Khi doanh nghiệp không tham gia BHXH cho nhân viên trong một số tình huống cụ thể, việc chuẩn bị một công văn giải trình là rất quan trọng. Thế nên, bài viết này của Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc giải thích lý do và tuân thủ quy định pháp luật.
1. Công văn giải trình không tham gia BHXH là gì?
Công văn giải trình không tham gia BHXH là văn bản mà doanh nghiệp gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội để giải trình lý do vì sao một số lao động hoặc tất cả lao động trong doanh nghiệp không tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH).
Nội dung chính của công văn bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ, đại diện).
- Danh sách người lao động không tham gia BHXH và lý do cụ thể.
- Cam kết của doanh nghiệp về việc thực hiện đúng quy định pháp luật liên quan đến bảo hiểm xã hội.
2. Mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất
Việc soạn thảo mẫu công văn này đầy đủ và chính xác sẽ hỗ trợ cơ quan BHXH hiểu rõ lý do và xử lý vấn đề phù hợp. Dươi đây là mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH mới nhất:
CÔNG TY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
…………….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:…./CV-A —————————
….ngày…tháng….năm 20….
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V/v: Số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tế tại Doanh nghiệp)
Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN…………
– Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY ….
– Người đại diện theo pháp luật: ……………. Chức vụ: …………………..
– Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………….. – Tỉnh/ TP. ……………
– Điện thoại: ………………………..; Fax: ………………………………………….
– Mã số thuế: ………………
Ngày …./…../…… Công ty chúng tôi có nhận được Công văn số ……….của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ..; Trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về số người lao động hiện đang tham gia bảo hiểm không bằng số người trên hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN.
Công ty chúng tôi xin giải trình về việc này như sau:
– Hiện tại Công ty chúng tôi có số người lao động là người ký hợp đồng thử việc;
– Có người là cộng tác viên;
– Có người là lao động thời vụ;
– Có người nhận khoán (Việc này có thể bỏ);
– Có người lao động đã nghỉ hưu;
– Có người lao động không muốn đóng bảo hiểm và xin trả thẳng vào lương;
– ………….
Do vậy:
– Những người thử việc thì Công ty chúng tôi sẽ báo tăng bảo hiểm cho họ sau khi người lao động qua thời gian thử việc.
– Những người là cộng tác viên, lao động thời vụ thì Công ty cũng có chính sách đãi ngộ và lương thưởng phù hợp với Hợp đồng lao động và phù hợp với luật hiện hành.
– Những người đã nghỉ hưu và những người không muốn đóng bảo hiểm thì Công ty đã trả phần bảo hiểm vào lương cho người lao động. Những trường hợp này đã có thể hiện trong hợp đồng lao động.
Công ty xin làm Biên bản giải trình này. Nếu cơ quan bảo hiểm cần thêm hồ sơ nào thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.
Trân trọng cảm ơn!
| Nơi nhận: Đại diện Công ty
– Như trên – Lưu
|
3. Hướng dẫn cách điền mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH, giúp bạn soạn thảo công văn một cách chính xác, đảm bảo nội dung đầy đủ và đúng yêu cầu của cơ quan bảo hiểm xã hội:
– Tên công ty ban hành công văn: Điền tên đầy đủ của công ty bạn, ví dụ: CÔNG TY TNHH XYZ.
– Trích yếu nội dung công văn: Ghi ngắn gọn nội dung chính của công văn, chẳng hạn như “Về việc giải trình số người tham gia BHXH không khớp với số người lao động thực tế”.
– Tên cơ quan thuế mà công ty dự định gửi công văn đến/nơi nhận công văn: Điền thông tin đầy đủ về cơ quan BHXH bạn gửi công văn đến, bao gồm tên cơ quan, ví dụ: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN 1, mã số thuế, ngành nghề doanh nghiệp, và các thông tin liên hệ cần thiết.
– Trường hợp là người đại diện theo ủy quyền: Nếu người ký không phải là giám đốc, cần ghi thông tin về người ủy quyền, bao gồm họ tên, số giấy ủy quyền, số CMND/CCCD/Hộ chiếu cùng với ngày cấp và nơi cấp. Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A, số giấy ủy quyền 123/2024, CMND số 123456789, cấp ngày 01/01/2020 tại Hà Nội.
– Các quy định pháp luật có liên quan còn vướng mắc: Trích dẫn các quy định pháp luật liên quan đến vấn đề bạn đang gặp phải (nếu có). Ví dụ: Căn cứ Điều 30 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.
