Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng trong việc ghi nhận, kiểm soát và báo cáo các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Theo Thông tư 200, hệ thống chứng từ kế toán được quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong công tác kế toán. Việc nắm rõ các mẫu chứng từ kế toán mới nhất theo Thông tư 200 sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình hạch toán và tuân thủ các quy định pháp luật. Bài viết này Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giới thiệu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200 và hướng dẫn cách sử dụng phù hợp.
1. Tổng quan về chứng từ kế toán theo Thông tư 200
Chứng từ kế toán là bằng chứng bằng văn bản về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm cơ sở ghi sổ kế toán. Thông tư 200/2014/TT-BTC cung cấp một danh mục các mẫu chứng từ kế toán nhằm thống nhất và chuẩn hóa việc ghi chép, lưu trữ thông tin tài chính trong doanh nghiệp. Việc sử dụng các mẫu chứng từ này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu.
2. Các nguyên tắc chung khi lập chứng từ kế toán theo Thông tư 200
Khi lập chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Đầy đủ và chính xác:
Mọi chứng từ kế toán phải phản ánh đúng nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi nhận đầy đủ thông tin bắt buộc như tên chứng từ, số hiệu, ngày lập, nội dung kinh tế, số tiền, đơn vị tính, chữ ký của người có thẩm quyền. Nếu thiếu bất kỳ yếu tố nào, chứng từ có thể không hợp lệ và gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
- Rõ ràng và dễ hiểu:
Nội dung chứng từ phải được trình bày một cách khoa học, tránh viết tắt tùy tiện hoặc sử dụng từ ngữ gây khó hiểu. Việc sử dụng thuật ngữ kế toán phải thống nhất, giúp người đọc có thể hiểu chính xác bản chất của giao dịch mà chứng từ phản ánh.
- Kịp thời:
Chứng từ kế toán cần được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tránh tình trạng lập chậm trễ dẫn đến thiếu sót hoặc sai lệch thông tin. Việc lập chứng từ kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác số liệu mà còn hỗ trợ việc kiểm soát nội bộ và tuân thủ các quy định về kế toán.
- Bảo mật và lưu trữ:
Mọi chứng từ kế toán phải được bảo quản cẩn thận, tránh để thất lạc, hư hỏng hoặc sửa đổi trái phép. Chứng từ kế toán cũng phải được lưu trữ theo đúng thời hạn quy định của pháp luật, thường là từ 5 đến 10 năm tùy theo loại chứng từ. Nếu doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử, cần đảm bảo tính bảo mật, chống truy cập trái phép và có cơ chế sao lưu dự phòng để tránh rủi ro mất dữ liệu.
>>>>> Tham khảo Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là gì? Bao gồm những nội dung nào? để biết thêm thông tin.
3. Các mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200 mới nhất
Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành kèm theo Phụ lục 3, trong đó liệt kê 37 mẫu chứng từ kế toán được chia thành các nhóm chính như sau:
PHỤ LỤC 3
DANH MỤC VÀ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
| TT | TÊN CHỨNG TỪ | SỐ HIỆU |
| I. Lao động tiền lương | ||
| 1 | Bảng chấm công | 01a-LĐTL |
| 2 | Bảng chấm công làm thêm giờ | 01b-LĐTL |
| 3 | Bảng thanh toán tiền lương | 02-LĐTL |
| 4 | Bảng thanh toán tiền thưởng | 03-LĐTL |
| 5 | Giấy đi đường | 04-LĐTL |
| 6 | Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành | 05-LĐTL |
| 7 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ | 06-LĐTL |
| 8 | Bảng thanh toán tiền thuê ngoài | 07-LĐTL |
| 9 | Hợp đồng giao khoán | 08-LĐTL |
| 10 | Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán | 09-LĐTL |
| 11 | Bảng kê trích nộp các khoản theo lương | 10-LĐTL |
| 12 | Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội | 11-LĐTL |
|
II. Hàng tồn kho |
||
| 1 | Phiếu nhập kho | 01-VT |
| 2 | Phiếu xuất kho | 02-VT |
| 3 | Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 03-VT |
