc thù như y tế, giáo dục, xây dựng, v.v.).
- Thay đổi nhân sự do tái cơ cấu tổ chức.
2. Mẫu thông báo về việc thay đổi nhân sự
Hiện nay có rất nhiều mẫu quy định về việc thay đổi nhân sự. Do đó bạn có thể tham khảo mẫu sau đây:
[TÊN CÔNG TY]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…ngày ……. tháng …… năm
THÔNG BÁO
V/v: thay đổi nhân sự
Kính gửi: ………
[Tên công ty] xin chân thành cảm ơn Quý khách về sự quan tâm tín nhiệm đến sản phẩm của Công ty Chúng tôi, về mối quan hệ hợp tác trên tinh thần đoàn kết và phát triển trong thời gian qua.
Nay nhằm thuận tiện trong giao dịch, [Tên công ty] trân trọng thông báo đến quý khách:
Ông/Bà : ……………….. Mã nhân viên: ………
Chức vụ : ……………
Đã chính thức nghỉ việc và không còn trách nhiệm thực hiện các giao dịch với Quý khách trên danh nghĩa [Tên công ty] kể từ ngày ……./……../20…..
Do đó, để giải quyết dứt điểm các vấn đề còn tồn đọng (nếu có) đề nghị Quý khách liên hệ trực tiếp với:……
Ông/Bà : …………… Mã nhân viên: …………
Điện thoại : …………… Trước ngày: ……../……/20…….
Sau thời gian trên Công ty Chúng tôi không còn trách nhiệm đối với những khiếu nại liên quan đến Ông/Bà ………………
Kính chúc Quý khách luôn thành công trong kinh doanh, sự hợp tác giữa chúng ta ngày càng phát triển và mãi mãi vững bền.
Trân trọng kính báo,
Nơi nhận:
– Như trên.
– Lưu: Đơn vị, PNS.
– Phòng TCKT.
[Tên công ty]
[Chức vụ]
Tải về: Mẫu thông báo về việc thay đổi nhân sự
3. Hướng dẫn viết mẫu thông báo về việc thay đổi nhân sự
Để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và chuyên nghiệp, một mẫu thư thông báo thay đổi nhân sự gửi đến đối tác, khách hàng cần được trình bày với các nội dung cụ thể như sau:
- Tên công ty: Đặt ở góc trên bên trái của thư, ghi rõ tên công ty và viết hoa toàn bộ.
- Quốc hiệu – tiêu ngữ: Trình bày ở góc trên bên phải thư, viết hoa toàn bộ để thể hiện sự trang trọng.
- Thời gian thực hiện thông báo: Ghi rõ địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành thông báo để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.
- Tiêu đề thư rõ ràng, ví dụ: “Thông báo về việc thay đổi nhân sự phụ trách”.
- Liệt kê các văn bản, quy định làm căn cứ, chẳng hạn: Bộ luật Lao động, Luật Doanh nghiệp, các quyết định liên quan, đơn xin thôi việc, hoặc quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm.
- Kính gửi: Ghi tên đối tượng nhận thông báo, có thể là đối tác, khách hàng hoặc các đơn vị liên quan.
- Nội dung thông báo cụ thể về nhân sự rời khỏi vị trí (nghỉ việc, thôi chức, bãi nhiệm) và người mới đảm nhận vị trí thay thế. Cung cấp thông tin chi tiết như họ tên, chức vụ mới, thời điểm bắt đầu đảm nhiệm công việc của nhân sự mới.
- Phần kết: Bày tỏ mong muốn tiếp tục hợp tác lâu dài với đối tác, khách hàng, đảm bảo sự hỗ trợ kịp thời trong quá trình chuyển giao nhân sự.
- Chữ ký và dấu công ty: Thư phải có chữ ký của Giám đốc hoặc người phụ trách nhân sự cùng với con dấu công ty để đảm bảo giá trị pháp lý.
- Nêu rõ thời gian và địa điểm cụ thể thực hiện thông báo để thông tin rõ ràng hơn.