– Nội dung vấn đề, kiến nghị: Cung cấp thông tin chi tiết về các vấn đề bạn đang gặp phải, lý do gửi công văn, và yêu cầu cụ thể. Ví dụ: Công ty chúng tôi xin giải trình về việc số người lao động tham gia BHXH không khớp với số người lao động trên hồ sơ thuế do…
– Tên đơn vị/cơ quan/tổ chức/cá nhân có quyền-nghĩa vụ liên quan đến nội dung công văn: Điền thông tin về đơn vị hoặc cơ quan có liên quan đến vấn đề trong công văn. Ví dụ: CÔNG TY TNHH XYZ, BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN 1.
– Giám đốc của công ty có vướng mắc ký tên và đóng dấu: Giám đốc hoặc người đại diện công ty ký tên và đóng dấu. Nếu giám đốc không thể ký, cần có giấy ủy quyền hợp pháp kèm theo. Ví dụ: Ông Nguyễn Văn B, Giám đốc, ký tên và đóng dấu.
4. Các đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc
Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc năm 2024 bao gồm:
– Người lao động làm việc theo các loại hợp đồng lao động như sau:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
- Hợp đồng lao động có thời hạn xác định.
- Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng.
- Hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người đại diện hợp pháp của người lao động dưới 15 tuổi theo quy định pháp luật về lao động.
- Hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng.
– Cán bộ, công chức, viên chức;
– Công nhân thuộc lực lượng quốc phòng, công nhân công an, và người làm công việc khác trong tổ chức cơ yếu;
– Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp thuộc quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật thuộc công an nhân dân; và người làm công tác cơ yếu được hưởng lương theo chế độ của quân nhân;
– Hạ sĩ quan, chiến sĩ trong quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ thuộc công an nhân dân phục vụ theo thời hạn; học viên thuộc các đơn vị quân đội, công an, cơ yếu đang theo học và nhận sinh hoạt phí;
– Người lao động làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, được quy định trong Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng 2020;
– Người quản lý doanh nghiệp, quản lý điều hành hợp tác xã có nhận lương;
– Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, phường, thị trấn.
>>> Xem thêm: Mẫu thẻ tài sản cố định theo thông tư 200
5. Mức phạt nếu người lao động không tham gia BHXH
Căn cứ theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần sẽ gấp đôi mức phạt đối với cá nhân khi áp dụng cho tổ chức. Cụ thể:
– Mức phạt tiền đối với cá nhân khi vi phạm hành vi nhiều lần: Mức phạt gấp đôi mức phạt đối với cá nhân khi áp dụng cho tổ chức.
– Vi phạm quy định về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp:
- Người lao động: Phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.
- Người sử dụng lao động: Phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi không niêm yết công khai thông tin đóng bảo hiểm xã hội.
– Không đóng BHXH hoặc đóng thiếu số lượng người lao động bắt buộc:
- Phạt tiền từ 50.000.000 đến 75.000.000 VND nếu không đóng BHXH cho từ 1 đến 10 người lao động.
- Phạt tiền từ 75.000.000 đến 100.000.000 VND nếu không đóng BHXH cho từ 11 đến 50 người lao động.
- Phạt tiền từ 100.000.000 đến 150.000.000 VND nếu không đóng BHXH cho từ 51 đến 100 người lao động.
- Phạt tiền từ 150.000.000 đến 200.000.000 VND nếu không đóng BHXH cho từ 101 người lao động trở lên.
– Nếu vi phạm nghiêm trọng (trốn đóng BHXH với số tiền lớn hoặc tái phạm), doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017). Mức phạt bao gồm:
- Phạt tiền từ 50 triệu đến 200 triệu đồng, hoặc phạt cải tạo không giam giữ đến 1 năm đối với cá nhân vi phạm.
- Phạt tù từ 3 tháng đến 7 năm đối với hành vi vi phạm có tính chất nghiêm trọng.
6. Một số câu hỏi liên quan
Tại sao cần phải gửi công văn giải trình khi doanh nghiệp không tham gia BHXH cho người lao động?
Công văn giúp doanh nghiệp minh bạch lý do không tham gia BHXH để tránh bị xử phạt. Điều này còn bảo đảm tính tuân thủ và trách nhiệm của doanh nghiệp. Đặc biệt, nó góp phần tạo sự tin cậy từ cơ quan quản lý.
Doanh nghiệp có thể nộp công văn giải trình không tham gia BHXH qua các kênh nào?
Công văn giải trình có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH địa phương hoặc qua bưu điện. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính minh bạch.
Những yếu tố nào cần có trong mẫu công văn giải trình để đảm bảo hợp lệ?
Công văn cần có thông tin doanh nghiệp, người lao động và lý do cụ thể không tham gia BHXH. Ngoài ra, cần nêu rõ căn cứ pháp lý để cơ quan quản lý xem xét. Điều này giúp đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của công văn.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về mẫu công văn giải trình không tham gia BHXH. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN