Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là một phần quan trọng của quá trình quản lý tài chính hiện đại. Lợi ích của lưu trữ chứng từ kế toán điện tử bao gồm tính an toàn, tiện lợi, dễ dàng truy cập và khả năng chia sẻ dữ liệu nhanh chóng, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và tuân thủ các quy định pháp lý. Dưới đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ liệt kê các thông tin liên quan đến lưu trữ chứng từ kế toán điện tử.
1. Chứng từ kế toán điện tử là gì?
Chứng từ điện tử (e-chứng từ) là các tài liệu và chứng từ kế toán được tạo, xử lý và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay vì dưới dạng giấy tờ truyền thống. Đây có thể bao gồm hóa đơn điện tử, giấy tờ thanh toán, chứng từ giao dịch tài chính và các tài liệu liên quan đến quá trình kế toán và tài chính của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Chứng từ điện tử thường được tạo ra và quản lý thông qua hệ thống máy tính và phần mềm, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và tài chính, đồng thời giảm thiểu sử dụng giấy tờ vật lý.
Chứng từ kế toán điện tử là những thông tin, dữ liệu điện tử phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán điện tử được thể hiện dưới dạng các tập tin dữ liệu điện tử, được truyền đi, lưu trữ và xử lý bằng phương tiện điện tử.
Chứng từ kế toán điện tử có đầy đủ các nội dung của chứng từ kế toán truyền thống, bao gồm:
- Tên chứng từ;
- Số, ký hiệu chứng từ;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
- Góc trên bên trái của chứng từ kế toán điện tử phải có dấu của đơn vị lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị lập chứng từ;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị nhận chứng từ;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính;
- Số lượng, giá trị của hàng hóa, dịch vụ;
- Lập bởi ai;
- Ngày, tháng, năm ký chứng từ;
- Chữ ký của người lập chứng từ và chữ ký của người duyệt chứng từ
2. Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán điện tử
Việc lưu trữ lưu trữ chứng từ kế toán điện tử đúng cách đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Quy trình lưu trữ hiệu quả sẽ giúp đảm bảo an toàn dữ liệu, thuận tiện cho việc kiểm tra, tra cứu và đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế.
2.1 Thu thập và phân loại chứng từ kế toán điện tử:
Thu thập đầy đủ tất cả các chứng từ kế toán điện tử phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm hóa đơn điện tử, sổ sách kế toán điện tử, báo cáo tài chính điện tử,…Phân loại chứng từ kế toán điện tửtheo từng loại, theo từng kỳ kế toán và theo từng đối tác giao dịch.
2.2 Xử lý CTKTĐT:
- Ký số điện tử hoặc chữ ký số: Đảm bảo tất cả các CTKTĐT đều được ký số điện tử hoặc chữ ký số hợp pháp để đảm bảo tính xác thực và tính pháp lý của dữ liệu.
- Chuyển đổi định dạng: Nếu cần thiết, hãy chuyển đổi CTKTĐT sang định dạng phù hợp với hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp.
- Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu dữ liệu CTKTĐT định kỳ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố.
2.3 Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử:
Lựa chọn phương pháp lưu trữ: Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ CTKTĐT theo các phương pháp sau:
- Lưu trữ tại nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp: Đây là phương pháp truyền thống và phổ biến nhất.
- Lưu trữ tại cơ quan lưu ký: Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ CTKTĐT tại cơ quan lưu ký được Bộ Tài chính công bố.
- Lưu trữ trên đám mây: Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ CTKTĐT trên đám mây của các nhà cung cấp dịch vụ uy tín.
Đảm bảo an toàn dữ liệu: Thực hiện các biện pháp bảo mật để bảo vệ CTKTĐT khỏi các tác nhân gây hại như cháy nổ, lũ lụt, hacker,…
2.4 Quản lý và kiểm tra CTKTĐT:
- Xây dựng hệ thống quản lý CTKTĐT: Lập quy trình quản lý CTKTĐT rõ ràng, cụ thể và có trách nhiệm thực hiện quy trình này.
- Theo dõi và giám sát việc lưu trữ CTKTĐT: Định kỳ kiểm tra hệ thống lưu trữ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời nếu phát hiện sự cố.
- Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của CTKTĐT: Đảm bảo rằng tất cả các CTKTĐT đều được lưu trữ đầy đủ và chính xác.
2.5 Tham khảo quy định pháp luật:
Doanh nghiệp cần tham khảo thêm các quy định pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán điện tử để đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ của mình.Một số quy định pháp luật liên quan bao gồm:
- Luật Kế toán 2016.