| 4 | Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ | 04-VT |
| 5 | Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá | 05-VT |
| 6 | Bảng kê mua hàng | 06-VT |
| 7 | Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ | 07-VT |
|
III. Bán hàng |
||
| 1 | Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi | 01-BH |
| 2 | Thẻ quầy hàng | 02-BH |
|
IV. Tiền tệ |
||
| 1 | Phiếu thu | 01-TT |
| 2 | Phiếu chi | 02-TT |
| 3 | Giấy đề nghị tạm ứng | 03-TT |
| 4 | Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04-TT |
| 5 | Giấy đề nghị thanh toán | 05-TT |
| 6 | Biên lai thu tiền | 06-TT |
| 7 | Bảng kê vàng tiền tệ | 07-TT |
| 8 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) | 08a-TT |
| 9 | Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ) | 08b-TT |
| 10 | Bảng kê chi tiền | 09-TT |
|
V. Tài sản cố định |
||
| 1 | Biên bản giao nhận TSCĐ | 01-TSCĐ |
| 2 | Biên bản thanh lý TSCĐ | 02-TSCĐ |
| 3 | Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành | 03-TSCĐ |
| 4 | Biên bản đánh giá lại TSCĐ | 04-TSCĐ |
| 5 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | 05-TSCĐ |
| 6 | Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ | 06-TSCĐ |
Việc sử dụng đúng các mẫu chứng từ này giúp doanh nghiệp thống nhất trong việc ghi chép và quản lý thông tin kế toán, đồng thời đáp ứng yêu cầu kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết.
>>>>> Xem và tải để điền thông tin cần thiết tại Mẫu chứng từ kế toán theo thông tư 200
4. Hướng dẫn sử dụng mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200
Để sử dụng hiệu quả các mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Xác định loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, bảng lương, phiếu xuất nhập kho…
- Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, bao gồm ngày lập, số hiệu, nội dung nghiệp vụ, số tiền, chữ ký của người có trách nhiệm.
- Kiểm tra, ký duyệt và lưu trữ để đảm bảo tính chính xác, tránh sai sót. Chứng từ phải được bảo quản đúng quy định, có thể lưu trữ dạng giấy hoặc điện tử trong thời gian theo luật định.
5. Lưu ý khi sử dụng chứng từ kế toán theo Thông tư 200
Khi áp dụng các mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Tuân thủ quy định pháp luật: Doanh nghiệp phải đảm bảo mọi chứng từ kế toán được lập và sử dụng theo đúng quy định hiện hành, tránh sai sót có thể dẫn đến vi phạm pháp luật.
- Kiểm tra và lưu trữ chứng từ: Sau khi lập chứng từ, doanh nghiệp cần kiểm tra lại để đảm bảo tính hợp lệ, đồng thời thực hiện lưu trữ theo thời gian quy định để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
- Cập nhật quy định mới: Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi các thông tư, nghị định mới từ cơ quan quản lý để kịp thời điều chỉnh và áp dụng các mẫu chứng từ kế toán theo quy định mới nhất.
>>>> Xem thêm Chứng từ sổ sách kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán quan trọng 2024 tại đây bạn nhé!
6. Câu hỏi thường gặp
Có cần lưu trữ chứng từ kế toán theo Thông tư 200 trong bao lâu không?
Có: Theo Luật Kế toán, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
- 5 năm đối với chứng từ kế toán không liên quan đến thanh tra, kiểm toán.
- 10 năm đối với chứng từ liên quan đến thuế, tài chính, kiểm toán.
- Vĩnh viễn đối với các tài liệu quan trọng như báo cáo tài chính năm, quyết toán thuế.
Khi làm mất chứng từ kế toán theo Thông tư 200, doanh nghiệp có bị phạt không?
Có: Nếu doanh nghiệp làm mất chứng từ kế toán mà không có biện pháp khôi phục, có thể bị xử phạt hành chính từ 5.000.000 – 10.000.000 VNĐ theo quy định của Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời cả Thông tư 133 và Thông tư 200 không?
Không: Doanh nghiệp phải lựa chọn áp dụng hoặc Thông tư 200 hoặc Thông tư 133 theo quy mô và nhu cầu quản lý của mình. Nếu áp dụng Thông tư 200, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo tài chính theo quy định.
