Gia hạn thời gian, gia hạn thanh toán là khi một bên trong hợp đồng không thể thực hiện nghĩa vụ của mình đúng hạn do một số lý do khách quan, họ có thể gửi công văn xin gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng cho bên kia. Việc kéo dài thời hạn thanh toán một khoản tiền đã được thỏa thuận trước đó giữa hai bên. Qua bài viết này ACC xin cung cấp Mẫu công văn xin gia hạn thời gian, gia hạn thanh toán.
1. Công văn xin gia hạn là gì?
Công văn xin gia hạn là văn bản được sử dụng để đề nghị gia hạn thời gian thực hiện một công việc, hoàn thành một nghĩa vụ hoặc thực hiện một quyền lợi theo quy định trong hợp đồng, văn bản thỏa thuận hoặc quy định của pháp luật.
2. Mẫu công văn xin gia hạn thời gian, gia hạn thanh toán
2.1 Mẫu công văn xin gia hạn thanh toán
| CÔNG TY……….
PHÒNG……………. —————– Số:…../CV-…….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……….., ngày…. tháng….. năm……. |
CÔNG VĂN GIA HẠN THANH TOÁN
(V/v Đề nghị gia hạn thanh toán đối với …)
Hôm nay, ngày… tháng…. năm….., Phòng/Ban/Công ty/……. chúng tôi làm công văn này để kính đề nghị Quý công ty xem xét gia hạn thực hiện nghĩa vụ thanh toán trong Hợp đồng…. ký kết giữa…….. và Quý công ty vào ngày…./…../……. từ ngày…./…./……. đến ……..
Với lý do sau:……
(Bạn trình bày lý do dùng để thuyết phục chủ thể có thẩm quyền về việc đề nghị gia hạn thời gian thực hiện nghĩa vụ thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng mà bạn đưa ra là hợp lý và hợp pháp, có lợi ích cho cả hai bên, thể hiện thiện chí thanh toán của bên đề nghị)
Phòng/Ban/Công ty… chúng tôi làm công văn……… kính gửi tới Quý công ty/Phòng/Ban/… để thông báo với Quý công ty/Phòng/Ban/… sự việc trên. Kính đề nghị Quý công ty/Phòng/Ban/… xem xét và đồng ý cho chúng tôi gia hạn thời gian thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo điểm… Khoản…. Điều…… Hợp đồng…….. trong thời gian………. để đảm bảo…… (bạn đưa ra lợi ích mà các bên có thể đạt được nếu việc gia hạn thanh toán được chấp nhận)
Trân trọng ./.
| Nơi nhận:
– Công ty…………….; – Phòng/Ban/…….; – …; – Lưu VT (……). |
GIÁM ĐỐC/TRƯỞNG PHÒNG/…….
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) |
Tải: công văn xin gia hạn thanh toán
2.3 Mẫu công văn xin gia hạn hợp đồng kinh tế
| CÔNG TY ……… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số: …….. | ………., ngày…….tháng….năm …. |
CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ GIA HẠN HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Kính gửi: Công ty ………..
Căn cứ theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam;
Căn cứ theo Hợp đồng kinh tế số ….. đã ký kết ngày …tháng …..năm …..giữa Công ty ….. và Công ty……;
Căn cứ theo nhu cầu thực tế của hai bên.
Công ty ….. xin thông báo Hợp đồng kinh tế giữa hai bên sẽ hết hiệu lực từ ngày…. tháng …. năm….
Lý do: Hợp đồng kinh tế số…….. là hợp đồng có thời hạn và kết thúc vào ngày …..tháng…. năm ….. Do nhu cầu hoạt động của Công ty ….., sau khi hết thời hạn của Hợp đồng kinh tế số ….. ký ngày …. tháng …. năm …., chúng tôi có nhu cầu muốn tiếp tục sử dụng dịch của công ty, cụ thể như sau:
- Công ty …… tiếp tục hỗ trợ, cung cấp thủy sản cho Công ty …… để xuất khẩu sang ……
- Công ty ……… tiếp tục hỗ trợ nghiên cứu phát triển chất lượng của thủy sản nhập khẩu của công ty ……………
Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên được quy định trong hợp đồng kinh tế số…….
Nay chúng tôi kính đề nghị Qúy Công ty…….. đồng ý tiếp tục thực hiện Hợp đồng số ……. sau khi hết hạn hợp đồng kể từ ngày….tháng ….. năm ……
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
(Ký và ghi rõ họ tên)
Tải: công văn xin gia hạn hợp đồng kinh tế
3. Hướng dẫn điền Mẫu công văn xin gia hạn thời gian, gia hạn thanh toán
3.1 Hướng dẫn điền Mẫu công văn xin gia hạn thanh toán
Phần mở đầu: Nên nêu rõ tên đại diện pháp luật của hai bên ký kết hợp đồng. Ghi rõ ngày hiệu lực của hợp đồng.
Phần thân:
Lý do xin gia hạn:
- Nêu rõ lý do cụ thể, chính xác và khách quan khiến bên đề nghị không thể thanh toán đúng hạn.
- Cần phân biệt rõ ràng giữa lý do do bên đề nghị và do bên nhận thanh toán.
- Tránh đưa ra những lý do mơ hồ, chung chung hoặc không có căn cứ.
- Nên cung cấp bằng chứng cho lý do xin gia hạn (nếu có), ví dụ như:
- Văn bản xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Hợp đồng với bên thứ ba ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của bên đề nghị.
- Biên bản ghi nhận sự kiện bất khả kháng ảnh hưởng đến việc thanh toán.
Thời gian gia hạn đề nghị: Cần đề xuất thời gian gia hạn cụ thể, rõ ràng và phù hợp với thực tế. Nên cân nhắc khả năng thanh toán của bản thân và thời gian cần thiết để khắc phục khó khăn. Tránh đề xuất thời gian gia hạn quá dài hoặc quá ngắn.
