Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện là một tài liệu pháp lý quan trọng, đóng vai trò xác lập cơ sở để doanh nghiệp triển khai hoạt động tại một địa bàn mới. Một quyết định được soạn thảo đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi, tạo tiền đề thuận lợi cho sự phát triển và mở rộng thương hiệu. Hãy cùng Kiểm toán Kế toán ACC tìm hiểu mẫu quyết định qua bài viết dưới đây.
1. Quyết định thành lập văn phòng đại diện là gi?
Quyết định thành lập văn phòng đại diện là một văn bản chính thức do người có thẩm quyền trong tổ chức, doanh nghiệp ký, nhằm công nhận việc thành lập một văn phòng đại diện tại một địa phương khác ngoài trụ sở chính. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp trong một khu vực hoặc quốc gia nhất định để thực hiện các hoạt động liên quan đến marketing, tư vấn, nghiên cứu thị trường, hoặc hỗ trợ khách hàng, nhưng không có chức năng thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp như một chi nhánh.
Thẩm quyền ký quyết định thành lập văn phòng đại diện phụ thuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức của từng công ty. Cụ thể, các cơ quan và cá nhân có thẩm quyền ký quyết định thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc) là người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện trong đa số các công ty, trừ khi có yêu cầu đặc biệt phải thông qua Hội đồng quản trị.
- Người đại diện pháp lý cũng có thể ký quyết định nếu được ủy quyền.
- Đối với doanh nghiệp nhà nước, cần có sự phê duyệt từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Vì vậy, việc thành lập văn phòng đại diện phải dựa trên các quy định trong Điều lệ công ty và các văn bản pháp lý của cơ quan nhà nước quản lý doanh nghiệp.
2. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện
TÊN DOANH NGHIỆP
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
Số: ………………. …………., ngày … tháng … năm
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội ban hành ngày 17/06/2020;
– Căn cứ Điều lệ công ty ……………………… đã được các cổ đông thông qua ngày …………….;
– Căn cứ Biên bản họp Hội đồng quản trị thông qua ngày {NGAYBIENBAN} về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1:
Thành lập văn phòng đại diện …………………………………………………..
Địa chỉ …………………………………………………………………………..
Nội dung hoạt động: …………………………………………………………….
Do Ông/bà: …………………………………… Giới tính: ………………….
Sinh ngày: ………………………………………
Dân tộc: ……………………………………………………. Quốc tịch: ………………….
CMND/hộ chiếu số: …………………………………………………………………………………..
Ngày cấp: ………………………… Cơ quan cấp: …………………………………….
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: ………………………………………………..
Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………………
Làm người đứng đầu văn phòng đại diện.
Điều 2: Ông/bà: ……………………… có trách nhiệm tiến hành các thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Điều 3: Người đại diện theo pháp luật của công ty, người đứng đầu văn phòng đại diện có trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
- HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Nơi nhận: CHỦ TỊCH
– Như điều 3;
– Lưu.
(ký, đóng dấu của công ty, ghi rõ họ và tên) …………………………………..
Tải mẫu miễn phí tại đây:
mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện
3. Hướng dẫn điền mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện
Phần mở đầu: Quốc hiệu, tiêu ngữ
-
Ghi đầy đủ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-
Ghi ngày, tháng, năm ban hành quyết định ở góc phải.
Tên và thông tin của tổ chức/doanh nghiệp
- Ghi tên đầy đủ của công ty/tổ chức theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở chính của công ty/tổ chức.
Tên quyết định
- Ghi rõ: “QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Văn phòng đại diện”.
Căn cứ ban hành
Liệt kê các căn cứ pháp lý và nội bộ để ban hành quyết định, ví dụ:
- Luật Doanh nghiệp 2020.
- Điều lệ hoạt động của công ty.
- Quy chế nội bộ công ty.
- Nhu cầu phát triển mạng lưới kinh doanh, mở rộng thị trường.
Nội dung quyết định
Điều 1: Thành lập Văn phòng đại diện
- Tên Văn phòng đại diện: Ghi rõ tên đầy đủ, ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty ABC tại Hà Nội.
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ chính xác của văn phòng đại diện.
- Ngành nghề hoạt động: Ghi rõ các ngành nghề mà văn phòng đại diện sẽ thực hiện (phù hợp với giấy phép kinh doanh của công ty).
Điều 2: Bổ nhiệm người đứng đầu
- Ghi rõ họ tên, chức danh, ngày sinh, số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp của người được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện.
Điều 3: Quyền hạn và trách nhiệm của Văn phòng đại diện
Ghi các quyền hạn và nhiệm vụ của văn phòng đại diện, ví dụ:
- Đại diện công ty trong giao dịch kinh doanh tại khu vực.
- Hỗ trợ khách hàng, đối tác tại địa bàn.
- Không thực hiện chức năng kinh doanh sinh lợi trực tiếp.
Điều 4: Hiệu lực và thi hành
- Ghi rõ thời điểm quyết định có hiệu lực.
- Giao trách nhiệm cho các phòng ban liên quan để phối hợp thực hiện.
Chữ ký của người có thẩm quyền
- Đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký và ghi rõ họ tên.
- Nếu có con dấu, cần đóng dấu công ty.
4. Các câu hỏi thường gặp
Quyết định thành lập văn phòng đại diện có yêu cầu gì về thủ tục?
Sau khi Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị ký quyết định thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký như tên văn phòng đại diện, địa chỉ, mục đích hoạt động, và người đứng đầu văn phòng đại diện.
Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện có cần công chứng không?
Không. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện không yêu cầu công chứng. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh để đảm bảo tính hợp pháp của văn phòng đại diện.
Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện có cần phải chỉ rõ mục tiêu kinh doanh không?
Không. Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện không yêu cầu nêu rõ mục tiêu kinh doanh như trong các chi nhánh. Tuy nhiên, cần phải nêu rõ mục đích hoạt động của văn phòng đại diện, như tư vấn, nghiên cứu thị trường, quảng bá sản phẩm, và hỗ trợ khách hàng.
Bổ sung thêm câu hỏi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện có thể được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử hay không?
Có, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện có thể được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 6 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa hoạt động mà còn củng cố uy tín và vị thế trên thị trường. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp trong việc soạn thảo hoặc hoàn thiện mẫu quyết định này, Kiểm toán Kế toán ACC chính là đối tác tin cậy, giúp bạn hiện thực hóa mục tiêu mở rộng kinh doanh hiệu quả và bền vững!
