Lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật kế toán là một phần quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và kế toán của một doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin tài chính, đồng thời giúp giảm thiểu tối đa công việc giấy tờ và tiết kiệm thời gian. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc hiểu và tuân thủ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử trở nên càng quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình kế toán của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp thông tin về lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật kế toán, cùng xem để biết thêm các thông tin hữu ích nhé!
1. Vì sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật kế toán?
Lưu trữ hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do chính:
- Tuân thủ pháp luật: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế để phục vụ kiểm tra, thanh tra và quyết toán thuế.
- Bảo mật thông tin: Hóa đơn điện tử được lưu trên hệ thống bảo mật giúp tránh mất mát, hư hỏng do thiên tai, cháy nổ hoặc truy cập trái phép.
- Dễ dàng tra cứu: Hóa đơn điện tử có thể được tìm kiếm nhanh chóng thông qua các công cụ quản lý, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Giảm chi phí lưu trữ: Không cần tốn kém chi phí in ấn, bảo quản hay vận chuyển như hóa đơn giấy.
- Bảo vệ môi trường: Giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần xây dựng doanh nghiệp xanh, thân thiện với môi trường.
- Tích hợp với hệ thống kế toán: Hóa đơn điện tử có thể kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý tài chính, giúp xử lý dữ liệu chính xác, giảm sai sót.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hiện đại hóa, tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường.
Nhờ những lợi ích trên, lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
2. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật kế toán
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Dưới đây là các quy định và hướng dẫn về lưu trữ hóa đơn điện tử tại Việt Nam:
Thời gian lưu trữ:
- Theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về kế toán, thường là 10 năm.
Định dạng hóa đơn:
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới định dạng dữ liệu điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn và có thể truy cập, sử dụng khi cần thiết.
- Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy chỉ được thực hiện khi có yêu cầu và phải đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
Bảo mật và chứng thực:
- Doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp bảo mật để đảm bảo hóa đơn điện tử không bị truy cập, thay đổi hoặc phá hủy trái phép.
- Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số hoặc các biện pháp xác thực điện tử khác theo quy định để đảm bảo tính pháp lý và xác thực của hóa đơn.
Quyền truy cập và tìm kiếm:
Hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử phải cho phép truy cập và tìm kiếm dễ dàng khi cần thiết, đặc biệt trong trường hợp kiểm toán hoặc yêu cầu từ cơ quan thuế.
Lưu trữ an toàn:
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên các phương tiện điện tử đảm bảo an toàn, phòng chống mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép.
Chuyển đổi giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử:
Việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử và ngược lại phải tuân thủ các quy định của pháp luật, đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của thông tin.
Tuân thủ pháp luật:
Doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật và tuân thủ các quy định hiện hành về hóa đơn điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
Hạn chế thay đổi và xóa bỏ:
Sau khi hóa đơn điện tử được lập và gửi đi, không được thay đổi hoặc xóa bỏ thông tin trên hóa đơn, trừ trường hợp hủy bỏ hoặc điều chỉnh theo quy định pháp luật.
Việc tuân thủ các quy định trên sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý và sẵn sàng cho các yêu cầu kiểm tra, đối chiếu từ cơ quan chức năng.
>>> Xem thêm Hướng dẫn hạch toán tiền lương theo thông tư 200 cho doanh nghiệp
3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn
Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo dữ liệu tài chính được bảo mật, mà còn tránh rủi ro mất mát, sai sót và vi phạm quy định pháp luật. Dưới đây là một số phương pháp hiệu quả để lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn:
- Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây uy tín: Các nền tảng như Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive hoặc dịch vụ chuyên biệt dành cho doanh nghiệp đều cung cấp các tính năng bảo mật cao. Tuy nhiên, nên lựa chọn nhà cung cấp có chính sách mã hóa dữ liệu và khả năng phục hồi khi có sự cố.
- Mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin: Trước khi lưu trữ, nên mã hóa hóa đơn điện tử để tránh truy cập trái phép. Các thuật toán như AES (Advanced Encryption Standard) giúp bảo vệ dữ liệu ngay cả khi bị đánh cắp.
- Sao lưu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu: Hóa đơn điện tử nên được sao lưu định kỳ trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm ổ cứng ngoại vi, máy chủ nội bộ, dịch vụ lưu trữ đám mây. Điều này giúp đảm bảo doanh nghiệp không bị mất dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Quản lý quyền truy cập chặt chẽ: Không phải ai trong doanh nghiệp cũng cần quyền truy cập vào toàn bộ hệ thống hóa đơn. Cần thiết lập cấp độ truy cập khác nhau để hạn chế rủi ro thất thoát hoặc sửa đổi dữ liệu ngoài ý muốn.
- Áp dụng xác thực hai yếu tố (2FA): Để ngăn chặn truy cập trái phép, doanh nghiệp nên sử dụng xác thực hai yếu tố (2FA), yêu cầu nhập mã OTP từ ứng dụng bảo mật hoặc tin nhắn SMS khi đăng nhập.
- Sử dụng chữ ký số để xác thực hóa đơn: Chữ ký số giúp đảm bảo hóa đơn điện tử không bị sửa đổi sau khi phát hành. Các doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số hợp lệ theo quy định để tăng tính pháp lý và bảo mật.
- Tự động hóa quy trình lưu trữ: Phần mềm quản lý tài liệu hoặc hệ thống ERP giúp tự động lưu trữ hóa đơn theo danh mục, giảm nguy cơ thất lạc và tối ưu hóa tìm kiếm.
- Tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ hóa đơn điện tử: Tại Việt Nam, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm. Do đó, cần đảm bảo hệ thống lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn này.
- Bảo vệ dữ liệu khỏi rủi ro an ninh mạng: Cài đặt phần mềm chống virus, tường lửa, hệ thống phát hiện xâm nhập để ngăn chặn mã độc và các cuộc tấn công mạng vào hệ thống lưu trữ hóa đơn.
- Đào tạo nhân viên về bảo mật thông tin: Nhân viên thường là mắt xích yếu nhất trong vấn đề bảo mật. Doanh nghiệp nên đào tạo về các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu, nhận diện email giả mạo và các phương thức tấn công mạng phổ biến.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, hạn chế rủi ro và tối ưu hóa quản lý tài chính.
>>> Tham khảo Thời hạn nộp thuế môn bài cho cty mới thành lập để biết thêm thông tin.
4. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên các dịch vụ lưu trữ đám mây không?
Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây nếu đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu.
Hóa đơn điện tử khi lưu trữ không cần chữ ký số của bên bán không?
Không. Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký số của bên bán khi lưu trữ để đảm bảo tính pháp lý.
Doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ thay vì lưu trữ bản điện tử không?
Không. Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ở dạng điện tử theo đúng quy định.
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo Luật Kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính, thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Doanh nghiệp cần nắm vững các yêu cầu về thời gian, phương thức lưu trữ cũng như các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu hóa đơn. Thực hiện tốt quy trình này sẽ giúp hạn chế rủi ro, tránh các sai sót không đáng có và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Hy vọng Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp đến bạn các thôgn tin hữu ích, nếu cần tư vấn hãy liên hệ đến chúng tôi để được hỗ trợ tận tình nhé!
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN