Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Hệ thống tài khoản – 642

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần quan trọng trong quá trình điều hành và phát triển kinh doanh. Nó giúp doanh nghiệp hiểu rõ về mức độ sử dụng nguồn lực, đánh giá hiệu suất hoạt động, và tối ưu hóa chi phí. Qua việc theo dõi, phân tích và báo cáo các khoản chi phí, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược và tái đầu tư một cách thông minh, giúp tối đa hóa lợi nhuận và cạnh tranh trong thị trường hiện nay. Bài viết dưới đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp cho bạn về kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp (hay còn gọi là chi phí quản trị) là tổng hợp các khoản chi phí mà một doanh nghiệp phải chịu để duy trì và hoạt động hệ thống quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của mình. Đây bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quản lý nhân sự, tài chính, tiếp thị, nghiên cứu và phát triển, cũng như các chi phí hỗ trợ khác. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa các chi phí này để đảm bảo hiệu suất hoạt động tốt nhất và tăng cường lợi nhuận.

2. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, trong đó có:

1. Chi phí nhân sự: Gồm lương, phúc lợi, bảo hiểm, đào tạo và các khoản liên quan đến quản lý nhân sự.

2. Chi phí tài chính: Bao gồm lãi suất, phí và các khoản chi phí khác liên quan đến quản lý tài chính và vốn.

3. Chi phí tiếp thị và quảng cáo: Chi phí để tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ, quảng cáo truyền thông, quảng cáo trực tuyến và chiến dịch tiếp thị.

4. Chi phí nghiên cứu và phát triển: Bao gồm chi phí đầu tư vào việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm hiện có.

5. Chi phí hỗ trợ: Các khoản chi phí liên quan đến hệ thống thông tin, công nghệ thông tin, hệ thống vận hành và các dự án hỗ trợ khác.

6. Chi phí quản lý tổ chức: Bao gồm chi phí liên quan đến quản lý tổ chức, giám sát, và điều hành hoạt động doanh nghiệp.

7. Chi phí pháp lý và tuân thủ: Chi phí liên quan đến tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, và các chi phí pháp lý khác.

8. Chi phí vận hành văn phòng: Bao gồm chi phí cho vật liệu văn phòng, thiết bị, thuê mặt bằng, và các hoạt động vận hành hàng ngày.

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp giúp doanh nghiệp xác định và kiểm soát các khoản chi phí này để đảm bảo hiệu suất hoạt động và tối ưu hóa lợi nhuận.

3. Kết cấu tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần quan trọng của hệ thống kế toán trong một doanh nghiệp. Nó được sử dụng để ghi nhận các chi phí liên quan đến quản lý và điều hành tổ chức doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ về các khoản chi phí mà tài khoản 642 có thể bao gồm:

– Lương và phúc lợi của nhân viên quản lý và nhân viên hỗ trợ quản lý.
– Chi phí đào tạo và phát triển nhân viên quản lý.
– Chi phí họp hội đồng quản trị và chi phí liên quan đến quản lý cấp cao.
– Chi phí cho việc thuê mặt bằng văn phòng và thiết bị văn phòng.
– Chi phí vận hành hệ thống thông tin và công nghệ thông tin.
– Chi phí hệ thống quản lý tổ chức và các hoạt động quản trị khác.

Tài khoản 642 thường được sử dụng để theo dõi và báo cáo các khoản chi phí này, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và hiệu suất quản lý một cách hiệu quả. Nó cũng giúp trong quá trình ra quyết định liên quan đến đầu tư, tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi nhuận.

4. Sơ đồ hạch toán tài khoản 642

Sơ đồ hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp trong một doanh nghiệp có thể được trình bày như sau:

1. 642.1 – Chi phí lương và phúc lợi:
– 642.11 – Lương của nhân viên quản lý.
– 642.12 – Phúc lợi của nhân viên quản lý (bao gồm bảo hiểm, phụ cấp, v.v.).

2. 642.2 – Chi phí đào tạo và phát triển:
– 642.21 – Chi phí đào tạo nhân viên quản lý.
– 642.22 – Chi phí đào tạo nhân viên hỗ trợ quản lý.

3. 642.3 – Chi phí quản lý cấp cao:
– 642.31 – Chi phí họp hội đồng quản trị.
– 642.32 – Chi phí liên quan đến quản lý cấp cao.

4. 642.4 – Chi phí thuê mặt bằng và văn phòng:
– 642.41 – Chi phí thuê mặt bằng văn phòng.
– 642.42 – Chi phí thiết bị văn phòng.

5. 642.5 – Chi phí hệ thống thông tin và công nghệ thông tin:
– 642.51 – Chi phí vận hành hệ thống thông tin.
– 642.52 – Chi phí cập nhật công nghệ thông tin.

6. 642.6 – Chi phí quản lý tổ chức:
– 642.61 – Chi phí hoạt động quản lý tổ chức.
– 642.62 – Chi phí liên quan đến quản lý tổ chức.

Sơ đồ hạch toán này giúp doanh nghiệp phân loại và theo dõi các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chi tiết và hiệu quả, giúp quản lý tài chính và ra quyết định kinh doanh dựa trên thông tin cụ thể về chi phí quản lý.

5. Hạch toán tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp theo thông tư 200

Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính đã ban hành hướng dẫn về kế toán trong doanh nghiệp. Dưới đây là cách hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp theo thông tư 200:

1. Khi có chi phí lương và phúc lợi của nhân viên quản lý:
– Ghi nợ tài khoản 642.1 – Chi phí lương và phúc lợi.
– Ghi có vào tài khoản tương ứng tài khoản tiền hoặc nguồn tài chính sử dụng để thanh toán chi phí lương và phúc lợi.

2. Khi có chi phí đào tạo và phát triển nhân viên quản lý:
– Ghi nợ tài khoản 642.2 – Chi phí đào tạo và phát triển.
– Ghi có vào tài khoản tương ứng tài khoản tiền hoặc nguồn tài chính sử dụng để thanh toán chi phí đào tạo và phát triển.

3. Khi có chi phí họp hội đồng quản trị và chi phí liên quan đến quản lý cấp cao:
– Ghi nợ tài khoản 642.3 – Chi phí quản lý cấp cao.
– Ghi có vào tài khoản tương ứng tài khoản tiền hoặc nguồn tài chính sử dụng để thanh toán chi phí này.

4. Khi có chi phí thuê mặt bằng và văn phòng, hoặc chi phí thiết bị văn phòng:
– Ghi nợ tài khoản 642.4 – Chi phí thuê mặt bằng và văn phòng hoặc 642.4 – Chi phí thiết bị văn phòng.
– Ghi có vào tài khoản tương ứng tài khoản tiền hoặc nguồn tài chính sử dụng để thanh toán chi phí này.

5. Khi có chi phí vận hành hệ thống thông tin và công nghệ thông tin:
– Ghi nợ tài khoản 642.5 – Chi phí hệ thống thông tin và công nghệ thông tin.
– Ghi có vào tài khoản tương ứng tài khoản tiền hoặc nguồn tài chính sử dụng để thanh toán chi phí này.

6. Khi có chi phí quản lý tổ chức:
– Ghi nợ tài khoản 642.6 – Chi phí quản lý tổ chức.
– Ghi có vào tài khoản tương ứng tài khoản tiền hoặc nguồn tài chính sử dụng để thanh toán chi phí này.

Sử dụng hướng dẫn từ Thông tư 200, doanh nghiệp có thể hạch toán tài khoản 642 một cách chuẩn xác và tuân thủ quy định kế toán hiện hành.

5.1. Chi phí vật liệu, dụng cụ

Chi phí vật liệu, dụng cụ trong kế toán được hạch toán tại các tài khoản khác nhau tùy theo loại vật liệu và dụng cụ. Dưới đây là cách hạch toán chi phí vật liệu, dụng cụ theo thông tư 200:

1. Khi có chi phí mua vật liệu sử dụng cho quản lý doanh nghiệp:
– Ghi nợ tài khoản tương ứng với loại vật liệu, ví dụ: 641 – Chi phí vật liệu trực tiếp sản xuất nếu vật liệu liên quan đến sản xuất.
– Ghi có vào tài khoản 112 – Tiền mặt hoặc tài khoản 131 – Nguyên vật liệu tồn kho nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc trả chậm.

2. Khi có chi phí mua dụng cụ văn phòng hoặc thiết bị:
– Ghi nợ tài khoản tương ứng với loại dụng cụ, ví dụ: 642.4 – Chi phí thuê mặt bằng và văn phòng hoặc 642.42 – Chi phí thiết bị văn phòng.
– Ghi có vào tài khoản 112 – Tiền mặt hoặc tài khoản 154 – Tài sản cố định nếu dụng cụ được ghi nhận là tài sản cố định.

Sử dụng cách hạch toán này, doanh nghiệp có thể theo dõi và báo cáo chi phí vật liệu và dụng cụ một cách đúng quy định kế toán và hiệu quả.

5.2. Các khoản chi cho nhân viên quản lý

Các khoản chi cho nhân viên quản lý trong kế toán cũng được hạch toán tại các tài khoản tương ứng trong sổ sách. Dưới đây là cách hạch toán các khoản chi cho nhân viên quản lý theo thông tư 200:

1. Khi có chi phí lương của nhân viên quản lý:
– Ghi nợ tài khoản 642.1 – Chi phí lương và phúc lợi.
– Ghi có vào tài khoản 112 – Tiền mặt hoặc tài khoản nguồn tài chính tương ứng nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

2. Khi có chi phí phúc lợi của nhân viên quản lý:
– Ghi nợ tài khoản 642.1 – Chi phí lương và phúc lợi.
– Ghi có vào tài khoản 642.12 – Chi phí phúc lợi (bao gồm bảo hiểm, phụ cấp, v.v.).

3. Khi có chi phí đào tạo nhân viên quản lý:
– Ghi nợ tài khoản 642.2 – Chi phí đào tạo và phát triển.
– Ghi có vào tài khoản tương ứng tài khoản tiền hoặc nguồn tài chính sử dụng để thanh toán chi phí đào tạo.

Sử dụng cách hạch toán này, doanh nghiệp có thể quản lý và báo cáo các khoản chi cho nhân viên quản lý một cách đúng quy định kế toán và đảm bảo tuân thủ các quy định về lương và phúc lợi của nhân viên quản lý.

5.3. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung

Trích khấu hao Tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho quản lý chung được hạch toán tại các tài khoản tương ứng trong sổ sách kế toán. Dưới đây là cách hạch toán trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung theo thông tư 200:

Khi có chi phí trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung:
– Ghi nợ vào tài khoản 642.6 – Chi phí quản lý tổ chức.
– Ghi có vào tài khoản 214 – Trích khấu hao TSCĐ nếu TSCĐ được sử dụng cho mục đích quản lý chung.

Trong trường hợp này, chi phí trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung sẽ được phân bổ vào tài khoản chi phí quản lý tổ chức. Sử dụng cách hạch toán này, doanh nghiệp có thể theo dõi và báo cáo chi phí trích khấu hao TSCĐ một cách đúng quy định kế toán và đảm bảo tuân thủ các quy định về trích khấu hao TSCĐ.

5.4 Thuế, phí cần nộp

Hạch toán thuế và phí cần nộp trong kế toán là một phần quan trọng của quá trình tài chính doanh nghiệp. Dưới đây là cách hạch toán thuế và phí cần nộp theo thông tư 200:

1. Khi có khoản thuế cần nộp:
– Ghi nợ vào tài khoản tương ứng, ví dụ: 133 – Thuế GTGT (Thuế giá trị gia tăng) hoặc 138 – Thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Ghi có vào tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản nguồn tài chính tương ứng nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

2. Khi có phí cần nộp:
– Ghi nợ vào tài khoản tương ứng, ví dụ: 658 – Phí quản lý hoặc 157 – Phí đăng ký kinh doanh.
– Ghi có vào tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản nguồn tài chính tương ứng nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Sử dụng cách hạch toán này, doanh nghiệp có thể quản lý và báo cáo các khoản thuế và phí cần nộp một cách đúng quy định kế toán và tuân thủ các quy định về nộp thuế và phí theo quy định của cơ quan thuế và các cơ quan quản lý tài chính.

5.5. Các khoản dự phòng

Các khoản dự phòng trong kế toán đại diện cho một số chi phí hoặc nguồn lợi tiềm năng mà doanh nghiệp dự trù để đối phó với các rủi ro hoặc tình huống không chắc chắn trong tương lai. Dự phòng có thể liên quan đến nhiều loại nguồn lợi và chi phí khác nhau, nhưng cách hạch toán chung cho các khoản dự phòng là:

1. Khi doanh nghiệp quyết định tạo dự phòng:
– Ghi nợ vào tài khoản tương ứng với loại dự phòng cụ thể. Ví dụ, nếu là dự phòng cho chi phí bảo hành, thì ghi nợ vào tài khoản 656 – Dự phòng chi phí bảo hành.
– Ghi có vào tài khoản 113 – Ngân hàng hoặc tài khoản nguồn tài chính tương ứng để tạo dự phòng từ dự trữ tài chính.

2. Khi cần sử dụng dự phòng để giảm chi phí hoặc bù đắp lỗ:
– Ghi nợ vào tài khoản tương ứng với loại dự phòng cụ thể để giảm dự phòng đó. Ví dụ, nếu cần sử dụng dự phòng để bù đắp lỗ, thì ghi nợ vào tài khoản 656 – Dự phòng chi phí bảo hành.
– Ghi có vào tài khoản tương ứng tài khoản chi phí hoặc tài khoản lỗ nếu có.

Sử dụng cách hạch toán này, doanh nghiệp có khả năng quản lý và sử dụng các khoản dự phòng một cách hiệu quả để đối phó với các tình huống không chắc chắn trong tương lai và giảm thiểu tác động tiêu cực đối với tài chính của họ.

