Lập và lưu trữ chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong quy trình tài chính của mỗi doanh nghiệp. Chúng ta cần hiểu rõ cách thực hiện việc này để đảm bảo sự minh bạch và tính chính xác trong ghi nhận thông tin tài chính. Việc quản lý chứng từ kế toán đáng quý giá giúp cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc ra quyết định chi tiêu, đánh giá hiệu suất kinh doanh và tuân thủ các quy định về thuế. Bài viết này Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cùng bạn tìm hiểu về lập và lưu trữ chứng từ kế toán.
1. Giới thiệu về lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán: Là những tài liệu ghi chép lại các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình cá nhân kinh doanh. Chứng từ kế toán là nguồn gốc để lập sổ sách kế toán, phản ánh trung thực tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Lập chứng từ kế toán: Là quá trình ghi chép đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến hoạt động kinh tế của doanh nghiệp vào các mẫu chứng từ theo quy định.
Lưu trữ chứng từ kế toán: Là việc bảo quản, cất giữ chứng từ kế toán một cách an toàn, khoa học trong thời gian quy định.
2. Quy trình lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý tài chính của doanh nghiệp. Quy trình hiệu quả sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của sổ sách kế toán, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra thuế.
2.1 Lập chứng từ kế toán
Lập chứng từ kế toán giống như việc ghi nhật ký chi tiêu cá nhân vậy. Mỗi giao dịch kinh tế, dù lớn hay nhỏ, đều được ghi lại một cách chi tiết và có hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi dòng tiền, kiểm soát chi phí và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Quy trình lập chứng từ kế toán như sau:
Bước 1: Xác định loại chứng từ cần lập
Xác định đúng loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.Một số loại chứng từ thông dụng bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, sổ phụ, chứng từ thanh toán,…
Bước 2: Chuẩn bị các thông tin cần thiết
Thu thập đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, bao gồm:
- Ngày tháng phát sinh hoạt động kinh tế.
- Nội dung hoạt động kinh tế.
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
- Thành tiền.
- Thuế giá trị gia tăng (nếu có).
- Thông tin về các bên tham gia giao dịch.
- Các thông tin khác liên quan theo quy định của từng loại chứng từ.
Bước 3: Ghi chép thông tin vào chứng từ
Ghi chép đầy đủ, chính xác và rõ ràng các thông tin đã chuẩn bị vào các mục tương ứng trên chứng từ.Sử dụng bút mực hoặc máy in để ghi chép, đảm bảo thông tin không bị tẩy xóa, sửa chữa.Ký tên, đóng dấu của người lập chứng từ (nếu có quy định).
Bước 4: Kiểm tra và hoàn thiện chứng từ
Kiểm tra lại toàn bộ nội dung thông tin trên chứng từ đã ghi chép để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ.Sửa chữa các sai sót (nếu có) bằng cách gạch bỏ và ghi chú rõ ràng. Ký tên, đóng dấu xác nhận của người lập chứng từ và các bên liên quan (nếu có quy định).
2.2 Lưu trữ chứng từ kế toán
Sau khi lập và sử dụng chứng từ kế toán để ghi nhận các hoạt động kinh tế, việc lưu trữ chúng một cách khoa học và hợp lý là vô cùng quan trọng. Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
Bước 1: Phân loại chứng từ theo từng loại, từng kỳ kế toán và từng đối tác giao dịch.Việc phân loại khoa học sẽ giúp dễ dàng tra cứu, kiểm soát và quản lý chứng từ.
Bước 2: Sắp xếp chứng từ theo một hệ thống nhất định, có thể theo thời gian phát sinh, theo loại chứng từ, theo đối tác giao dịch,…Sử dụng các bìa, kẹp, sổ để lưu trữ chứng từ một cách khoa học, ngăn nắp.
Bước 3: Lưu trữ chứng từ
Lựa chọn phương pháp lưu trữ phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp, bao gồm:
- Lưu trữ tại nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp: Đây là phương pháp truyền thống và phổ biến nhất.
- Lưu trữ tại cơ quan lưu ký: Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ chứng từ tại cơ quan lưu ký được Bộ Tài chính công bố.
