Thông báo nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự liên kết, động viên và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, cũng như đảm bảo mọi người đều được cập nhật những thông tin cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả. Dưới đấy ACC xin cung cấp Mẫu thông báo nội bộ công ty đơn giản, chi tiết nhất.
1. Mẫu thông báo nội bộ công ty chi tiết
Mẫu thông báo nội bộ công ty là một công cụ quan trọng để truyền đạt thông tin đến toàn bộ hoặc một bộ phận nhân viên trong công ty. Dưới đây là mẫu thông báo nội bộ công ty được sử dụng phổ biến
1.1 Mẫu thông báo nội bộ công ty 1
| TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
|
| Số………. | Ngày … tháng … năm… |
THÔNG BÁO
Về……………………………….
Kính gửi:………………….. …………….
Căn cứ ………………………………………………………………………………… ;
Căn cứ ………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
Đề nghị …………………………………………………………………………………
Trân trọng./.
GIÁM ĐỐC
Nơi nhận: (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
– ……………….. ;
– ……………….. ;
– Lưu: VT.
Tải: mau-thong-bao
1.2 Mẫu thông báo nội bộ công ty 2
| TÊN ĐƠN VỊ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
|
| Số………. | Ngày … tháng … năm… |
THÔNG BÁO
V/v ……………………………….
Do nhu cầu……………………….., Công ty ………….. thông báo về việc sau:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Yêu cầu:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Trân trọng./.
GIÁM ĐỐC
Nơi nhận: (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
– ……………….. ;
– ……………….. ;
– Lưu: VT.
Tải: mau-thong-bao-2
2. Nội dung trong mẫu thông báo nội bộ
Khi soạn thảo một mẫu thông báo nội bộ, cần phải bao gồm những thông tin chính yếu và có cấu trúc rõ ràng để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả. Dưới đây là các phần cơ bản và nội dung cần có trong một mẫu thông báo nội bộ:
- Tiêu đề: Tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn phản ánh nội dung chính của thông báo. Ví dụ: “Thông Báo Về Thay Đổi Chính Sách Nghỉ Phép”, “Thông Báo Về Cuộc Họp Toàn Công Ty Tháng 6”.
- Người gửi thông báo: Tên và chức vụ của người gửi thông báo. Ví dụ: “Nguyễn Văn A, Giám đốc Nhân sự”.
- Ngày tháng: Ngày phát hành thông báo. Ví dụ: “Ngày 3 tháng 6 năm 2024”.
- Lời mở đầu: Lời chào và giới thiệu ngắn gọn về mục đích của thông báo. Ví dụ: “Kính gửi toàn thể nhân viên công ty, chúng tôi xin thông báo về…”.
- Nội dung thông báo: Trình bày chi tiết thông tin cần thông báo.
- Lý do thông báo: Giải thích ngắn gọn lý do của thông báo.
- Thông tin chi tiết: Cung cấp các thông tin cụ thể và rõ ràng.
- Hành động cần thiết: Hướng dẫn nhân viên cần làm gì hoặc thay đổi gì sau thông báo này.
- Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ nếu nhân viên cần thêm thông tin hoặc có câu hỏi. Ví dụ: “Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ phòng Nhân sự qua email hr@congty.com hoặc số điện thoại (012) 345-6789″.
- Lời kết: Cảm ơn nhân viên đã đọc và tuân thủ thông báo. Ví dụ: “Chúng tôi xin cảm ơn sự hợp tác của quý anh chị.”
- Chữ ký: Chữ ký của người gửi thông báo, cùng với tên và chức vụ.
3. Một số yêu cầu cơ bản của một văn bản thông báo nội bộ
Một văn bản thông báo nội bộ cần tuân thủ một số yêu cầu cơ bản để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và hiệu quả. Dưới đây là những yêu cầu cơ bản của một văn bản thông báo nội bộ:
- Rõ ràng và ngắn gọn: Phải truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu và không gây hiểu nhầm cho độc giả. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc chuyên ngành.
- Đúng định dạng và cấu trúc: Tuân thủ đúng định dạng và cấu trúc của văn bản thông báo nội bộ. Bao gồm các phần như tiêu đề, người gửi, ngày tháng, nội dung chính, thông tin liên hệ, lời kết và chữ ký.
- Thông tin chính xác và cập nhật: Đảm bảo thông tin được cung cấp là chính xác và cập nhật nhất. Kiểm tra và xác minh thông tin trước khi gửi đi để tránh những thông tin sai lệch.
- Thông điệp rõ ràng và mục đích cụ thể: Phải rõ ràng về mục đích và nội dung của thông báo. Tránh sự mơ hồ và không rõ ràng về thông điệp cần truyền đạt.
- Hướng dẫn cụ thể (nếu cần): Nếu có yêu cầu hoặc hành động cụ thể từ phía độc giả, phải cung cấp hướng dẫn rõ ràng và chi tiết. Đảm bảo người đọc biết mình cần phải làm gì sau khi đọc thông báo.
- Thiết lập một kênh giao tiếp hai chiều: Mở cửa cho người đọc phản hồi, gửi câu hỏi hoặc yêu cầu thêm thông tin. Cung cấp thông tin liên hệ hoặc kênh giao tiếp để nhân viên có thể tiếp cận và gửi phản hồi.
- Thời gian phát hành hợp lý: Đảm bảo thông báo được gửi đi đúng thời gian và đủ thời gian cho nhân viên để xem xét và phản hồi (nếu cần).
- Tôn trọng và chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn từ tôn trọng và chuyên nghiệp trong tất cả các khía cạnh của văn bản. Tránh sử dụng ngôn từ phân biệt hoặc gây khó chịu. Tuân thủ những yêu cầu trên sẽ giúp đảm bảo rằng thông báo nội bộ được truyền đạt một cách hiệu quả và tạo ra sự hiểu biết và đồng thuận trong công ty.
4. Một số lưu ý khi viết mẫu thông báo nội bộ
Viết mẫu thông báo nội bộ là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ ai làm việc trong môi trường công ty. Một mẫu thông báo nội bộ được viết tốt sẽ giúp truyền đạt thông tin một cách hiệu quả đến đúng đối tượng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và gắn kết nhân viên. Dưới đây là một số lưu ý khi viết mẫu thông báo nội bộ:
- Xác định rõ mục đích và đối tượng
- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp (dễ hiểu, trang trọng, ngắn gọn)
- Cấu trúc thông báo rõ ràng: Tiêu đề, mở đầu, nội dung, kết luận, ký tên
- Trình bày thông tin khoa học: Sử dụng phông chữ, cỡ chữ phù hợp. Sử dụng các điểm nhấn như in đậm, in nghiêng, gạch đầu dòng. Đảm bảo bố cục trang hợp lý, dễ nhìn.
- Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi công bố: Kiểm tra nội dung thông báo xem đã đầy đủ, chính xác chưa. Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp. Kiểm tra bố cục trang.
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ: Sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản như Microsoft Word, Google Docs.Sử dụng các mẫu thông báo nội bộ có sẵn trên mạng.
- Tham khảo ý kiến của người khác: Tham khảo ý kiến của đồng nghiệp, cấp trên trước khi công bố thông báo.
- Bằng cách tuân thủ những lưu ý trên, bạn có thể viết được những mẫu thông báo nội bộ hiệu quả, giúp truyền đạt thông tin đến đúng đối tượng và góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