5.6. Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý

Chi phí sửa chữa Tài sản cố định (TSCĐ) phục vụ cho quản lý cũng được hạch toán tại các tài khoản tương ứng trong sổ sách kế toán. Dưới đây là cách hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý theo thông tư 200:

Khi có chi phí sửa chữa TSCĐ:
– Ghi nợ vào tài khoản 642.4 – Chi phí thuê mặt bằng và văn phòng (hoặc tài khoản tương ứng nếu đã được cụ thể hóa).
– Ghi có vào tài khoản tương ứng với loại sửa chữa, ví dụ: 648 – Chi phí sửa chữa và bảo dưỡng TSCĐ.

Sử dụng cách hạch toán này, doanh nghiệp có thể theo dõi và báo cáo chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý một cách đúng quy định kế toán và đảm bảo rằng các chi phí này được quản lý và ghi nhận một cách hiệu quả trong sổ sách tài chính.

5.7. Các chi phí khác

Các chi phí khác trong kế toán cũng được hạch toán tại các tài khoản tương ứng trong sổ sách kế toán, tùy thuộc vào loại chi phí cụ thể. Dưới đây là cách hạch toán các chi phí khác theo thông tư 200:

Khi có chi phí khác:
– Ghi nợ vào tài khoản tương ứng với loại chi phí đó. Ví dụ, nếu đó là chi phí mua sắm, thì ghi nợ vào tài khoản 627 – Chi phí mua sắm.
– Ghi có vào tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản nguồn tài chính tương ứng nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Sử dụng cách hạch toán này, doanh nghiệp có khả năng quản lý và báo cáo các chi phí khác một cách đúng quy định kế toán và đảm bảo rằng tất cả các khoản chi phí được ghi nhận và quản lý một cách hiệu quả trong sổ sách tài chính.

5.8  Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

Khi có thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, việc hạch toán trong kế toán sẽ phản ánh chi phí thuế này. Dưới đây là cách hạch toán thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ trong kế toán:

Khi có thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
– Ghi nợ vào tài khoản 133 – Thuế GTGT đầu vào.
– Ghi có vào tài khoản 112 – Tiền mặt hoặc tài khoản nguồn tài chính tương ứng để thanh toán số tiền thuế GTGT đầu vào.

Sử dụng cách hạch toán này, doanh nghiệp có thể quản lý và báo cáo thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ một cách đúng quy định kế toán và đảm bảo rằng số tiền thuế này được ghi nhận và nộp đúng kỳ hạn cho cơ quan thuế.

5.9 . Sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng cho mục đích quản lý

Sản phẩm hoặc hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng cho mục đích quản lý được hạch toán tại các tài khoản tương ứng trong sổ sách kế toán. Dưới đây là cách hạch toán sản phẩm hoặc hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng cho mục đích quản lý theo thông tư 200:

Khi có sản phẩm hoặc hàng hoá tiêu dùng nội bộ:
– Ghi nợ vào tài khoản 642.4 – Chi phí thuê mặt bằng và văn phòng (hoặc tài khoản tương ứng nếu đã được cụ thể hóa).
– Ghi có vào tài khoản tương ứng tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản nguồn tài chính tương ứng nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Sử dụng cách hạch toán này, doanh nghiệp có thể theo dõi và báo cáo các sản phẩm hoặc hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng cho mục đích quản lý một cách đúng quy định kế toán và đảm bảo rằng các chi phí liên quan được ghi nhận và quản lý một cách hiệu quả trong sổ sách tài chính.

5.10. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ

Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ là quá trình hạch toán để đưa các khoản chi phí quản lý tích lũy trong khoảng thời gian cụ thể (thường là cuối kỳ kế toán) vào báo cáo kết quả kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là cách hạch toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ:

1. Tính tổng các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp tích lũy trong khoảng thời gian (thường là một quý hoặc năm tài chính).

2. Ghi nợ vào tài khoản 6xxx (tùy thuộc vào loại chi phí cụ thể, ví dụ: 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp) với số tiền đã tính tổng ở bước 1.

3. Ghi có vào tài khoản lợi nhuận hoặc lỗ (thường là tài khoản 133 – Lợi nhuận trước thuế) với số tiền tương ứng để chuyển số tiền chi phí quản lý vào báo cáo kết quả kinh doanh.

4. Ghi có vào tài khoản nguồn tài chính (thường là tài khoản 111 – Vốn điều lệ) để cân đối việc chuyển số tiền chi phí quản lý.

Sử dụng cách hạch toán này, doanh nghiệp có thể báo cáo số tiền chi phí quản lý tích lũy vào báo cáo kết quả kinh doanh cuối kỳ và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

Kết luận