- Nghị định số 15/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 200/2013/NĐ-CP quy định về quản lý hóa đơn.
- Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc lập và sử dụng hóa đơn, sổ giá trị gia tăng.
- Thông tư số 40/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc quản lý và sử dụng chữ ký số trong công tác kế toán.
3. Cách thức lưu trữ chứng từ kế toán điện tử
Việc lưu trữ chứng từ kế toán điện tử (CTKTĐT) đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Lưu trữ đúng cách sẽ giúp bảo đảm an toàn dữ liệu, thuận tiện cho việc kiểm tra, tra cứu và đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thức lưu trữ chứng từ kế toán điện tử:
3.1 Lưu trữ tại nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ kế toán điện tử tại nơi đặt trụ sở chính theo quy định tại Khoản 1 Điều 21 Luật Kế toán 2016.
- CTKTĐT được lưu trữ dưới dạng bản gốc hoặc bản sao điện tử có được bằng cách ký số điện tử hoặc chữ ký số.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo an toàn cho dữ liệu CTKTĐT, bảo vệ khỏi các tác nhân gây hại như cháy nổ, lũ lụt, hacker,…
3.2 Lưu trữ tại cơ quan lưu ký (nếu có):
- Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ chứng từ kế toán điện tử tại cơ quan lưu ký được Bộ Tài chính công bố theo quy định tại Khoản 2 Điều 21 Luật Kế toán 2016.
- Việc lưu trữ tại cơ quan lưu ký giúp doanh nghiệp bảo đảm an toàn cho dữ liệu CTKTĐT một cách hiệu quả hơn.
- Doanh nghiệp cần ký hợp đồng với cơ quan lưu ký để thực hiện dịch vụ lưu trữ chứng từ kế toán điện tử.
3.3 Lưu trữ trên đám mây:
- Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ chứng từ kế toán điện tử trên đám mây của các nhà cung cấp dịch vụ uy tín như Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud Platform,…
- Việc lưu trữ trên đám mây giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập dữ liệu CTKTĐT từ mọi nơi, mọi lúc.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây có các biện pháp bảo mật dữ liệu chặt chẽ.
3.4 Thời gian lưu trữ:
- CTKTĐT phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm, kể từ ngày phát hành hoặc ngày lập hóa đơn (đối với hóa đơn điện tử).
- Một số loại tài liệu nhất định, như sổ kế toán, báo cáo tài chính,… phải được lưu trữ trong thời gian dài hơn theo quy định của pháp luật.
3.5 Lưu ý khi lưu trữ chứng từ kế toán điện tử:
- Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ kế toán điện tử rõ ràng, cụ thể và có trách nhiệm thực hiện quy trình này.
- Doanh nghiệp cần định kỳ kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống lưu trữ chứng từ kế toán điện tử để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
- Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về cách thức lưu trữ chứng từ kế toán điện tử một cách đúng cách.
4. Tài liệu kế toán nào cần lưu trữ chứng từ kế toán điện tử?
Theo Điều 10 Nghị định 174/2018/NĐ-CP quy định như sau:
“Điều 10. Tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử
1. Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định.
Việc in ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
2. Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.”
Theo đó, chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
5. Câu hỏi thường gặp về lưu trữ chứng từ kế toán điện tử
5.1 Theo quy định hiện hành, việc lưu trữ chứng từ kế toán điện tử có bắt buộc không?
Có. Theo quy định tại Luật Kế toán 2016 và Nghị định số 15/2022/NĐ-CP, tất cả các CTKTĐT đều phải được lưu trữ dưới dạng bản gốc điện tử. Doanh nghiệp không được phép lưu trữ CTKTĐT dưới dạng bản gốc giấy.
5.2 Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán điện tử là bao lâu?
CTKTĐT phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm, kể từ ngày phát hành hoặc ngày lập hóa đơn (đối với hóa đơn điện tử). Một số loại tài liệu nhất định, như sổ kế toán, báo cáo tài chính,… phải được lưu trữ trong thời gian dài hơn theo quy định của pháp luật.
5.3 Ai là người chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ kế toán điện tử?
Trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử thuộc về đơn vị kế toán. Đơn vị kế toán có thể tự thực hiện lưu trữ chứng từ điện tử hoặc thuê đơn vị khác thực hiện lưu trữ chứng từ điện tử.
Tất cả các tài liệu này cần phải được lưu trữ và bảo quản theo quy định của pháp luật tài chính và kế toán và có thể được sử dụng cho mục đích kiểm toán, xem xét thuế, và kiểm tra bởi cơ quan quản lý thuế và cơ quan kiểm toán.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán điện tử . Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
