Một hội nghị khách hàng thành công là yếu tố quan trọng để xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra, việc soạn thảo một quyết định tổ chức chi tiết là điều vô cùng cần thiết. Bài viết này Kế toán kiểm toán ACC sẽ cung cấp mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng, giúp bạn tự tin tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp.
1. Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng là gì?
Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng là một văn bản hành chính quan trọng, thể hiện sự phê duyệt chính thức của cấp quản lý đối với việc tổ chức một sự kiện nhằm gặp gỡ, tri ân và tăng cường mối quan hệ với khách hàng. Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng trong quá trình lên kế hoạch và tổ chức một hội nghị khách hàng thành công.
2. Mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng
| TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC Số: …./QĐ-… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …………., ngày …… tháng …… năm …… |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc tổ chức Hội nghị khách hàng năm ……
TÊN NGƯỜI/CƠ QUAN BAN HÀNH QUYẾT ĐỊNH
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của … (Tên cơ quan/tổ chức), ban hành theo Quyết định số … ngày … tháng … năm …;
Căn cứ kế hoạch hoạt động năm … của … (Tên cơ quan/tổ chức);
Xét đề nghị của … (bộ phận/đơn vị phụ trách);
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Mục đích và phạm vi tổ chức Hội nghị khách hàng
Mục đích:
Tăng cường quan hệ hợp tác với khách hàng.
Lắng nghe ý kiến đóng góp từ khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ/sản phẩm.
Giới thiệu chiến lược, kế hoạch phát triển của … (Tên cơ quan/tổ chức).
Phạm vi:
Hội nghị khách hàng dành cho các khách hàng chiến lược, đối tác quan trọng, và các khách hàng tiêu biểu của … (Tên cơ quan/tổ chức).
Điều 2. Thời gian và địa điểm tổ chức
Thời gian:
Tổ chức vào lúc … giờ, ngày … tháng … năm ….
Địa điểm:
Tại … (Tên địa điểm, địa chỉ cụ thể).
Điều 3. Thành phần tham dự
Khách mời:
Đại diện các khách hàng, đối tác, và cơ quan liên quan.
Đại diện tổ chức:
Ban lãnh đạo, đại diện các phòng ban và nhân viên phụ trách của … (Tên cơ quan/tổ chức).
Điều 4. Nội dung chương trình
Khai mạc Hội nghị:
Phát biểu chào mừng của lãnh đạo.
Báo cáo hoạt động và định hướng phát triển:
Trình bày các thành tựu, định hướng chiến lược và các chính sách mới.
Ghi nhận ý kiến đóng góp từ khách hàng:
Tổ chức phần trao đổi, thu thập phản hồi từ khách hàng.
Kết thúc và tiệc giao lưu:
Giao lưu, xây dựng mối quan hệ gắn kết hơn với khách hàng.
Điều 5. Ban tổ chức và phân công nhiệm vụ
Trưởng Ban tổ chức: … (Tên, chức vụ).
Chịu trách nhiệm chung trong việc điều phối và tổ chức hội nghị.
Thành viên:
Phụ trách hậu cần: … (Tên, phòng ban).
Phụ trách mời khách: … (Tên, phòng ban).
Phụ trách truyền thông: … (Tên, phòng ban).
Điều 6. Kinh phí tổ chức
Kinh phí tổ chức Hội nghị được trích từ nguồn ngân sách của … (Tên cơ quan/tổ chức), theo kế hoạch chi tiêu đã được phê duyệt.
Điều 7. Hiệu lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Các phòng ban và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
| Nơi nhận:
Như Điều 7; Lưu VT. |
NGƯỜI KÝ QUYẾT ĐỊNH (Ký tên, ghi rõ họ tên, chức danh, đóng dấu) |
Tải mẫu tại đây: mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng
3. Các câu hỏi thường gặp
Ngân sách là yếu tố quan trọng nhất khi lập quyết định tổ chức hội nghị?
Mặc dù ngân sách rất quan trọng, nhưng nó chỉ là một trong những yếu tố cần cân nhắc. Các yếu tố khác như mục tiêu của hội nghị, đối tượng khách hàng, nội dung chương trình cũng cần được quan tâm đúng mức.
Quyết định tổ chức hội nghị chỉ cần được ký duyệt bởi người đứng đầu bộ phận tổ chức sự kiện?
Tùy thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của hội nghị, quyết định có thể cần được ký duyệt bởi nhiều cấp quản lý khác nhau, thậm chí là ban giám đốc.
Sau khi ban hành quyết định, nội dung của hội nghị không thể thay đổi?
Trong quá trình thực hiện, có thể phát sinh những thay đổi không lường trước được. Do đó, quyết định có thể được điều chỉnh một phần, nhưng cần phải có sự thống nhất của các bên liên quan.
Hy vọng qua bài viết, Kế toán kiểm toán ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Kế toán kiểm toán ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
