Một doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh không thể tránh khỏi phát sinh những khoản công nợ. Tuy nhiên với những khoản nợ khó đòi, nợ quá hạn buộc doanh nghiệp phải có những biện pháp xử lý nhất định theo quy định của pháp luật. Kế toán kiểm toán ACC gửi quý khách hàng mẫu thông báo thu hồi công nợ để tham khảo khi phát sinh tình huống cần xử lý.
1. Yêu cầu đối với thông báo thu hồi công nợ
Thông báo là một dạng văn bản hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc của tổ chức. Trong trường hợp này, thông báo thu hồi công nợ là một loại văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức này gửi đến cá nhân, tổ chức còn giữ các khoản nợ của doanh nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình thanh toán nợ của bên kia.
Thông báo thu hồi công nợ thường được sử dụng khi doanh nghiệp theo dõi các khoản nợ đến hạn, quá hạn để yêu cầu bên còn lại thanh toán nợ đó, cụ thể trong các trường hợp sau:
– Thông báo nhắc nhở khách hàng về việc sắp đến hạn thanh toán khoản nợ, giúp khách hàng có thời gian chuẩn bị trước tài chính để thực hiện thanh toán;
– Thông báo nhắc nhở khách hàng khi đã đến hạn trả nợ.;
– Thông báo yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ quá hạn.
Thông báo thu hồi công nợ phải tuân thủ các nội dung chung của một văn bản hành chính, cụ thể phải đảm bảo thể thức sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
Nội dung của thông báo thu hồi công nợ phải đảm bảo thể hiện:
- Các khoản nợ đến hạn, nợ quá hạn;
- Ngày tháng phát sinh khoản nợ, ngày tháng hết hạn khoản nợ;
- Căn cứ phát sinh khoản nợ (hợp đồng, giao dịch, hoá đơn…) để chứng minh nợ;
- Tiền nợ gốc, lãi chậm trả và các khoản phạt (nếu có) theo thoả thuận của các bên;
- Hình thức thanh toán;
- Thời hạn thanh toán;
- Phương án giải quyết nếu không thanh toán nợ đúng hạn yêu cầu.
2. Mẫu thông báo thu hồi công nợ
Kế toán kiểm toán ACC gửi đến bạn mẫu thông báo thu hồi công nợ để tham khảo như sau:
| …(1)… ——- |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— |
| Số: ……./…… | ……., ngày……. tháng……. năm……… |
THÔNG BÁO ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN NỢ QUÁ HẠN
Kính gửi: …………………………………..
Mã số doanh nghiệp:
Trụ sở chính:
Đại diện:
Chức danh:
Căn cứ Hợp đồng số ………………………….. ngày ….. tháng …… năm ……. được ký kết giữa Công ty ……………………………… và Công ty……………… về việc ………………….;
Căn cứ Biên bản nghiệm thu ngày ….. tháng …… năm ……. được ký kết giữa Công ty ……………………………… và Công ty………………;
Căn cứ thực tế quá trình thanh toán.
Tính đến thời điểm ngày …./…./.2024, theo biên bản đối chiếu công nợ, Công ty …. còn phải thanh toán cho chúng tôi ………………. VND, tương ứng …. giá trị hợp đồng.
Theo quy định tại Điều …. Hợp đồng, Công ty …. có trách nhiệm thánh toán cho chúng tôi ……………….. VND trong vòng …………… ngày kể từ ngày hai bên ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu công việc/ hàng hóa.
Tuy nhiên đến nay, Công ty chúng tôi chưa nhận được bất kỳ khoản thanh toán nào của quý công ty. Như vậy, Công ty ……………đang vi phạm nghĩa vụ thanh toán theo điều……… của Hợp đồng ký giữa hai bên cũng như vi phạm quy định về nghĩa vụ thanh toán theo Điều 50 Luật Thương Mại 2005 “Bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng và nhận hàng theo thỏa thuận. Bên mua phải tuân thủ các phương thức thanh toán, thực hiện việc thanh toán theo trình tự, thủ tục đã thỏa thuận và theo quy định của pháp luật.”
Bằng văn bản này, chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty thanh toán số tiền: … đồng (Bằng chữ:..…) theo đúng quy định trong hợp đồng trước 17 giờ ngày …/…./2024.
Thông tin thanh toán như sau:
Tên tài khoản: Công ty………………………
Số tài khoản: …………. tại Ngân hàng……….. – Chi nhánh……..
Rất mong nhận được sự hợp tác từ Công ty.
Trường hợp hết thời hạn nói trên, quý công ty không thực hiện nghĩa vụ thanh toán khoản nợ, chúng tôi sẽ yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn./.
| Nơi nhận:
– Như kính gửi; – Lưu: TCKT |
GIÁM ĐỐC
…………. |
Tải mẫu thông báo tại đây
3. Quy trình thực hiện thu hồi công nợ
Để thu hồi công nợ, cần thực hiện quy trình như sau:
Bước 1: Soạn thông báo thu hồi công nợ
Thông báo thu hồi công nợ phải đảm bảo những nội dung như đã phân tích ở trên. Quý khách nên đảm bảo đầy đủ nội dung để Thông báo của mình được phát huy tối đa hiệu quả.
Bước 2: Phát hành thông báo thu hồi công nợ
Sau khi thông báo thu hồi công nợ được giám đốc thông qua, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến người nợ qua tin nhắn, điện thoại, email hoặc các phương tiện khác.
Bước 3: Theo dõi tiến độ thanh toán
Sau khi phát hành thông báo, cần sát sao theo dõi tiến độ thanh toán của bên kia nhằm bảo đảm không bị “trôi” vụ việc cũng như tiếp nhận được một cách nhanh chóng tình huống tài chính của khách hàng.
Bước 4: Đàm phán (nếu có)
Trường hợp bên kia không đảm bảo đủ khả năng tài chính để thanh toán và có nhu cầu đàm phán giãn tiến độ thanh toán thì doanh nghiệp cũng nên cân đối tài chính và có phương án đàm phán phù hợp, bảo đảm thu hồi được khoản nợ.
Bước 5: Thực hiện và ghi nhận thanh toán
Trường hợp bên kia thực hiện đúng, đủ việc thanh toán theo thoả thuận thì các bên thực hiện việc thanh toán công nợ và ghi nhận vào sổ kế toán cũng như hoàn tất các chứng từ tài chính liên quan.
Bước 6: Lưu trữ hồ sơ
Mặc dù khoản nợ đã được thanh toán nhưng doanh nghiệp vẫn nên lưu trữ hồ sơ để tránh phát sinh những rủi ro hoặc tranh chấp sau này.
Bước 7: Thực hiện các biện pháp tiếp theo (nếu có)
Trường hợp bên nợ không thực hiện việc thanh toán và/hoặc không có ý kiến phản hồi, đàm phán giãn tiến độ thì doanh nghiệp cần cân nhắc đến các biện pháp pháp lý khác để bảo hộ quyền của mình: Khởi kiện tại Toà án, trọng tài…
4. Thủ tục khởi kiện yêu cầu thanh toán công nợ
Trường hợp đã hết thời hạn thanh toán mà bên nợ không trả hoặc không có thiện chí thanh toán, doanh nghiệp có thể thực hiện khởi kiện tại Toà án nhân dân cấp huyện nơi bên kia đặt trụ sở/cư trú thông qua một trong ba phương thức sau:
- Nộp trực tiếp tại Tòa án;
- Gửi đến Tòa án theo đường dịch vụ bưu chính;
- Gửi trực tuyến bằng hình thức điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tòa án (nếu có)
Hồ sơ khởi kiện gồm các giấy tờ sau:
- Đơn khởi kiện;
- Bản sao Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu, Biên bản đối chiếu công nợ…;
- Bản sao chứng thực Giấy tờ tùy thân: CMND, hộ chiếu, căn cước công dân, sổ hộ khẩu… của người khởi kiện, người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan…;
- Các tài liệu, chứng cứ khác.
Trên đây là tư vấn của Kế toán kiểm toán ACC về mẫu thông báo thu hồi công nợ. Hi vọng chúng tôi đã trang bị được cho bạn những kiến thức cơ bản, cần thiết nhất để bạn đòi lại được quyền lợi về tài chính đnag bị xâm phạm này.
