Theo quy định tại Điều 24 Luật Kế toán năm 2015, tổ chức, hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn, chứng từ kế toán phải ghi sổ kế toán. Vậy có bắt buộc in và lưu trữ sổ sách kế toán hay không? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn dễ hiểu hơn
1. Sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử khi sai sót xử lý như thế nào ?
Sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử khi sai sót được xử lý theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể, có hai phương pháp xử lý sai sót sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử như sau:
Phương pháp ghi điều chỉnh
Phương pháp ghi điều chỉnh được áp dụng khi sai sót phát sinh trong cùng kỳ kế toán. Việc xử lý sai sót theo phương pháp này được thực hiện như sau:
Xác định và phân loại sai sót: Sai sót sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử được phân loại thành hai loại:
- Sai sót do lỗi kỹ thuật: Là sai sót do lỗi trong quá trình nhập liệu, xử lý dữ liệu, in ấn sổ kế toán.
- Sai sót do nguyên nhân khách quan: Là sai sót do nguyên nhân khách quan như sai sót trong chứng từ kế toán, sai sót do tính toán, sai sót do sự thay đổi chính sách kế toán.
Lập chứng từ điều chỉnh: Căn cứ vào nguyên nhân gây ra sai sót, kế toán lập chứng từ điều chỉnh. Chứng từ điều chỉnh phải được lập theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
Ghi sổ kế toán: Kế toán thực hiện ghi sổ kế toán theo chứng từ điều chỉnh.
Phương pháp ghi bổ sung
Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng khi sai sót phát sinh ở kỳ kế toán trước. Việc xử lý sai sót theo phương pháp này được thực hiện như sau:
Xác định và phân loại sai sót: Sai sót sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử được phân loại thành hai loại:
- Sai sót do lỗi kỹ thuật: Là sai sót do lỗi trong quá trình nhập liệu, xử lý dữ liệu, in ấn sổ kế toán.
- Sai sót do nguyên nhân khách quan: Là sai sót do nguyên nhân khách quan như sai sót trong chứng từ kế toán, sai sót do tính toán, sai sót do sự thay đổi chính sách kế toán.
- Lập chứng từ bổ sung: Căn cứ vào nguyên nhân gây ra sai sót, kế toán lập chứng từ bổ sung. Chứng từ bổ sung phải được lập theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
Ghi sổ kế toán: Kế toán thực hiện ghi sổ kế toán theo chứng từ bổ sung.
Ngoài ra, khi xử lý sai sót sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử, kế toán cần lưu ý các vấn đề sau:
- Sai sót sổ kế toán phải được xử lý kịp thời, đúng quy định của pháp luật về kế toán.
- Việc xử lý sai sót sổ kế toán phải được thực hiện một cách chính xác, trung thực, đảm bảo tính khách quan.
- Việc xử lý sai sót sổ kế toán phải được lập thành văn bản, có đầy đủ chữ ký của người lập, người kiểm tra và người phê duyệt.
- Việc xử lý sai sót sổ kế toán ghi bằng phương tiện điện tử là một yêu cầu bắt buộc đối với kế toán. Việc xử lý sai sót đúng quy định sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán.
2. Sổ sách kế toán có bắt buộc in hay không ?
Theo quy định tại Điều 25 Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, sổ sách kế toán có thể được ghi chép trên giấy hoặc bằng phương tiện điện tử.
Như vậy, sổ sách kế toán không bắt buộc phải in. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán phù hợp với tình hình hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu sổ sách kế toán được ghi chép bằng phương tiện điện tử, thì doanh nghiệp cần lưu ý các quy định sau:
- Sổ sách kế toán bằng phương tiện điện tử phải được lập, lưu trữ và bảo quản theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về công nghệ thông tin.
- Sổ sách kế toán bằng phương tiện điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán trong thời hạn tối thiểu 10 năm, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
3. Không in sổ sách kế toán ra giấy có bị xử phạt hay không ?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 41/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải in sổ sách kế toán ra giấy sau khi khóa sổ cuối năm hoặc cuối kỳ kế toán. Do đó, nếu doanh nghiệp không in sổ sách kế toán ra giấy sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Khoản 5 Điều 9 Nghị định 41/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi không in sổ sách kế toán ra giấy sau khi khóa sổ cuối năm hoặc cuối kỳ kế toán.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị xử phạt thêm các hành vi vi phạm khác liên quan đến sổ sách kế toán như:
- Không lập sổ sách kế toán theo quy định;
- Lập sổ sách kế toán không đầy đủ, không đúng mẫu quy định;
- Ghi chép sổ sách kế toán không chính xác, không kịp thời;
- Không lưu trữ sổ sách kế toán theo quy định.
Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện việc in sổ sách kế toán ra giấy đúng quy định để tránh bị xử phạt.
Một số lưu ý khi in sổ sách kế toán
- Doanh nghiệp cần in sổ sách kế toán ra giấy sau khi khóa sổ cuối năm hoặc cuối kỳ kế toán.
- Sổ sách kế toán in ra giấy phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật.
- Sổ sách kế toán in ra giấy phải được lưu trữ đúng quy định.
Trên đây là một số thông tin về Có bắt buộc in và lưu trữ sổ sách kế toán hay không? . Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