- Lưu trữ trên đám mây: Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ chứng từ trên đám mây của các nhà cung cấp dịch vụ uy tín.
- Đảm bảo lưu trữ chứng từ tại nơi an toàn, bảo mật, tránh các tác nhân gây hại như cháy nổ, lũ lụt, mối mọt,…
Bước 4: Bảo quản và kiểm tra chứng từ
Định kỳ kiểm tra tình trạng bảo quản của chứng từ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.Xử lý các chứng từ bị hư hỏng, rách nát theo quy định.Cập nhật các quy định mới nhất về lưu trữ chứng từ kế toán.
3. Quy định của pháp luật về lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Quy định về lập và lưu trữ chứng từ kế toán tùy theo pháp luật của từng quốc gia. Tại Việt Nam, theo Luật kế toán năm 2015, các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán trong thời gian ít nhất 10 năm. Chứng từ phải được tạo ra đúng quy định, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Việc vi phạm quy định này có thể dẫn đến xử lý hành chính hoặc hình phạt theo luật kế toán và luật thuế. Do đó, việc tuân thủ các quy định pháp luật về chứng từ kế toán là điều cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Căn cứ Điều 18 Luật Kế toán 2015, việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán trong năm 2024 được quy định như sau:
“Quy định về việc lập chứng từ kế toán 2024
(i) Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
(ii) Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015.
(iii) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
(iv) Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
(v) Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
(vi) Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17 Luật Kế toán 2015 và đoạn (i); (ii) nêu trên.”
Những nguyên tắc này giúp đảm bảo quá trình lập và lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện một cách đáng tin cậy và tuân thủ quy định của pháp luật.
4. Biện pháp bảo mật khi lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Việc bảo mật chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của sổ sách kế toán, đồng thời góp phần bảo vệ bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp để bảo vệ chứng từ kế toán một cách hiệu quả.
4.1 Biện pháp bảo mật khi lập chứng từ
Sử dụng chứng từ có in sẵn thông tin: Doanh nghiệp nên sử dụng chứng từ có in sẵn thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị để hạn chế việc giả mạo, sửa chữa thông tin.
Số hóa chứng từ: Việc số hóa chứng từ giúp bảo quản dữ liệu an toàn hơn, tránh bị thất lạc, hư hỏng do tác nhân bên ngoài. Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kế toán uy tín và đảm bảo an toàn thông tin để số hóa chứng từ.
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký, đóng dấu: Người lập chứng từ cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên chứng từ trước khi ký, đóng dấu để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
Bảo mật chữ ký số: Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ chữ ký số của người có thẩm quyền ký chứng từ, tránh để lộ thông tin cho người khác.
4.2 Biện pháp bảo mật khi lưu trữ chứng từ
Lưu trữ tại nơi an toàn: Chứng từ kế toán cần được lưu trữ tại nơi an toàn, tránh xa các tác nhân gây hại như cháy nổ, lũ lụt, mối mọt,… Doanh nghiệp có thể lưu trữ chứng từ tại kho lưu trữ riêng hoặc thuê dịch vụ lưu trữ tại cơ quan lưu ký uy tín.
Phân loại và sắp xếp khoa học: Chứng từ kế toán cần được phân loại và sắp xếp khoa học theo từng loại, từng kỳ kế toán, từng đối tác giao dịch để dễ dàng tra cứu, kiểm soát.
Quản lý chặt chẽ việc truy cập: Doanh nghiệp cần hạn chế số lượng người có quyền truy cập vào kho lưu trữ chứng từ và quy định rõ ràng về trách nhiệm của từng người.
Áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật: Doanh nghiệp nên sử dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật như cài đặt phần mềm diệt virus, tường lửa, hệ thống camera giám sát,… để bảo vệ kho lưu trữ chứng từ.
Định kỳ kiểm tra an ninh: Doanh nghiệp cần định kỳ kiểm tra an ninh kho lưu trữ chứng từ để kịp thời phát hiện và xử lý các vi phạm.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề lập và lưu trữ chứng từ kế toán. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
