Hướng dẫn lập chứng từ kế toán theo Thông Tư 200

Việc lập chứng từ kế toán là một trong những khâu quan trọng nhất trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Nó không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn mang ý nghĩa pháp lý và đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch của thông tin tài chính. Trong bài viết này,Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn lập chứng từ kế toán theo Thông tư 200 để bạn có thể hiểu rõ cách thực hiện quy trình lập chứng từ một cách hiệu quả và đúng luật.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là các tài liệu giấy tờ hoặc dữ liệu điện tử được sử dụng để ghi nhận các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Những chứng từ này là căn cứ để ghi chép vào sổ sách kế toán, phản ánh các giao dịch tài chính một cách chính xác và minh bạch. Nói một cách đơn giản, chứng từ kế toán là bằng chứng xác thực cho mọi giao dịch tài chính của doanh nghiệp, từ việc mua bán hàng hóa, chi trả tiền lương, thanh toán hóa đơn, cho đến các giao dịch ngân hàng, chuyển khoản và các hoạt động tài chính khác.

Chứng từ kế toán có thể bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau như hóa đơn, biên lai, phiếu thu chi, hợp đồng, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, và các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc lưu trữ và xử lý chứng từ kế toán một cách chính xác và đầy đủ là điều kiện quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong công tác kế toán của doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn cách lập chứng từ kế toán theo thông tư 200

Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành là văn bản quy phạm pháp luật quan trọng trong việc hướng dẫn lập chứng từ kế toán cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Thông tư này cung cấp các quy định chi tiết về việc lập, ghi chép và lưu trữ chứng từ kế toán, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước và lưu ý khi lập chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

– Xác định loại chứng từ kế toán cần lập

Thông tư 200 quy định rằng các chứng từ kế toán phải được lập đúng loại, theo đúng mục đích và tình huống phát sinh. Các loại chứng từ kế toán phổ biến bao gồm:

• Hóa đơn bán hàng: Dùng để ghi nhận doanh thu khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Phiếu thu, phiếu chi: Dùng để ghi nhận các giao dịch tiền mặt.
• Biên lai: Dùng để chứng nhận việc thu tiền hoặc trả tiền, không phải là hóa đơn.
• Bảng kê, bảng tổng hợp: Dùng để ghi nhận các khoản phải trả hoặc phải thu, khấu hao tài sản.

– Thông tin cần có trong chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ của doanh nghiệp: Thông tin về đơn vị lập chứng từ.
• Số chứng từ và ngày tháng lập: Chứng từ cần phải có số thứ tự và ngày tháng chính xác để dễ dàng theo dõi.
• Mô tả nội dung nghiệp vụ: Cần mô tả rõ ràng về giao dịch hoặc sự kiện tài chính xảy ra.
• Số lượng, đơn giá và giá trị của hàng hóa, dịch vụ: Đối với các chứng từ có liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa, cần ghi đầy đủ số lượng, đơn giá và giá trị tổng cộng.
• Ký hiệu và chữ ký: Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của người lập chứng từ và người duyệt chứng từ. Đối với hóa đơn, cần có chữ ký của bên bán và bên mua.

– Lập chứng từ kế toán theo quy định về mẫu chứng từ

Thông tư 200 quy định mẫu chứng từ kế toán chuẩn mà các doanh nghiệp phải sử dụng. Ví dụ, các doanh nghiệp cần sử dụng mẫu:

• Mẫu số 01-TT (Phiếu thu): Dùng để ghi nhận việc thu tiền mặt.
• Mẫu số 02-TT (Phiếu chi): Dùng để ghi nhận việc chi tiền mặt.
• Mẫu số 04-TT (Biên bản giao nhận chứng từ): Dùng khi chuyển giao chứng từ giữa các bộ phận hoặc giữa các đơn vị.

– Lập chứng từ kế toán đối với các giao dịch bằng tiền

Khi lập chứng từ kế toán cho các giao dịch bằng tiền, cần lưu ý các quy định về:

• Tiền mặt: Đối với các giao dịch bằng tiền mặt, chứng từ cần ghi rõ số tiền, mục đích chi tiêu, và phải có chữ ký của người nhận và người chi.
• Chuyển khoản ngân hàng: Chứng từ cần thể hiện số tài khoản, ngân hàng thực hiện chuyển khoản và thông tin về giao dịch chuyển tiền.

– Đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ của chứng từ

Chứng từ kế toán phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm việc:

• Các chứng từ cần có chữ ký và con dấu của người có thẩm quyền, đảm bảo rằng chứng từ là hợp pháp.
• Các chứng từ phải được lưu trữ và xử lý theo đúng quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.

– Lập chứng từ kế toán đối với các giao dịch nội bộ

Đối với các giao dịch nội bộ, chẳng hạn như điều chuyển hàng hóa giữa các kho, các chi nhánh, cần có chứng từ để phản ánh các thay đổi trong tài sản hoặc nợ phải trả.

– Lập chứng từ kế toán đối với giao dịch liên quan đến thuế

Các chứng từ liên quan đến thuế, chẳng hạn như hóa đơn VAT, cần phải tuân thủ đầy đủ các quy định về:

Đảm bảo thông tin về thuế đầu vào, thuế đầu ra và thuế phải nộp được ghi rõ.

Các chứng từ thuế phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra, thanh tra thuế.

– Kiểm tra và đối chiếu chứng từ

Doanh nghiệp cần phải có quy trình kiểm tra và đối chiếu chứng từ kế toán một cách thường xuyên. Điều này không chỉ giúp phát hiện sai sót mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Việc lập chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động tài chính. Doanh nghiệp cần phải lập và bảo quản chứng từ kế toán một cách cẩn thận, đầy đủ và đúng quy định để phục vụ công tác kiểm toán, kiểm tra thuế và báo cáo tài chính.

>>>> Tham khảo  Nguyên tắc chứng từ kế toán chi tiết

3. Những nguyên tắc khi lập chứng từ kế toán

Việc lập chứng từ kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Mỗi chứng từ phải đầy đủ thông tin, chính xác và hợp pháp. Bất kỳ sai sót nào trong quá trình lập chứng từ đều có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.  Theo Luật Kế toán 2016, quy định tại Thông tư 200/2014/BTC và các hướng dẫn liên quan, việc lập chứng từ kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính để đảm bảo tính chính xác và tránh sự trùng lặp.

   

• Nguyên tắc rõ ràng, trung thực: Nội dung ghi chép trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác và trung thực, phản ánh đúng bản chất, số lượng và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chữ viết trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, không tẩy xóa hoặc sửa chữa. Nếu có sai sót, chứng từ phải được hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai để bảo đảm tính minh bạch.

   

• Nguyên tắc kịp thời: Chứng từ kế toán phải được lập ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, không được để chậm trễ. Việc lập chứng từ kịp thời giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp.

   

• Nguyên tắc luân chuyển: Sau khi được lập, chứng từ kế toán phải được luân chuyển theo quy định của đơn vị kế toán để phục vụ công tác ghi sổ kế toán và quản lý tài chính. Quy trình luân chuyển chứng từ giúp đảm bảo tính hợp lý và đúng đắn của các giao dịch tài chính.

   

• Nguyên tắc bảo quản: Chứng từ kế toán phải được bảo quản ở nơi an toàn, đảm bảo các yếu tố như an ninh, chống cháy nổ, mối mọt, ẩm ướt và các tác nhân gây hại khác. Đồng thời, phải lưu trữ chứng từ kế toán trong thời gian quy định của pháp luật về kế toán để đảm bảo tính hợp pháp và dễ dàng phục vụ cho công tác kiểm toán và thanh tra.

>>>> Xem thêm 8 yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán cần có

4. Câu hỏi thường gặp

Chứng từ kế toán có phải ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp không?

Có. Mỗi chứng từ phải ghi đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp như tên, mã số thuế, địa chỉ, để đảm bảo tính hợp lệ.

Có thể sử dụng mẫu chứng từ kế toán của doanh nghiệp tự tạo không?

Không. Doanh nghiệp phải sử dụng mẫu chứng từ kế toán theo Thông Tư 200 hoặc các mẫu tương ứng được Bộ Tài chính phê duyệt.

Chứng từ kế toán phải có chữ ký của người có thẩm quyền không?

Có. Chứng từ kế toán cần có chữ ký của người có thẩm quyền để xác nhận tính hợp pháp và đúng đắn của chứng từ.

Chứng từ kế toán có thể không cần đóng dấu của doanh nghiệp không?

Không. Chứng từ kế toán bắt buộc phải có dấu của doanh nghiệp, trừ khi là chứng từ điện tử có chữ ký số hợp lệ.

Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về lập chứng từ kế toán. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn