Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp thường xuyên có những thay đổi về nhân sự. Việc thông báo những thay đổi này một cách chính thức và kịp thời là điều vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn những mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ phổ biến và cách thức sử dụng hiệu quả.
1. Khi nào cần thông báo thay đổi nhân sự?
Trong kinh doanh, đối tác và khách hàng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển và bền vững của doanh nghiệp. Vì vậy, khi có thay đổi về nhân sự, đặc biệt là những người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc phối hợp và giao dịch, việc thông báo kịp thời là rất cần thiết. Điều này giúp khách hàng, đối tác nắm bắt thông tin nhanh chóng và duy trì sự hợp tác bình thường.
Thông báo thay đổi nhân sự cũng là cách doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình, tránh tình huống nhân sự cũ lợi dụng các mối quan hệ để tư lợi cá nhân. Đồng thời, nó giúp đảm bảo các giao dịch không bị gián đoạn và xây dựng sự minh bạch, chuyên nghiệp.
Các trường hợp cần thông báo bao gồm:
- Nhân sự nghỉ việc (do nghỉ hưu, tự nghỉ, hoặc bị bãi nhiệm).
- Thay đổi nhân sự do tái cơ cấu hoặc điều chỉnh nội bộ.
Với tầm quan trọng của nguồn nhân lực trong thành công của doanh nghiệp, việc thông báo thay đổi nhân sự không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố then chốt để duy trì sự ổn định trong mối quan hệ với khách hàng và đối tác.
2. Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ
[TÊN CÔNG TY]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…ngày ……. tháng …… năm
THÔNG BÁO
V/v: Thay đổi nhân sự nội bộ
Kính gửi: ………
[Tên công ty] xin chân thành cảm ơn Quý khách về sự quan tâm tín nhiệm đến sản phẩm của Công ty Chúng tôi, về mối quan hệ hợp tác trên tinh thần đoàn kết và phát triển trong thời gian qua.
Nay nhằm thuận tiện trong giao dịch, [Tên công ty] trân trọng thông báo đến quý khách:
Ông/Bà : ……………….. Mã nhân viên: ………
Chức vụ : ……………
Đã chính thức nghỉ việc và không còn trách nhiệm thực hiện các giao dịch với Quý khách trên danh nghĩa [Tên công ty] kể từ ngày ……./……../20…..
Do đó, để giải quyết dứt điểm các vấn đề còn tồn đọng (nếu có) đề nghị Quý khách liên hệ trực tiếp với:……
Ông/Bà : …………… Mã nhân viên: …………
Điện thoại : …………… Trước ngày: ……../……/20…….
Sau thời gian trên Công ty Chúng tôi không còn trách nhiệm đối với những khiếu nại liên quan đến Ông/Bà ………………
Kính chúc Quý khách luôn thành công trong kinh doanh, sự hợp tác giữa chúng ta ngày càng phát triển và mãi mãi vững bền.
Trân trọng kính báo,
Nơi nhận:
– Như trên.
– Lưu: Đơn vị, PNS.
– Phòng TCKT.
[Tên công ty]
[Chức vụ]
Tải về: Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ
3. Hướng dẫn viết thư thông báo thay đổi nhân sự nội bộ
Khi viết mẫu thư thông báo thay đổi nhân sự nội bộ, cần đảm bảo thông tin đầy đủ, rõ ràng và đúng thể thức. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:
- Tên công ty: Ghi tên công ty ở góc phía trên bên trái và viết bằng chữ in hoa.
- Quốc hiệu và tiêu ngữ: Đưa Quốc hiệu và tiêu ngữ ở góc bên phải của thông báo, viết in hoa.
- Thông tin thời gian và địa điểm: Nêu rõ ngày, tháng, năm và địa điểm thực hiện thông báo.
- Tên thông báo: Ghi rõ tiêu đề là “Thông báo về việc thay đổi nhân sự phụ trách”.
- Cơ sở pháp lý: Thông tin trong thông báo nên dựa vào các căn cứ như Bộ luật Lao động, Luật Doanh nghiệp, các quyết định liên quan, điều lệ công ty, đơn xin thôi việc, hoặc các quyết định bổ nhiệm và miễn nhiệm.
- Kính gửi: Ghi rõ tên hoặc địa chỉ của đối tượng nhận thông báo. Thông thường, thông báo này sẽ được gửi đến các quý khách hàng và đối tác.
- Nội dung chính: Cần nêu rõ thông tin về việc nhân sự nghỉ việc, thôi công tác hoặc bị bãi nhiệm và thông tin của nhân sự mới sẽ thay thế.
- Kết thúc thông báo: Bày tỏ mong muốn tiếp tục duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác với các khách hàng và đối tác trong thời gian sớm nhất.
- Thông tin chi tiết về thời gian và địa điểm: Trình bày rõ thông tin này trong thông báo.
- Chữ ký và dấu xác nhận: Thêm chữ ký và dấu xác nhận của Giám đốc hoặc người phụ trách bộ phận nhân sự để thông báo có tính xác thực và chính thức.
4. Ví dụ về mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ
CÔNG TY TNHH ABC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2024
THÔNG BÁO
V/v: Thay đổi nhân sự nội bộ
Kính gửi: Quý khách hàng và Đối tác
Công ty TNHH ABC xin chân thành cảm ơn Quý khách về sự quan tâm tín nhiệm đến sản phẩm của Công ty Chúng tôi, về mối quan hệ hợp tác trên tinh thần đoàn kết và phát triển trong thời gian qua.
Nay nhằm thuận tiện trong giao dịch, Công ty TNHH ABC trân trọng thông báo đến quý khách:
Ông Nguyễn Văn A – Mã nhân viên: 00123
Chức vụ: Trưởng phòng Kinh doanh
Đã chính thức nghỉ việc và không còn trách nhiệm thực hiện các giao dịch với Quý khách trên danh nghĩa Công ty TNHH ABC kể từ ngày 15/12/2024.
Do đó, để giải quyết các vấn đề còn tồn đọng (nếu có), đề nghị Quý khách liên hệ trực tiếp với:
Ông Phạm Thị B – Mã nhân viên: 00456
Điện thoại: 0987 123 456 trước ngày 30/12/2024.
Sau thời gian trên, Công ty chúng tôi không còn trách nhiệm đối với các khiếu nại liên quan đến Ông Nguyễn Văn A.
Kính chúc Quý khách luôn thành công trong kinh doanh, sự hợp tác giữa chúng ta ngày càng phát triển và mãi mãi vững bền.
Trân trọng kính báo,
Nơi nhận:
– Như trên.
– Lưu: Đơn vị, PNS.
– Phòng TCKT.
Công ty TNHH ABC
Giám đốc
5. Câu hỏi thường gặp
Tại sao cần thông báo thay đổi nhân sự nội bộ với khách hàng và đối tác?
Thông báo thay đổi nhân sự giúp khách hàng và đối tác nắm bắt thông tin kịp thời, đảm bảo các hoạt động hợp tác và giao dịch diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.
Ai sẽ là người chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nhân sự?
Thông thường, bộ phận nhân sự hoặc người đứng đầu phòng ban có liên quan sẽ là người soạn thảo và gửi thông báo này.
Cần thông báo thay đổi nhân sự trong trường hợp nào?
Thông báo cần thực hiện trong các trường hợp như: nhân sự nghỉ việc, thôi việc, nghỉ hưu, bị bãi nhiệm, hoặc có sự điều chỉnh nhân sự do tái cơ cấu công ty.
Hy vọng qua bài viết, Kế toán kiểm toán ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Kế toán kiểm toán ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
