Xử lý trường hợp mất chứng từ kế toán

Việc bảo quản hóa đơn GTGT và các chứng từ kế toán là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc mất mát các loại chứng từ này vẫn thường xuyên xảy ra, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh. Vậy trong các trường hợp mất chứng từ kế toán doanh nghiệp xử lý như thế nào? Hãy cùng ACC tìm hiểu về nguyên nhân, hậu quả và cách giải quyết mất chứng từ kế toán để bảo vệ sự ổn định tài chính và danh tiếng của doanh nghiệp.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là các tài liệu và giấy tờ mà doanh nghiệp sử dụng để ghi chép, kiểm soát và báo cáo về các giao dịch tài chính của họ. Chúng bao gồm hóa đơn, biên lai, phiếu thu chi, sổ sách, báo cáo tài chính và mọi bằng chứng liên quan đến các hoạt động tài chính và kế toán của một tổ chức hoặc cá nhân. Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, đánh giá và kiểm tra tình hình tài chính, cũng như đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kế toán.

2. Cách xử lý mất chứng từ kế toán 

Việc mất mát chứng từ kế toán là một tình huống khá phổ biến và gây nhiều phiền toái cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, có những cách xử lý cụ thể để giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo tính liên tục của hoạt động kế toán.

• Đầu tiên, hãy kiểm tra và  danh sách chi tiết về các chứng từ kế toán bị mất, bao gồm loại tài liệu, số liệu liên quan và ngày giao dịch.
• Ngay khi phát hiện mất chứng từ, hãy thông báo ngay cho các bộ phận liên quan trong công ty, đặc biệt là bộ phận kế toán, tài chính và các đơn vị có liên quan đến chứng từ đó và doanh nghiệp phải báo cáo với cơ quan thuế về việc mất mát chứng từ trong thời hạn quy định. Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần lập một báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Mẫu BC21/AC).
• Kiểm tra kỹ lưỡng các nơi có thể đã để sót chứng từ như: tủ hồ sơ, máy tính, thùng rác, hoặc các vị trí mà nhân viên thường xuyên làm việc. Nếu chứng từ liên quan đến tài sản, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê tài sản để lập lại chứng từ.
• Dựa vào các sổ sách, nhật ký, báo cáo tài chính hoặc các tài liệu liên quan khác để phục hồi thông tin trên chứng từ đã mất. Bản sao thay thế cần được bảo quản một cách an toàn và lưu trữ cùng với tài liệu kế toán gốc trong thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật.
• Thiết lập các biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt để ngăn chặn sự mất chứng từ trong tương lai và tăng cường bảo mật thông tin kế toán.

Quá trình xử lý mất chứng từ kế toán cần phải tuân thủ các quy định kế toán và pháp luật, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính của tổ chức hoặc cá nhân.

3. Hậu quả xảy ra do mất hóa đơn, chứng từ

Mất hóa đơn, chứng từ kế toán giống như mất một mảnh ghép quan trọng trong bức tranh tài chính của doanh nghiệp. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc lập báo cáo tài chính chính xác mà còn dẫn đến nhiều hệ lụy khác.

Không chỉ làm tăng khó khăn trong việc định hướng, mà còn mở ra cơ hội cho những hành vi gian lận, gây thiệt hại về tài chính và uy tín. Hậu quả nghiêm trọng nhất là có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý, như bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hiện tại mà còn gây ra những rắc rối kéo dài trong tương lai

Ví dụ, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, mất niềm tin từ đối tác, và gặp khó khăn trong việc giải quyết tranh chấp. Hơn nữa, việc thiếu hụt chứng từ cũng làm giảm tính minh bạch của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khả năng thu hút đầu tư và phát triển bền vững

Do đó, việc bảo quản và quản lý chứng từ kế toán là rất quan trọng để tránh các hậu quả tiêu cực và đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.

4. Theo quy định pháp luật làm mất tài liệu kế toán có bị xử phạt không?

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập quy định như sau:

” 2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.”

Theo quy định trên thì trong trường hợp doanh nghiệp làm mất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có thể được xem như là tài liệu kế toán) thì sẽ bị phạt với số tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.