Cam kết thanh toán: Cần cam kết thanh toán đầy đủ số tiền còn lại sau khi được gia hạn. Nêu rõ phương thức thanh toán và thời gian thanh toán cụ thể. Có thể đề xuất biện pháp bảo đảm thực hiện cam kết (nếu có), ví dụ như: Thế chấp tài sản. Bảo lãnh thanh toán.
Phần kết luận: Nên thể hiện thái độ tôn trọng và thiện chí hợp tác với cơ quan, tổ chức nhận văn bản. Có thể bày tỏ mong muốn được tiếp tục hợp tác trong tương lai.
3.2 Hướng dẫn điền Mẫu công văn xin gia hạn hợp đồng kinh tế
Dưới đây là cách điền Mẫu công văn xin gia hạn hợp đồng kinh tế:
Tiêu đề: Ghi rõ nội dung chính của công văn, ví dụ: “Công văn xin gia hạn hợp đồng kinh tế số [số hợp đồng]”.
Nội dung:
Phần mở đầu:
Giới thiệu về hai bên ký kết hợp đồng:
- Ghi rõ tên đầy đủ của hai bên.
- Ghi rõ số hợp đồng.
- Ghi rõ ngày ký hợp đồng.
- Ghi rõ giá trị hợp đồng.
Nêu rõ ngày ký hợp đồng và giá trị hợp đồng: Ghi rõ ngày tháng năm ký hợp đồng. Ghi rõ giá trị hợp đồng bằng số và bằng chữ.
Phần thân:
Lý do xin gia hạn:
Nêu rõ lý do khách quan:
- Cần nêu rõ lý do cụ thể, chính xác và khách quan khiến bên đề nghị không thể thực hiện hợp đồng đúng hạn.
- Cần phân biệt rõ ràng giữa lý do do bên đề nghị và do bên nhận hợp đồng.
- Tránh đưa ra những lý do mơ hồ, chung chung hoặc không có căn cứ.
- Nên cung cấp bằng chứng cho lý do xin gia hạn (nếu có), ví dụ như:
- Văn bản xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Hợp đồng với bên thứ ba ảnh hưởng đến khả năng thực hiện hợp đồng của bên đề nghị.
- Biên bản ghi nhận sự kiện bất khả kháng ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.
Cung cấp bằng chứng cho lý do xin gia hạn (nếu có): Nêu rõ loại bằng chứng (văn bản, hợp đồng, biên bản, v.v.). Ghi rõ ngày tháng, số hiệu của bằng chứng. Nêu rõ nội dung chính của bằng chứng.
Đề xuất thời gian gia hạn hợp đồng cụ thể: Cần đề xuất thời gian gia hạn cụ thể, rõ ràng và phù hợp với thực tế. Nên cân nhắc khả năng thực hiện hợp đồng của bản thân và thời gian cần thiết để
Nội dung gia hạn:
Nêu rõ những nội dung cần điều chỉnh trong hợp đồng sau khi gia hạn (nếu có): Ghi rõ những điều khoản cần điều chỉnh. Nêu rõ lý do cần điều chỉnh. Ghi rõ nội dung điều chỉnh cụ thể.
Ghi rõ cam kết thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng sau khi gia hạn: Nêu rõ các nghĩa vụ cần thực hiện. Cam kết thực hiện đầy đủ và đúng hạn các nghĩa vụ. Đề xuất biện pháp bảo đảm thực hiện cam kết (nếu có).
Phần kết luận:
Kính mong cơ quan, tổ chức nhận văn bản xem xét và chấp thuận đề nghị: Thể hiện thái độ tôn trọng và thiện chí hợp tác. Nêu rõ mong muốn được tiếp tục hợp tác trong tương lai (nếu có).
Cảm ơn sự hợp tác của cơ quan, tổ chức nhận văn bản: Thể hiện thái độ lịch sự và chuyên nghiệp.
Ký tên và đóng dấu: Ghi rõ họ và tên người đại diện theo pháp luật. Chức vụ của người đại diện theo pháp luật. Dấu của cơ quan, tổ chức lập văn bản.
4. Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ xin gia hạn
Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ xin gia hạn có thể khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực mà bạn muốn gia hạn. Dưới đây là trình tự, thủ tục chung áp dụng cho hầu hết các trường hợp:
4.1 Chuẩn bị hồ sơ:
- Tờ khai đề nghị gia hạn: Theo mẫu quy định của cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Bản sao văn bản gốc: Văn bản mà bạn muốn gia hạn.
- Căn cứ chứng minh lý do đề nghị gia hạn: (Nếu có)
- Phí gia hạn: Theo quy định của cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
4.2 Nộp hồ sơ:
- Đối với cơ quan hành chính nhà nước:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền giải quyết.
- Nộp hồ sơ qua bưu điện.
- Nộp hồ sơ qua dịch vụ hành chính công trực tuyến.
- Đối với tổ chức, cá nhân:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết.
- Nộp hồ sơ qua bưu điện.
4.3 Thời hạn giải quyết:
- Đối với cơ quan hành chính nhà nước:
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp cần thiết, cơ quan hành chính nhà nước có thể kéo dài thời hạn giải quyết thêm không quá 05 ngày làm việc nhưng phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị gia hạn.
- Đối với tổ chức, cá nhân:
- Theo quy định của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
4.4 Kết quả giải quyết:
- Cơ quan có thẩm quyền giải quyết sẽ xem xét hồ sơ và có văn bản trả lời cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị gia hạn.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp văn bản gia hạn.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ có văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị gia hạn biết lý do và hướng dẫn bổ sung hồ sơ.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