4. Ví dụ cách viết mẫu thông báo về thay đổi nhân sự
CÔNG TY TNHH ABC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 04 tháng 12 năm 2024
THÔNG BÁO
V/v: thay đổi nhân sự
Kính gửi: Quý khách hàng và đối tác,
Công ty TNHH ABC xin chân thành cảm ơn Quý khách về sự quan tâm tín nhiệm đến sản phẩm của Công ty chúng tôi, về mối quan hệ hợp tác trên tinh thần đoàn kết và phát triển trong thời gian qua.
Nay nhằm thuận tiện trong giao dịch, Công ty TNHH ABC trân trọng thông báo đến quý khách:
Ông: Nguyễn Văn An
Mã nhân viên: 12345
Chức vụ: Nhân viên kinh doanh
Đã chính thức nghỉ việc và không còn trách nhiệm thực hiện các giao dịch với Quý khách trên danh nghĩa Công ty TNHH ABC kể từ ngày 01/12/2024.
Do đó, để giải quyết dứt điểm các vấn đề còn tồn đọng (nếu có), đề nghị Quý khách liên hệ trực tiếp với:
Ông: Trần Thị Bích
Mã nhân viên: 54321
Điện thoại: 0987 654 321
Trước ngày: 15/12/2024.
Sau thời gian trên, Công ty chúng tôi không còn trách nhiệm đối với những khiếu nại liên quan đến Ông Nguyễn Văn An.
Kính chúc Quý khách luôn thành công trong kinh doanh, sự hợp tác giữa chúng ta ngày càng phát triển và mãi mãi vững bền.
Trân trọng kính báo,
Nơi nhận:
– Như trên.
– Lưu: Đơn vị, PNS.
– Phòng TCKT.
CÔNG TY TNHH ABC
Giám đốc
Nguyễn Văn Cường
5. Thay đổi nhân sự không thông báo có sao không?
Thay đổi nhân sự mà không thông báo không chỉ gây ra rắc rối trong nội bộ, mà còn làm mất uy tín đối với đối tác và có thể vi phạm pháp luật. Cụ thể:
Nhân viên không được biết về sự thay đổi sẽ gây ra sự lúng túng trong công việc, làm giảm hiệu quả hoạt động. Thiếu minh bạch có thể làm giảm lòng tin của nhân viên đối với ban lãnh đạo.
Đối với đối tác và khách hàng sẽ không biết người chịu trách nhiệm mới để liên hệ, làm chậm trễ các giao dịch hoặc gây hiểu lầm không đáng có. Điều này có thể làm giảm uy tín và sự chuyên nghiệp của công ty trong mắt đối tác, khách hàng.
Đối với các vị trí quan trọng như người đại diện pháp luật, kế toán trưởng, nếu không thông báo hoặc cập nhật với cơ quan chức năng, công ty có thể bị xử phạt hành chính hoặc gặp rủi ro pháp lý.
6. Câu hỏi thường gặp
Cần thông báo thay đổi nhân sự trước bao lâu?
Tùy thuộc vào quy định của công ty và mối quan hệ với đối tác, thông báo nên được gửi ít nhất 3-5 ngày làm việc trước khi thay đổi chính thức để các bên có thời gian chuẩn bị.
Có cần lý do chi tiết cho việc thay đổi nhân sự không?
Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu đối tác hoặc khách hàng yêu cầu, bạn có thể cung cấp lý do ngắn gọn như: nghỉ việc, luân chuyển công tác, hoặc bổ nhiệm mới.
Nếu không thông báo thay đổi nhân sự, công ty có bị ảnh hưởng gì không?
Việc không thông báo có thể gây mất uy tín, làm chậm trễ giao dịch, và thậm chí vi phạm quy định pháp luật nếu liên quan đến các vị trí cần đăng ký với cơ quan chức năng.
Hy vọng qua bài viết, Kế toán kiểm toán ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Mẫu thông báo về việc thay đổi nhân sự. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Kế toán kiểm toán ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
